Mantenerte seguro con el correo electrónico en la era digital

Es difícil creer que el correo electrónico se inventó hace casi 50 años. Claro, tomó un tiempo para que se popularizara y personas como tú y yo pudiéramos usarlo. Pero si avanzamos hasta hoy, más de la mitad del mundo usa el correo electrónico.

El año pasado, se enviaron más de 360 mil millones de correos electrónicos cada día, lo que demuestra claramente que, aunque hay formas más conversacionales de enviarnos mensajes de ida y vuelta, el correo electrónico sigue siendo un pilar firme de la comunicación. Desde enviar mensajes formales y archivos adjuntos grandes, hasta simplemente registrar compras. Todo es increíblemente importante.

Pero, como las mejores innovaciones, su creación vino con algunas advertencias y una lista creciente de problemas de seguridad.

Nadie es inmune

Cuando pensamos en la seguridad del correo electrónico, naturalmente pensamos en nuestras experiencias individuales. Esa vez que casi caímos en un correo fraudulento, o cuando hackearon el buzón de un amigo y tuvimos que avisarle. Pero podría decirse que la mayor amenaza que representa el correo electrónico es para las empresas. Según se informa, un impresionante 94% de las organizaciones fueron víctimas de estafas solo en 2024.

¿Por qué las empresas son un objetivo tan atractivo? En primer lugar, cada persona es un posible punto débil. Ya sea por contraseñas deficientes o por la tendencia humana a confiar en los demás, hay numerosas formas en que los colegas pueden ser víctimas de un ataque, y no todas son obvias.

Las pequeñas empresas pueden ser particularmente vulnerables a correos fraudulentos que afirman ser de clientes, proveedores de servicios y suministradores, especialmente si estás manejando por tu cuenta las muchas responsabilidades de ser dueño de una pequeña empresa. Pero las empresas más grandes, con equipos de seguridad especializados, no son inmunes.

Solo tenemos que mirar las noticias recientes para ver ejemplos de cuando el correo electrónico sale mal para las grandes empresas. Una empresa de Singapur fue engañada para transferir $42.3 millones a una cuenta fraudulenta mediante un correo falso de un proveedor. INTERPOL les ayudó a recuperar alrededor de 41 millones, pero aun así fue un error increíblemente costoso.

Las amenazas de correo electrónico más comunes

Hay muchos tipos de amenazas por correo electrónico. Las formas más comunes de ataque por correo electrónico contra las empresas incluyen:

• Phishing

• Malware

• Correo electrónico empresarial comprometido

• Facturas falsas

Encabezando la lista de peligros está el phishing, con un 91% de los casos involucrando pérdida de datos. Una auténtica pesadilla en un mundo con leyes de protección de datos cada vez más estrictas, como GDPR y CCPA. Pero mitigar el riesgo no es tan difícil como podrías pensar.

La seguridad empieza en casa

Proteger el correo electrónico no tiene por qué ser complicado. Hay muchas cosas que puedes hacer para crear una primera línea de defensa eficaz, sin que te cueste nada más que una pequeña inversión de tiempo.

Conciencia sobre phishing

Aquí, un poco de capacitación podría ahorrarte mucho en términos de seguridad del correo electrónico. Si eres emprendedor independiente o tienes una pequeña empresa, ¡ya estás haciendo lo correcto al leer este artículo! Si tienes un equipo más grande, considera reunir a todos y explicar exactamente qué es el phishing y las muchas formas que puede adoptar. Aunque algunos pongan los ojos en blanco ante lo básico, a medida que profundices en las muchas formas en que el phishing puede manifestarse, e incluso ampliarse al ‘whaling’, incluso quienes conocen bien las amenazas cibernéticas recibirán un repaso.

Lamentablemente, los humanos somos el punto débil cuando se trata del phishing. Este se basa en nuestra psicología y en la confianza inherente que tenemos en los demás. Por esta razón, no ver el mensaje de phishing en primer lugar es una gran ventaja, por lo que deberías buscar un proveedor de correo electrónico que priorice un filtro antispam sólido entre sus funciones. Más sobre eso a continuación.

Contraseñas seguras

Más allá de la capacitación, la primera línea de defensa también es la más sencilla de implementar: una contraseña. Ser consciente de cómo la psicología puede jugar en nuestra contra también es vital aquí. Por comodidad, todos queremos crear algo memorable, pero eso puede ser lo opuesto a la seguridad. Fechas de cumpleaños, direcciones de correo electrónico, nombres de familiares o cosas importantes en nuestra vida pueden darles ventaja a los hackers humanos. Pero, por supuesto, se trata de más que eso.

Cuando se usan máquinas o scripts para hackear, las propias palabras nos fallan, porque al final son finitas y es más probable que elijamos unas que otras. Por lo tanto, las combinaciones aleatorias de números, símbolos y letras mayúsculas/minúsculas hacen que las contraseñas sean más difíciles de adivinar. Los administradores de contraseñas son útiles para generar contraseñas únicas diseñadas para ser difíciles de vulnerar.

Pero para quienes prefieren una contraseña fácil de recordar, una buena alternativa es usar una frase completa y memorable como contraseña. Su longitud la hace mucho más segura por definición. Agregar una letra minúscula extra a una contraseña hace que sea 26 veces más difícil de descifrar. Agregar tres letras minúsculas hace que sea 263, es decir, 17,576 posibilidades más. Así que el beneficio de las contraseñas más largas es exponencial.

Autenticación de dos factores

La autenticación de dos factores (2FA) es uno de los mejores métodos que puedes usar para proteger tu cuenta, y hoy es imprescindible. Al requerir un dispositivo secundario para iniciar sesión, como un teléfono o una llave, cualquier persona sin este hardware no podrá hacerlo, incluso si descifra la contraseña. Además, si se trata de una autenticación en vivo en un teléfono, sabrás que alguien está intentando acceder a tu cuenta y podrás tomar medidas preventivas (como cambiar la contraseña o cerrar sesión en todos los dispositivos) para resolver el problema.

Pero para aprovechar al máximo la 2FA, es vital abordar una vulnerabilidad crítica: los protocolos IMAP, SMTP y POP3. En pocas palabras, estos protocolos te permiten conectarte a tus servidores de correo electrónico, especialmente usando sistemas de terceros, como Outlook. Sin embargo, tienen un costo.

Al permitir que más dispositivos se conecten, estás creando más puntos débiles, ya sea acceso no autorizado o la descarga de correos electrónicos en dispositivos inseguros. POP3 es especialmente malo porque no cifra los datos que se transmiten. Esto significa que los correos electrónicos, incluido su contenido y credenciales, pueden ser interceptados fácilmente por actores maliciosos. También tiende a eliminar los correos del servidor a medida que se transfieren, lo que puede provocar pérdida de datos.

Desactivar todos estos protocolos en el nivel más alto es una buena forma de proteger las cuentas de correo electrónico de tu empresa. Si necesitas usar uno, considera IMAP sobre SSL/TLS (también conocido como IMAPS).

Al deshabilitar los protocolos inseguros, activar 2FA y elegir una contraseña segura, estás haciendo todo lo necesario para mantener tu cuenta protegida a un nivel básico.

Funciones más avanzadas

Por supuesto, hay cosas que son un poco más técnicas. Puede que necesites optar por un proveedor premium de correo electrónico empresarial para asegurarte de obtener todas estas funciones.

Deja la preocupación en manos de un sólido filtrado antispam

Somos nuestros peores enemigos cuando se trata del spam, especialmente del phishing. Sin nosotros, solo sería otro correo falso enviado al vacío. Se necesita a un humano para que haya consecuencias.

Hay muchas formas y tácticas que puedes usar para evitar que el spam por correo electrónico sature tu bandeja de entrada, pero una forma sencilla es asegurarte de contar con el filtrado de spam adecuado. Este puede identificar spam usando una infinidad de métodos, e incluso aprender según el tipo de spam que recibes. Desde comparar cosas, como si el nombre para mostrar coincide con el dominio/dirección del remitente, hasta detectar otras irregularidades que quizá no notemos en los correos (como certificados de envío), funcionan en múltiples niveles para protegernos.

El mejor tipo de filtro de spam también ofrece distintos niveles de filtrado según el nivel de amenaza percibido, lo que te brinda mayor protección contra los peores infractores. Del mismo modo, ofrecen la posibilidad de devolver a tu bandeja de entrada los mensajes clasificados incorrectamente, sin que vuelvan a marcarse erróneamente como spam. Son uno de los factores más importantes a considerar al elegir tu proveedor de correo electrónico como pequeña empresa.

Usa correos electrónicos protegidos con contraseña

Los proveedores de correo electrónico más avanzados en realidad ofrecen correos cifrados que requieren que el destinatario use una contraseña para abrirlos. Esto garantiza que, incluso si el correo es interceptado o accedido por partes no autorizadas, no puedan ver el mensaje sin la contraseña correcta. Es una excelente función para enviar contenido sensible o confidencial.

Por lo general, los correos electrónicos protegidos con contraseña existen solo en tu servidor de correo. En lugar de enviar el contenido del correo al destinatario, se envía un enlace que lo lleva al lugar donde el mensaje está almacenado en tu servidor, donde puede ingresar la contraseña para abrir el correo.

¿Por qué no aprender cómo cifrar tus correos electrónicos en Spacemail? Te ayudará a proteger tus comunicaciones cuando se necesite privacidad adicional.

Supervisa la actividad de tu cuenta de correo electrónico

Algunas funciones son ideales para empresas más grandes, pero también pueden ser útiles para emprendedores independientes, por ejemplo, aquellos con un alto nivel de interés en su negocio. Una de esas funciones es poder supervisar la actividad de tu cuenta.

Al rastrear exactamente dónde han iniciado sesión tus cuentas de correo electrónico y cuándo fue la última vez que se accedió a ellas, puedes tener una idea clara de si has sufrido una brecha de seguridad en un par de clics.

Revisar regularmente horarios, ubicaciones o direcciones IP desconocidas es una buena práctica y te permite llevar un control de cualquier comportamiento sospechoso de una manera rutinaria y casual. No todos los proveedores de correo electrónico ofrecen registros de actividad, así que prioriza los que sí lo hacen, especialmente si te permiten cerrar sesión de forma remota en inicios de sesión no identificados.

Podrías argumentar que esto no podría pasar si se sigue todo el consejo anterior, pero es excelente saber que está ahí para cualquier escenario del peor caso.

Descansa tranquilo sabiendo que estás protegido

Vale la pena considerar todo esto no como un conjunto de obstáculos, sino como una serie de pasos rápidos y sencillos para darte tranquilidad cuando se trata de proteger tu correo electrónico. Ninguno de los pasos anteriores es difícil de lograr.

Al adoptar prácticas simples como la concientización sobre phishing, usar contraseñas seguras, habilitar la autenticación de dos factores y aprovechar funciones avanzadas (como correos electrónicos cifrados), puedes proteger tu correo electrónico y evitar costosas brechas de seguridad.

Recuerda, proteger tu correo electrónico no se trata solo de resguardar información sensible, sino de proteger tu negocio, tu reputación y tu tranquilidad. Necesitas el proveedor adecuado para garantizar que tu correo electrónico siga siendo una herramienta de comunicación confiable y segura en este mundo cada vez más digital.