12 Möglichkeiten, zu verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam landen

Hat Ihnen schon einmal jemand gesagt, dass er eine E-Mail nicht erhalten hat, von der Sie wissen, dass Sie sie gesendet haben? Fehlen Ihnen Antworten auf wichtige Nachrichten? Dann könnte es sein, dass Ihre E-Mails in Spamfiltern hängen bleiben.

Mit der Weiterentwicklung von Spam entwickeln sich auch die Methoden zu seiner Erkennung weiter. In diesem Artikel sehen wir uns zunächst an, wie Filter entscheiden, was Spam ist und was nicht, und gehen dann auf 12 wichtige Dinge ein, die Sie tun können, damit E-Mails nicht im Junk-Ordner landen.

Wie funktionieren Spamfilter also?

Um Spamfilter wirklich zu vermeiden, müssen wir zunächst ein wenig über sie verstehen. Es gibt nicht nur eine Art von Filter. Tatsächlich verwendet jeder gute Spamfilter, der 2025 etwas taugt, eine Kombination dieser Strategien, um E-Mails zu identifizieren.

Regel- und inhaltsbasierte Filterung

Bei der regelbasierten Filterung erstellt der E-Mail-Anbieter und/oder der Nutzer eine Reihe vordefinierter Regeln, um E-Mails zu blockieren, die gegen diese Regeln verstoßen. Regeln können sich auf alles beziehen, von der E-Mail-Adresse des Absenders über die Betreffzeile bis hin zu Schlüsselbegriffen in der E-Mail.

Die inhaltsbasierte Filterung konzentriert sich speziell darauf, den Inhalt von E-Mails nach Schlüsselbegriffen oder Mustern im Nachrichtentext zu durchsuchen, die auf Spam hinweisen.

Obwohl beide Methoden im Vergleich zu modernen Techniken relativ einfach sind, legten sie den Grundstein für fortschrittlichere Filtermethoden, die sich in den letzten Jahren entwickelt haben.

Blacklisting

Blacklisting ist genau das, wonach es klingt. Blacklisting kann einer E-Mail-Adresse passieren (wenn Sie zuvor Spam versendet haben — bei privaten Konten ist das unwahrscheinlich) oder, wahrscheinlicher, auf Domain- oder IP-Adress-Ebene. In diesen Fällen werden Sie in den Kontext Ihres Umfelds gesetzt — zum Beispiel von Personen, die in der Vergangenheit von Ihrer Domain gesendet haben, oder anderen Personen, die dieselbe IP-Adresse verwenden.

Wenn Sie glauben, dass Ihre E-Mail-Adresse aus irgendeinem Grund auf eine Blacklist gesetzt wurde, selbst wenn es nur bei einem Empfänger der Fall ist, können Sie ihn bitten, Sie zu seiner Whitelist hinzuzufügen. Dadurch wird im Wesentlichen eine Ausnahme von der Regel für Sie geschaffen.

Bayes-, heuristische und auf maschinellem Lernen basierende Filterung

Damit sind wir bei den fortschrittlicheren Methoden angekommen. Diese Methoden sind weniger eindeutig, und (wenig überraschend) im Fall von auf maschinellem Lernen basierenden Filtern passen sie sich ständig an die sich fortlaufend verändernde Landschaft von Spamnachrichten an.

• Bayes-Filterung berechnet die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail Spam ist, anhand des Vorkommens bestimmter Wörter und Formulierungen. Entscheidend ist hier, dass sie aus dem Feedback der Nutzer lernt und ihr Verständnis davon, was Spam ausmacht, im Laufe der Zeit anpasst.

• Heuristische Filterung verwendet eine Reihe vordefinierter Regeln (oder Algorithmen), um Spam anhand gemeinsamer Merkmale zu erkennen, etwa verdächtiger Muster, Schlüsselwörter und E-Mail-Strukturen. Das Ergebnis ist ähnlich wie bei der Bayes-Methode, aber der Ansatz dorthin ist ein anderer.

• Auf maschinellem Lernen basierende Filterung nutzt fortschrittlichere Algorithmen, um riesige Datenmengen zu analysieren. Dadurch kann sie komplexe Muster erkennen, die mit Spam zusammenhängen. Die Parameter, auf die diese Filter achten, stimmen mit dem überein, was wir oben erwähnt haben, umfassen aber auch ausgefeiltere Merkmale wie Sprache und Tonfall sowie Senderprotokolle — dazu gleich mehr.

Manche sehen maschinelles Lernen bei der Spamfilterung als zweischneidiges Schwert, weil die Technologie sowohl von Spammern als auch von Filterentwicklern genutzt werden kann (von den Guten wie von den Bösen). Für uns, unschuldige E-Mail-Schreiber (zumindest als Absender), sind die Protokolle großartig, weil sie bedeuten, dass wir mit geringerer Wahrscheinlichkeit als Spam eingestuft werden.

Authentifizierungsbasierte Filterung

Im Gegensatz zu den anderen bisher erwähnten Filtermethoden befasst sich die authentifizierungsbasierte Filterung nicht mit dem Inhalt einer E-Mail. Stattdessen konzentriert sie sich vollständig auf die Überprüfung der Echtheit des Absenders. Wenn diese Protokolle korrekt eingerichtet sind, belegen sie Ihre Authentizität und bestätigen damit die Legitimität Ihrer E-Mails. Wenn Sie die folgenden Erklärungen lesen, ist es wichtig zu bedenken, dass unabhängig davon, was die Frameworks tun, das Nicht-Einrichten als Makel gegen Ihre E-Mail-Adresse gewertet wird, wodurch alle Ihre E-Mails mit höherer Wahrscheinlichkeit im Spam-Ordner des Empfängers landen.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Damit wird überprüft, ob die IP-Adresse eines Absenders berechtigt ist, E-Mails im Namen der Domain zu versenden. Wenn also jemand versucht, von Ihrer Adresse über einen Server zu senden, der nicht Ihnen gehört, sollte die E-Mail die SPF-Prüfung nicht bestehen und daher mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit im Spam-Ordner landen.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• DKIM fügt dem Header Ihrer E-Mail mithilfe eines privaten Schlüssels eine digitale Signatur hinzu. Der E-Mail-Server Ihres Empfängers kann die Signatur überprüfen, indem er sie mit einem öffentlich verfügbaren Schlüssel abgleicht, der in den DNS-Einträgen des Absenders veröffentlicht ist. DKIM stellt außerdem sicher, dass E-Mails während der Übertragung nicht manipuliert wurden.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• DMARC ist eine Richtlinie, die festlegt, wie Ihre Domain mit E-Mails umgeht, die die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen. Sie legt fest, welche Maßnahmen zu ergreifen sind (z. B. ablehnen, in Quarantäne verschieben oder zulassen), wenn E-Mails diese Prüfungen nicht bestehen, und hilft Ihnen dabei, Ihr E-Mail-Konto zu überwachen. DMARC trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen, und verbessert die E-Mail-Sicherheit, indem Spoofing- und Phishing-Versuche verhindert werden.

12 Möglichkeiten, zu verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam landen

Jetzt, da wir verstehen, wie E-Mail-Filter funktionieren, gehen wir die wichtigsten Möglichkeiten durch, wie Sie vermeiden können, von ihnen erfasst zu werden.

1. Spammen Sie nicht

Das steht an erster Stelle, weil es eigentlich selbstverständlich sein sollte. Wenn Sie natürliche, von Herzen kommende E-Mails schreiben — selbst wenn es um etwas Berufliches oder Geschäftliches geht — sollten Sie diese Filter vermeiden können. Wie bereits erwähnt, suchen die Inhaltsfilter meist nach unnatürlicher Sprachverwendung oder Formulierungen, die mit Spammern in Verbindung gebracht werden. In den meisten Fällen geraten Sie nicht in diese Fallen, einfach weil Sie gar nicht spammen wollen.

Zum Beispiel: Wann würde die Formulierung „Sie werden nicht glauben, wie einfach es ist, 10.000 $ zu verdienen“ in einem normalen Gespräch auftauchen?

Ein weiterer Aspekt ist, dass der Spam-Ruf Ihrer Domain auf Grundlage des bisherigen Verhaltens erstellt wird (sowie einiger weiterer beitragender Faktoren wie dem Ruf Ihres Servers und Ihrer IP).

Wenn Ihre Domain früher jemand anderem gehörte, der viel Spam versendet hat, kann sich das auf sie auswirken, selbst wenn Sie das nicht selbst tun. Aus diesem Grund ist es immer gut, den Ruf einer Domain zu prüfen, bevor Sie sie kaufen.

2. Vermeiden Sie spamverdächtige Schlüsselwörter

Nehmen wir also an, dass Sie nicht spammen werden. Sie können helfen, Filter zu vermeiden, indem Sie bestimmte Schlüsselwörter und Formulierungen meiden. Dinge wie: „Gewinner“, „Garantie“, „Dringend“ oder andere Wörter oder Formulierungen, die mit Betrug in Verbindung stehen. Tatsächlich sind Formulierungen, die man vermeiden sollte, praktisch schon einen eigenen Artikel wert.

3. Vermeiden Sie übermäßige Zeichensetzung

Obwohl es fast mit dem oben Genannten zusammengefasst werden könnte, verdient es eine eigene Erwähnung. Zu viele Ausrufezeichen und die übermäßige Verwendung von GROSSBUCHSTABEN sind typische Merkmale von Spammern. Bleiben Sie bei einem moderaten Maß an Begeisterung, um dies zu vermeiden. Der Vollständigkeit halber sollten wir hier auch Emojis erwähnen — niemand ist jemals sechs Smileys breit am Lächeln. Einer reicht völlig.

4. Vermeiden Sie zu viele Links

Spam-E-Mails leiten Kunden oft auf mehrere betrügerische Websites weiter. Manchmal bestehen sie fast vollständig aus Links oder E-Mail-Adressen.

Um diese Falle zu vermeiden, sollten Sie die Anzahl der Links und E-Mail-Adressen in Ihren E-Mails begrenzen. Es ist sogar noch wahrscheinlicher, dass Sie gefiltert werden, wenn Sie auf Websites mit schlechtem Ruf verlinken, aber es ist leicht genug, den Ruf von Websites zu prüfen, auf die Sie verlinken möchten.

5. Teilen Sie große Anhänge auf

Das Einfügen großer Anhänge kann einen Spamfilter auslösen, selbst wenn das, was Sie senden, harmlos ist, da viele E-Mail-Anbieter Größenbeschränkungen für Anhänge festlegen. Um dies zu vermeiden, könnten Sie den Anhang auch aufteilen oder Cloud-Speicherdienste wie Google Drive oder Dropbox verwenden.

6. Vermeiden Sie seltsame E-Mail-Adressen

Wir haben sie alle schon gesehen, also reden wir nicht um den heißen Brei herum. Manche E-Mail-Adressen sehen einfach dubios aus. Vielleicht haben sie ein unwahrscheinliches Format, das automatisch generiert wirkt (j67fhjsahte@gmail.com), oder sie versuchen ganz offen, einem etablierten Unternehmen oder einer Website zu ähneln (jamie@mypaypals.com).

Vermeiden Sie sie einfach. Letztlich gibt es keinen legitimen Grund, eine nachgeahmte Domain/E-Mail zu haben.

7. Verwenden Sie keine kostenlosen/kleinen E-Mail-Plattformen

Wir nennen keine Namen, aber wenn es kostenlos ist und Sie es für domainbasierte E-Mails verwenden (name@yoursite.com), stehen die Chancen gut, dass es Ihnen keinen Gefallen tut.

Erstens verfügen kleinere Anbieter möglicherweise nicht über genügend IP-Adressen in ihrem „Pool“. Das könnte bedeuten, dass Ihre IP-Adresse dieselbe ist wie die von jemandem, der viel Spam versendet hat und deshalb auf eine Blacklist gesetzt wurde. Größere Unternehmen haben mehr Ersatz-IP-Adressen, die sie verwenden können.

Kostenlose Plattformen verfügen in der Regel nicht über die oben erwähnten Sicherheitsprotokolle (SPF usw.), die E-Mails legitimieren, indem sie Sie als Absender validieren. Ohne diese Protokolle spielt der Inhalt Ihrer E-Mail möglicherweise gar keine Rolle — so wichtig ist das.

8. Verwenden Sie Ihren Domainnamen in Ihrer E-Mail

Angesichts des oben Gesagten könnten Sie denken, es sei einfacher, sich gar nicht erst damit zu befassen und bei einer generischen Hotmail- oder Gmail-Adresse zu bleiben. Aber das ist überhaupt nicht der Fall. Erstens ist es wahrscheinlich, dass einige dieser Protokolle automatisch vom Anbieter eingerichtet werden, wenn Sie einen professionellen E-Mail-Anbieter wählen (statt eines kostenlosen).

Aber hier müssen wir einen anderen Weg einschlagen und über eine weitere Art von Filter sprechen: unser eigenes persönliches Bauchgefühl. Wir alle haben schon genug Spam gesehen, um einige der Anzeichen selbst erkennen zu können.

Achten Sie besonders in geschäftlichen Situationen darauf. Es ist gut möglich, dass Sie den Kunden/die Kundin vorher noch nie kontaktiert haben und dass es in der Nachricht um eine Bestellung oder Zahlung geht. Es ist für Empfänger beruhigend, Ihre Domain in der E-Mail-Adresse zu sehen, da ihnen das hilft zu erkennen, dass die Nachricht wirklich von der Website stammt, bei der sie bestellt haben.

9. Versenden Sie regelmäßig E-Mails in angemessener Menge

Senden Sie keine riesigen Mengen an Nachrichten. Wenn Sie einen Massenversand durchführen möchten, sollten Sie Software verwenden, die dafür ausgelegt ist, um das Risiko einer schlechten Spam-Bewertung zu verringern. Sie sollten außerdem vermeiden, dieselbe E-Mail-Adresse mehrfach in kurzer Folge anzuschreiben oder Ein-Wort-E-Mails mit Inhalten wie „Test“ zu senden.

10. Verstehen und vermeiden Sie Spamfallen

Spamfallen sehen auf den ersten Blick wie normale E-Mail-Adressen aus, sind aber E-Mail-Adressen, die von ISPs erstellt wurden, um zu überwachen, wer Spam versendet. Normalerweise ist es unwahrscheinlich, dass Sie eine solche Adresse anschreiben, aber wenn Sie eine große Liste von E-Mail-Adressen gekauft haben (oder besitzen), kann sie durchaus eine Spamfallen-Adresse enthalten.

Wenn Sie eine E-Mail, insbesondere eine, die als spamverdächtig gelten könnte, an eine Spamfalle senden, wird sich der Spam-Score Ihrer Domain wahrscheinlich verschlechtern. Stellen Sie sich diese Adressen wie Geheimagenten vor, die sich still und leise in ansonsten gewöhnlichen E-Mail-Listen verbergen, um Spam zu überwachen und zu kontrollieren.

Eine Möglichkeit, Ihr Risiko zu verringern, wenn Sie E-Mails an große Kontaktlisten senden, besteht darin, in alle E-Mails, die keine persönliche Kommunikation sind, die korrekten Abmeldeoptionen aufzunehmen.

11. Wärmen Sie neue E-Mail-Versanddomains auf

Wenn Sie noch nie von einer bestimmten Adresse oder Domain aus E-Mails versendet haben, lohnt es sich zu lernen, wie man eine E-Mail-Domain aufwärmt, um eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit zu erreichen. „Aufwärmen“ bedeutet in diesem Zusammenhang, Ihren Ruf bei E-Mail Service Providern (ESPs) schrittweise aufzubauen. Tun Sie dies, indem Sie langsam beginnen — senden Sie anfangs nur wenige E-Mails. Konzentrieren Sie sich auf E-Mails, bei denen Antworten wahrscheinlich sind. Antworten helfen dabei, eine E-Mail-Adresse zu legitimieren und zu ihrem positiven Ruf beizutragen.

Das Aufwärmen ist auch eine gute Idee, wenn Ihr Unternehmen auf eine andere Domain umzieht oder auf mehrere Domains erweitert wird. Vielleicht ist das Wichtigste, was Sie tun können, um eine E-Mail aufzuwärmen, Schritt 12 zu befolgen.

12. Senden Sie E-Mails von einer korrekt konfigurierten Domain

Es ist anfangs eine der etwas kniffligeren Aufgaben, aber sobald es eingerichtet ist, können Sie es vergessen. Wenn Sie einen professionellen E-Mail-Anbieter wählen, werden einige dieser Einträge möglicherweise für Sie eingerichtet.

So richten Sie die Authentifizierungsprotokolle für Ihre Domain ein

Der Prozess hängt von Ihrem Anbieter ab. Im Allgemeinen umfasst er das Generieren/Finden von Schlüsseln in Ihrem E-Mail-Konto und anschließend das Aufrufen der Domainverwaltung für die Domain, die Sie für Ihre E-Mail-Adressen verwenden. Dort können Sie neue DNS-Einträge erstellen, die sich auf die drei Protokolle beziehen.

Es gibt viele ausführliche Anleitungen dazu, wie man SPF und DKIM einrichtet, im beliebten Content-Management-System cPanel. Es gibt auch viele hilfreiche Videos auf YouTube, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen.

Bleiben Sie informiert, indem Sie die E-Mail-Zustellbarkeit testen

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, und Ihre E-Mails sollten jedes Mal im Posteingang Ihrer Empfänger landen.

Es ist jedoch gut, den Überblick zu behalten, indem Sie prüfen, wie viele Ihrer E-Mails die Empfänger erreichen. Sie könnten langfristig auch Öffnungs- und Zustellraten verfolgen, wodurch Sie potenzielle Probleme rechtzeitig erkennen können.

Sie finden Tools, mit denen Sie wichtige Kennzahlen überwachen können, ohne weitere E-Mails senden zu müssen, um Dinge selbst zu testen.

Viel Erfolg beim Versenden

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, damit Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner des Empfängers landen. Es mag nach viel aussehen, aber die meisten Punkte sind Dinge, die man nicht tun sollte, und erfordern kein sofortiges Handeln — nur gute E-Mail-Praktiken.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie keinen Spam versendet haben und Ihre Domain einen guten Ruf hat, haben Sie eigentlich nichts zu befürchten. Hinterlassen Sie unten im Kommentarbereich gerne Gedanken oder Tipps.