Aquecer um domínio para envio de emails é um passo importante quando usas um domínio registado recentemente ou se o domínio nunca foi usado para enviar emails. Este processo estabelece a tua reputação de envio e melhora a capacidade de entrega dos emails. O aquecimento em si consiste em aumentar gradualmente o volume de emails enviados para criar confiança junto dos fornecedores de serviços de email (ESPs) e evitar que as tuas mensagens sejam assinaladas como spam. Caso contrário, existe um risco significativo de os fornecedores de serviços de email (como Gmail, Yahoo, Outlook, etc.) tratarem o teu domínio como suspeito, uma vez que ainda não tem reputação de envio, e rejeitarem os teus emails ou marcá-los como spam.
NOTA: Do nosso lado, enquanto fornecedor de serviços de email, fazemos tudo o que é possível para manter uma boa capacidade de entrega dos teus emails, por exemplo, mantendo os nossos endereços IP limpos com monitorização 24/7 dos endereços IP e comunicando prontamente com organizações de blocklists para remover os nossos endereços IP dessas listas, caso isso aconteça; monitorizamos constantemente qualquer atividade de spam nos servidores e tomamos as medidas necessárias, etc. Ao mesmo tempo, há alguns fatores que afetam a capacidade de entrega dos teus emails e sobre os quais não podemos influenciar devido à sua natureza. Isto inclui a reputação do teu domínio (incluindo se o domínio está aquecido), o conteúdo dos teus emails, as ações realizadas com o email do lado do destinatário, etc.
Aqui estão algumas recomendações para aquecer manualmente um nome de domínio e melhorar a capacidade de entrega dos emails:
Começa com um domínio limpo
Se o teu domínio não foi registado recentemente e já foi usado anteriormente, é necessário verificar se o domínio está presente em alguma blocklist e limpá-lo antes de começares a enviar emails regularmente. Isto é importante, porque os fornecedores de serviços de email podem simplesmente rejeitar emails enviados a partir de um domínio presente numa blocklist.
Algumas blocklists podem remover automaticamente o teu domínio após algum tempo, por isso não tens de fazer nada (por exemplo, a SpamCop normalmente remove domínios da lista após 24 horas). Por outro lado, algumas outras blocklists podem precisar de mais tempo e informação para te colocarem na lista, uma vez que usam frequentemente informações de vários RBLs e filtros de spam para classificar um remetente como suspeito. Por isso, se acabares numa dessas listas negras, o processo pode ser um pouco mais complexo e terás de os contactar para remover o teu domínio manualmente. Muitas blocklists costumam ter nos seus sites as informações necessárias sobre como remover o teu domínio da lista, por isso podes consultar os respetivos sites ou contactar a equipa de apoio, se for esse o caso.
Podes usar ferramentas como MultiRBL e MXToolbox para verificar se o teu domínio está presente em alguma blocklist e para consultar a pontuação geral de reputação do teu domínio.
Verifica a idade do teu domínio
Os domínios registados recentemente são normalmente marcados como suspeitos pelos filtros de spam, uma vez que estes avaliam a idade do domínio: se tiver menos de 30 dias, o domínio é automaticamente assinalado como suspeito e os emails enviados a partir dele provavelmente serão rejeitados ou colocados na pasta Spam. Por isso, se o teu domínio tiver menos de 30 dias, é especialmente importante prepará-lo para o processo de aquecimento, de modo a criar confiança junto dos fornecedores de serviços de email. Quando o teu domínio atingir os 30 dias, haverá menos probabilidade de enfrentares problemas de entrega ou possíveis rejeições dos teus emails.
NOTA: Podes verificar quando o teu domínio foi registado usando ferramentas de Whois Lookup, como esta.
Verifica as definições de DNS do domínio
Terás de garantir que o teu domínio tem os registos MX corretos configurados para poderes receber emails. Depois, certifica-te de que os registos SPF, DKIM e DMARC do teu domínio estão corretamente configurados. O SPF autoriza os servidores que podem enviar emails em nome do teu domínio, o DKIM verifica a autenticidade das mensagens enviadas e o DMARC ajuda a proteger o teu domínio contra tentativas de spoofing e phishing. Em suma, estes registos são responsáveis pela autenticação de email e foram concebidos para ajudar a evitar spoofing de email e ataques de phishing. Podes consultar mais informações sobre estes registos DNS neste guia.
No Spacemail, segue os passos destes artigos para configurar os registos DKIM e DMARC do domínio. A lista completa dos registos DNS necessários do Spacemail está disponível neste artigo da Base de Conhecimento.
Usa um nome de "De" reconhecível
Certifica-te de que defines o teu nome/apelido ou o nome da empresa para ser apresentado no campo "De", bem como uma assinatura, para que os teus emails pareçam válidos e mais personalizados.
Usa conteúdo não spam nos emails
- Certifica-te de que as tuas mensagens não contêm links ou anexos suspeitos;
- Evita usar formatações como letras todas em maiúsculas (por exemplo, OPEN), letras com espaços entre si (por exemplo, O P E N) e pontuação excessiva (por exemplo, O.P.E.N);
- Evita enviar emails em branco ou com apenas uma palavra;
- Certifica-te de que não usas palavras como ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’ e ‘hi’, tanto no corpo da mensagem como nas linhas de assunto;
- Evita usar palavras comuns que acionam filtros de spam, tanto no corpo da mensagem como nas linhas de assunto (por exemplo, 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, etc.).
As tuas mensagens devem conter pelo menos 5-6 frases com palavras completas (sem sequências aleatórias de letras) e têm de ser diferentes de cada vez (caso contrário, os fornecedores de email podem tratá-las como envio em massa).
Podes consultar mais recomendações neste guia: Porque é que os emails vão para spam e o que fazer
Começa a enviar emails gradualmente
No início, poderás precisar de pelo menos 5 endereços de email com diferentes fornecedores de email para os quais enviar as mensagens (por exemplo, AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, etc.). Podes enviar emails para endereços de email conhecidos (basta pedires aos destinatários que interajam com os teus emails) ou para os teus próprios endereços de email em diferentes fornecedores de email.
Começa por enviar um volume reduzido de emails durante os primeiros dias do processo de aquecimento e aumenta gradualmente o número de emails enviados todas as semanas. Enviar quantidades excessivas de emails demasiado depressa pode fazer com que sejas assinalado pelos filtros antispam. Aqui está um possível calendário que podes seguir:
Semana 1: 10 emails
Semana 2: 30 emails
Semana 3: 80 emails
Semana 4: 100 emails
Semana 5: 150 emails
Semana 6: 200 emails
Tem em atenção que este é apenas um esquema aproximado e não tens de o seguir à risca, mas certifica-te de que não aumentas nem reduzes os volumes de forma abrupta.
O Spacemail, como qualquer fornecedor de email, aplica limites horários/diários de envio. Podes consultá-los aqui:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
O aquecimento de domínio é permitido quando é feito manualmente e de forma responsável, por exemplo, aumentando gradualmente o teu volume de envio com destinatários reais que deram consentimento. No entanto, ferramentas de aquecimento automatizado, redes de interação simulada ou listas de correio não verificadas não são permitidas, uma vez que esse tipo de atividade pode prejudicar a capacidade de entrega geral e afetar outros utilizadores.
Tem também em conta que os nossos serviços de email não foram concebidos para envio em massa. Qualquer atividade de email comercial não solicitado, em massa ou automatizado é proibida ao abrigo da nossa política de tolerância zero relativamente a spam. Para mais detalhes, consulta a Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - e os Termos de Serviço do Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
NOTA: A Spaceship, como qualquer fornecedor de serviços de email, tem limites horários e diários específicos para o número de mensagens que os utilizadores podem enviar. Podes consultá-los aqui.
Tem em conta que os nossos serviços não foram concebidos para envio em massa e poderás querer usar outras ferramentas especiais para esse fim. Além disso, qualquer correio comercial não solicitado ou em massa é proibido nos nossos servidores, uma vez que temos uma política de tolerância zero relativamente a spam. Podes consultar a nossa Acceptable Use Policy, secção Email and Anti-spam Policy .
Mantém a interação
Quando terminares o envio dos emails, é muito importante responder a todos eles para que os fornecedores de email percebam que as mensagens que envias são legítimas e não são spam. A taxa de resposta é especialmente importante para o Gmail, uma vez que a utiliza para determinar a interação com os emails. Quanto maior for a interação, melhor.
Ao responder aos emails, tenta manter uma abordagem natural e responde como responderias normalmente em qualquer outra correspondência, para que soe neutro. Se alguns emails tiverem sido marcados como spam/lixo pelo fornecedor de email, é essencial marcá-los como não spam e movê-los para a pasta Caixa de entrada. Também podes pedir aos destinatários que marquem o teu email como importante.
Desta forma, quando os teus emails são abertos, respondidos e recebem interação, isso serve de sinal para os fornecedores de serviços de email de que o teu domínio tem boa reputação. Com o tempo, se mantiveres esta abordagem, vais notar que cada vez menos emails são marcados como spam pelos fornecedores de email. Isto costuma acontecer algumas semanas após o início do processo de aquecimento. Nessa altura, podes avançar com o envio da tua correspondência habitual sem grandes riscos de os teus emails serem marcados como spam pelos fornecedores de email dos destinatários.