メールを別のプロバイダーに移行できますか？

メールアカウント。それは現代の書類保管庫のようなもので、認めたくないほど多くの人生の一部をそこに保存しています。

長年にわたり、私自身のメールは仕事のアーカイブであり、重要書類の保管場所であり、以前利用した信頼できる企業のデータベースにもなってきました — そして、それは氷山の一角にすぎないと確信しています。

そのため、Microsoftが、私が知らないうちに当然のものと思っていたメールサービスに新たな料金を導入したとき、支払う以外に選択肢はありませんでした。

しかしそのとき、私は考え始めました — この寄せ集めのような人生の通信記録をどこか別の場所へ移せるのではないか？ と。新たな料金を押し付けようとするだけではない場所へ。もしかすると、少し違う何かを提供してくれる場所へ。結局のところ、メールが自分のために何をしてくれるのかをきちんと見直してから、かなり時間が経っていました。

そもそもメールを移動することは可能なのでしょうか？

これは私の最初の疑問でした。ご想像のとおり、私のクモの巣のように入り組んだファイルや添付ファイルは、かなりのギガバイト数を占めています。過去に大量のデータを移動しようとするたびに、Bill Gatesが少しだけおしゃれな眼鏡をかけ始めた頃には解決されていてよさそうな問題にぶつかってきた気がします。

幸いなことに、メール移行の混乱を減らし、データ損失のリスクを軽減する方法はあります。

ウィザードを探す

何事もそうですが、やり方を間違えると移行は厄介な作業になり得ます。そこで私は新しいプロバイダーを探す際、簡単に進められる「ウィザード」があるものに注目しました。こうした移行ツールでは通常、何を移動したいか（メールのみ、添付ファイル付きメール、ファイル構造など）を段階的なプロセスで選べます。

ほんの数年前までは、こうしたツールは一般的ではありませんでした。ありがたいことに、今では選択肢が豊富にあります。ただし、これについてや他の移行方法については、もう少し後で触れます。

移行が必要になるかもしれない理由

仕事用または大学のメールアドレスへのアクセスをまもなく失うため、ファイルややり取りの記録を残しておきたい場合があるかもしれません。ただし、こうしたアカウントの移行を始める前に、移行がデータポリシーに違反しないことを雇用主または管理者に再確認しておく価値があります。

あるいは、もっと劇的な理由として、メールプロバイダーのサービスが終了される可能性もあります。 Skiff is a recent example of this。Notionに買収された際、メールは提供ラインアップから削除された複数の製品の1つでした。

移行したくなるかもしれない理由

新たな料金、人生の出来事、突然のサービス終了以外にも、変更を検討する理由はあります。その一部は come to light in recent years と言えます。というのも、データセキュリティの重要性 が私たちの意識の最前面に押し出されてきたからです。

規制

GDPR や CCPA のような法律により、機密データを適切に保護しないことは重い違反となり、これは企業にとって大きな懸念事項です。企業が顧客データを危険にさらすサービスを利用している場合、問題になる可能性があります。一部のメールプロバイダー — 一般に「ビジネスメール」プロバイダーと呼ばれるもの — は、この理由からセキュリティに対してはるかに大きな責任を負っています。

信頼性

過度のダウンタイムにより、メールの送受信に遅延が生じている可能性があります。信頼性は、問題になるまでは重要だと意識しないものです。また、本来介入すべきでない場面で過剰なスパムフィルターの被害を受けた人もいます。

私はこれをMicrosoftアカウントで実際に経験しました。頻繁にやり取りしていた企業からのメールが、何の警告もなく突然迷惑メールフォルダーに直行するようになったのです。腹立たしいだけでなく、特に期限のある請求書で起きたときには大きな損失にもなりました。

ここでも、いわゆる「ビジネスメール」（「いわゆる」と言うのは、その強化機能が 実際には 誰にとっても役立つからです）が助けになります。通常、スパムフィルターのような機能の改善にはより大きな重点が置かれています。

コストとセキュリティ

おそらく、プロバイダーを変更したい主な理由は、コストを下げること、そして/またはセキュリティを高めることです。

私がHotmailから離れることを決めたとき、これらが主な懸念事項でした。結局のところ、Microsoftは2023年に データ侵害に関与しており、アカウントを維持するだけのために支払っていた年額£19.99/yr ($24.99/yr) より安い場所がどこかにあるはずだと分かっていました。（しかも、以前は無料で使えていたものにお金を払わなければならないことへの苛立ちは別としてです）。

同様に、Googleも メールセキュリティ侵害 を相応に経験しています。さらに2022年には、プレミアムのWorkspaceオプションにアップグレードしなかったGmailユーザー向けの一部機能を終了し、Redditのようなチャネルで反発を招きました。これは、「大手」プロバイダーが必ずしも「信頼できる」プロバイダーではなくなったことを意味します。その結果、多くの人々、特に 中小企業 が代替手段を探すようになっています。

メール移行に欠点はありますか？

メール移行の利点については説明してきましたが、欠点はあるのでしょうか？ 短い答えは「いいえ」です — ただし、いくつか条件があります。私と同じように、あなたには移行する十分な理由があり、古い自社構築の社内システムから移行するわけではないとしましょう。また、自分に最適なプロバイダーを調べるのに時間をかけており、それが使いやすい移行ウィザードを備えたものであるとします。

最も重要なのは、新しいアカウントに十分な空き容量があることを絶対に確認することです。移行の途中で容量が不足すると、一部のファイルが転送されなかったり、最悪の場合はプロセスが失敗したりする可能性があります。

もう1つ考慮すべき小さな点は、移行中に通常のメールサービスに支障が出る可能性があるということです。そのため、夜間や、業務が落ち着いていると分かっている時間帯に実行することをおすすめします。祝日などがよいでしょう。

希望するメールプロバイダーに移行ツールがない場合はどうすればよいですか？

この場合に試せる選択肢はいくつかあります。

まずアカウントを統合する

Thunderbirdのように、すべてのアカウント、メッセージ、カレンダー、連絡先を1か所で追加・アクセスできるソフトウェアがあります。IMAPを使って古いアカウントと新しいアカウントの両方を同じメールソフトに追加すれば、メールを一方のアカウントからもう一方へドラッグ＆ドロップできます。これをクラウドベースのプラットフォームで行えば、どこでも同期されます。

サードパーティーツール

MailJerryのようなサードパーティーの移行ツールの中には、移行を支援してくれるものもあります。ただし、これらはかなり高額になることがあります。たとえば、250 MBを超えるメールボックスの移行には MailJerryで$12.99/mo かかります。さらに、サードパーティーツールを探し、ダウンロードし、操作する手間もあります。

専門家に依頼する

上記の方法がうまくいかない場合は、手動移行のために技術専門家を雇うことを検討できます。このようなプロセスでは、ドメイン設定、DNSレコード、MXレコード設定の調整が必要です。専門用語が多くなりやすく、初心者には気後れするものになりがちです。

誰かに依頼すれば自分で行うストレスはなくなりますが、大切なデータへのアクセスを、たとえ専門家であっても第三者に与えることになります。また、メールボックス1件あたり最大$150かかる 可能性もあります。

もちろん、組み込みの移行ツールを提供する新しいメールプロバイダーを選べば、これらはすべて回避できます。そのため、この機能をプロバイダー選びの条件に含める価値があります。

組み込みの移行ツール

5年ほど前までは、組み込みの移行ツールを備えたプラットフォームはほとんどありませんでした。今では、多くのプロバイダーでこの機能が標準搭載されています。ですが、話を簡単にするために、ここではSpaceshipの Spacemail business email とその移行ツールを例に、その仕組みを詳しく見てみましょう。

Spacemail account panel から、「Settings」に進み、「Email migration」をクリックするだけです。

フォームに入力します。「source email account」は、データをインポート元となるアカウントです。この場合、移行先アカウントは自動的に新しいSpacemailアカウントになります。移行元メールアカウントのIMAPサーバー名とポート番号を確認する必要があります。通常、この情報は「Preferences」または「Account Settings」にあります。正確な場所は、通常サービスプロバイダーから簡単に確認できます。すべて入力したら、紫色の「Migrate emails」ボタンをクリックします。

移行プロセスが開始されます。プロセスを開始したら、あとは安全かつ効率的に移行が処理されるので、安心して待つことができます。

移行を成功させるための最終ヒント

移行を成功させ、手間なく進めるためには、プロバイダーを慎重に選びましょう。メールを移動する際には、直感的で信頼性の高いプラットフォーム が必要です。

先ほども述べたように、エラーや失敗を避けるため、移行先アカウントに十分な空き容量があることを確認してください。不要なメールや添付ファイルは、不要なストレージ料金を払わずに済むよう、移行前に整理しておくことをおすすめします。また、この機会に、どこに何があるか分かるよう明確なファイル構造を整えるのもよいでしょう。Spacemailの移行ツールは、フォルダーやサブフォルダーを含むメールの構造を保持するため、すでに整理されたシステムを持っている人には最適な選択肢です。