Jak zůstat v digitálním věku v bezpečí při používání e-mailu

Je těžké uvěřit, že e-mail byl vynalezen téměř před 50 lety. Samozřejmě chvíli trvalo, než se rozšířil natolik, aby ho mohli používat lidé jako vy a já. Když se ale přesuneme do současnosti, více než polovina světa používá e-mail.

V loňském roce bylo každý den odesláno více než 360 miliard e-mailů, což jasně ukazuje, že i když existují konverzačnější způsoby, jak si posílat zprávy tam a zpět, e-mail stále zůstává pevným pilířem komunikace. Od posílání formálních zpráv přes větší přílohy až po prosté zaznamenávání nákupů. To vše je nesmírně důležité.

Ale jako u nejlepších inovací i jeho vznik přinesl několik háčků — a rostoucí seznam bezpečnostních problémů.

Nikdo není imunní

Když přemýšlíme o zabezpečení e-mailu, přirozeně myslíme na své individuální zkušenosti. Na chvíli, kdy jsme málem naletěli podvodnému e-mailu, nebo když byl příteli hacknut poštovní účet a museli jsme ho upozornit. Ale pravděpodobně největší hrozbu představuje e-mail pro firmy. Údajně ohromujících 94 % organizací se stalo obětí podvodů jen v roce 2024.

Proč jsou firmy tak lákavým cílem? Především je každý člověk potenciálním slabým místem. Ať už jde o mizerná hesla nebo lidskou tendenci důvěřovat ostatním, existuje mnoho způsobů, jak se kolegové mohou stát obětí útoku, a ne všechny jsou zjevné.

Malé firmy mohou být obzvlášť zranitelné vůči podvodným e-mailům, které se tváří, že jsou od zákazníků, poskytovatelů služeb a dodavatelů — zejména pokud sami zvládáte mnoho povinností majitele malé firmy. Ale ani větší firmy se specializovanými bezpečnostními týmy nejsou imunní.

Stačí se podívat na nedávné zprávy, abychom viděli příklady toho, kdy se e-mail pro velké firmy pokazí. Singapurská společnost byla podvedena a převedla 42,3 milionu dolarů na podvodný účet prostřednictvím podvrženého e-mailu dodavatele. INTERPOL jí pomohl získat zpět asi 41 milionů, ale i tak šlo o neuvěřitelně nákladnou chybu.

Nejběžnější e-mailové hrozby

Existuje mnoho typů e-mailových hrozeb. Mezi nejběžnější formy e-mailových útoků na firmy patří:

• Phishing

• Malware

• Kompromitovaný firemní e-mail

• Falešné faktury

Na vrcholu seznamu nebezpečí je phishing, přičemž v 91 % případů dochází ke ztrátě dat. Naprostá noční můra ve světě s rostoucím počtem zákonů na ochranu dat, jako jsou GDPR a CCPA. Riziko ale není tak těžké zmírnit, jak byste si mohli myslet.

Bezpečnost začíná doma

Zabezpečení e-mailu nemusí být složité. Existuje mnoho věcí, které můžete udělat pro vytvoření účinné první linie obrany — a nebude vás to stát nic kromě malé investice času.

Povědomí o phishingu

Tady vám může malé školení hodně ušetřit z hlediska bezpečnosti e-mailu. Pokud jste samostatný podnikatel nebo malá firma, už tím, že čtete tento článek, děláte správnou věc! Pokud máte větší tým, zvažte, že si všechny posadíte a projdete si, co přesně phishing je a v jak mnoha podobách se může objevit. I když někteří mohou nad základy obracet oči v sloup, jakmile se ponoříte do větších detailů o mnoha způsobech, jak se phishing může projevovat, a dokonce přerůst v „whaling“, i ti, kteří se v kybernetických hrozbách dobře orientují, si vše osvěží.

Lidé jsou bohužel slabým článkem, pokud jde o phishing. Spoléhá na naši psychologii a přirozenou důvěru, kterou v ostatní máme. Z tohoto důvodu je obrovskou výhodou už jen to, že phishingovou zprávu vůbec neuvidíte — proto byste měli hledat poskytovatele e-mailu, který mezi svými funkcemi upřednostňuje silný antispamový filtr. K tomu se ještě dostaneme.

Silná hesla

Kromě školení je první linií obrany také to nejjednodušší na zavedení — heslo. I zde je zásadní uvědomovat si, jak proti nám může pracovat psychologie. Kvůli pohodlí si všichni chceme vytvořit něco snadno zapamatovatelného, ale to může být opakem bezpečnosti. Narozeniny, e-mailové adresy, jména příbuzných nebo důležité věci v našem životě mohou lidským hackerům poskytnout náskok. Ale samozřejmě jde o víc než jen o tohle.

Tam, kde se k hackování používají stroje nebo skripty, nás samotná slova zrazují — protože jsou ve výsledku konečná a některá si vybíráme pravděpodobněji než jiná. Proto náhodné kombinace čísel, symbolů a velkých/malých písmen ztěžují uhodnutí hesel. Správci hesel jsou užiteční pro generování jedinečných hesel navržených tak, aby byla obtížně prolomitelná.

Ale pro ty, kteří dávají přednost heslu, které se snadno pamatuje, je dobrou alternativou použít jako heslo celou zapamatovatelnou frázi. Její délka ho už z definice činí mnohem bezpečnějším. Přidání jednoho malého písmene navíc do hesla ztíží jeho prolomení 26krát. Přidání tří malých písmen znamená 263 — tedy o 17 576 více možností. Výhoda delších hesel je tedy exponenciální.

Dvoufaktorové ověřování

Dvoufaktorové ověřování (2FA) je jednou z nejlepších metod, které můžete použít k zabezpečení svého účtu, a dnes je nezbytností. Tím, že je k přihlášení vyžadováno sekundární zařízení, například telefon nebo klíč, se kdokoli bez tohoto hardwaru nebude moci přihlásit, i kdyby prolomil heslo. Navíc pokud jde o živé ověření v telefonu, budete upozorněni, že se někdo snaží získat přístup k vašemu účtu, a budete moci přijmout preventivní opatření (například změnu hesla nebo odhlášení ze všech zařízení), abyste problém vyřešili.

Abyste ale z 2FA vytěžili maximum, je zásadní řešit jednu kritickou zranitelnost: protokoly IMAP, SMTP a POP3. Jednoduše řečeno, tyto protokoly vám umožňují připojit se k vašim e-mailovým serverům, zejména pomocí systémů třetích stran — jako je Outlook. To však něco stojí.

Tím, že umožníte připojení více zařízení, vytváříte více slabých míst, ať už jde o neoprávněný přístup nebo stahování e-mailů do nezabezpečených zařízení. POP3 je obzvlášť špatný, protože nešifruje přenášená data. To znamená, že e-maily, včetně jejich obsahu a přihlašovacích údajů, mohou být snadno zachyceny škodlivými aktéry. Také má tendenci mazat e-maily ze serveru při jejich přenosu, což může vést ke ztrátě dat.

Vypnutí všech těchto protokolů na nejvyšší úrovni je dobrý způsob, jak zabezpečit firemní e-mailové účty. Pokud některý z nich opravdu potřebujete používat, zvažte IMAP přes SSL/TLS (také známý jako IMAPS).

Zakázáním nezabezpečených protokolů, zapnutím 2FA a volbou bezpečného hesla děláte vše potřebné pro základní zabezpečení svého účtu.

Pokročilejší funkce

Samozřejmě existují i věci, které jsou o něco techničtější. Možná budete muset zvolit prémiového poskytovatele firemního e-mailu, abyste měli jistotu, že získáte všechny tyto funkce.

Přenechte starosti silné antispamové filtraci

Pokud jde o spam, zejména phishing, jsme sami sobě největšími nepřáteli. Bez nás je to jen další podvodný e-mail vypuštěný do éteru. Aby nastaly následky, je potřeba člověk.

Existuje mnoho způsobů a taktik, které můžete použít k zastavení e-mailového spamu, aby nepřehltil vaši doručenou poštu, ale jednoduchým krokem je ujistit se, že máte správné filtrování spamu. To dokáže identifikovat spam mnoha různými způsoby a dokonce se učit na základě typu spamu, který dostáváte. Od porovnávání věcí, jako je shoda zobrazovaného jména s doménou/adresou odesílatele, až po odhalování dalších nepravidelností, kterých si v e-mailech nemusíme všimnout (například odesílacích certifikátů), funguje na více úrovních, aby nás chránilo.

Nejlepší typ spamového filtru také nabízí různé úrovně filtrace podle vnímané míry hrozby, což vám umožňuje lepší ochranu před nejhoršími pachateli. Stejně tak nabízí možnost vrátit nesprávně klasifikované zprávy zpět do doručené pošty, aniž by byly znovu chybně označeny jako spam. Jsou jedním z nejdůležitějších faktorů, které je třeba zvážit při výběru poskytovatele e-mailu pro malou firmu.

Používejte e-maily chráněné heslem

Pokročilejší poskytovatelé e-mailu skutečně nabízejí šifrované e-maily, které vyžadují, aby příjemce k jejich otevření použil heslo. To zajišťuje, že i když je e-mail zachycen nebo k němu získají přístup neoprávněné osoby, bez správného hesla si zprávu nebudou moci přečíst. Je to skvělá funkce pro odesílání citlivého nebo důvěrného obsahu.

E-maily chráněné heslem obvykle existují pouze na vašem poštovním serveru. Namísto odeslání obsahu e-mailu příjemci je odeslán odkaz, který ho přenese na místo, kde je zpráva uložena na vašem serveru a kde může zadat heslo k otevření e-mailu.

Proč se nenaučit jak šifrovat své e-maily ve Spacemail? Pomůže vám to chránit vaši komunikaci, když je potřeba vyšší úroveň soukromí.

Sledujte aktivitu svého e-mailového účtu

Některé funkce jsou ideální pro větší firmy, ale mohou se hodit i samostatným podnikatelům, například těm, kteří mají o své podnikání velký zájem. Jednou z takových funkcí je možnost sledovat aktivitu svého účtu.

Sledováním toho, odkud přesně jsou vaše e-mailové účty přihlášeny a kdy k nim bylo naposledy přistoupeno, můžete během několika kliknutí získat jasnou představu o tom, zda došlo k narušení bezpečnosti.

Pravidelná kontrola neznámých časů, míst nebo IP adres je dobrým zvykem a umožňuje vám rutinním a nenuceným způsobem sledovat jakékoli podezřelé chování. Ne každý poskytovatel e-mailu nabízí záznamy aktivit, proto upřednostněte ty, kteří je mají — zejména pokud umožňují vzdálené odhlášení neidentifikovaných přihlášení.

Mohli byste namítnout, že by se to nemohlo stát, pokud by byla dodržena všechna předchozí doporučení, ale je skvělé vědět, že je tato možnost k dispozici pro jakékoli nejhorší scénáře.

Odpočívejte s vědomím, že jste chráněni

Stojí za to vnímat to všechno ne jako soubor překážek, ale jako sérii rychlých a snadných kroků, které vám přinesou klid, pokud jde o zabezpečení vašeho e-mailu. Žádný z výše uvedených kroků není obtížné splnit.

Přijetím jednoduchých postupů, jako je povědomí o phishingu, používání silných hesel, zapnutí dvoufaktorového ověřování a využívání pokročilých funkcí (jako jsou šifrované e-maily), můžete svůj e-mail zabezpečit a předejít nákladným bezpečnostním incidentům.

Pamatujte, že zabezpečení e-mailu není jen o ochraně citlivých informací — jde o ochranu vašeho podnikání, vaší pověsti a vašeho klidu. Potřebujete správného poskytovatele, aby váš e-mail zůstal důvěryhodným a bezpečným komunikačním nástrojem v tomto stále digitálnějším světě.