비즈니스 이메일을 쉽게 설정하세요

아마도 여러분은 비즈니스를 위한 이메일 설정 방법을 알고 싶지만, 그 과정이 어렵지 않기를 바라서 여기 오셨을 것입니다. 어쩌면 이미 알아보셨지만, 일부 글에서 너무 복잡해 보여서 망설이셨을 수도 있습니다.

하지만 걱정하지 마세요. 잘 찾아오셨습니다. 비즈니스 이메일(회사 이메일 또는 업무용 이메일이라고도 함)의 모든 요소를 하나씩 설명해 드리므로, 금방 설정하고 만들고 사용할 수 있게 될 것입니다. 더 좋은 점은, 여러분이 무엇을 하고 있는지, 그리고 왜 그렇게 하는지 각 측면을 이해하게 된다는 것입니다.

비즈니스 이메일이란 무엇인가요?

비즈니스 이메일은 일반적으로 개인에게는 필요하지 않지만 기업에는 필요한 요구 사항을 충족하도록 특별히 설계된 특정 서비스를 의미합니다.

• 더 나은 보안 기능 — 비즈니스 이메일 제공업체는 일반적으로 2FA를 기본으로 제공하고, 데이터를 암호화하여 저장하며, 강화된 스팸 방지 필터 같은 추가 기능도 제공합니다. 또한 광고를 표시하지 않는 경향이 있으므로, 일부 무료 제공업체처럼 맞춤형 광고를 타겟팅하기 위해 여러분의 데이터를 빼내어 활용하는 일도 없습니다. 요컨대, 신뢰할 수 있는 비즈니스 이메일 제공업체는 고객과 여러분 자신의 개인 데이터를 보호하기 위해 할 수 있는 모든 일을 하고 있다는 안심을 줘야 합니다.

• 비즈니스 도구 — 비즈니스 이메일 서비스에는 별칭 기능이나 공유 캘린더처럼 비즈니스 생활에 더 잘 맞는 추가 도구가 있는 경향도 있습니다. 또한 이메일을 더 고급 방식으로 필터링할 수 있는 경우가 많아, 메일 양이 많은 회사 이메일 주소를 관리할 때 유용할 수 있습니다.

• 이메일 주소에 비즈니스 이름 넣기 — 비즈니스 이메일 솔루션의 가장 중요한 기능은 아마도 도메인 이름이 포함된 이메일 주소를 쉽게 만들 수 있게 해준다는 점일 것입니다(yourname@yourbusiness.com). 대부분의 사람들이 메시지가 진짜인지 확신이 서지 않을 때 가장 먼저 하는 확인은 발신 이메일 주소를 보는 것입니다.

비즈니스 이메일이 왜 중요한지 더 자세히 살펴볼 수 있지만, 대체로 무료 이메일 제공업체와 구별되는 기능은 다음과 같습니다.

비즈니스 이메일의 구성 요소

대부분의 경우 비즈니스 이메일에는 이름의 일부와 비즈니스 URL이 포함되므로 yourname@yoursite.com처럼 보이게 됩니다. 최근에 도메인을 선택하는 방법에 대해 더 자세히 논의했습니다.

그리고 별칭을 생성하고 관리하는 기능도 있습니다(info@ 또는 support@ 같은 것들).

소프트웨어 측면에서 비즈니스 이메일은 보통 로그인하여 이메일에 접근할 수 있는 웹 포털로 구성됩니다. 때로는 전용 앱이 제공되기도 하지만, 더 일반적으로는 모바일 기기에서 이미 사용 중인 앱에 비즈니스 이메일을 쉽게 추가하여 편리하게 접근할 수 있습니다.

비즈니스 이메일 주소를 만들려면 무엇이 필요한가요?

지금까지 내용을 따라오셨다면, 이메일 주소에 자체 도메인을 포함하려면 도메인을 소유해야 한다는 점을 이미 눈치채셨을 것입니다. @outlook.com 같은 것은 공개 도메인으로 알려져 있으므로, 이 부분을 바꾸려면 해당 도메인을 소유해야 합니다. 이것은 필수 조건이기 때문에, 비즈니스를 대상으로 하는 대부분의 이메일 서비스는 과정의 일부로 도메인 등록을 허용합니다.

하지만 이 글을 읽고 계신다면, 이미 도메인을 가지고 계실 가능성이 높습니다. 이미 사용하려는 도메인을 소유하고 있다면 과정이 약간 달라지며, 이것이 비즈니스 이메일 설정을 둘러싼 혼란을 만드는 또 다른 요인 중 하나일 수 있습니다. 하지만 저희는 이 두 가지 구매 흐름/과정을 분리해서 설명할 것이므로 실수할 일이 없습니다.

4가지 쉬운 단계로 비즈니스 이메일 받는 방법

과정은 선택한 플랫폼에 따라 달라질 수 있습니다. 여기서는 비즈니스를 위한 전문 플랫폼인 Spacemail를 예로 들어 기본 사항을 설명하겠습니다.

요금제 구매

대부분의 제공업체는 비즈니스 규모의 차이를 반영한 다양한 이메일 요금제를 제공합니다. 여기에는 특별한 요령이 없습니다. 자신의 필요에 가장 잘 맞는 것을 선택하면 됩니다. 많은 전문 이메일 서비스는 나중에 요금제 요소를 업그레이드하거나 메일박스와 사용자를 추가할 수 있으므로, 지금 당장 미래까지 대비할 필요는 없다는 점을 기억하세요. 지금 필요한 것을 선택하면 됩니다.

도메인이 이 모든 것과 어떻게 연결되는지는 아직 걱정하지 마세요. 보통 어떤 도메인이든 어떤 제공업체와도 호환되며, 이 모든 것은 다음 단계에서 진행됩니다. 하지만 같은 제공업체에 도메인을 두면 몇 가지 이점이 있습니다(곧 설명드리겠습니다).

구매를 완료하세요. 다음으로, 아직 도메인이 없다면 이 시점에서 잠시 멈추고 하나를 구매하세요. 이메일 플랫폼에 사용하는 것과 같은 공급업체를 선택하면, 같은 플랫폼의 요소들이 서로 ‘대화’하도록 설계되어 있는 경우가 많아 과정이 더 자동화되고 훨씬 수월해지는 경향이 있습니다. 도메인 선택은 서두르지 마세요. 도메인을 고르는 일은 그 자체로 거의 하나의 예술과도 같으며, 올바른 결정을 내리는 데 도움이 되도록 이 글을 읽어보시길 권장합니다.

설정(또는 Unboxing™)

도메인과 이메일 제공업체가 같은 경우

다음으로, 필요에 맞게 조정해야 하는 다른 제품과 마찬가지로 짧은 설정 과정이 있습니다. Spaceship에서는 이를 Unboxing™이라고 부르며, 구매가 완료되는 순간 다음 단계로 Unboxing 과정이 제안됩니다.

선택하면 첫 번째 단계는 — 짐작하셨겠지만 — 도메인 연결입니다. Spaceship에서 도메인을 소유하고 있고 Spacemail를 선택하면, 해당 도메인이 드롭다운 메뉴에 자동으로 표시되며 간단히 선택하면 됩니다.

그런 다음 한 번의 클릭으로 둘이 연결됩니다. 바로 ‘메일박스 만들기’로 넘어갈 수 있습니다.

다른 제공업체의 도메인에 새 이메일 연결하기

도메인이 다른 제공업체에 있어도 큰 문제는 아닙니다. 단지 몇 가지 추가 과정이 필요할 뿐이며, 이는 도메인 플랫폼 자체가 아니라 기존 제품에서 진행됩니다. 이것이 일부 사람들에게 혼란을 주는 원인이 될 수 있습니다.

DNS(Domain Name Server) 레코드에 새로운 MX/DKIM/SPF 레코드를 추가하게 됩니다. 명확히 하자면, 이 레코드들은 이메일 제공업체가 지정하지만, 도메인 측에 추가됩니다. (Spacemail를 사용 중이라면 DNS 레코드 설정 방법을 안내하는 가이드 팝업이 표시됩니다.) 추가가 완료되면, 이 레코드들은 기본적으로 이메일과 관련된 모든 작업에 대해 도메인을 이메일 제공업체의 서버로 연결해 줍니다.

도메인의 DNS 레코드에 접근하는 곳은 도메인 제공업체 또는 호스팅 제공업체일 수 있습니다. 확실하지 않다면 MXToolbox 같은 DNS 검사 도구를 사용해 확인할 수 있습니다.

어디를 봐야 하는지만 알면 DNS 레코드를 찾는 것은 그리 어렵지 않습니다. 결국 이것들은 도메인 설정에서 정말 중요한 부분이기 때문입니다. 대부분의 경우 도메인 제공업체에서 찾을 수 있습니다. 설정 위치는 제공업체에 따라 다르지만, 일반적으로 계정 내에서 도메인 영역을 찾고, 이메일 주소를 만들고 싶은 도메인을 선택한 다음 해당 설정에 접근하는 버튼을 클릭해야 합니다. 이 버튼은 ‘Manage’, ‘Settings’ 또는 ‘Configure’와 같은 이름일 수 있습니다. 다음으로 ‘DNS Records’로 이동하세요. 이것은 ‘Advanced DNS’와 비슷한 이름일 수도 있습니다.

이미 여러 레코드가 존재하는 것을 볼 수 있을 것입니다. 이것들은 주의해서 다뤄야 합니다 — 수정하거나 삭제하지 마세요. 그렇게 하면 웹사이트나 연결된 다른 서비스의 기능에 문제가 생길 수 있습니다. 이전에 도메인과 함께 이메일 플랫폼을 사용한 적이 없다면(아래 참조), 새 레코드만 추가하면 됩니다.

일반적으로 추가해야 하는 레코드

이 역시 사용 중인 서비스에 따라 달라지지만, 여기서도 Spacemail를 예로 사용하겠습니다. 레코드 입력 시스템은 대체로 새 레코드를 직관적으로 추가할 수 있도록 구성되어 있습니다.

MX레코드(Mail Exchange)

MX 레코드는 이메일 메시지가 어디로 전달되어야 하는지를 지정합니다. 이는 수신 이메일을 처리하는 메일 서버를 가리킵니다. 이 레코드들은 이메일이 올바르게 전달되도록 보장합니다. 다음은 Spacemail에 추가하게 될 MX 레코드입니다.

SPF 레코드(Sender Policy Framework)

SPF 레코드는 어떤 서버가 도메인을 대신해 이메일을 보낼 권한이 있는지 지정함으로써 이메일 스푸핑(누군가 이메일로 여러분을 사칭하는 것)을 방지합니다. 이를 통해 정상적인 이메일을 쉽게 식별할 수 있습니다. 일반적으로 Spacemail에 추가하는 SPF 레코드는 다음과 같습니다.

DKIM 레코드(DomainKeys Identified Mail)

DKIM은 발신 이메일에 디지털 서명을 추가하여 추적을 더 쉽게 하고 스푸핑을 방지합니다. DKIM 레코드는 Spacemail에 연결된 각 도메인에 대해 자동으로 설정되며, Advanced DNS에서 확인할 수 있습니다.

DMARC 레코드(Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC는 SPF(Sender Policy Framework)와 DKIM(DomainKeys Identified Mail)을 정렬하여 이메일 인증을 강화하는 정책 프레임워크입니다. 또한 수신 이메일이 합법적이고 승인된 것인지 확인함으로써 이메일 스푸핑, 피싱, 도메인 악용을 방지하는 데 도움이 됩니다.

Spacemail는 개인 선호도에 따라 크게 달라질 수 있기 때문에 DMARC 레코드를 자동으로 설정하지 않습니다. 원하거나 필요하다면 MXToolbox의 이 DMARC 생성기를 사용하는 것을 권장합니다.

이메일 보안을 강화하고 도메인의 평판을 보호하기 위해 도메인에 DMARC 레코드를 설정할 것을 강력히 권장합니다.

레코드를 삭제해야 하나요?

이전에 도메인과 함께 이메일 제공업체를 사용한 적이 있다면 기존 레코드 일부를 삭제해야 할 수 있습니다. 이 레코드들은 분류에 MX/DKIM/SPF/DMARC라고 표시되어 있으므로 쉽게 식별할 수 있습니다.

이 배경 작업이 완료되면, 과정은 같은 제공업체에 도메인을 등록했을 때와 거의 동일합니다. 예를 들어 Spacemail에서는 언박싱 과정의 첫 단계에서 도메인을 수동으로 추가하면 됩니다(Spaceship에 등록한 경우처럼 드롭다운에서 선택하는 대신). 다시 말해, 이는 제공업체마다 다르지만 Spacemail에서는 언박싱 과정의 첫 단계입니다.

메일박스 만들기

이 레코드들을 만드는 작업을 마쳤거나 단순히 도메인을 연결했다면, 나머지는 아주 순조롭습니다. 메일박스에 사용할 이름을 선택하세요(대개 처음에는 본인 이름일 가능성이 높습니다). 이름 지정 규칙에 대한 팁도 확인하는 것을 잊지 마세요. 하지만 자체 도메인을 사용하고 있으므로 기술적으로는 원하는 어떤 것이든 사용할 수 있다는 점을 기억하세요! 이미 사용 중인 것은 없습니다. 한 글자만 사용해 멋을 낼 수도 있습니다: j@yoursite.com — 꽤 멋지죠? 또는 전체 이름, 직함, 역할이 포함된 업무용 이메일 주소를 만들 수도 있습니다.

캐치올 및 별칭 추가

캐치올은 말 그대로입니다 — 누군가 anything@yoursite.com이라고 입력하면 캐치올로 리디렉션됩니다. 원치 않는 메일이 몰리는 것을 피하기 위해 이것을 보조 받은편지함으로 설정하고 싶을 수도 있습니다. 캐치올은 이름의 철자 오류나, 누구에게 써야 할지 모를 때 사람들이 시도할 수 있는 info@yoursite.com 같은 다른 변형을 받는 데 특히 유용합니다.

Spacemail에서는 캐치올 설정이 특히 쉽습니다. 시작 패널에서 Spacemail Manager 옵션을 볼 수 있습니다 - Spacemail의 launchpad입니다. 여기에서 캐치올 메일박스를 설정할 수 있습니다. 이것은 기본 메일박스여도 되며 업그레이드할 필요가 없습니다.

한편, 별칭을 사용하면 여러 수신자(예: 부서용)에게 리디렉션되는 회사 이메일 주소를 만들 수 있고, 익명성도 확보할 수 있습니다. 거의 모든 비즈니스에서 사용되는 것을 보셨을 것입니다. Spacemail에서는 어떤 요금제에든 추가 메일박스를 더하는 것이 훌륭한 저비용 업그레이드이며, 고급 요금제에는 기본으로 5개가 포함됩니다. 별칭 활용 방법에 대해 자세히 알아보세요.

이메일 계정에 마무리 손질 더하기

이 부분은 제공업체마다 다르지만, 이메일 계정 설정이 완료되고 반짝이는 새 받은편지함이 실행되면 마지막으로 몇 가지를 개인화하고 싶을 것입니다.

표시 이름 설정 및 서명 추가

여기서는 정말 기본적인 부분을 말하고 있습니다. 꼭 확인해 볼 가치가 있습니다. 첫 이메일부터 올바르게 표시되기를 원할 테니까요. 따라서 이름이 정확한지 확인하고, 각 이메일에 서명을 추가하고, 전반적으로 Settings를 살펴보면 매번 도움이 됩니다. 분명 조정하고 싶은 무언가를 찾게 될 것입니다. 또한 플랫폼을 선호하는 언어로 설정해 더 쉽게 사용할 수도 있습니다.

새 주소를 타사 이메일 클라이언트에 추가하기

많은 비즈니스 이메일 제공업체가 이를 허용합니다. 새 이메일 주소를 이미 사용 중인 앱에 통합할 수 있으면 상황을 추적하기가 정말 쉬워집니다. 그리고 전체 기능과 이점을 활용하고 싶을 때는 언제든지 웹 애플리케이션으로 돌아갈 수 있습니다.

이렇게 하려면 Spacemail의 IMAP/SMTP/POP3 액세스를 Settings에서 활성화한 다음, 원하는 이메일 클라이언트의 설정 지침을 따르세요. 보통 이러한 옵션은 기존 앱의 설정 메뉴에 있으며 ‘Add an account’와 비슷한 이름으로 표시됩니다.

이메일 이전

일부 비즈니스 이메일 제공업체는 이메일을 쉽게 가져올 수 있도록 해줍니다. 이는 다른 곳에서 비즈니스 커뮤니케이션을 운영해 왔고 모든 기록을 유지하고 싶을 때 유용할 수 있습니다.

선택한 제공업체가 맞춤형 이전 도구를 제공하지 않더라도, 일반적으로 이메일을 다운로드한 다음 메일 서버에 다시 업로드하는 식의 수동 우회 방법을 수행할 수 있습니다. 하지만 이 방법은 항상 단점이 있으며(예: 사람의 실수가 발생할 여지), 시간도 많이 걸립니다. 이런 작업을 원한다면 쉬운 이전 도구를 갖춘 제공업체는 분명 장점입니다. 예를 들어 Spacemail에서는 맞춤형 이전 도구가 더 안전하고 보안이 강화된 이전 경험을 제공합니다. 언박싱 과정의 일부로 기존 이메일을 이전할지 묻는 안내가 표시되지만, 언제든지 ‘Settings’로 이동해 ‘Email migration’ 상자를 찾아 실행할 수 있습니다.

스팸 필터링 규칙 설정

마지막으로, 처음부터 이메일 주소를 보호하는 필터 규칙을 설정하고 싶을 수 있습니다. 비즈니스와 관련해 이미 문제가 있었던 알려진 스패머를 즉시 차단하고 싶을 수도 있지만, 전문 비즈니스 이메일의 장점 중 하나는 더 강력한 스팸 필터링 시스템입니다.

Spacemail에서는 Spacemail Manager로 이동한 다음 ‘Manage’를 클릭하고, 이어서 화면 오른쪽 메뉴에 표시되는 ‘Spam management’로 이동하여 필터 설정을 조정할 수 있습니다.

혜택 누리기

이제 설정이 완료되었고, 친구들에게 첫 테스트 이메일을 보내볼 준비가 되었습니다(물론 모든 것이 괜찮아 보이는지 확인해야 하니까요!). Spacemail의 모든 새 릴리스를 최신 상태로 확인하세요, 또는 아래에 여러분의 생각과 아이디어를 댓글로 남겨주세요. 직접 Spacemail 요금제를 확인해 보세요 — 여러분의 비즈니스에 꼭 맞는 것이 하나는 있을 것이라고 확신합니다.