Nastavte si firemní e-mail snadno

Pravděpodobně jste tady, protože chcete vědět, jak nastavit e-mail pro své podnikání, ale nechcete, aby to bylo složité. Možná jste se do toho už dívali, ale odradilo vás, jak náročně to v některých článcích vypadá.

Tak se nebojte. Jste na správném místě. Rozebereme všechny prvky firemního e-mailu (známého také jako firemní nebo pracovní e-mail), abyste si ho mohli během chvilky nastavit, vytvořit a používat. A co je ještě lepší, porozumíte každému aspektu toho, co děláte, i proč.

Co je firemní e-mail?

Firemní e-mail obvykle označuje konkrétní služby navržené speciálně tak, aby vyhovovaly potřebám firem, které jednotlivci obvykle nemají.

• Lepší bezpečnostní funkce — Poskytovatelé firemního e-mailu mají obvykle standardně funkce jako 2FA, ukládají vaše data šifrovaně a nabízejí také další funkce, jako jsou vylepšené antispamové filtry. Také obvykle nezobrazují reklamy, a proto nebudou těžit z odčerpávání vašich dat, aby na vás cílili reklamou na míru — což je něco, o čem je známo, že to někteří bezplatní poskytovatelé dělají. Stručně řečeno, renomovaný poskytovatel firemního e-mailu by vám měl přinést klid, že děláte vše pro ochranu soukromých dat svých zákazníků i svých vlastních.

• Firemní nástroje — Služby firemního e-mailu také obvykle mají další nástroje, jako jsou aliasy a sdílené kalendáře, které jsou více přizpůsobené firemnímu životu. Také obvykle umožňují pokročilejší filtrování e-mailů, což může být užitečné, když spravujete firemní e-mailovou adresu s vysokým objemem pošty.

• Použití názvu firmy ve vaší e-mailové adrese — Pravděpodobně nejdůležitější funkcí řešení firemního e-mailu je to, že vám umožňuje snadno vytvářet e-mailové adresy, které obsahují název vaší domény (yourname@yourbusiness.com). První test, který většina lidí provede, pokud si není jistá, zda je zpráva skutečná, je kontrola odesílací e-mailové adresy.

Můžete se podrobněji podívat na to, proč je firemní e-mail důležitý, ale obecně řečeno jsou to právě tyto funkce, které ho odlišují od bezplatných poskytovatelů e-mailu.

Z čeho se firemní e-mail skládá

Pro většinu lidí bude firemní e-mail obsahovat nějakou podobu vašeho jména následovanou URL vaší firmy — takže bude vypadat jako yourname@yoursite.com. Nedávno jsme podrobněji probírali jak si můžete vybrat svou doménu.

Dále je tu také funkce pro vytváření a správu aliasů (například info@ nebo support@).

Z hlediska softwaru bude firemní e-mail často zahrnovat webový portál, kde se přihlásíte a získáte přístup ke svým e-mailům. Někdy můžete dostat specializovanou aplikaci, ale častěji zjistíte, že si firemní e-mail můžete snadno přidat do stávající aplikace, kterou používáte na mobilních zařízeních, takže k němu budete mít snadný přístup.

Co potřebujete k vytvoření firemní e-mailové adresy?

Pokud jste četli až sem, pravděpodobně už jste pochopili, že abyste mohli mít ve své e-mailové adrese vlastní doménu, musíte doménu vlastnit. Věci jako @outlook.com jsou známé jako veřejné domény, takže pokud chcete tuto část nahradit, musíte ji vlastnit. Protože je to povinný požadavek, většina e-mailových služeb zaměřených na firmy vám umožní zaregistrovat doménu jako součást procesu.

Ale když tohle čtete, vsadil bych se, že už doménu máte. Pokud už vlastníte doménu, kterou chcete používat, proces se mírně liší, a to je jeden z dalších faktorů, které mohou kolem nastavení firemního e-mailu vytvářet zmatek. My ale tyto dva nákupní postupy oddělíme, takže se nemůžete splést.

Jak získat firemní e-mail ve 4 snadných krocích

Proces se může lišit podle platformy, kterou si vyberete. Probereme základy a jako příklad použijeme Spacemail, naši specializovanou platformu pro firmy.

Kupte si tarif

Většina poskytovatelů nabízí řadu e-mailových tarifů, které odrážejí různé velikosti firem. Není v tom žádný trik — vyberte si ten, který nejlépe odpovídá tomu, co potřebujete. Mějte na paměti, že mnoho profesionálních e-mailových služeb vám umožní později prvky tarifu upgradovat — nebo dokonce přidat schránky a uživatele, takže teď není nutné myslet na budoucnost. Zvolte to, co potřebujete.

Zatím si nelámejte hlavu s tím, jak do toho všeho zapadá vaše doména. Obvykle je jakákoli doména kompatibilní s jakýmkoli poskytovatelem a vše se řeší v dalším kroku. Mít doménu u stejného poskytovatele však přináší určité výhody (k nimž se za chvíli dostaneme).

Dokončete nákup. Dále, pokud ještě nemáte doménu, zastavte se v tomto bodě a kupte si ji. Pokud si vyberete stejného dodavatele, jakého používáte pro e-mailovou platformu, bývá to hladší cesta, protože prvky stejné platformy jsou obvykle vytvořeny tak, aby spolu „komunikovaly“, což proces více automatizuje. S výběrem domény nespěchejte. Vybrat si ji je skoro umění samo o sobě a doporučujeme přečíst si tento článek, který vám pomůže udělat správné rozhodnutí.

Nastavení (nebo Unboxing™)

Pokud máte doménu a poskytovatele e-mailu stejného

Dále, jako u každého produktu, který je třeba přizpůsobit vašim potřebám, následuje krátký proces nastavení. U Spaceship se tomu říká Unboxing™ a jakmile je váš nákup dokončen, uvidíte proces Unboxing navržený jako další krok.

Po výběru je prvním krokem — hádáte správně — propojení domény. Pokud vlastníte doménu u Spaceship a zvolíte Spacemail, vaše doména se automaticky zobrazí v rozbalovací nabídce a vy ji jednoduše vyberete.

Poté se obě věci propojí jedním kliknutím. Můžete přeskočit rovnou na „Vytvoření schránky“.

Propojení nového e-mailu s doménou u jiného poskytovatele

Není to žádný problém, pokud je vaše doména u jiného poskytovatele. Znamená to jen pár kroků navíc a ty probíhají u vašich stávajících produktů, nikoli přímo na doménové platformě. Právě to může u některých lidí způsobovat zmatek.

Do svých DNS záznamů (Domain Name Server) přidáte několik nových záznamů MX/DKIM/SPF. Pro upřesnění: tyto záznamy určuje poskytovatel e-mailu, ale přidávají se na straně domény. (Pokud používáte Spacemail, zobrazí se vám vyskakovací okno s průvodcem, který vám vysvětlí, jak nastavit DNS záznamy.) Po přidání tyto záznamy v podstatě nasměrují vaši doménu na servery vašeho poskytovatele e-mailu pro vše, co souvisí s e-mailem.

Přístup k DNS záznamům vaší domény bude buď u poskytovatele domény, nebo hostingu. Pokud si nejste jistí, můžete si to ověřit pomocí nástroje pro kontrolu DNS, například MXToolbox.

Jakmile víte, kde hledat, najít DNS záznamy nebude příliš složité — koneckonců jsou velmi důležitou součástí nastavení vaší domény. Ve většině případů budou u vašeho poskytovatele domény. Umístění nastavení se bude lišit podle poskytovatele, ale obvykle budete muset najít sekci domény ve svém účtu, vybrat doménu, pro kterou chcete vytvořit e-mailovou adresu, a poté kliknout pro přístup k jejím nastavením. Může to být tlačítko jako „Spravovat“ nebo „Nastavení“ nebo „Konfigurovat“. Poté přejděte na „DNS záznamy“. To se může také jmenovat například „Pokročilé DNS“.

Měli byste vidět několik již existujících záznamů. Buďte s nimi opatrní — neupravujte je ani nemažte. Mohlo by to způsobit problémy s funkčností vašeho webu nebo jakékoli jiné služby, ke které mohou být připojeny. Pokud jste dříve s doménou nepoužívali e-mailovou platformu (viz níže), budete chtít pouze přidat nové záznamy.

Typické záznamy, které budete muset přidat

Ty budou také záviset na službě, kterou používáte, ale i zde použijeme jako příklad Spacemail. Systém zadávání záznamů bývá obvykle strukturován tak, aby bylo přidávání nových záznamů intuitivní.

MXzáznamy (Mail Exchange)

MX záznamy určují, kam mají být doručovány e-mailové zprávy. Ukazují na poštovní servery odpovědné za zpracování příchozích e-mailů. Ty zajistí správné doručování vašich e-mailů. Toto jsou MX záznamy, které byste přidali pro Spacemail.

SPF záznamy (Sender Policy Framework)

SPF záznamy zabraňují podvržení e-mailu (kdy se někdo vydává za vás prostřednictvím e-mailu) tím, že určují, které servery jsou oprávněny odesílat e-maily jménem vaší domény. Díky tomu lze legitimní e-maily snadno identifikovat. SPF záznam, který byste obvykle přidali pro Spacemail, je tento:

DKIM záznamy (DomainKeys Identified Mail)

DKIM přidává k odchozím e-mailům digitální podpis, díky čemuž je lze snáze dohledat a zabránit podvržení. DKIM záznamy se nastavují automaticky pro každou doménu připojenou ke Spacemail a najdete je v Pokročilém DNS.

DMARC záznamy (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC je rámec zásad, který zlepšuje ověřování e-mailů sladěním SPF (Sender Policy Framework) a DKIM (DomainKeys Identified Mail). Dále pomáhá předcházet podvržení e-mailů, phishingu a zneužití domény tím, že zajišťuje, aby příchozí e-maily byly legitimní a autorizované.

Spacemail nenastavuje DMARC záznamy automaticky, protože se velmi liší podle vašich osobních preferencí. Pokud je chcete nebo potřebujete, doporučujeme použít tento generátor DMARC od MXToolbox.

Důrazně doporučujeme nastavit pro svou doménu DMARC záznam, abyste zlepšili zabezpečení e-mailu a chránili reputaci své domény.

Budu muset záznamy smazat?

Pokud jste někdy dříve používali s doménou poskytovatele e-mailu, možná budete muset některé existující záznamy smazat. Mělo by být snadné je rozpoznat, protože v klasifikaci budou také označeny jako MX/DKIM/SPF/DMARC.

Po dokončení této přípravné práce bude proces velmi podobný tomu, jako kdybyste si doménu zaregistrovali u stejného poskytovatele. Například u Spacemail jednoduše přidáte svou doménu ručně v prvním kroku procesu Unboxing (místo výběru z rozbalovací nabídky, jako byste to udělali při registraci u Spaceship). Opět se to bude lišit podle poskytovatele, ale u Spacemail je to první krok procesu Unboxing.

Vytvoření schránky

Jakmile dokončíte vytváření těchto záznamů nebo jednoduše propojíte svou doménu, zbytek už půjde hladce. Vyberte název, který chcete pro svou schránku (nejspíš pro začátek své vlastní jméno). Nezapomeňte si projít naše tipy pro pojmenovávání, ale pamatujte — protože používáte vlastní doménu, může to technicky být cokoli, co chcete! Nic není zabrané. Možná se budete chtít předvést a použít jen jedno písmeno: j@yoursite.com — to je docela cool, že? Případně si můžete vytvořit pracovní e-mailovou adresu, která bude obsahovat vaše celé jméno, pracovní pozici nebo roli.

Přidání catch-allů a aliasů

Catch-all je přesně to, jak zní — pokud někdo napíše anything@yoursite.com, bude to přesměrováno do catch-all schránky. Možná budete chtít, aby to byla sekundární schránka, abyste se vyhnuli přívalu nevyžádané pošty. Catch-ally jsou obzvlášť užitečné pro zachycení překlepů ve jménech nebo jiných variant, jako je info@yoursite.com, které lidé mohou zkusit, pokud nevědí, komu napsat.

U Spacemail je nastavení catch-allu obzvlášť snadné. Na panelu spuštění uvidíte možnost v Spacemail Manager - launchpadu pro Spacemail. Zde můžete nastavit svou catch-all schránku. Může to být vaše primární schránka - není potřeba přecházet na vyšší tarif.

Aliasy vám mezitím umožňují vytvářet firemní e-mailové adresy, které přesměrovávají na více příjemců (např. pro oddělení), a také umožňují anonymitu. Viděli jste je použité téměř v každé firmě. U Spacemail je přidání další schránky k jakémukoli tarifu skvělým levným upgradem a v našem pokročilém tarifu je jich standardně zahrnuto pět. Zjistěte více o tom, jak lze aliasy používat.

Přidání finálních úprav k vašemu e-mailovému účtu

Ty se budou lišit podle poskytovatele, ale po dokončení nastavení e-mailového účtu a zprovoznění vaší zbrusu nové schránky si budete chtít přizpůsobit ještě několik posledních věcí.

Nastavení zobrazovaného jména & přidání podpisu

Tady mluvíme o naprostých základech. Stojí za to je zkontrolovat, abyste měli jistotu. Chcete, aby se vaše e-maily zobrazovaly správně hned od prvního. Takže kontrola správnosti vašeho jména, přidání podpisu ke každému e-mailu a obecně procházení Nastavení vám pokaždé pomůže. Zaručujeme, že najdete něco, co budete chtít upravit. Kromě toho si možná budete chtít nastavit platformu do preferovaného jazyka, aby pro vás byla ještě přístupnější.

Přidání nové adresy do e-mailového klienta třetí strany

Mnoho poskytovatelů firemního e-mailu vám to umožňuje. Možnost integrovat novou e-mailovou adresu do aplikace, kterou už používáte, je opravdu snadný způsob, jak mít věci pod kontrolou. A kdykoli se můžete vrátit do webové aplikace, pokud budete chtít využít všechny funkce a výhody naplno.

Chcete-li to udělat, stačí povolit přístup IMAP/SMTP/POP3 v Nastavení Spacemail a poté postupovat podle pokynů k nastavení v e-mailovém klientovi podle vašeho výběru. Obvykle se nacházejí v nabídce nastavení vaší stávající aplikace a bývají označeny například jako „Přidat účet“.

Migrace e-mailů

Někteří poskytovatelé firemního e-mailu usnadňují import e-mailů. To může být užitečné, pokud jste svou firemní komunikaci provozovali jinde a chcete si vše uchovat.

I když vámi zvolený poskytovatel nenabízí specializovaný migrační nástroj, obvykle můžete provést nějaké ruční řešení tím, že si e-maily stáhnete a pak je znovu nahrajete na svůj poštovní server. To však bude mít vždy nevýhody (například prostor pro lidskou chybu), nemluvě o tom, že je to časově náročné. Poskytovatel se snadným migračním nástrojem je rozhodně plus, pokud je to něco, co chcete dělat. Například u Spacemail nabízí náš vlastní migrační nástroj bezpečnější a lépe zabezpečený průběh migrace. V rámci procesu Unboxing budete dotázáni, zda chcete migrovat stávající e-maily, ale můžete to udělat kdykoli tak, že přejdete do „Nastavení“ a najdete pole „Migrace e-mailů“.

Nastavte pravidla filtrování spamu

Nakonec si možná budete chtít hned od začátku nastavit pravidla filtrování, která ochrání vaši e-mailovou adresu. Možná budete chtít okamžitě blokovat známé spamery, kteří už mají s vaší firmou historii, ale jednou z výhod profesionálního firemního e-mailu je robustnější systém filtrování spamu.

U Spacemail můžete upravit nastavení filtrů tak, že přejdete do Spacemail Manager, kliknete na „Spravovat“, poté na „Správa spamu“, které se zobrazí v nabídce na pravé straně obrazovky.

Užívejte si výhody

Teď už máte vše nastavené a jste připraveni odeslat první testovací e-maily svým přátelům (no dobře, musíte přece zkontrolovat, že všechno vypadá v pořádku!). Sledujte všechny novinky ve Spacemail nebo se níže podělte o své názory a nápady v komentářích. Prohlédněte si tarify Spacemail sami — zaručujeme, že jeden z nich bude pro vaše podnikání ten pravý.