ईमेल में कई लोगों को संबोधित कैसे करें: सर्वोत्तम तरीके

ईमेल का मतलब है संबंध बनाना। आप जितने अधिक लोगों को सफलतापूर्वक ईमेल करते हैं, उतने अधिक संबंध बनाते हैं। इसे सही तरीके से करने का तरीका यहां बताया गया है।

ईमेल में कई लोगों को सही तरीके से संबोधित करना क्यों महत्वपूर्ण है

समूह ईमेल किसी भी अन्य ईमेल की तरह ही होता है। आपका मुख्य ध्यान पेशेवरता और ईमेल शिष्टाचार पर होना चाहिए। ईमेल मुख्य रूप से एक पेशेवर माध्यम है, जिसका अर्थ है कि आप जो भेज रहे हैं, वह मायने रखता है। इसका असर भविष्य के संबंधों और भविष्य के परिणामों पर पड़ता है।

यह लोगों को देखा और महत्व दिया गया महसूस कराने के बारे में भी है, लेकिन जब आप समूह ईमेल भेज रहे होते हैं, तो यह अधिक कठिन होता है।

आप ईमेल में कई लोगों को कैसे संबोधित करते हैं?

आपका मुख्य ध्यान समूह के आकार और उसमें शामिल लोगों पर होना चाहिए। छोटे समूहों के लिए, जैसे यदि आप ईमेल में दो लोगों को संबोधित कर रहे हैं, तो इसे अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए लोगों का नाम लेकर अभिवादन करना चाहिए।

बड़े समूहों के लिए, “नमस्ते टीम” या “प्रिय सहकर्मियों” जैसा सामान्य अभिवादन आमतौर पर अधिक व्यावहारिक होता है। Professor, Dr., या Mr. जैसी किसी भी औपचारिक उपाधि का सम्मान करना सुनिश्चित करें, और नामों के क्रम के बारे में सावधानी से सोचें। आप वरिष्ठता के आधार पर, ग्राहकों को आंतरिक टीम सदस्यों से पहले, या चीजों को सरल रखने के लिए केवल वर्णानुक्रम के आधार पर क्रम तय करना चाह सकते हैं।

यदि वे ईमेल में हैं, तो उनका नाम लें

नाम लेकर लोगों को सूचीबद्ध करना आपके ईमेल की शुरुआत करने का सबसे व्यक्तिगत तरीका है। यह सम्मान बनाता है और सभी को शामिल महसूस कराता है। हम केवल 2 से 4 लोगों के समूहों के लिए नाम लेकर सूचीबद्ध करने की सलाह देंगे। यदि आप इससे अधिक लोगों को सूचीबद्ध करते हैं, तो यह थोड़ा अटपटा लगने लगता है।

ध्यान रखें कि कुछ संस्कृतियों और देशों में, शुरुआती कुछ ईमेल में पहले नामों का उपयोग हमेशा उपयुक्त नहीं होता, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप अपने स्थानीय संदर्भ का सम्मान कर रहे हैं। संभव है कि संबंध बनने से पहले शुरुआती कुछ ईमेल में आपको उपनाम के साथ Mr. या Mrs. का उपयोग करना पड़े।

नाम लेकर अभिवादन करने का सही तरीका:

• नमस्ते John, Maria, और Sam,

• सुप्रभात Alex, Jamie, और Taylor,

• नमस्ते Chris और Morgan,

समूह अभिवादन सही तरीके से

एक या दो लोगों को ईमेल करते समय यह सुनिश्चित करना अक्सर आसान होता है कि सभी को सम्मानित महसूस हो। लेकिन जब आप ईमेल में किसी समूह को संबोधित करते हैं, तो यह अधिक कठिन हो जाता है। समूह जितना बड़ा होता है, संदर्भ उतना ही अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है।

जब हम संदर्भ की बात करते हैं, तो हमारा मतलब ईमेल के उद्देश्य से होता है। यदि आप किसी करीबी टीम को क्रिसमस पार्टी की व्यवस्थाओं के बारे में अपडेट कर रहे हैं, तो उसका लहजा वरिष्ठ नेताओं या अधिक संरचित कॉर्पोरेट माहौल में संवाद करने की तुलना में बहुत अलग होगा।

विभिन्न विभागों, प्रबंधकों, ग्राहकों या बाहरी भागीदारों को ईमेल करते समय थोड़ा अधिक औपचारिक रहना अधिक सुरक्षित होता है, खासकर यदि आप पहली बार अपना परिचय दे रहे हैं। दोस्तों या करीबी सहकर्मियों के बीच, आप थोड़ा अधिक अनौपचारिक हो सकते हैं।

किसी समूह का अभिवादन करने का सही तरीका:

अनौपचारिक अभिवादन:

• नमस्ते टीम!

• सभी को नमस्कार,

औपचारिक समूह अभिवादन:

• प्रिय सहकर्मियों,

• सुप्रभात!

• सुप्रभात सभी को,

• प्रिय नेतृत्व टीम,

औपचारिक उपाधियों का उपयोग करने का सर्वोत्तम तरीका

किसी भी विषय में डॉक्टर बनना आसान नहीं होता, और उनकी सारी मेहनत के बाद अधिकांश लोग अपेक्षा करेंगे कि आप उनकी औपचारिक उपाधि का उपयोग करें। यहां हम केवल चिकित्सकीय अर्थ में डॉक्टरों की बात नहीं कर रहे हैं — वे विश्वविद्यालय के प्रोफेसर भी हो सकते हैं, व्यवसाय में डॉक्टरेट रखने वाले भी, और सूची आगे बढ़ती जाती है। लेकिन उपाधि चाहे जो भी हो, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने ईमेल संवाद में उसका सम्मान करें।

जब आप किसी Dr., Professor, Mr., Ms आदि को ईमेल भेजते हैं, तो आपका प्राप्तकर्ता संभवतः एक पेशेवर लहजे की अपेक्षा करेगा। इसका मतलब है कि अत्यधिक अनौपचारिक अभिवादन से बचें और ईमेल में शामिल सभी लोगों के लिए एकरूपता बनाए रखें। यानी एक ही ईमेल में एक व्यक्ति के लिए उपाधि का उपयोग करें और दूसरे के लिए नहीं, ऐसा न करें।

पदानुक्रम भी महत्वपूर्ण है। यदि आपके कई प्राप्तकर्ताओं के पास उपाधियां हैं, तो प्राप्तकर्ताओं को क्रम में सूचीबद्ध करने का प्रयास करें। यानी Professor, Doctor से पहले और Doctor, Mr. से पहले, आदि।

उपाधियों का उपयोग करने का सही तरीका:

• प्रिय Dr. Lee, Ms. Carter, और Mr. Brown,

• प्रिय Dr. Smith और टीम,

• प्रिय निदेशकों और विभागाध्यक्षों।

• प्रिय Leadership Team,

सभी को सम्मानपूर्वक शामिल कैसे करें

पेशेवर माहौल में वरिष्ठता का हमेशा सम्मान किया जाता है। CEO सबसे महत्वपूर्ण भाषण देते हैं, भवन में उनका कार्यालय सबसे अच्छा होता है, और आमतौर पर उन्हें मेज पर सबसे अच्छी सीट मिलती है। ईमेल भी इससे अलग नहीं हैं।

जब आप ईमेल में कई लोगों को संबोधित करते हैं, तो नामों का क्रम और विराम चिह्नों का उपयोग सूक्ष्म रूप से सम्मान व्यक्त कर सकता है। प्राप्तकर्ताओं को जिस क्रम में सूचीबद्ध करते हैं, वह सोच-समझकर होना चाहिए। यानी सबसे अधिक वरिष्ठता वाले लोगों का उल्लेख पहले और सबसे कम वरिष्ठता वाले लोगों का उल्लेख अंत में करें।

आपको अपनी कंपनी के बाहर काम करने वाले लोगों और आंतरिक सहकर्मियों पर भी विचार करना पड़ सकता है। यहां, बाहरी कर्मचारियों को पहले सूचीबद्ध करना सम्मान दर्शा सकता है, खासकर यदि आप दीर्घकालिक साझेदारी की तलाश में हैं। एक बार जब आप वरिष्ठता और आंतरिक बनाम बाहरी का ध्यान रख लें, तो बाकी को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना उचित हो सकता है।

सभी को सम्मानपूर्वक शामिल कैसे करें:

• पदानुक्रम या वरिष्ठता – औपचारिक या कॉर्पोरेट माहौल में, सबसे वरिष्ठ व्यक्ति को पहले सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, प्रिय Dr. Evans, Ms. Khan, और Mr. Patel,

• बाहरी पहले, आंतरिक बाद में –जब आप अपने आंतरिक दल के साथ ग्राहकों को ईमेल कर रहे हों, तो ग्राहक को पहले सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, प्रिय Ms. Roberts और टीम।

• वर्णानुक्रम – जब सभी समान हों, तो वर्णानुक्रम आपका सबसे सुरक्षित विकल्प है। उदाहरण के लिए, नमस्ते Angela, Brian, और Carlos,

कई लोगों को ईमेल करते समय CC और BCC का उपयोग कैसे करें

इसके बाद, आपको कई प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते जोड़ने होंगे। इस चरण पर, CC और BCC के बीच का अंतर समझना मददगार होता है।

CC का मतलब carbon copy है। BCC का मतलब blind carbon copy है। इन दो विकल्पों का उपयोग कैसे करना है, यह समझने में "blind" शब्द आपका सबसे बड़ा संकेत होगा।

• CC का उपयोग करें जब प्राप्तकर्ताओं को एक-दूसरे को देखना चाहिए और वे उत्तर दे सकते हों।

• BCC का उपयोग करें जब प्राप्तकर्ताओं को एक-दूसरे को नहीं देखना चाहिए (blind), और गोपनीयता आवश्यक हो। आमतौर पर बड़े पैमाने पर भेजे जाने वाले ईमेल के लिए यह सबसे अच्छा विकल्प होता है।

CC का उपयोग करने का सही समय

CC का विचार पुराने टाइपराइटर के दिनों से आया है। आप carbon paper की एक शीट लगाते थे और एक साथ दो प्रतियां मिल जाती थीं। ईमेल ने इसी विचार को अपनाया और CC का उपयोग करके संदेश की एक प्रति किसी और को भेजी।

जब आप किसी को CC फ़ील्ड में जोड़ते हैं, तो आप उन्हें सीधे संबोधित नहीं कर रहे होते, बल्कि केवल उन्हें एक प्रति भेज रहे होते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी बाहरी ग्राहक से बात कर रहे हैं और अपने बॉस को स्थिति से अवगत रखना चाहते हैं। आप बाहरी ग्राहक को To फ़ील्ड में रखेंगे, और अपने बॉस का ईमेल CC फ़ील्ड में जाएगा। इस तरह, ग्राहक देख सकता है कि आपका बॉस स्थिति से अपडेट है।

CC का उपयोग करने का सही समय:

• निगरानी के साथ प्रोजेक्ट अपडेट – आप किसी कार्य के बारे में एक सहकर्मी को ईमेल करते हैं। आपके प्रबंधक को जानकारी दिखनी चाहिए, लेकिन उनसे कोई कार्रवाई अपेक्षित नहीं है। अपने प्रबंधक को जानकारी में बनाए रखने के लिए उन्हें CC करें।

• क्रॉस-टीम सहयोग– आप किसी दूसरे विभाग के साथ समन्वय कर रहे हैं और चाहते हैं कि दोनों टीमें एकमत रहें। अपने डिज़ाइनर को ईमेल करते समय दूसरी टीम को अपडेट रखने के लिए उन्हें CC करें।

• स्थिति रिपोर्टिंग– आप अपने पर्यवेक्षक को साप्ताहिक अपडेट भेजते हैं और हितधारकों को कॉपी करते हैं। आप अपने पर्यवेक्षक को CC कर सकते हैं ताकि वे आपकी प्रगति पर नज़र रख सकें।

BCC का उपयोग करने का सही समय

अन्य प्राप्तकर्ता BCC फ़ील्ड नहीं देख सकते, लेकिन वे CC और To फ़ील्ड में मौजूद प्राप्तकर्ताओं को देख सकते हैं। यह तब उपयोगी होता है जब आप किसी को अन्य प्राप्तकर्ताओं को बताए बिना ईमेल की एक प्रति भेजना चाहते हैं।

BCC का उपयोग बड़ी मेलिंग सूचियों, सार्वजनिक घोषणाओं या अन्य स्थितियों में करें, जहां प्राप्तकर्ता एक-दूसरे को नहीं जानते हों और उन्हें एक-दूसरे का विवरण नहीं देखना चाहिए। आप किसी बातचीत में चुपचाप किसी को शामिल करने के लिए भी BCC का उपयोग कर सकते हैं।

BCC का उपयोग करने का सही समय:

• न्यूज़लेटर– आप 300 सब्सक्राइबरों को कंपनी अपडेट भेजते हैं। स्वयं को To फ़ील्ड में जोड़ें और अपने सभी सब्सक्राइबरों को BCC करें।

• अतिथि सूची – आप 100 बाहरी मेहमानों को आमंत्रित करते हैं जो एक-दूसरे को नहीं जानते। उन्हें BCC फ़ील्ड में जोड़ें ताकि उनमें से कोई गलती से ‘reply all’ न कर दे।

• गोपनीय निगरानी– कोई निदेशक बिना भाग लिए बातचीत को देखना चाहता है। उन्हें BCC फ़ील्ड में जोड़ें ताकि वे देख सकें।

समूह ईमेल में होने वाली गलतियां जिनसे सावधान रहना चाहिए

कई लोगों को ईमेल करना अभ्यास की बात है; हर बार करने पर यह आसान होता जाता है। नीचे दिए गए सुझावों को याद रखने से आप शुरुआत कर पाएंगे।

• अभिवादन को बहुत लंबा बना देना – आपका ईमेल ऐसा नहीं लगना चाहिए जैसे कोई शिक्षक कक्षा की शुरुआत में उपस्थिति ले रहा हो। यदि आपके पास 3-4 से अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो “नमस्ते टीम” जैसे सामूहिक अभिवादन का उपयोग करें।

• असंगत लहजा – तय करें कि आप अनौपचारिक रहना चाहते हैं या औपचारिक। “प्रिय Dr. Lee और John”, असंतुलन पैदा करता है। प्राप्तकर्ताओं के बीच अपने औपचारिकता स्तर को एक जैसा रखें और सुनिश्चित करें कि यह कंपनी की संस्कृति के अनुरूप हो।

• गलत फ़ील्ड का उपयोग करना– CC का अत्यधिक उपयोग यह समझना कठिन बना देता है कि वास्तव में किसे कार्रवाई करनी है, जबकि सहयोगात्मक बातचीत में BCC का उपयोग गुप्तता जैसा लग सकता है और भरोसे को नुकसान पहुंचा सकता है।

• पदानुक्रम या सांस्कृतिक मानदंडों की अनदेखी करना – नामों को यादृच्छिक क्रम में सूचीबद्ध करना, उपाधियां छोड़ देना, या वरिष्ठ नेतृत्व के साथ अत्यधिक अनौपचारिक अभिवादन का उपयोग करना लोगों को अपमानित महसूस करा सकता है।

• अभिवादन में प्रमुख प्रतिभागियों को छोड़ देना– हर कोई सराहना महसूस करना चाहता है। यदि आप कुछ लोगों को ईमेल कर रहे हैं, तो सभी का उल्लेख करना याद रखें ताकि सभी को सम्मानित महसूस हो।