Por qué las pequeñas empresas prefieren proveedores de correo electrónico seguro

A estas alturas, la mayoría de nosotros probablemente ya haya experimentado algún tipo de ciberdelito por correo electrónico. De hecho, si la mayoría abriéramos nuestras bandejas de entrada personales literalmente ahora mismo, probablemente encontraríamos algún tipo de estafa de phishing que nos invita a introducir datos con falsos pretextos. Parece que casi cada día hay una nueva bala con sabor a phishing que esquivar.

Pero los riesgos solo aumentan cuando eres una empresa. Hay mucho más que controlar, y gran parte de tu información está disponible públicamente (ya sea a través del registro mercantil o simplemente en tu propio sitio web). Esta información puede facilitar que ciertos tipos de estafadores te convenzan de que tienen un propósito legítimo o simplemente imiten a tu empresa. Además, los problemas van más allá del phishing.

Conviene recordar, por ejemplo, que a menudo enviarás a los clientes información sensible sobre sus cuentas o pedidos contigo. Cualquier hackeo o brecha pone en riesgo tanto sus datos como los tuyos. Una vez que los datos caen en las manos equivocadas, pueden utilizarse como arma, lo que podría dar lugar a correos electrónicos fraudulentos dirigidos a quienes tienen sus datos comprometidos. Esto hace que la seguridad sea una parte mucho más integral de los proveedores de correo electrónico que buscan las empresas.

De hecho, aprovecharse de las empresas (como era de esperar) es anterior a Internet. Incluso ahora, la mayoría de las empresas reciben cartas físicas de supuestos asesores fiscales (y similares) que fingen representar al gobierno o hacen referencia a multas gubernamentales que supuestamente se impondrán si no utilizas su servicio. El correo electrónico simplemente hace infinitamente más fácil bombardearte con ataques similares.

Ciberdelincuencia y pequeña empresa

Desde luego, más del 77% de las pequeñas empresas han recibido ciberataques relacionados con el correo electrónico, y tiene sentido si piensas en lo jugoso que puedes ser como objetivo. Desde el punto de vista de los atacantes, es probable que tus medidas de seguridad sean menos sólidas que las de las grandes empresas, debido a limitaciones financieras y de personal, pero aun así podrías tener recursos o datos valiosos que merezca la pena robar.

Pero no termina ahí. Los ciberdelincuentes incluso intentan suplantar a pequeñas empresas utilizando sus nombres en direcciones de correo electrónico falsas. Estos mensajes pueden incluso contener los nombres y cargos de empleados, contactos o proveedores reales para añadir legitimidad. Servicios como LinkedIn no han ayudado con esto. Aunque son recursos inestimables tanto para empleadores como para empleados, son esencialmente bases de datos que contienen información que, de otro modo, sería difícil de encontrar.

Como con todo, cuantos más datos haya online, más formas habrá de utilizarlos como arma. Conviene mantener al mínimo todo lo que publiques sobre ti o sobre cualquier parte de tu empresa.

Pero los proveedores de correo electrónico seguro pueden ayudar…

Los mejores proveedores de correo electrónico priorizan la seguridad para proteger la información sensible intercambiada en los correos electrónicos. Por las razones ya mencionadas, esto es una verdadera ventaja para clientes empresariales como tú y, efectivamente, una encuesta reciente a clientes que realizamos lo confirmó. Más del 83% de las personas dijo que la seguridad era la razón principal de su elección de proveedor de correo electrónico.

Una de las medidas clave que siempre debes tener en cuenta es el cifrado. En la misma encuesta, el 88,7% de los encuestados dijo que el cifrado era la función más importante de todas. Esto puede presentarse de muchas formas. Cifrar los datos donde se almacenan suele pasarse por alto, pero es importante. Si los datos se almacenan cifrados, cualquiera que hackee el servidor de correo solo encontrará jerga incomprensible. Como pequeña empresa, también deberías buscar proveedores que ofrezcan mensajes autodestructivos o protegidos con contraseña para ayudar a mantener la confidencialidad.

La combinación de funciones de seguridad típicas del correo electrónico empresarial suele ayudarles a cumplir normativas de protección de datos como el GDPR y la HIPAA.

Mayor personalización de las funciones de seguridad

Busca funciones que permitan un mayor nivel de personalización al elegir tu correo electrónico empresarial. Por ejemplo, herramientas mejoradas que te ayuden a clasificar el correo por asunto o tipo. Estas pueden ser realmente útiles a la hora de ordenar grandes volúmenes de mensajes.

Del mismo modo, crear buzones genéricos como info@ o admin@ que redirijan a equipos o personas concretas es otra función útil. Estos se llaman alias de correo electrónico, y la mayoría de los buenos proveedores de correo electrónico empresarial te permitirán tener varios de ellos. Te permiten reenviar mensajes desde buzones genéricos como los anteriores a varios buzones, lo que además tiene la ventaja de permitir que varias personas los supervisen, así como de proteger sus identidades.

Seguridad y antispam

El spam supone un mayor riesgo para las pequeñas empresas que para los particulares. Pero ¿qué es exactamente la protección antispam?

En pocas palabras, te permite bloquear mensajes de remitentes que identificas como no fiables. Pero las buenas soluciones ofrecen incluso más que eso. Los mejores filtros antispam usan herramientas como el aprendizaje automático para anticipar qué es probable que sea spam según tus clasificaciones anteriores, apartando automáticamente las estafas de phishing dañinas de ti y de tus empleados.

El filtrado adaptable también es esencial para mantener el control de tus correos empresariales. ¿Necesitas cambiar una regla o has encontrado algo en el spam que no debería estar ahí? Deberías poder ajustar la configuración fácilmente. Las anulaciones manuales son una función esencial que debes buscar en los filtros de spam.

Hay funciones de seguridad, aparte de la protección contra el spam, a las que debes prestar atención cuando decidas cuál es el mejor proveedor de correo electrónico empresarial. Una de ellas es la autenticación de dos factores (2FA). Probablemente ya la tengas en tus aplicaciones bancarias. Es cuando necesitas un dispositivo secundario (como un smartphone) para verificar un inicio de sesión. Asegurarte de que el proveedor que elijas tenga 2FA para el correo electrónico significa que no tendrás que preocuparte de que alguien acceda a tu cuenta sin que lo sepas.

Los registros de actividad y de dispositivos también son útiles para mostrar la actividad de la cuenta. El registro de actividad enumera cada inicio de sesión, y el registro de dispositivos muestra todos los dispositivos actuales. Esto los convierte en formas prácticas de comprobar que todo está en orden, especialmente si sospechas de una actividad inusual en tu cuenta.

Obtener protección DMARC, SPF y DKIM

Pero ¿qué pasa con esas molestas personas que suplantan a tu empresa? ¿Hay alguna forma de detenerlas?

El problema es que es más complejo que simplemente pensar que estás a salvo porque tu cuenta es segura. Estos suplantadores a menudo ni siquiera necesitan entrar en tu cuenta para falsificar una dirección de correo electrónico que se parezca a la tuya. Ahí es donde entran en juego estas ingeniosas funciones de correo electrónico seguro:

1. SPF:Sender Policy Framework es un protocolo que permite a los propietarios de dominios especificar qué servidores de correo están autorizados a enviar correos electrónicos en nombre de su dominio. Funciona publicando un registro específico en el DNS (Domain Name System) que enumera los servidores de correo autorizados. Cuando se recibe un correo electrónico, el servidor de correo del destinatario puede comprobar el registro SPF del dominio del remitente para verificar si el servidor de envío está autorizado a enviar correos electrónicos en nombre de ese dominio. Si la comprobación SPF falla, lo que indica que el correo se envía desde un servidor no autorizado, puede marcarse o rechazarse.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail añade una firma digital a un mensaje de correo electrónico. Esta firma se genera mediante una clave privada asociada al dominio del remitente y se añade (de forma invisible) a la cabecera del correo electrónico. A continuación, el servidor de correo del destinatario utiliza la clave pública, publicada en el DNS por el dominio del remitente (de forma similar a SPF), para verificar la firma. Si la firma es válida, demuestra que el correo es legítimo, pero también confirma que no fue alterado durante el tránsito. Si la verificación de la firma falla, indica una posible manipulación o una fuente ilegítima.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (es un nombre largo, pero sigue con ello) se basa en SPF y DKIM al permitir que los propietarios de dominios elijan cómo debe gestionar el servidor de correo del destinatario un correo electrónico que no supere una comprobación de autenticación. Pueden elegir si el correo se pone en cuarentena o se rechaza. Además, DMARC permite a los propietarios de dominios recibir informes de los receptores de correo electrónico sobre los correos que superan o no la autenticación, ayudándote a supervisar lo que está ocurriendo en términos de suplantadores.

SPF, DKIM y DMARC trabajan juntos para verificar la legitimidad de la identidad del remitente y evitar la suplantación de correo electrónico y la suplantación de dominio:

• SPF valida el servidor de envío.

• DKIM garantiza la integridad del contenido del correo electrónico y del dominio del remitente.

• DMARC proporciona políticas e informes, lo que te permite, como propietario de una empresa, especificar qué acciones deben tomarse con los correos electrónicos que no superan la autenticación y recibir informes sobre los resultados de autenticación cuando alguien intenta enviar un correo haciéndose pasar por ti.

Pero ¿por qué no optar por una gran marca?

Recientemente ha habido un cambio, con más personas y empresas alejándose de su dependencia de los grandes gigantes tecnológicos, como Google, Apple y Microsoft.

Cada vez hay más preocupación por cómo estas empresas gestionan los datos. Google sufrió una conocida brecha de servidor en 2018, y Microsoft en 2021, en las que se accedió ilegalmente a datos. Pero, en términos más generales, fueron las revelaciones hechas por Edward Snowden en 2013, que mostraban que la NSA podía tener potencialmente acceso directo a los servidores de las grandes tecnológicas (bajo el amparo de programas como PRISM), las que realmente hicieron que la gente se preguntara si sus datos estaban comprometidos con estas empresas incluso antes de considerar las brechas.

Como resultado, tanto particulares como empresas se han vuelto más cautelosos y han empezado a explorar las alternativas que ofrecen proveedores de servicios de correo electrónico más pequeños y más centrados en la privacidad.

Pero es más que eso. Los proveedores pequeños de correo electrónico seguro ofrecen cosas que los grandes no ofrecen, además de las ventajas de seguridad que hemos mencionado. A muchas empresas simplemente les gusta mucho el nivel de flexibilidad y personalización que ofrecen, junto con precios más bajos y precios competitivos y planes que crecen junto con tu empresa.

Algunas pequeñas empresas quizá simplemente prefieran no reforzar el control monopolístico que los gigantes tienen sobre nuestras vidas, aportando su pequeño grano de arena para apoyar a empresas más pequeñas.

El futuro del correo electrónico empresarial

Cuando se trata de elegir el correo electrónico empresarial adecuado, deberías poder obtener altos niveles de seguridad, pero también un sistema que haga que el correo empresarial sea sencillo. Así, las comunicaciones empresariales fluyen con más libertad, pero la seguridad nunca se ve comprometida.

De hecho, deberías poder obtener un servicio de correo electrónico empresarial seguro y sencillo que forme parte de una plataforma web más amplia. Una en la que puedas incorporar tu nombre de dominio a tu dirección de correo electrónico automáticamente y añadir otros productos web a tu solución ideal, sabiendo que cada parte de la plataforma es segura. Debería actualizarse y evolucionar con los tiempos, para que, sea cual sea el aspecto del futuro del correo electrónico, esté preparada y equipada para afrontarlo.

Por eso creamos Spacemail business email. Es una tecnología diseñada para «seres humanos reales» y se actualiza activamente para vencer las amenazas de seguridad más recientes. Además, se integra en la plataforma más amplia de Spaceship, para ayudarte a hacer mejores negocios online en todas partes con seguridad y simplicidad como estándar, siempre.