如何在電郵中稱呼多位收件人：最佳做法

電郵的重點在於建立聯繫。你成功寄出電郵給越多人，就能建立越多聯繫。以下是正確做法。

為甚麼在電郵中正確稱呼多位收件人很重要

群發電郵和任何電郵都一樣。你最應該重視的是專業性和電郵禮儀。電郵主要是一種專業溝通媒介，這表示你發送的內容很重要。它會影響未來的關係和結果。

這也關乎讓人感到被看見，但當你發送群組電郵時，這會更困難。

你應該如何在電郵中稱呼多位收件人？

你最應該關注的是群組的大小以及包括了哪些人。對於較小的群組，例如你在電郵中稱呼兩個人時，應該按姓名問候，令內容更個人化。

對於較大的群組，像「Hi team」或「Dear colleagues」這類一般性問候通常更實際。請確保你尊重任何正式頭銜，例如 Professor、Dr. 或 Mr.，並仔細考慮姓名的排列次序。你可以按資歷排序、先列客戶再列內部團隊成員，或純粹按字母順序排列，讓事情保持簡單。

如果他們在電郵中，就點名稱呼他們

按姓名列出對方，是開始電郵時最個人化的方式。這能建立尊重，並讓每個人都感到被包括在內。我們建議只在 2 至 4 人的小組中按姓名列出對方。如果超過這個數目，看起來就可能有點誇張。

請記住，在某些文化和國家中，在最初幾封電郵裡使用名字未必總是合適，因此請確保你尊重自己所在地的語境。也許在建立聯繫之前，最初幾封電郵需要改用姓氏加上 Mr. 或 Mrs.。

按姓名問候的正確方式：

• Hi John, Maria, and Sam,

• Good morning Alex, Jamie, and Taylor,

• Hi Chris and Morgan,

正確使用群組問候語

向一兩個人發電郵時，通常較容易確保每個人都感到被尊重。但當你在電郵中稱呼一個群組時，這就會變得更困難。群組越大，需要考慮的語境就越多。

當我們談到語境時，我們指的是電郵的目的。如果你是在向一個關係緊密的團隊更新聖誕派對安排，語氣就會與你和高層領導溝通，或在較正式的企業環境中溝通時非常不同。

當你跨部門、向經理、客戶或外部合作夥伴發送電郵時，採用稍為正式一點的語氣會較安全，尤其是當你第一次作自我介紹時。在朋友或親近同事之間，你可以稍為隨意一點。

問候群組的正確方式：

非正式問候語：

• Hi team!

• Hello everyone,

正式群組問候語：

• 親愛的同事們，

• 早晨！

• 大家早晨，

• 親愛的領導團隊，

正式頭銜的最佳用法

要在任何學科成為博士都不容易，而經過一番努力後，大多數人都會期望你使用他們的正式頭銜。這裡我們不只是指醫學上的醫生——也可能是大學教授、商學博士等等。不過，不論是甚麼頭銜，在電郵溝通中尊重對方都很重要。

當你向 Dr.、Professor、Mr.、Ms 等人士發送電郵時，收件人大多會期望專業語氣。這表示要避免過於隨便的問候，並確保電郵中對所有人的稱呼保持一致。也就是說，不要在同一封電郵中只對某一位使用頭銜，而對另一位不用。

層級也很重要。如果有多位帶有頭銜的收件人，請嘗試按次序列出收件人。也就是說，Professor 應排在 Doctor 前，而 Doctor 應排在 Mr. 前，等等。

使用頭銜的正確方式：

• Dear Dr. Lee, Ms. Carter, and Mr. Brown,

• Dear Dr. Smith and Team,

• Dear Directors and Department Heads.

• Dear Leadership Team,

如何尊重地涵蓋所有人

在專業環境中，資歷一向都會受到尊重。CEO 會發表最重要的演講、擁有大樓裡最好的辦公室，通常也會坐在會議桌上最好的位置。電郵也不例外。

當你在電郵中稱呼多位收件人時，姓名的排列次序和標點用法都可能微妙地傳達出尊重。你列出收件人的順序應該是有意識安排的。也就是說，先提及資歷最高的人，最後才提及資歷最低的人。

你亦可能需要考慮公司外部人士與內部同事。在這種情況下，先列出外部人士可能更能表達尊重，尤其是當你希望建立長期合作關係時。在處理好資歷以及內部與外部之分後，其餘人員按字母順序排列也許會較合理。

如何尊重地涵蓋所有人：

• 層級或資歷 – 在正式或企業環境中，先列出資歷最高的人。例如：Dear Dr. Evans, Ms. Khan, and Mr. Patel,

• 外部先於內部 –當你向客戶及內部團隊一同發送電郵時，應先列出客戶。例如：Dear Ms. Roberts and Team.

• 按字母順序 – 當所有人地位相同時，按字母順序是最穩妥的做法。例如：Hi Angela, Brian, and Carlos,

向多人發電郵時如何使用 CC 和 BCC

接下來，你需要加入多位收件人的電郵地址。在這個階段，了解CC 與 BCC 的分別會很有幫助。

CC 代表 carbon copy。BCC 代表 blind carbon copy。當你思考如何使用這兩個選項時，「blind」這個字會是最大的提示。

• 使用 CC，當收件人應該看見彼此，並且可能會回覆時。

• 使用 BCC，當收件人不應看見彼此（blind），而且需要保障私隱時。一般來說，這是群發電郵的最佳選擇。

何時應使用 CC

CC 的概念來自舊式打字機年代。你會放入一張複寫紙，一次就得到兩份副本。電郵沿用了這個概念，使用 CC 將訊息副本發送給其他人。

當你把某人加入 CC 欄位時，你並不是直接向他說話，只是把副本發給他。舉例說，你正在與外部客戶溝通，而你想讓老闆掌握情況。你會把外部客戶放在 To 欄位，而老闆的電郵地址則放在 CC 欄位。這樣一來，客戶就能看到你的老闆已了解最新情況。

何時應使用 CC：

• 有監督的項目更新 – 你就某項任務向隊友發電郵。你的經理需要知道情況，但毋須採取行動。把經理加入 CC，讓他掌握最新進展。

• 跨團隊協作– 你正與另一個部門協調，並希望兩個團隊保持一致。當你向設計師發電郵時，把另一個團隊加入 CC，讓他們保持更新。

• 狀態匯報– 你向主管發送每週更新，並副本給持份者。你可以把主管加入 CC，讓他們追蹤你的進度。

何時應使用 BCC

其他收件人看不到 BCC 欄位，但可以看到 CC 和 To 欄位中的收件人。如果你想在其他收件人不知情的情況下，把電郵副本發給某人，這就很有用。

對於大型郵件名單、公開公告，或其他收件人彼此不認識且不應看到彼此資料的情況，請使用 BCC。你也可以使用 BCC，在不張揚的情況下把某人加入對話。

何時應使用 BCC：

• 電子通訊– 你向 300 位訂閱者發送公司更新。把自己加入 To 欄位，並把所有訂閱者加入 BCC。

• 賓客名單 – 你邀請 100 位彼此不認識的外部賓客。把他們加入 BCC 欄位，避免其中一人不小心「回覆全部」。

• 低調監察– 某位總監想旁觀一段對話而不參與。把他加入 BCC 欄位，讓他可以觀察。

群發電郵常見錯誤要留意

向多人發電郵是一種熟能生巧的技能；你每做一次都會更容易。記住以下提示，就能幫助你開始上手。

• 問候語過於冗長 – 你的電郵不應像老師在課堂開始時點名一樣。如果收件人多於 3 至 4 人，就應使用像「Hi team」這樣的集體問候語。

• 語氣不一致 – 決定你想用非正式還是正式語氣。「Dear Dr. Lee and John」會造成不平衡。對所有收件人保持一致的正式程度，並確保這與公司文化相符。

• 使用錯誤欄位– 過度使用 CC 會令人更難看出誰真正需要採取行動，而在協作對話中使用 BCC 則可能令人覺得你鬼祟，並損害信任。

• 忽略層級或文化規範 – 隨意排列姓名、略過頭銜，或對高層領導使用過於隨便的問候語，都會令人感到不被尊重。

• 在問候語中遺漏重要參與者– 每個人都想感到被重視。如果你正向幾個人發電郵，記得提及他們所有人，讓每個人都感到被尊重。