適切なビジネス用および個人用メールアドレスの選び方

メールアドレスの選び方について、お客様からよく質問をいただきます。覚えやすく、プロフェッショナルな印象を与えるメールアドレスを選ぶことは、一見した以上に考えることがあります。しかも、質問するのは企業だけではありません。個人アカウントを持つお客様からも、適切なメールアドレスを選ぶ最善の方法について質問があります。

それでは早速、本題に入りましょう。まずは、シンプルでプロフェッショナルなメールアドレスを確実に選びたい中小企業向けのポイントを幅広く見ていきます。

メールアドレスに会社名を入れる

シンプルなアドバイスですが、最も大きな変化をもたらします。会社名を含むビジネス用メールアドレスを選べば、大きなメリットがあります。その理由は それだけで1本の記事になるほど ですが、信じてください。プロフェッショナルさを伝える最も簡単な方法です。あなたが受け取る最も巧妙なスパムメッセージ、つまり最初の直感的なフィルターをすり抜け、より注意深い確認が必要になるものを思い浮かべてみてください。もし私と同じなら、そうしたメッセージで最初にすることは送信元アドレスの確認でしょう。登録企業からのメッセージであるはずなのに、@gmail や @hotmail から送られてきていたら、すぐに警戒心が高まります。メールアドレスに会社名を入れることは、特にすでにオンラインで事業を行っている場合、正当な企業に見せるための非常にシンプルで手頃な方法であり、その結果、他人があなたの会社になりすますことも難しくなります。たとえば yourname@yourbusiness.com のようになります。設定方法については後ほど説明します。個人利用でもビジネス利用でも、手順は同じだからです。

では、すでにそこまで済ませたと想像してみましょう。ほかに何を検討したいでしょうか？

メールアドレスの構成

メールアドレスのスタイルをどうするかについては、考慮すべき要素がたくさんあります。大まかに言えば、自分の好みに合わせて構いません。結局のところ、普遍的に合意された構成は存在しないからです。企業ごとに、ニーズに応じて最適なものを使っています。ただし、考えておきたい点がいくつかあります。

メールアドレスに名前と姓の両方を使うべきでしょうか？

名前と姓の両方を使うと、一般的には最もプロフェッショナルに見えますし、もちろん、同じ名前の人が複数いる大きな会社では曖昧さを防ぐことにもなります。

名前と姓の両方を使う場合、ドットを使うべきでしょうか？

ドット（ピリオド）を使うのは、名前と姓を区切る効果的な方法です。名前と姓をはっきり識別しやすくなりますが、ドットを使わずに1語として表記してもまったく問題ありません。

プライバシーはどうでしょうか？

ビジネス用メールアドレスに名前と姓の両方を使うと、あなたの名前と会社名を知っている人なら、メールアドレスを推測できてしまいます。これは良い面でもあり、悪い面でもあります。透明性の一部と引き換えに、より高いプライバシーを選びたい場合もあるでしょう。たとえば、フルネームの代わりにイニシャルと姓を使う方法です（例: J. Brown@example.com）。

ほかの特殊文字はどうでしょうか？

ドットは問題ありませんが、ほかの特殊文字の使用は避けたほうがよいでしょう。これらは標準的ではなく、混乱を招く可能性があります（それは en dash なのか、em dash なのか、それともまったく別のものなのか？）。標準外の文字を使うと、メールアドレスを記憶から正確に再現したり、口頭で伝えたりするのが難しくなります。さらに、特殊文字には地域差があり、そもそもメールアドレスで使用できないものもあります。

高いセキュリティが求められる役割には、次のような役割ベースまたは部門ベースのメールアドレスを使うこともできます。

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

私自身のビジネスでは jamie@ だけを使っています。私にとっては、そのほうが堅苦しくなく、より親しみやすく感じられますし、1人会社なのでフルネームを入れるのはお客様に対して不必要に形式張っているように思えたからです。また、ときにはそれによって得られる匿名性の追加レイヤーも気に入っています。

エイリアスとは何ですか？また、ビジネスに必要でしょうか？

メールアドレスとエイリアスは異なる目的を持っており、その違いを理解することで、両方が必要かどうか判断しやすくなります。

メールアドレスは常に特定のメールボックスに紐づいています。つまり、ログイン情報があり、メッセージを保存でき、メッセージを送信する機能があります。通常、これらは1人のユーザーによって使われます。一方、エイリアスは少し異なり、既存の1つ以上のメールボックスにメールを転送する追加のメールアドレスです。独自の受信トレイや保存領域はありません。エイリアス宛てにメールが送信されると、関連付けられたメールボックスに自動的に転送されます。

エイリアスの機能

大量のメールへの対応

Email aliases は、特に大量の受信メールを扱う企業にとって非常に便利です。まず、メールの整理がしやすくなります。たとえば、どのアドレス宛てに届いたかによってメールを分類できます（例: 顧客、仕入先など）。

プライバシー

多くの人は、上で挙げたような種類のアドレスをエイリアスとして選び、スタッフの匿名性を保つのに役立てています。特に苦情対応やその他の難しいやり取りでは、スタッフは自分が送るメールに名前で直接結び付けられないことをありがたく感じるでしょう。これは、エイリアスメールアドレスの主な利点へと自然につながります…

メールの共有

エイリアスアドレスの最も便利な機能は、おそらく受信したメッセージを複数の受信トレイに転送し、部門やチームの全員が情報を共有できるようにすることです。returns@ や help@ のようなエイリアスには馴染みがあるでしょうが、自社に最も合ったものを選びましょう。

ひと目でわかるポイント

よく使われる上位10のエイリアスとメールボックス

ビジネスをよりスムーズにするために使える、最適なメールアドレスの例が必要ですか？こちらは、お客様がメールボックスとエイリアス用に選んでいる上位10件のメールアドレスです。

この一覧からわかるように、企業は主にこれらのアドレスを異なる部門を示し、組織内のコミュニケーションを効率化するために使っています。

個人用メールアドレスの選び方

ビジネス用メールを用意した今、個人用メールアドレスも改善できるでしょうか？普段使いの Gmail や Hotmail 風のアドレスを、どうすればプロフェッショナルに見せられるでしょうか？

正直に言えば、20年前でさえ、メールアドレスを絞り込むために生年を追加しなければならないことがありました。複数のアカウントを持つ人が増える中、今後はさらに厳しくなりそうです。jamielong90@ は jamielong2819532@ よりずっと見栄えがよく、覚えやすさも段違いです。では、どうすればよいのでしょうか？理想のメールアドレスを手に入れるための、ほかのコツやテクニックはあるのでしょうか？

まずは、上記のルールを覚えておきましょう

というのも、そのほとんどすべてがここにも当てはまるからです。ふざけたものや、混乱を招くような珍しい文字などは避けましょう。数字を使うなら、自分にとって意味のあるものにするか、それが難しいなら覚えやすいものにしましょう（jamielong666@）。生年月日を丸ごと入れる（jamielong111190@）のは避けたほうがよいでしょう。

複雑にしすぎない、特にスペルには注意する

自分では覚えやすく、しかも空いているからという理由で、名前に少し文字を足して jamieielongng のようにしたくなるかもしれません。しかし、長い目で見れば ‘longng’ の部分が混乱を招くことは間違いありません。もともとスペルが非常に難しい名前だったり、別の名前とよく混同されたりする場合は、電話でスペルを説明することになる避けられない場面を楽にするために、むしろ簡略化したり短くしたりしたほうがよいかもしれません。

代わりにニックネームや趣味を使うことも検討する

JohnGuitar@ は JohnSmith@ より取得しやすいかもしれませんし、おそらくそのほうが覚えやすくもあります。ただし、選ぶ単語には長く使い続けられる要素が必要だということを忘れないでください。本当に強い思い入れがないものであれば、後悔するメールアドレスになってしまうかもしれません。

後からメールアドレスを変更するのは面倒なので、できる限り避けるべきです。特に、複数のウェブサイトやアカウントのログインとして使う予定があるならなおさらです。

個人情報を入れすぎない

母親の旧姓や最初に飼ったペットの名前を入れる人はいないでしょうが、生年月日全体や住所情報、その他悪意のある相手の手に渡るとセキュリティ上の問題になり得るものは避けましょう。メールアドレスは公開されるものだということを忘れないでください。

あまり知られていないパブリックドメインやメールプロバイダーを選ぶ

パブリックドメインとは、誰でもメールアドレス登録に使えるドメインのことです。つまり、gmail や hotmail のようなものです。

大手サービスの中には、最も有名なものより取得しやすい可能性のある、別の（あまり知られていない）パブリックドメインの選択肢を提供しているところもあります。たとえば Microsoft は、主力の @hotmail に加えて、長年にわたり @live、@outlook、@msn の登録も可能にしてきましたし、国別ドメインを使ったバリエーション（.co.uk など）もあります。同様に、Apple もこれまで @mac.com や @icloud.com などを使ってきました。

大手各社のあまり人気のない選択肢を探せば、自分の希望により近いメールアドレスを作れるかもしれません。その利点は、覚えやすいドメイン拡張子を維持しつつ、よりしっくりくる名前を使えることです。

メールアドレスに個人ドメインを使って、自分らしさを出す

しかし、20年前から続くビュッフェのこぼれたパンくずをかき集めるようなことを、なぜわざわざするのでしょうか。自分だけのまったく新しいごちそうを作れるのに。

というのも、ドメインを登録して、ビジネス向けに説明したすべてのメリットを得るのに、ビジネスを持っている必要も、ウェブサイトを運営している必要すらないからです。自分のドメインの登録は 年間およそ1ドルから始められます が、決して大きな負担にはなりません。

自分専用のメールプランがあれば、ドメインを所有しているため、名前の部分は基本的に好きなものを選べます（しかもドメイン自体もパーソナライズされています）。たとえば jamie@greatdesigns.art や、ひねりがない気分なら昔ながらの jamie@jamielong.com でも構いません。可能性は突然無限に広がったように思えますが、設定は簡単ではないはずだと思うかもしれません。たぶんビジネスでないと無理なのでは……と。

ウェブサイト/hosting なしでカスタムメールアドレスを設定する

実は、そんなことはありません。設定は驚くほど簡単です。独自のカスタムメールアドレスを持つのに、hosting や実際のウェブサイトは不要だと知れば驚くかもしれません。

このようなメールアカウントを最も簡単に設定する方法は、ドメインを登録し、そのうえで プラグアンドプレイ型のメールサービスを追加する ことです。面倒な部分はそのサービスが引き受けてくれます。hosting プランがなくても、メールボックスの作成、メールレコードの設定、保存容量の確保ができます。さらに、お好みのメールアプリでメッセージを受信することもできます。

モバイルで使うこと、そして自分に合った選択をすること

正直なところ、私たちは皆スマートフォンのアプリに慣れているので、そこに簡単に追加できるメールアドレスであることは大きな利点です。これは設定も簡単で、IMAP/SMTP 連携に対応しているプロバイダーならどれでも使えます。選ぶ際に確認すべきなのはそれだけです。ですから、さまざまな ビジネス向けメールプラン を見比べて、自分に合ったものを選ぶようにしましょう。

必要であれば、 既存のメールを移行する こともできます。

忘れないでください。大切なのは、あなた自身と、あなたが必要としているものです。