ビジネスメールを簡単に設定

おそらくあなたは、ビジネス用のメール設定方法を知りたいけれど、難しくしたくないのでここに来たのでしょう。すでに調べてみたものの、いくつかの記事でとても難しそうに見えて気が進まなくなったのかもしれません。

でも、心配はいりません。ここはぴったりの場所です。ビジネスメール（会社用メールや仕事用メールとも呼ばれます）のすべての要素をわかりやすく説明するので、すぐに設定・作成・利用できるようになります。さらに良いことに、自分が何をしているのか、そしてなぜそうするのか、その各側面を理解できるようになります。

Business Email とは？

Business Email は通常、個人にはあまり必要のない、企業特有のニーズに応えるために設計された特定のサービスを指します。

• より優れたセキュリティ機能 — ビジネスメールプロバイダーは通常、2FA を標準で提供し、データを暗号化して保存し、強化された迷惑メールフィルターのような追加機能も備えています。また、広告を表示しない傾向があり、そのため、あなた向けにカスタマイズされた広告を表示するためにデータを吸い上げて利益を得ることもありません。これは一部の無料プロバイダーで見られることです。要するに、信頼できるビジネスメールプロバイダーは、顧客と自分自身の個人データを守るためにできる限りのことをしているという安心感をもたらしてくれるはずです。

• ビジネスツール — ビジネスメールサービスには、エイリアス機能や共有カレンダーなど、ビジネスライフにより適した追加ツールが備わっている傾向があります。また、大量のメールを扱う会社用メールアドレスを管理する際に役立つ、より高度なメールフィルタリングも利用できることが一般的です。

• メールアドレスに会社名を入れること — おそらく、ビジネスメールソリューションの最も重要な機能は、ドメイン名を含むメールアドレス（yourname@yourbusiness.com）を簡単に作成できることです。メッセージが本物かどうか確信が持てないとき、多くの人が最初に行う確認は送信元メールアドレスを見ることです。

ビジネスメールが重要な理由を詳しく見ることもできますが、広く言えば、これらが無料メールプロバイダーと一線を画す特徴です。

ビジネスメールの構成要素

多くの場合、ビジネスメールには名前の何らかの形と、その後にビジネスの URL が続きます。つまり、yourname@yoursite.com のようになります。最近、ドメインの選び方についてより詳しく説明しました。

さらに、エイリアスを作成・管理する機能（info@ や support@ のようなもの）もあります。

ソフトウェア面では、ビジネスメールには通常、ログインしてメールにアクセスできるウェブポータルが含まれます。専用アプリが提供されることもありますが、より一般的には、モバイル端末で普段使っている既存のアプリにビジネスメールを簡単に追加でき、手軽にアクセスできるようになっています。

ビジネスメールアドレスを作成するには何が必要ですか？

ここまで読んでいただければ、メールアドレスの中に自分のドメインを含めるには、そのドメインを所有している必要があることに気づいているでしょう。@outlook.com のようなものはパブリックドメインとして知られているため、この部分を置き換えるには自分で所有する必要があります。これは必須条件なので、企業向けの多くのメールサービスでは、その手続きの一環としてドメイン登録ができるようになっています。

ただ、これを読んでいるということは、すでにドメインをお持ちである可能性が高いでしょう。すでに使いたいドメインを所有している場合、手順は少し異なります。これもビジネスメール設定がわかりにくく感じられる要因のひとつです。ですが、この2つの購入フロー／手順を分けて説明するので、間違えることはありません。

4つの簡単なステップでビジネスメールを取得する方法

手順は選ぶプラットフォームによって異なる場合があります。ここでは基本を、企業向けの専用プラットフォームである Spacemail を例にして説明します。

プランを購入する

ほとんどのプロバイダーは、企業規模の違いに対応したさまざまなメールプランを提供しています。ここに特別なコツはありません。自分のニーズに最も合うものを選びましょう。多くのプロ向けメールサービスでは、後からプラン内容をアップグレードしたり、メールボックスやユーザーを追加したりできることを覚えておいてください。ですから、今の時点で将来を見越しすぎる必要はありません。今必要なものを選べば大丈夫です。

この時点では、ドメインがどう関わるかはまだ気にしなくて大丈夫です。通常、どのドメインでもどのプロバイダーとも互換性があり、その設定は次のステップで行います。ただし、同じプロバイダーでドメインも管理していると、いくつかの利点があります（これについては後ほど説明します）。

購入を完了しましょう。次に、まだドメインを持っていない場合は、この時点で一度止めて購入してください。メールプラットフォームと同じ提供元を選ぶと、同じプラットフォーム内の要素同士が通常は連携するように作られているため、よりスムーズに進む傾向があります。その結果、プロセスの自動化も進みます。ドメイン選びは急がないでください。選ぶこと自体がほとんどひとつの芸術のようなものであり、正しい判断をするために、この記事を読むことをおすすめします。

セットアップ（または Unboxing™）

ドメインとメールプロバイダーが同じ場合

次に、ニーズに合わせて調整が必要な他の製品と同じように、短いセットアッププロセスがあります。Spaceship ではこれを Unboxing™ と呼んでおり、購入が完了した瞬間に、次のステップとして Unboxing プロセスが表示されます。

選択後の最初のステップは、そうです、その通り、ドメインのリンクです。Spaceship でドメインを所有していて Spacemail を選んだ場合、そのドメインは自動的にドロップダウンメニューに表示され、選択するだけです。

その後、ワンクリックで両者が接続されます。そのまま「メールボックスの作成」まで進めます。

別のプロバイダーのドメインに新しいメールを接続する

ドメインが別のプロバイダーにあっても問題ありません。追加の手順が少し必要になるだけで、それらはドメインプラットフォーム自体ではなく、既存の製品側で行います。これが一部の人にとって混乱の原因になることがあります。

DNS（Domain Name Server）レコードに、新しい MX/DKIM/SPF レコードをいくつか追加することになります。わかりやすく言うと、これらのレコードは メールプロバイダーによって指定され、ドメイン側で追加されます。（Spacemail を使っている場合は、DNS レコードの設定方法を案内するガイドへのポップアップが表示されます）。追加すると、これらのレコードは基本的に、メールに関するすべての処理について、あなたのドメインをメールプロバイダーのサーバーへ向ける役割を果たします。

ドメインの DNS レコードへのアクセスは、ドメインプロバイダーまたはホスティングプロバイダーで行います。どちらかわからない場合は、MXToolbox のような DNS チェッカーツールを使って確認できます。

どこを見ればよいかわかれば、DNS レコードを見つけるのはそれほど難しくありません。何しろ、これはドメイン設定のとても重要な部分です。ほとんどの場合、これらはドメインプロバイダー側にあります。設定の場所はプロバイダーによって異なりますが、通常はアカウント内のドメイン領域を見つけ、メールアドレスを作成したいドメインを選択し、その設定にアクセスするためのボタンをクリックする必要があります。これは「Manage」や「Settings」や「Configure」のようなボタンかもしれません。次に「DNS Records’」へ進みます。これは「Advanced DNS」のような名前になっている場合もあります。

すでにいくつかのレコードが存在しているはずです。これらの扱いには注意してください。編集したり削除したりしないでください。そうすると、ウェブサイトや、それらが接続されている他のサービスに機能上の問題が生じる可能性があります。以前にそのドメインでメールプラットフォームを使ったことがある場合（下記参照）を除き、追加したいのは新しいレコードだけです。

通常追加が必要なレコード

これも利用しているサービスによって異なりますが、ここでも Spacemail を例にします。レコード入力システムは通常、新しいレコードを直感的に追加できるような構成になっています。

MXレコード（Mail Exchange）

MX レコードは、メールメッセージをどこに配信すべきかを指定します。受信メールを処理するメールサーバーを指し示します。これにより、メールが正しく配信されるようになります。これらは Spacemail 用に追加する MX レコードです。

SPF レコード（Sender Policy Framework）

SPF レコードは、どのサーバーがあなたのドメインを代表してメールを送信する権限を持つかを指定することで、メールのなりすまし（誰かがメールであなたになりすますこと）を防ぎます。これにより、正当なメールを簡単に識別できるようになります。Spacemail で通常追加する SPF レコードは次のとおりです。

DKIM レコード（DomainKeys Identified Mail）

DKIM は送信メールにデジタル署名を追加し、追跡しやすくするとともに、なりすましの防止に役立ちます。DKIM レコードは Spacemail に接続された各ドメインに対して自動的に設定され、Advanced DNS で確認できます。

DMARC レコード（Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）

DMARC は、SPF（Sender Policy Framework）と DKIM（DomainKeys Identified Mail）を整合させることで、メール認証を強化するポリシーフレームワークです。さらに、受信メールが正当で認可されたものであることを保証することで、メールのなりすまし、フィッシング、ドメイン悪用の防止にも役立ちます。

Spacemail では、DMARC レコードは個人の設定方針によって大きく異なるため、自動では設定されません。必要または希望する場合は、MXToolbox のこの DMARC ジェネレーターの利用をおすすめします。

メールセキュリティを向上させ、ドメインの評判を守るために、ドメインに DMARC レコードを設定することを強くおすすめします。

レコードを削除する必要はありますか？

以前にそのドメインでメールプロバイダーを使ったことがある場合は、既存のレコードをいくつか削除する必要があるかもしれません。これらは分類に MX/DKIM/SPF/DMARC と表示されるため、見分けるのは簡単なはずです。

この下準備が完了すれば、その後の流れは、同じプロバイダーでドメインを登録した場合とほぼ同じです。たとえば Spacemail では、Unboxing プロセスのステップ1でドメインを手動追加するだけです（Spaceship で登録した場合のようにドロップダウンから選ぶのではありません）。これもプロバイダーによって異なりますが、Spacemail では Unboxing プロセスの最初のステップです。

メールボックスの作成

これらのレコードの作成を終えるか、単にドメインをリンクしたら、あとは順調です。メールボックスに使いたい名前を選びましょう（最初は自分の名前であることが多いでしょう）。命名規則に関するヒントも忘れずに確認してください。ただし、自分のドメインを使っているので、技術的には好きなものにできます！ 何も取られていません。思い切って1文字だけにするのもよいかもしれません： j@yoursite.com — かなりクールですよね？ あるいは、フルネーム、役職、または担当を含む仕事用メールアドレスを作成することもできます。

キャッチオールとエイリアスの追加

キャッチオールは名前のとおりの機能です。誰かが anything@yoursite.com と入力すると、キャッチオールに転送されます。迷惑メールの流入を避けるために、これをセカンダリ受信箱にしたい場合もあるでしょう。キャッチオールは、名前のスペルミスや、誰に送ればよいかわからないときに人が試しそうな info@yoursite.com のような別パターンを受け取るのに特に便利です。

Spacemail では、キャッチオールの設定は特に簡単です。起動パネルで Spacemail Manager のオプションが表示されます。これは Spacemail の launchpad です。ここでキャッチオール用メールボックスを設定できます。これはメインのメールボックスにすることもでき、アップグレードは不要です。

一方、エイリアスを使うと、複数の受信者に転送される会社用メールアドレス（例：部署用）を作成でき、匿名性も確保できます。ほとんどすべての企業で使われているのを見たことがあるはずです。Spacemail では、どのプランにも追加メールボックスを加えられることは、低コストで優れたアップグレードです。また、advanced プランには標準で5つ含まれています。 エイリアスの活用方法について詳しく見る。

メールアカウントの仕上げを行う

これらはプロバイダーによって異なりますが、メールアカウントの設定が完了し、新しい受信箱が使えるようになったら、最後にいくつか個人向けの調整をしたくなるでしょう。

表示名を設定して署名を追加する

ここでは本当に基本的なことを扱っています。念のため確認しておく価値があります。最初の1通目からメールが正しく表示されるようにしたいはずです。ですから、名前が正しいことを確認し、各メールに署名を追加し、全体的に Settings を見て回ることは、毎回役立ちます。きっと調整したくなる項目が見つかるはずです。さらに、より使いやすくするために、プラットフォームを自分の希望する言語に設定したい場合もあるでしょう。

新しいアドレスをサードパーティ製メールクライアントに追加する

多くのビジネスメールプロバイダーでは、これが可能です。すでに使っているアプリに新しいメールアドレスを統合できるのは、管理を簡単にする非常に手軽な方法です。そして、完全な機能や利点を使いたいときは、いつでもウェブアプリケーションに戻れます。

これを行うには、Spacemail の IMAP/SMTP/POP3 アクセスを Settings で有効にし、その後、使用したいメールクライアントの設定手順に従ってください。通常、これらは既存アプリの設定メニュー内にあり、「Add an account」のように表示されています。

メールの移行

一部のビジネスメールプロバイダーは、メールのインポートを簡単に行えるようにしています。これは、これまで別の場所でビジネス上のやり取りを行っていて、すべての記録を残しておきたい場合に便利です。

選んだプロバイダーに専用の移行ツールがなくても、通常はメールをダウンロードしてからメールサーバーに再アップロードすることで、何らかの手動対応が可能です。ただし、これには常に欠点があります（人的ミスの余地があるなど）。言うまでもなく、時間もかかります。これを行いたい場合、簡単な移行ツールを備えたプロバイダーは間違いなくプラスです。たとえば Spacemail では、独自の移行ツールにより、より安全でセキュアな移行体験を提供します。Unboxing プロセスの一環として既存メールを移行するかどうか尋ねられますが、「Settings’」に移動して「Email migration’」ボックスを見つければ、いつでも実行できます。

迷惑メールフィルタリングルールを設定する

最後に、最初からメールアドレスを保護するフィルタールールを設定したいかもしれません。ビジネスで問題を起こしてきた既知のスパマーをすぐにブロックしたい場合もあるでしょうが、プロ向けビジネスメールの利点のひとつは、より 堅牢な迷惑メールフィルタリングシステム です。

Spacemail では、Spacemail Manager に移動し、「Manage」をクリックしてから、「Spam management」を選ぶことで、フィルター設定を調整できます。これは画面右側のメニューに表示されます。

メリットを活用する

これで設定は完了し、最初のテストメールを友人に送る準備ができました（まあ、ちゃんと見えるか確認しないといけませんからね！）。Spacemail のすべての新機能リリースをチェックしたり、下で感想やアイデアをコメントしたりしてください。 Spacemail プランを自分でチェックしてみてください — あなたのビジネスにぴったり合うものがきっと見つかります。