Tips for e-postsikkerhet: Slik beskytter du innboksen og kontoen din

Hackere og svindelforsøk som er laget for å stjele den private informasjonen din, blir smartere for hver dag. Å ha et arsenal av tips for e-postsikkerhet kan spare deg for mye hodebry og holde de private dataene dine sikre. Denne guiden hjelper deg med å forstå vanlige trusler, gir deg en lett gjennomførbar sjekkliste med tips for e-postsikkerhet og viser deg de beste forsvarene for innboksen din. 

Sjekkliste med tips for e-postsikkerhet

Tenk på innboksen din som den digitale inngangsdøren din. Noen få enkle daglige vaner er alt som skal til for å holde den trygt låst og velfungerende. Her er 11 enkle måter å sikre e-posten din på og holde kontoene dine trygge:

• Gi hver e-postkonto sitt eget unike passord som er vanskelig å gjette

• Legg til et ekstra sikkerhetslag med tofaktorautentisering (2FA)

• Velg passkeys når tjenester tilbyr dem

• Dobbeltsjekk avsenderdetaljer og forhåndsvis lenker før du trykker eller klikker

• Styr unna uventede filvedlegg

• La spamfiltre fange opp mistenkelig e-post automatisk

• Unngå å skrive inn passord eller sensitiv informasjon direkte fra lenker i e-post

• Sjekk kontoens nylige innloggingsaktivitet for å oppdage ukjente enheter

• Beskytt tilkoblingen din med en VPN når du bruker offentlige nettverk

• Slå på automatiske oppdateringer for enhetene og appene dine

• Bruk ulike e-postadresser for jobb og privatliv

Hva er e-postsikkerhet?

E-postsikkerhet er en kombinasjon av verktøy og enkle vaner som holder innboksen og personopplysningene dine trygge. En del av det er automatisk, som de innebygde filtrene e-postleverandøren din bruker for å stoppe svindel og søppelpost før det når deg. Den andre delen handler om de daglige vanene dine, som å sette sterke passord og sjekke en ekstra gang før du klikker på en mistenkelig lenke.

Det er lett å anta at et e-postbrudd bare betyr at noen leser meldingene dine. Men den virkelige gevinsten er det digitale fotavtrykket ditt. Med det kan angripere sette sammen vanene dine, spore de tilknyttede kontoene dine og kapre identiteten din på tvers av nettet. Å låse ned innboksen din hindrer automatiserte boter i å koble sammen disse sporene.

Ingen er immune

Den største trusselen e-post utgjør, er uten tvil mot bedrifter. Hele 94 % av organisasjoner skal ha blitt utsatt for svindel bare i 2024.

Hvorfor er bedrifter et så fristende mål? Enten det skyldes elendige passord eller den menneskelige tendensen til å stole på andre, finnes det mange måter kolleger kan bli utsatt for et angrep på, og ikke alle er åpenbare. Små bedrifter kan være spesielt sårbare for svindel-e-poster som utgir seg for å være fra kunder, tjenesteleverandører og leverandører. 

Større bedrifter, med spesialiserte sikkerhetsteam, er heller ikke immune. Vi trenger bare å se på nyere nyheter for å finne eksempler på når e-post går galt for store selskaper. Et selskap i Singapore ble lurt til å overføre 42,3 millioner dollar til en svindelkonto via en forfalsket leverandør-e-post. INTERPOL hjalp dem med å få tilbake rundt 41 millioner, men det var likevel en utrolig kostbar feil.

De vanligste e-posttruslene

Det finnes mange typer e-posttrusler. De vanligste formene for e-postangrep mot bedrifter inkluderer:

• Phishing

• Skadelig programvare

• Kompromittert bedrifts-e-post

• Falske fakturaer

Øverst på farelisten står phishing, der 91 % av tilfellene innebærer datatap. Et absolutt mareritt i en verden med stadig flere lover om databeskyttelse, som GDPR og CCPA. Men det er ikke så vanskelig som du kanskje tror å redusere risikoen.

Sikkerhet begynner hjemme

Det trenger ikke å være vanskelig å sikre e-post. Det er mange ting du kan gjøre for å skape en effektiv førstelinjeforsvar — uten at det koster deg noe annet enn en liten investering av tid.

Bevissthet om phishing

Her kan litt opplæring spare deg for mye når det gjelder e-postsikkerhet. Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller en liten bedrift, gjør du allerede det riktige ved å lese denne artikkelen! Hvis du har et større team, bør du vurdere å samle alle og gå gjennom nøyaktig hva phishing er, og de mange formene det kan ta. Selv om noen kanskje himler med øynene over det grunnleggende, vil selv de som er godt kjent med cybertrusler, få en oppfriskning når du går mer i detalj om de mange måtene phishing kan arte seg på, og til og med utvikle seg til «whaling».

Mennesker er dessverre det svake punktet når det gjelder phishing. Det spiller på psykologien vår og den iboende tilliten vi har til andre. Derfor er det en stor fordel å aldri se phishing-meldingen i utgangspunktet — og det er derfor du bør se etter en e-postleverandør som prioriterer et sterkt antispamfilter blant funksjonene sine. Mer om det kommer snart.

Sterke passord

Opplæring til side er den første forsvarslinjen også den enkleste å innføre — et passord. Det er også avgjørende å være klar over hvordan psykologien kan virke mot oss her. For enkelhets skyld ønsker vi alle å lage noe som er lett å huske, men det kan være det motsatte av sikkerhet. Fødselsdager, e-postadresser, navn på slektninger eller viktige ting i livene våre kan alle gi menneskelige hackere et forsprang. Men det handler selvfølgelig om mer enn det.

Når maskiner eller skript brukes til hacking, svikter selve ordene oss — fordi de til syvende og sist er endelige, og vi er mer tilbøyelige til å velge noen fremfor andre. Derfor gjør tilfeldige kombinasjoner av tall, symboler og store/små bokstaver passord vanskeligere å gjette. Passordadministratorer er nyttige for å generere unike passord som er utformet for å være vanskelige å hacke.

Men for dem som foretrekker et passord som er lett å huske, er et godt alternativ å bruke en hel minneverdig frase som passord. Lengden gjør det per definisjon mye sikrere. Å legge til én ekstra liten bokstav i et passord gjør det 26 ganger vanskeligere å knekke. Å legge til tre små bokstaver gjør det 263 — altså 17 576 flere muligheter. Så fordelen med lengre passord er eksponentiell.

Tofaktorautentisering

Tofaktorautentisering (2FA) er en av de beste metodene du kan bruke for å sikre kontoen din, og et must i dag. Ved å kreve en sekundær enhet for å logge inn, som en telefon eller nøkkel, vil alle uten denne maskinvaren ikke kunne gjøre det, selv om de knekker passordet. I tillegg, hvis det er en live-autentisering på en telefon, vil du bli gjort oppmerksom på at noen prøver å få tilgang til kontoen din og kunne iverksette forebyggende tiltak (som passordendringer eller utlogging fra alle enheter) for å håndtere problemet.

Men for å få mest mulig ut av 2FA er det viktig å håndtere en kritisk sårbarhet: protokollene IMAP, SMTP og POP3. Enkelt sagt lar disse protokollene deg koble til e-postserverne dine, spesielt ved bruk av tredjepartssystemer — som Outlook. Men det har en pris.

Ved å tillate flere enheter å koble til, skaper du flere svakhetspunkter, enten det er uautorisert tilgang eller nedlasting av e-poster til usikre enheter. POP3 er spesielt dårlig fordi det ikke krypterer data som overføres. Dette betyr at e-postene, inkludert innholdet og legitimasjonsopplysningene, lett kan avskjæres av ondsinnede aktører. Det har også en tendens til å slette e-poster fra serveren når de overføres, noe som kan føre til tap av data.

Å slå av alle disse protokollene på høyeste nivå er en god måte å sikre bedriftens e-postkontoer på. Hvis du må bruke en av dem, bør du vurdere IMAP over SSL/TLS (også kjent som IMAPS).

Ved å forby usikre protokoller, aktivere 2FA og velge et sikkert passord gjør du alt for å holde kontoen din sikker på et grunnleggende nivå.

Mer avanserte funksjoner

Selvfølgelig finnes det ting som er litt mer tekniske. Du må kanskje velge en premium business email provider for å sikre at du får alle disse funksjonene.

Overlat bekymringen til sterk antispamfiltrering

Vi er våre egne verste fiender når det gjelder spam, spesielt phishing. Uten oss er det bare enda en falsk e-post sendt ut i eteren. Det kreves et menneske for at konsekvenser skal oppstå.

Det finnes mange måter og taktikker du kan bruke for å stoppe e-postspam fra å overbelaste innboksen din, men en enkel løsning er å sørge for at du har riktig spamfiltrering. Denne kan identifisere spam på utallige forskjellige måter, og til og med lære basert på typen spam du mottar. Fra å sammenligne ting, som om visningsnavnet samsvarer med avsenderens domene/adresse, til å oppdage andre uregelmessigheter som vi kanskje ikke legger merke til i e-poster (som sendersertifikater), jobber de på flere nivåer for å beskytte oss.

Den beste typen spamfilter tilbyr også grader av filtrering avhengig av det oppfattede trusselnivået, noe som gir deg bedre beskyttelse mot de verste synderne. På samme måte gir de deg muligheten til å legge feilklassifiserte meldinger tilbake i innboksen, uten at de noen gang feilaktig blir flagget som spam igjen.De er en av de viktigste faktorene å vurdere når du velger e-postleverandør for en liten bedrift.

Bruk passordbeskyttede e-poster

Mer avanserte e-postleverandører tilbyr faktisk krypterte e-poster som krever at mottakeren bruker et passord for å åpne dem. Dette sikrer at selv om e-posten blir avskåret eller åpnet av uautoriserte parter, kan de ikke lese meldingen uten riktig passord. Det er en flott funksjon for å sende innhold som er sensitivt eller konfidensielt.

Vanligvis finnes passordbeskyttede e-poster bare på e-postserveren din. I stedet for å sende e-postinnholdet til mottakeren, sendes det en lenke som tar dem til stedet der meldingen er lagret på serveren din, hvor de kan skrive inn passordet for å åpne e-posten.

Hvorfor ikke lære hvordan du krypterer e-postene dine i Spacemail? Det vil hjelpe deg med å beskytte kommunikasjonen din når ekstra personvern er nødvendig.

Overvåk aktiviteten på e-postkontoen din

Noen funksjoner er ideelle for større bedrifter, men kan også være nyttige for selvstendig næringsdrivende, for eksempel dem som har stor interesse rundt virksomheten sin. En slik funksjon er muligheten til å overvåke kontoaktiviteten din.

Ved å spore nøyaktig hvor e-postkontoene dine er logget inn, og når de sist ble åpnet, kan du med et par klikk få en klar følelse av om du har hatt et sikkerhetsbrudd.

Det er god praksis å sjekke regelmessig etter ukjente tidspunkter, steder eller IP-adresser, og det lar deg holde oversikt over mistenkelig atferd på en rutinemessig og uformell måte. Ikke alle e-postleverandører tilbyr aktivitetslogger, så prioriter dem som gjør det — spesielt hvis de lar deg logge ut eksternt for ukjente innlogginger.

Du kan hevde at dette ikke kunne skjedd hvis alle de tidligere rådene følges, men det er fint å vite at det finnes for eventuelle verst tenkelige scenarier.

Slapp av og vit at du er beskyttet

Det er verdt å se på alt dette ikke som et sett med hindringer, men som en serie raske og enkle trinn som gir deg trygghet når det gjelder å sikre e-posten din. Ingen av trinnene ovenfor er vanskelige å gjennomføre. Ved å ta i bruk enkle praksiser som bevissthet om phishing, bruk av sterke passord, aktivering av tofaktorautentisering og utnyttelse av avanserte funksjoner (som krypterte e-poster), kan du beskytte e-posten din og forhindre kostbare sikkerhetsbrudd.

Husk at det å sikre e-posten din ikke bare handler om å beskytte sensitiv informasjon — det handler om å beskytte virksomheten din, omdømmet ditt og tryggheten din. Du trenger riktig leverandør for å sikre at e-posten din forblir et pålitelig og sikkert kommunikasjonsverktøy i denne stadig mer digitale verdenen.