メールホスティング vs 無料メールプロバイダー

メールプロバイダーがどれほど多く存在するのか、不思議に思ったことはありませんか？ 実際によく考えてみると、世界中に何百ものプラットフォームがあることにすぐ気づくでしょう。そして、メールが最初に始まって以来、その数は増え続けています。 

メールプラットフォームは通常、無料メールまたはビジネスメールのいずれかを提供しています。無料メールでは、@google.com のように、プロバイダーのドメイン配下でメールアドレスを作成できます。設定はすばやく簡単で、しかも無料です。これはお財布にはうれしいことですが、ビジネスの評判や信頼性にとってはマイナスになることがあります。 

一方で、メールホスティングやビジネスメールという選択肢もあります。これらも設定はすばやく簡単ですが、月額または年額の少額料金が必要です。しかし、会社のメールを送信する際の信頼性を大きく高めてくれるうえ、通常は配信性やセキュリティも優れています。 最終的には、@mybusiness.com から送信することで、顧客からの信頼がより高まります。 

無料で手に入るものに、なぜお金を払うのでしょうか？

なぜ無料メールを使わないほうがよいのでしょうか？ 大手企業の1社から無料でメールプランを手に入れられるなら得をしている、と考えるのは簡単です。結局のところ、不況の中でコスト以上に重要なものがあるでしょうか？ では、なぜ有料メールサービスが必要なのでしょうか？

まず第一に、よく言われるように、製品が無料なら、商品はあなた自身です。そして GDPR のような法律がある世界では、特に企業は顧客の個人データを危険にさらす余裕はありません。データ侵害に巻き込まれれば、金銭面でも評判面でも、はるかに深刻な影響を受ける可能性があります。最近では、私の愛用していた Hotmail（もちろん今は Outlook ブランドです）が、初めて私のアカウントに料金を導入し、支払わなければディスク容量をかなり減らすと後から決めました。さらば「フリーメール」。

少なくとも私ひとりのオフィスでは、不評な変更でした。何年もの間、膨大なメール（私はスパマーにとても人気があるのです）や、もちろんバックアップ代わりとしては心もとない何ギガバイトもの添付ファイルで無料容量を埋め尽くしてきたので（あなたも受信箱で同じ悲しい現実を見て見ぬふりしていないと言えますか…）

それはずるいやり方に感じられ、その時は簡単な解決策があるとは気づいていませんでした。でも実際にはあります — それについては後ほど。

同様に、Gmail の最も高度な機能を利用するにはアップグレードも必要です。Google Workspace というブランド名で提供されるこれらのプランは、独自ドメインを使えるようにすることで多くの有料メールプロバイダーがしていることを模倣しようとしていますが、平均的な企業にはおそらく不要な多数の機能とセットになっているため、1ユーザーあたり月額約 $7.20 というかなりの価格は、規模の大きい企業ではすぐに積み上がってしまいます。

つまり、「無料」の選択肢でさえ、もはやそれほど無料ではなくなっているのです。しかも、まだ話は始まったばかりです。より手頃で特化した Google Workspace alternatives をお探しなら、余計な付加機能なしでメール専用に設計された選択肢が数多くあります。

無料メールドメインとは？

無料メールは通常、@gmail.com、@yahoo.com、@microsoft.com などで終わります。これは、yourname@gmail.com のようなそのドメイン上のアドレスを取得しても、ドメイン自体を所有または管理しているのはあなたではなく、Google、Yahoo、または Microsoft だからです。

ドメインを所有していない
共有ドメインとは、何千人、何百万人ものユーザーが同じルートドメインからメールを送信していることを意味します。ドメインを所有していないため、独自の MX、SPF、DKIM、または DMARC レコードを設定することはできません。認証設定は完全にプロバイダーに依存しており、それは何百万人ものユーザーと共有されています。

ブランディング不足 
メールアドレスが professionalbusiness@gmail.com であっても、結局は @gmail.com で終わります。そして残念ながら、顧客はそれに気づきます。なぜなら、無料の一般向けドメイン上のビジネスらしいアドレスは一般的なフィッシングのパターンであり、人々はそれを疑って見るようになっているからです。さらに、無料ドメインから送信するすべてのメールには、あなたのブランドではなくプロバイダーのブランドが付いてきます。つまり、@gmail.com のメールアドレスを使っている場合、あなた自身のブランドではなく Google のブランドアイデンティティが強化されることになります。

個人向けであり、企業向けではない
無料メールドメインは、企業ではなく個人ユーザー向けに設計・構築されています。機能は、コンプライアンス、監査ログ、共有メールボックスといったビジネスニーズよりも、個人的な利便性を優先する傾向があります。この消費者優先の設計こそが、無料ウェブメールが歴史的にスパムやアカウント作成の悪用の大量標的となってきた理由でもあります。本人確認のハードルが低く、組織のセキュリティではなく登録のしやすさを重視して作られているからです。

本物のプロフェッショナルメール

そしてついに、このデジタルなごちそうの核心にたどり着きます。有料プロバイダーです。すでに触れた有料の「フリーメール」オプションのことではありません。

これらはまったく異なるものを提供します。簡単に言えば、ビジネス向けに設計されており、ビジネスコミュニケーションをより簡単に使いこなせる独自のツールや機能を備えています。

おそらく最も重要なのは、これらのプロバイダーではメールアドレスに自社のビジネスドメインを含められるため、yourname@yourdomain.com のようなプロフェッショナルな見た目のアドレスを使えることです。メールアドレスの作り方を工夫することで、ビジネスメールをさらに有効活用する方法もあります。たとえば、メールエイリアスを作成したり、名前の一部だけを使って匿名性を保ったりすることです。

こうしたアドレスは、受信した人に対して即座に正当性を伝えます。あなたがその企業の一員であり、なりすましの詐欺師ではないことを明確にします（詐欺師なら yourbusiness@gmail.com のようなアドレスを登録するかもしれません）。

メールホスティングと無料メールプロバイダーの比較

メールホスティングも無料メールプロバイダーも、メールの送受信ができる点は同じですが、共通点はそこまでです。要するに、この2つには本当の違いがあります。

無料メールと有料ビジネスメールホスティングの比較

独自ドメイン名 – 無料の受信箱では、アドレスの末尾は @gmail.com のような他人のドメインになります。ホスティングでは自分のドメインで終わるため、本物の企業のように見えます。

広告なし – 無料メールプロバイダーが広告を表示することが多いのは、それが無料製品から収益を得る方法だからです。ホスト型メールは、サービスに直接料金を支払うため広告がありません。

より優れたセキュリティ –  無料メールには基本的な保護が付いています。ホスト型メールには通常、暗号化やスパムフィルタリングなど、企業を保護するために特別に構築された、より強力なセキュリティツールが含まれています。 

より信頼性が高い – メールホスティングプロバイダーは、日々メールに依存する企業向けに構築されているため、一般的により高い稼働率を提供する傾向があり、メールが停止する可能性が低くなります。 

本物のサポート – 無料メールプロバイダーでは、何か問題が起きても、ヘルプフォーラムを自分で探すしかないことがよくあります。ホスティングなら、通常は実際のカスタマーサポートを受けられ、問題解決を手伝ってもらえます。

ビジネス向けメールを選ぶ際に考慮すべきこと

しかし、何事にも言えることですが、ビジネスメールを選ぶ際には重要な検討事項があります。

機能は会社ごとに異なるため、何を確認すべきかを知っておくのは良い考えです。一般的に、その利点は次の分野に分けられます。

セキュリティとプライバシー

暗号化: 選ぶサービスが、特にデータ保存に関して、自分が納得できるレベルの暗号化を提供していることを確認しましょう。前述のとおり、一部の無料サービスはこのデータ自体を広告主に販売するために利用することがありますが、プレミアムメールプロバイダーの大きなセールスポイントの1つは、それを行わないだけではないという点です。サービスによっては、サーバー上に保存される際にデータを積極的に暗号化しているため、たとえセキュリティが侵害されても、データが明らかになることはありません。

二要素認証 (2FA):email 2FA への対応により、パスワードだけでなく第2の認証手段を要求することで、追加のセキュリティ層が加わります。通常、これは電話や専用デバイスの形になります。

新たな脅威を継続的に監視する: おそらく最も重要なのは、最新の脅威に対処するために、今もなお 積極的に セキュリティ対策を更新している会社を選ぶことです。この情報は、ホームページで最近の更新を確認したり、会社のブログを見たり、優れたライブサポートがあるかを調べたりすることで、すぐに把握できるはずです。

データセンター:分散ストレージ方式 を使ってデータを保存することで、メールストレージには一定の冗長性が生まれます。つまり、すべてのメッセージを個人のコンピューターに保存していて問題が起きた場合のように、データが失われる可能性は非常に低くなります。

カスタマイズとブランディング

ドメイン名: 前述のとおり、メールアドレスに自分のドメイン名を使えることは優れた機能であり、ほぼすべてのプロフェッショナルメールプラットフォームが提供していて、ブランドをその中心に据えることができます。

強化されたフィルター: メールをより効果的に管理できることも、プロフェッショナルメールサービスの大きなセールスポイントです。大量のメールを受信している場合、それらをさまざまな方法で並べ替えたり分類したりできることで、整理された実用的なメールボックスを維持できます。

複数ユーザーのメールボックス: 多くの企業にとって重要なのは、スタッフ用に複数のユーザーを追加できることです。さらに、エイリアスやキャッチオール（info@yoursite.com のようなもの）は、従業員の身元を保護したり、複数人で同じメールボックスを監視できるようにしたりするうえで便利な機能です。

信頼性

稼働率保証: 昼夜を問わず、いつでもメールにアクセスできるという安心感が必要です。プロフェッショナルメールプロバイダーを選ぶ際、信頼性は重要な要素です。適切なレベルの稼働率を得るために、99.9% 前後の保証を探しましょう。場合によっては、保証を満たせなかったときに返金を提供する会社もあります。自分の立場を把握するためにも、このポリシーを確認しておく価値があります。

拡張性: 今は複数ユーザーがいないかもしれませんが、ビジネスは成長していくはずです。ビジネスとともに成長し、アカウントの追加や削除を簡単に行えるサービスを選べば、後で多くの時間と労力を節約できるかもしれません。

カスタマーサポート

オンライン上の脅威に会社が常に対応しているかを確認することについて先ほど触れたのと同じように、優れたカスタマーサービス部門は必須です。特に、プロフェッショナルメールを初めて使う場合はなおさらです。24時間対応のライブチャットを提供している選択肢もあり、必要なときに長く待たずにサポートを受けられます。

スパム管理

強力なスパムフィルター を探しましょう。迷惑メールを効果的にブロックしつつ、誤検知（正当なメールがスパムとして扱われること）を最小限に抑えられるものが理想です。理想的には、初期設定のままで十分に機能しつつ、必要に応じて上書きできるスパムフィルターが望ましいです。何よりも、隔離されたメールを明確に確認できることが重要です。スパムフィルターが過剰に働いてメールが届かなかった、という経験は誰にでもあるからです。

接続と統合のオプション

現代では、メールにいつでもすぐアクセスできることは期待されているだけでなく、必要不可欠です。どこにいても常時アクセスできるプロバイダーは必須です。最高のプロフェッショナルメールプラットフォームは、Outlook や Gmail など既存のメールクライアントに簡単に統合できます。

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Spacemail, by Spaceship, は、企業向けにゼロから構築された新しい最先端のメールプラットフォームです。高度なアンチスパム管理から頻繁なセキュリティ脅威アップデートまで、この記事で触れたすべてのツールを備えています。

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