Jak se představit v e-mailu

Úvodní e-maily nejsou žádná raketová věda, ale mohou být raketovým palivem pro vaši kariéru a kontakty. Když je zvládnete dobře, může to znamenat nového klienta, novou práci nebo dokonce nový život. Tak proč nezačít hned teď?

Co dělá úvodní e-mail dobrým?

Přeběhnout přes bar, vlézt někomu přímo do obličeje a křičet, že chcete být přátelé, asi není nejlepší strategie. S úvodním e-mailem je to stejné. Pokud to zvládnete správně, budete dodržovat správnou e-mailovou etiketu a uděláte dobrý dojem od první minuty, budete mít nejlepší šanci získat to, co chcete.

Tady je pět věcí, které zajistí, že váš úvodní e-mail zabere:

1. Předměty e-mailů jsou důležité – Nic neříká „otevři mě“ tak jako dobrý předmět. Udržujte ho jasný, konkrétní a snažte se vejít do 30–60 znaků. Nezabere, pokud bude polovina uříznutá.

2. Mluvte profesionálně, vypadejte profesionálně – Na pohovor byste nepřišli v kraťasech. Stejně tak by váš úvodní e-mail měl být profesionální, uctivý a přizpůsobený vašemu publiku.

3. Udělejte se zapamatovatelnými – Možná si myslíte, že jste to nejlepší od vynálezu krájeného chleba, ale příjemce si to (zatím) nemyslí. Představte se hned na začátku, uveďte svou roli a proč se ozýváte.

4. Personalizujte – Obecný e-mail ve stylu copy-paste nikdy nezabere. Přizpůsobte ho dané osobě, zmiňte společný kontakt a ukažte, že jste si udělali domácí úkol.

5. Neplýtvejte jejich časem – Buďte struční, strukturovaní a jděte k věci. Nejlepší je předpokládat, že je příjemce příliš zaneprázdněný na to, aby váš e-mail četl. Pomozte mu jasnou strukturou a jasným sdělením.

Kdy potřebujete e-mail s představením sebe sama?

Velkou součástí toho, aby vaše e-maily s představením sebe sama byly úspěšné, je vědět, kdy je použít.

Žádost o zaměstnání

Hlásit se na nové pozice může být frustrující, zvlášť pokud obvyklé cesty nefungují. Někdy je nejlepší jít přímo ke zdroji a poslat úvodní e-mail k žádosti o práci. Pokud to uděláte správně, může to být skvělý způsob, jak rychle upoutat pozornost zaměstnavatele a přeskočit frontu. Tady je, co byste měli zahrnout:

• Přizpůsobte svůj e-mail konkrétní pracovní pozici. Předchozí průzkum může znamenat obrovský rozdíl.

• Zdůrazněte, proč se na danou roli perfektně hodíte, a zkuste uvést konkrétní příklady.

• Používejte profesionální e-mailovou adresu. Budete působit důvěryhodněji.

• Buďte zdvořilí, nadšení a začněte i zakončete e-mail profesionálním pozdravem a rozloučením

Setkání s někým poprvé

Možná máte novou práci, novou roli nebo poprvé spolupracujete s novým klientem. Může být užitečné poslat úvodní e-mail a začít komunikaci správnou nohou. Cílem je překlenout mezeru, aby komunikace mohla být v budoucnu co nejplynulejší. Tady je, co byste měli zahrnout:

• Dejte jim vědět, kdo jste a proč se ozýváte.

• Vysvětlete, jak můžete v budoucnu spolupracovat.

• V případě potřeby si naplánujte budoucí videohovor, abyste se lépe poznali.

• Začněte i zakončete přátelským pozdravem a rozloučením.

• Nevyprávějte celý svůj životní příběh. Buďte struční a věcní.

Networking

Právě jste se vrátili z úspěšné konference. Potkali jste inspirativní lidi, vyměnili si nápady a teď jste připraveni navázat. Nejlepší způsob, jak to udělat, je úvodní e-mail. Tady je, co byste měli zahrnout:

• Připomeňte dané osobě, kdo jste a kde jste se setkali.

• Stručně popište, proč se ozýváte a jaké další kroky byste chtěli podniknout.

• Čím déle to necháte být, tím hůř to vypadá a tím menší je šance, že si vás budou pamatovat.

• Networking je obousměrná ulice. Dejte jim vědět, jak můžete pomoci vy jim.

• Udržujte profesionální tón, alespoň v prvních několika e-mailech.

• Použijte profesionální rozloučení a nezapomeňte uvést kontaktní údaje.

Začlenění do nového týmu

Nástup do nové společnosti může být obtížný. Nové tváře, nové úkoly a nové prostředí mohou být dost zahlcující. Úvodní e-mail může pomoci prolomit ledy s vašimi novými členy týmu a nastartovat proces budování týmu. Tady je, co byste měli zahrnout:

• Dejte jim vědět, kdo jste a jaká je vaše role.

• Buďte zdvořilí a ohleduplní.

• Vyjádřete své nadšení z připojení k týmu a nabídněte pomoc, pokud ji někdy budou potřebovat.

• Nebuďte přehnaně formální nebo strnulí. Působit přístupně je nejlepší způsob, jak budovat vztahy.

• Než zprávu odešlete, ujistěte se, že odpovídá firemní kultuře.

Freelancer se ozývá

Freelancing může být náročný, zvlášť když jste venku bez podpory a snažíte se získat klienty. Úvodní e-mail může být skvělý způsob, jak oslovit potenciálního klienta. Tady je, co byste měli zahrnout:

• Nikdo nemá rád hromadné rozesílky. Přizpůsobte to a ukažte, že jste si danou osobu prověřili.

• Řekněte jim, kdo jste a co můžete nabídnout.

• Zdůrazněte relevantní zkušenosti a konkrétní příklady výsledků.

• Buďte struční a profesionální.

• Zdůrazněte další kroky, které byste chtěli podniknout.

• Použijte profesionální pozdrav a rozloučení.

Jak napsat e-mail, ve kterém se představíte (krok za krokem)

Napsat profesionální úvodní e-mail je snadné, pokud znáte jednotlivé kroky. Ať už píšete úvodní e-mail k žádosti o práci nebo se představujete v práci, níže uvedené kroky zajistí, že váš e-mail zabere pokaždé.

Pozdrav

Často slýcháme frázi, že na prvním dojmu záleží, ale přesnější by asi bylo říct, že záleží na prvních několika sekundách prvního dojmu. Je to kvůli něčemu, čemu se říká efekt primárnosti. Efekt primárnosti je psychologický princip, který říká, že informacím předloženým na začátku setkání se často přikládá větší váha než informacím sděleným později.

To znamená, že si jako lidé často v raných fázích interakce vytvoříme filtr, který formuje to, jak interpretujeme zbytek informací. Pokud tuto první fázi pokazíte, může být opravdu těžké dostat interakci zpět na správnou kolej.

Proto může být začátek e-mailu tak důležitý. Udává rámec zbytku interakce a často ovlivňuje způsob, jakým je vaše zpráva přijata. Jak to tedy v úvodním e-mailu udělat správně?

Zvolte správný tón: Přizpůsobte míru formálnosti kontextu. Pro formální nebo první kontakt funguje nejlépe formální pozdrav jako „Vážený/á [Title][Last Name]“ nebo neutrální „Dobrý den, [Name],“.

Zaměřte se na strukturu: Pozdrav uveďte jako první a za něj dejte čárku (např. „„Vážený/á [Title][Last Name]“). První slovo a jméno příjemce pište s velkým písmenem, ale nepoužívejte vykřičník.

Kontrolujte a znovu kontrolujte: Špatně napsané jméno udělá hrozný dojem. Pokud jméno příjemce znáte, vždy ho použijte, ale dvakrát zkontrolujte pravopis i tituly.

Nepřehánějte to s přátelskostí – Začít „Ahoj“ nebo „Ahoj lidi“ může v profesionálních e-mailech působit příliš neformálně. Držte se formálnosti a uvolněnější tón si nechte na další e-maily.

Vyhněte se obecným frázím – Přílišná obecnost může zabít plynulost vašeho e-mailu. Fráze jako „Komu se to může týkat“ nebo „Vážený pane / Vážená paní“ působí neosobně a zastarale.

Pozor na časové údaje – vyhněte se časově specifickým přáním jako „Dobré ráno“ nebo „Dobrý večer“. Daná osoba si to může přečíst v jinou dobu, což pak působí neobratně.

Kdo jste

Pravda je, že možná opravdu jste to nejlepší od vynálezu krájeného chleba, ale pokud v e-mailu přesně nevysvětlíte proč a jak, příjemce s vámi souhlasit nebude. Tohle je část e-mailu, kde přesně vysvětlíte, kdo jste a proč by je to mělo zajímat. Tady je několik tipů:

Jděte rovnou k věci – Uveďte své jméno a roli hned. Například: „Jmenuji se Jane Doe a jsem marketingová specialistka s pěti lety zkušeností v digitální reklamě.“

Zůstaňte skromní – Při představování se mířte na sebevědomý, ale skromný tón. Chcete působit profesionálně, ale nepřehánějte to tak, abyste působili příliš dychtivě nebo zoufale.

Doplňte kontext – Ujasněte, kdo jste, a pokud je to relevantní, uveďte svou společnost nebo spojení. Předchozí průzkum zde pomůže, zkuste své spojení se společností personalizovat.

Vynechte životní příběh: Nepouštějte se do dlouhé autobiografie. Vyhněte se zahlcení čtenáře příliš mnoha osobními detaily nebo celým životopisem v úvodních řádcích.

Neurčitost je nuda – Nikdy nenechte příjemce hádat, kdo jste nebo co děláte. Například napsat „Řekl/a jsem si, že se představím“ bez skutečného uvedení celého jména nebo role není užitečné.

Uberte slang – I když jste guru digitálního marketingu, tady není místo to tak říkat. Slang si nechte na dobu, až se budete znát lépe. Používejte jasný, profesionální jazyk.

Proč se ozýváte

Jakmile máte zodpovězené kdo, je čas přejít k proč. Proč této osobě píšete? Proč by je to mělo zajímat? Proč právě teď? Tady je, jak na to:

Jděte k věci – Uveďte důvod svého e-mailu v jedné nebo dvou stručných větách. Zahrňte klíčové konkrétní informace: Hlásíte se na pozici? Hledáte radu nebo informace?

Pohlaďte jejich ego – Uveďte nejlepší důvod, proč by je váš e-mail měl zajímat.  Například jak by jim to mohlo prospět nebo proč jste si mysleli, že jsou tou správnou osobou ke kontaktování.

Neschovávejte svou žádost – Nenuťte čtenáře procházet dlouhý odstavec, aby zjistil, proč jste napsali.

Neomlouvejte se – Networking se děje, není třeba se stydět. Pokud svůj e-mail rámujete jako omluvu, např. („Nerad vás obtěžuji / pokud to není příliš velký problém...“),  může to podkopat vaše sebevědomí.

Já, já, já – Zaměření jen na sebe,  např. „Chci práci ve vaší společnosti, protože by to pomohlo mně,“ vás nikam neposune. Ujistěte se, že alespoň naznačíte hodnotu pro příjemce nebo společný zájem.

Výzva k akci

CTA je místo, kde to začíná být zajímavé. Pokud jste předchozí části zvládli a čtenář věnoval vašemu e-mailu respekt a pozornost, které si zaslouží, je připraven posunout vztah dál. Tady mu přesně řeknete, jak chcete pokračovat. Tady je jak:

Nic nepředpokládejte – Jestli je někdy čas být ohleduplný, tak právě teď. Vyžadovat schůzku nebude přijato příliš dobře. Buďte zdvořilí, ohleduplní a respektující.

Vyjádřete to jasně – V jedné větě (nebo dvou krátkých) přesně uveďte, jakou akci byste chtěli, aby udělali. Například: „Mohli bychom si příští týden domluvit 15minutový hovor, abychom tuto příležitost probrali?

Nechte to vyniknout – Nejlepší je začít pro CTA nový odstavec. Díky tomu vynikne oproti zbytku textu.

Chybějící CTA – Zní to samozřejmě, ale největší chybou je zapomenout CTA uvést. Na konci e-mailu může převládnout nadšení, ale nejlepší je se zastavit a promyslet si nejlepší CTA.

Nepřehánějte to – Vyhněte se zahlcení čtenáře příliš mnoha požadavky. Nežádejte v jednom e-mailu o více velkých laskavostí.

Nestřílejte se do nohy – Pokud přidáváte nějaké odkazy, například odkazy na schůzku, nebo přikládáte CV, ujistěte se, že odkazy fungují. Jinak budete působit velmi neprofesionálně.

Podpis

Dobře, už jste skoro v cíli. Představili jste sebe, navrhli jste setkání, teď je čas ukončit e-mail s grácií a elegancí. Tady je jak:

Co dělat:

Zakončete tak, jak jste začali – Zrcadlete celkový tón e-mailu. Nejlépe fungují běžná profesionální zakončení jako „S pozdravem“, „S úctou“, „Děkuji“ nebo „Srdečně“.

Přidejte poděkování - Po těle e-mailu začněte nový řádek. Přidejte krátkou větu s poděkováním čtenáři. Například jednoduchou větu jako „Děkuji za váš čas a zvážení.“

Finální formátování – Použijte zvolenou závěrečnou frázi a pište s velkým písmenem jen první slovo, např. „S pozdravem,“ následované čárkou.

Pokud se tu chcete opravdu blýsknout, přidání personalizovaného e-mailového podpisu dodá skutečně profesionální nádech.

Příklady e-mailů s představením sebe sama, které fungují

Psaní formálních úvodních e-mailů je hlavně o praxi. Jakmile získáte plynulost, slova potečou sama. Když ale začínáte, může pomoci mít po ruce několik hotových příkladů, které můžete v případě potřeby vytáhnout. Tady je několik profesionálních e-mailů, které vám pomohou začít.

Představení sebe sama při žádosti o práci

Osnova šablony:

• Pozdrav – Formální a pokud možno osobní.

• Kdo jste – Vaše jméno, role a současný status.

• Proč píšete – Práce, o kterou se ucházíte, a kde jste ji viděli.

• Výzva k akci – Vyjádření zájmu o další kroky nebo přiložení životopisu.

• Podpis – Zdvořilé, profesionální zakončení s poděkováním.

Ukázkový e-mail:

Vážená paní Davies,

Jmenuji se Robert Jones a jsem content stratég s více než pěti lety zkušeností v digitálním publikování.

Píšu vám, abych vyjádřil svůj zájem o pozici Content Lead, kterou jsem viděl inzerovanou na LinkedIn stránce vaší společnosti.

Bylo by možné naplánovat krátký hovor, abychom si o této roli promluvili podrobněji? Pro vaše posouzení přikládám svůj životopis.

Děkuji za váš čas.S pozdravem,Robert Jones

Představení se novému týmu

Osnova šablony:

• Pozdrav – Přátelský a inkluzivní.

• Kdo jste – Jméno, nová role, odkud přicházíte.

• Proč píšete – Abyste se představili a vyjádřili nadšení.

• Výzva k akci – Otevřená nabídka navázat kontakt.

• Podpis – Vřelé a přístupné zakončení.

Ukázkový e-mail:

Ahoj všichni,

Jsem James French a právě jsem nastoupil do marketingového týmu jako senior campaign manager. Předtím jsem se zaměřoval na partnerství značek a digitální strategii.

Těším se, až začnu a v následujících týdnech se s každým z vás seznámím.

Neváhejte se ozvat, pokud byste se chtěli spojit nebo si popovídat. Těším se na spolupráci s vámi všemi.S pozdravem,James

Nečekané představení pro networking nebo oslovení

Osnova šablony:

• Pozdrav – Uctivý a pokud možno osobní.

• Kdo jste – Jméno, role, jakékoli společné spojení nebo kontext.

• Proč píšete – Stručný důvod a co vás na nich zaujalo.

• Výzva k akci – Navrhněte nenáročný další krok, např. krátký hovor.

• Podpis – Zdvořilé zakončení s poděkováním.

Ukázkový e-mail:

Dobrý den, pane Wilkinsone,

Jmenuji se Tara Smith a jsem UX výzkumnice. Nedávno jsem narazila na vaši přednášku o inkluzivním designu na Global UX Summit a přišla mi nesmírně podnětná.

Ráda bych měla možnost dozvědět se více o vaší práci a o tom, jak přistupujete k designové strategii napříč kulturami.

Byl byste otevřený 15minutovému rozhovoru někdy příští týden? Opravdu bych si té příležitosti vážila.Děkuji ještě jednou,Tara Smith

Představení freelancera / konzultanta klientovi

Osnova šablony:

• Pozdrav – Neutrální a přímý.

• Kdo jste – Jméno, titul, oblast odbornosti.

• Proč píšete – Konkrétní potřeba, kterou mají, a jak můžete pomoci.

• Výzva k akci – Nabídněte další diskusi nebo domluvení termínu.

• Podpis – Profesionální zakončení s vašimi kontaktními údaji.

Ukázkový e-mail:

Dobrý den, paní Campbellová,

Jsem Leo Davies, freelance grafický designér specializující se na identitu značky a obaly. Nedávno jsem narazil na vaši produktovou řadu a všiml jsem si, že se chystáte expandovat na nové maloobchodní trhy.

Pomohl jsem podobným značkám vyladit jejich obaly pro připravenost na maloobchod a rád bych prozkoumal, zda bych mohl podpořit vaši další fázi.

Byla byste otevřená krátkému hovoru, kde bychom probrali vaše cíle a jak bych mohl pomoci?Ještě jednou děkuji,Leo Davies

Závěrečné úpravy, které rozhodují

Výše uvedené tipy vás dovedou většinu cesty k napsání profesionálního e-mailu. Co zbývá, je posledních deset procent. Níže je několik způsobů, jak se tam dostat.

Upravte před odesláním – Překlepy, špatně napsaná jména, chybějící písmena, to všechno křičí nedbalost. Nenechte všechnu svou tvrdou práci skončit v koši. Před odesláním si text určitě upravte.

Přizpůsobte tón – Ať už mluvíte se svým šéfem nebo nejlepším kamarádem, mluvíte jinak podle toho, s kým jste. U e-mailu je to stejné. Ujistěte se, že váš tón odpovídá situaci.

Další odkazy – Přidání vašeho LinkedInu nebo webu do úvodního e-mailu může pomoci posunout konverzaci dál. Navíc to dodává důvěryhodnost a ukazuje, že nejste jen e-mailová adresa.

Závěrečné myšlenky

Jako cokoli jiného i úvodní e-maily vyžadují praxi. Výše uvedený plán a ukázky e-mailů s představením sebe sama vám pomohou začít, a jakmile získáte plynulost, budete během chvilky psát perfektní úvodní e-maily.