Configura fácilmente tu correo empresarial

Probablemente estás aquí porque quieres saber cómo configurar el correo para tu negocio, pero no quieres que sea difícil. Tal vez ya lo investigaste, pero te desanimó lo complicado que parece en algunos artículos.

Bueno, no te preocupes. Llegaste al lugar correcto. Vamos a desglosar todos los elementos del correo empresarial (también conocido como correo corporativo o correo de trabajo) para que puedas configurarlo, crearlo y usarlo en muy poco tiempo. Mejor aún, entenderás cada aspecto de lo que estás haciendo y por qué.

¿Qué es el correo empresarial?

El correo empresarial normalmente se refiere a servicios específicos diseñados especialmente para atender las necesidades que tienen las empresas y que los individuos normalmente no tienen.

• Mejores funciones de seguridad — Los proveedores de correo empresarial suelen ofrecer funciones como 2FA de forma estándar, almacenar tus datos cifrados y también contar con funciones adicionales como filtros antispam mejorados. También suelen no mostrar anuncios y, por lo tanto, no se benefician de extraer tus datos para dirigirte anuncios personalizados, algo que se sabe que algunos proveedores gratuitos han hecho. En resumen, un proveedor de correo empresarial confiable debería darte la tranquilidad de que estás haciendo todo lo posible para proteger los datos privados de tus clientes y los tuyos.

• Herramientas empresariales — Los servicios de correo empresarial también suelen tener herramientas adicionales, como la funcionalidad de alias y calendarios compartidos, que están más adaptados a la vida empresarial. También suelen permitir un filtrado más avanzado de correos, lo cual puede ser útil cuando administras una dirección de correo corporativo con altos volúmenes de mensajes.

• Poner el nombre de tu empresa en tu dirección de correo — Podría decirse que la función más importante de las soluciones de correo empresarial es permitirte crear fácilmente direcciones de correo que incluyan tu nombre de dominio (yourname@yourbusiness.com). La primera prueba que la mayoría de las personas hace si no está segura de si un mensaje es real o no es revisar la dirección de correo del remitente.

Puedes ver más de cerca por qué el correo empresarial es importante, pero en términos generales estas son las características que lo diferencian de los proveedores de correo gratuitos.

De qué se compone el correo empresarial

Para la mayoría, un correo empresarial incluirá alguna forma de tu nombre seguida de la URL de tu negocio, por lo que se vería como yourname@yoursite.com. Recientemente hablamos con más detalle sobre cómo podrías elegir tu dominio.

Luego, también está la funcionalidad para crear y administrar alias (cosas como info@ o support@).

En cuanto al software, el correo empresarial suele consistir en un portal web donde inicias sesión y accedes a tus correos. A veces podrías tener una app dedicada, pero más comúnmente verás que puedes agregar fácilmente tu correo empresarial a la app existente que usas en dispositivos móviles para tener acceso sencillo.

¿Qué necesitas para crear una dirección de correo empresarial?

Si has seguido hasta aquí, probablemente ya notaste que para tener tu propio dominio dentro de tu dirección de correo, necesitas ser dueño de un dominio. Cosas como @outlook.com se conocen como dominios públicos, así que para reemplazar esta parte necesitas poseerlo. Como este es un requisito obligatorio, la mayoría de los servicios de correo dirigidos a empresas te permiten registrar un dominio como parte del proceso.

Pero, ya que estás leyendo esto, apostaría a que ya tienes un dominio. Si ya eres dueño del dominio que quieres usar, el proceso difiere un poco, y este es uno de los otros factores que pueden generar confusión al configurar el correo empresarial. Pero vamos a separar estos dos flujos/procesos de compra para que no te equivoques.

Cómo obtener correo empresarial en 4 sencillos pasos

El proceso puede variar según la plataforma que elijas. Hablaremos de lo básico, tomando como ejemplo Spacemail, nuestra plataforma especializada para empresas.

Compra un plan

La mayoría de los proveedores ofrecen una variedad de planes de correo que reflejan los distintos tamaños de las empresas. No hay truco en esto: elige el que mejor se adapte a lo que necesitas. Ten en cuenta que muchos servicios de correo profesional te permiten mejorar elementos de tu plan más adelante, o incluso agregar buzones y usuarios, así que no necesitas anticiparte al futuro en este momento. Elige lo que necesitas.

No te preocupes todavía por cómo encaja tu dominio en todo esto. Por lo general, cualquier dominio es compatible con cualquier proveedor, y todo esto sucede en el siguiente paso. Sin embargo, tener tu dominio con el mismo proveedor ofrece algunos beneficios (de los que hablaremos en un momento).

Completa tu compra. Después, si todavía no tienes un dominio, haz una pausa en este punto para comprar uno. Si eliges el mismo proveedor que estás usando para la plataforma de correo, el proceso suele ser más fluido debido a la forma en que los elementos de la misma plataforma normalmente están diseñados para “comunicarse” entre sí, haciendo el proceso más automatizado. No te apresures con la elección de tu dominio. Elegir uno es casi un arte en sí mismo, y te sugerimos leer este artículo para ayudarte a tomar la decisión correcta.

Configuración (o Unboxing™)

Si tu dominio y tu proveedor de correo son el mismo

Después, como cualquier producto que necesita adaptarse a tus necesidades, hay un breve proceso de configuración. En Spaceship, esto se llama Unboxing™, y en cuanto completes tu compra verás que se te sugiere el proceso de Unboxing como siguiente paso.

Una vez seleccionado, el primer paso es — como ya imaginaste — vincular un dominio. Si tienes un dominio con Spaceship y eliges Spacemail, tu dominio aparecerá automáticamente en el menú desplegable y simplemente lo seleccionas.

Luego, con un clic, ambos quedan conectados. Puedes ir directamente a ‘Crear un buzón’.

Conectar tu nuevo correo a un dominio con otro proveedor

No pasa nada si tu dominio está con otro proveedor. Solo significa un par de procesos adicionales, y estos se realizan con tus productos existentes en lugar de con la plataforma del dominio en sí. Esto puede ser lo que cause cierta confusión para algunas personas.

Vas a agregar algunos registros MX/DKIM/SPF nuevos a tus registros DNS (Domain Name Server). Para aclarar, estos registros son dictados por el proveedor de correo, pero se agregan del lado del dominio. (Si usas Spacemail, verás una ventana emergente con una guía que te indica cómo configurar tus registros DNS). Una vez agregados, estos registros básicamente apuntan tu dominio a los servidores de tu proveedor de correo para todo lo relacionado con el correo electrónico.

El acceso a los registros DNS de tu dominio estará con tu proveedor de dominio o de hosting. Si no estás seguro, puedes confirmarlo usando una herramienta de verificación DNS, como MXToolbox.

Una vez que sepas dónde buscar, encontrar los registros DNS no será muy complicado; después de todo, son una parte realmente importante de la configuración de tu dominio. En la mayoría de los casos, estarán con tu proveedor de dominio. La ubicación de la configuración variará según tu proveedor, pero normalmente necesitarás localizar el área de dominios dentro de tu cuenta, seleccionar el dominio para el que quieres crear la dirección de correo y luego hacer clic para acceder a su configuración. Esto puede ser un botón como ‘Administrar’ o ‘Configuración’ o ‘Configurar’. Después, navega a ‘Registros DNS’. Esto también puede llamarse algo como ‘DNS avanzado’.

Deberías ver varios registros ya presentes. Ten cuidado con ellos: no los edites ni los elimines. Hacerlo puede causar problemas de funcionalidad en tu sitio web o en cualquier otro servicio al que puedan estar conectados. A menos que hayas usado antes una plataforma de correo con tu dominio (ver abajo), solo querrás agregar registros nuevos.

Registros típicos que necesitarás agregar

Estos también dependerán del servicio que estés usando, pero aquí también usaremos Spacemail como ejemplo. El sistema de entrada de registros suele estar estructurado de una manera que hace intuitivo agregar registros nuevos.

Registros MX (Mail Exchange)

Los registros MX especifican dónde deben entregarse los mensajes de correo. Apuntan a los servidores de correo responsables de manejar los correos entrantes. Estos garantizarán que tus correos se entreguen correctamente. Estos son los registros MX que agregarías para Spacemail.

Registros SPF (Sender Policy Framework)

Los registros SPF evitan la suplantación de correo electrónico (alguien haciéndose pasar por ti por correo) al especificar qué servidores están autorizados para enviar correos en nombre de tu dominio. Esto permite identificar fácilmente los correos legítimos. El registro SPF que normalmente agregarías para Spacemail es este:

Registros DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM agrega una firma digital a los correos salientes, lo que hace que sea más fácil rastrearlos y evitar la suplantación. Los registros DKIM se configuran automáticamente para cada dominio conectado a Spacemail, y puedes encontrarlos en DNS avanzado.

Registros DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC es un marco de políticas que mejora la autenticación del correo al alinear SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail). Además, ayuda a prevenir la suplantación de correo, el phishing y el abuso de dominio al garantizar que los correos entrantes sean legítimos y estén autorizados.

Spacemail no configura registros DMARC automáticamente porque varían mucho según tus preferencias personales. Si lo deseas o lo necesitas, te recomendamos usar este generador DMARC de MXToolbox.

Recomendamos ampliamente configurar un registro DMARC para tu dominio para mejorar la seguridad del correo y proteger la reputación de tu dominio.

¿Tendré que eliminar registros?

Si alguna vez has usado un proveedor de correo con tu dominio, es posible que necesites eliminar algunos registros existentes. Debería ser fácil identificarlos porque también estarán etiquetados como MX/DKIM/SPF/DMARC en su clasificación.

Después de que este trabajo de fondo esté completo, el proceso será prácticamente el mismo que si hubieras registrado tu dominio con el mismo proveedor. Por ejemplo, con Spacemail, simplemente agregas tu dominio manualmente en el paso uno del proceso de Unboxing (en lugar de seleccionarlo del menú desplegable, como harías si registraras con Spaceship). De nuevo, esto variará de un proveedor a otro, pero en Spacemail es el primer paso del proceso de Unboxing.

Crear un buzón

Una vez que hayas terminado de crear esos registros, o simplemente hayas vinculado tu dominio, el resto será pan comido. Elige el nombre que quieras para tu buzón (lo más probable es que sea tu propio nombre para empezar). No olvides consultar nuestras sugerencias sobre convenciones de nombres, pero recuerda — como estás usando tu propio dominio, técnicamente puede ser lo que quieras. Nada está ocupado. Tal vez quieras lucirte usando solo una letra: j@yoursite.com — eso está bastante genial, ¿no? Como alternativa, podrías crear una dirección de correo de trabajo que incluya tu nombre completo, puesto o función.

Agregar catch-alls y alias

Un catch-all es exactamente lo que parece: si alguien escribe anything@yoursite.com se redirigirá al catch-all. Tal vez quieras que este sea un buzón secundario para evitar una avalancha de correo basura. Los catch-alls son particularmente útiles para captar errores ortográficos en nombres u otras variaciones como info@yoursite.com que la gente podría probar si no sabe a quién escribir.

Con Spacemail, configurar un catch-all es particularmente fácil. En tu panel de inicio, verás la opción en Spacemail Manager - el Launchpad de Spacemail. Aquí puedes configurar tu buzón catch-all. Este puede ser tu buzón principal; no necesitas mejorar tu plan.

Mientras tanto, los alias te permiten crear direcciones de correo corporativo que redirigen a múltiples destinatarios (por ejemplo: para departamentos), y también permiten el anonimato. Los habrás visto usados en casi todas las empresas. Con Spacemail, agregar un buzón adicional a cualquier plan es una excelente mejora de bajo costo, y cinco están incluidos de forma estándar con nuestro plan Advanced. Obtén más información sobre cómo se pueden usar los alias.

Agregar los toques finales a tu cuenta de correo

Estos variarán de un proveedor a otro, pero después de completar la configuración de la cuenta de correo y de que tu reluciente nueva bandeja de entrada esté funcionando, querrás personalizar algunos detalles finales.

Configurar tu nombre para mostrar y agregar una firma

Aquí hablamos de lo más básico. Vale la pena revisarlo para asegurarte. Quieres que tus correos se muestren correctamente desde el primero. Así que asegurarte de que tu nombre sea correcto, agregar una firma a cada correo y, en general, revisar la Configuración te ayudará siempre. Te garantizamos que encontrarás algo que ajustar. Además, quizá quieras configurar la plataforma en tu idioma preferido para que te resulte aún más accesible.

Agregar tu nueva dirección a un cliente de correo de terceros

Muchos proveedores de correo empresarial te permiten hacer esto. Poder integrar tu nueva dirección de correo en una app que ya usas es una forma realmente sencilla de mantener todo bajo control. Y siempre puedes volver a la aplicación web en cualquier momento cuando quieras aprovechar todas las funciones y beneficios.

Para hacer esto, solo habilita el acceso IMAP/SMTP/POP3 en la Configuración de Spacemail y luego sigue las instrucciones de configuración en el cliente de correo de tu elección. Normalmente, estas se encuentran en el menú de configuración de tu app existente y están etiquetadas con algo como ‘Agregar una cuenta’.

Migrar correos

Algunos proveedores de correo empresarial facilitan la importación de correos. Esto puede ser útil si has estado gestionando las comunicaciones de tu negocio en otro lugar y quieres conservar un registro de todo.

Incluso si el proveedor que elegiste no ofrece una herramienta de migración personalizada, normalmente puedes realizar algún tipo de solución manual descargando tus correos y luego volviéndolos a subir a tu servidor de correo. Sin embargo, esto siempre tendrá desventajas (como margen para el error humano), sin mencionar que consume tiempo. Un proveedor con una herramienta de migración sencilla definitivamente es una ventaja si esto es algo que quieres hacer. Por ejemplo, con Spacemail, nuestra herramienta de migración personalizada ofrece una experiencia de migración más segura y protegida. Se te preguntará si quieres migrar correos existentes como parte del proceso de Unboxing, pero puedes hacerlo en cualquier momento yendo a ‘Configuración’ y encontrando el cuadro ‘Migración de correo’.

Configura reglas de filtrado de spam

Por último, quizá quieras establecer reglas de filtrado que protejan tu dirección de correo desde el principio. Tal vez quieras bloquear de inmediato a remitentes de spam conocidos que tienen antecedentes con tu negocio, pero una de las ventajas del correo empresarial profesional es un sistema de filtrado de spam más robusto.

Con Spacemail, puedes ajustar la configuración de tus filtros yendo a Spacemail Manager, haz clic en ‘Administrar’, luego en ‘Gestión de spam’, que aparece en el menú a la derecha de tu pantalla.

Disfruta los beneficios

Ya está todo listo y estás preparado para enviar esos primeros correos de prueba a tus amigos (bueno, ¡hay que comprobar que todo se vea bien!). Mantente al día con todos los nuevos lanzamientos de Spacemail, o deja abajo tus comentarios con tus opiniones e ideas. Consulta por ti mismo los planes de Spacemail — te garantizamos que uno será el ideal para tu negocio.