Lưu trữ email so với nhà cung cấp email miễn phí

Bạn đã bao giờ tự hỏi có bao nhiêu nhà cung cấp email chưa? Khi thực sự nghĩ về điều đó, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra có hàng trăm nền tảng trên toàn thế giới, và con số này đã không ngừng tăng lên kể từ khi email lần đầu xuất hiện. 

Các nền tảng email thường cung cấp email miễn phí hoặc email doanh nghiệp. Email miễn phí cho phép bạn tạo địa chỉ email trên tên miền của nhà cung cấp như @google.com. Chúng nhanh chóng, dễ thiết lập và miễn phí. Đây là tin tốt cho túi tiền của bạn, nhưng có thể là tin xấu cho danh tiếng và độ tin cậy của doanh nghiệp bạn. 

Mặt khác, bạn có dịch vụ lưu trữ email hoặc email doanh nghiệp. Chúng cũng nhanh chóng và dễ thiết lập, nhưng yêu cầu một khoản phí nhỏ hàng tháng hoặc hàng năm. Nhưng chúng có thể làm nên điều kỳ diệu cho độ tin cậy của bạn khi gửi email công ty, đồng thời thường bao gồm khả năng gửi đến hộp thư tốt hơn và bảo mật tốt hơn.  Cuối cùng, việc gửi từ @mybusiness.com tạo ra nhiều niềm tin hơn với khách hàng. 

Tại sao phải trả tiền cho thứ bạn có thể nhận miễn phí?

Tại sao không dùng email miễn phí? Thật dễ hình dung rằng việc nhận gói email miễn phí từ một trong những công ty lớn có nghĩa là bạn đang thắng lợi. Xét cho cùng, trong thời kỳ suy thoái thì điều gì quan trọng hơn chi phí? Vậy tại sao bạn lại cần dịch vụ email trả phí?

Trước hết, đúng như câu thần chú vẫn nói, nếu sản phẩm là miễn phí thì bạn chính là sản phẩm. Và trong một thế giới có những luật như GDPR, đặc biệt là các doanh nghiệp không thể mạo hiểm với dữ liệu riêng tư của khách hàng. Bị vướng vào một vụ rò rỉ dữ liệu có thể kéo theo hậu quả tài chính và danh tiếng tồi tệ hơn nhiều. Gần đây, Hotmail yêu quý của chính tôi (giờ tất nhiên đã đổi thương hiệu thành Outlook) lần đầu tiên áp dụng phí cho tài khoản của tôi, hồi tố quyết định giảm đáng kể dung lượng đĩa của tôi trừ khi tôi trả tiền. Vĩnh biệt “freemail”.

Đó là một động thái không được lòng người (ít nhất là trong văn phòng chỉ có một mình tôi). Sau nhiều năm lấp đầy dung lượng miễn phí bằng vô số email (tôi cực kỳ nổi tiếng với những kẻ gửi spam), và tất nhiên là hàng gigabyte tệp đính kèm đóng vai trò như một hình thức sao lưu kém hiệu quả (hãy nói với tôi rằng bạn không đang phớt lờ cùng một thực tế buồn bã trong hộp thư đến của mình…)

Điều đó có cảm giác không minh bạch, và vào thời điểm đó, tôi không nhận ra có một giải pháp dễ dàng. Nhưng có đấy — chúng ta sẽ nói thêm về điều đó sau.

Tương tự, để có được các tính năng nâng cao nhất của Gmail, bạn cũng phải nâng cấp. Được gắn thương hiệu Google Workspace, các gói này cố gắng mô phỏng những gì nhiều nhà cung cấp email trả phí khác làm bằng cách cho phép bạn sử dụng tên miền riêng, nhưng vì đi kèm với cả một loạt tính năng mà doanh nghiệp trung bình có lẽ không cần, mức giá đáng kể khoảng $7.20 cho mỗi người dùng, mỗi tháng sẽ nhanh chóng tăng lên nếu bạn có một doanh nghiệp quy mô lớn.

Vì vậy, ngay cả các tùy chọn “miễn phí” giờ đây cũng không còn miễn phí nữa, và chúng ta thậm chí còn chưa thực sự bắt đầu. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp thay thế Google Workspace hợp túi tiền hơn và tập trung hơn, có rất nhiều lựa chọn được thiết kế riêng cho email mà không có những phần thừa không cần thiết.

Tên miền email miễn phí là gì?

Email miễn phí thường kết thúc bằng những địa chỉ như @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, v.v. Đó là vì khi bạn có một địa chỉ trên tên miền đó như yourname@gmail.com, bạn không sở hữu hoặc kiểm soát chính tên miền đó, mà Google, Yahoo hoặc Microsoft mới là bên sở hữu.

Bạn không sở hữu tên miền
Tên miền dùng chung có nghĩa là hàng nghìn hoặc hàng triệu người dùng gửi thư từ cùng một tên miền gốc. Vì bạn không sở hữu tên miền, bạn không thể cấu hình các bản ghi MX, SPF, DKIM hoặc DMARC của riêng mình. Bạn hoàn toàn phụ thuộc vào thiết lập xác thực của nhà cung cấp, vốn được chia sẻ giữa hàng triệu người dùng.

Thiếu nhận diện thương hiệu 
Không quan trọng nếu email của bạn là professionalbusiness@gmail.com, nó vẫn kết thúc bằng @gmail.com, và thật không may, khách hàng sẽ nhận ra điều đó. Đó là vì những địa chỉ nghe có vẻ doanh nghiệp trên một tên miền miễn phí dành cho người dùng phổ thông là một kiểu lừa đảo phishing phổ biến, và mọi người đã học cách nghi ngờ chúng. Thêm vào đó, mọi email bạn gửi từ một tên miền miễn phí đều mang thương hiệu của nhà cung cấp, không phải của bạn. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang dùng địa chỉ email @gmail.com, nhận diện thương hiệu của Google đang được củng cố thay vì thương hiệu của chính bạn.

Được xây dựng cho cá nhân, không phải doanh nghiệp
Tên miền email miễn phí được thiết kế và xây dựng cho người dùng cá nhân, không phải cho doanh nghiệp. Các tính năng thường ưu tiên sự tiện lợi cá nhân hơn là các nhu cầu doanh nghiệp như tuân thủ, nhật ký kiểm tra hoặc hộp thư dùng chung. Thiết kế ưu tiên người dùng phổ thông này cũng là lý do vì sao webmail miễn phí trong lịch sử luôn là mục tiêu khối lượng lớn của spam và lạm dụng tạo tài khoản; rào cản xác minh thấp và được xây dựng để dễ đăng ký, chứ không phải cho bảo mật tổ chức.

Email chuyên nghiệp thực thụ

Và như vậy, cuối cùng chúng ta cũng đến phần cốt lõi của bữa tiệc số này. Các nhà cung cấp trả phí. Chúng tôi không nói về các tùy chọn “freemail” trả phí mà chúng tôi đã nhắc đến trước đó.

Những dịch vụ này mang đến điều gì đó khá khác biệt. Nói đơn giản, chúng được thiết kế cho doanh nghiệp và có các công cụ cũng như tính năng độc đáo giúp việc làm chủ giao tiếp kinh doanh trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Có lẽ quan trọng nhất là các nhà cung cấp này cho phép bạn đưa tên miền doanh nghiệp của mình vào địa chỉ email, để bạn có được những địa chỉ trông chuyên nghiệp như yourname@yourdomain.com. Có nhiều cách để bạn khai thác email doanh nghiệp hiệu quả hơn bằng cách khéo léo trong cách tạo địa chỉ email. Chẳng hạn như tạo bí danh email, hoặc giữ sự ẩn danh bằng cách chỉ dùng một phần tên của bạn.

Những địa chỉ này ngay lập tức truyền tải tính hợp pháp tới bất kỳ ai nhận được chúng. Chúng cho thấy rõ bạn đến từ doanh nghiệp chứ không phải kẻ lừa đảo mạo danh (người có thể đăng ký một địa chỉ như yourbusiness@gmail.com.

Lưu trữ email so với nhà cung cấp email miễn phí

Cả dịch vụ lưu trữ email và nhà cung cấp email miễn phí đều cho phép bạn gửi và nhận email, nhưng đó là nơi những điểm giống nhau kết thúc. Khi xem xét kỹ, có những khác biệt thực sự giữa hai loại này.

Email miễn phí so với lưu trữ email doanh nghiệp trả phí

Tên miền riêng của bạn – Với hộp thư miễn phí, địa chỉ của bạn kết thúc bằng tên miền của người khác như @gmail.com. Với dịch vụ lưu trữ, nó kết thúc bằng tên miền của bạn, điều này khiến bạn trông như một doanh nghiệp thực thụ.

Không có quảng cáo – Các nhà cung cấp email miễn phí thường hiển thị quảng cáo vì đó là cách họ kiếm tiền từ một sản phẩm miễn phí. Email được lưu trữ không có quảng cáo vì bạn đang trả tiền trực tiếp cho dịch vụ.

Bảo mật tốt hơn –  Email miễn phí đi kèm với mức bảo vệ cơ bản. Email được lưu trữ thường bao gồm các công cụ bảo mật mạnh hơn, như mã hóa và lọc spam, được xây dựng riêng để bảo vệ doanh nghiệp. 

Đáng tin cậy hơn – Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email được xây dựng cho các doanh nghiệp phụ thuộc vào email mỗi ngày, vì vậy họ có xu hướng cung cấp thời gian hoạt động tốt hơn, nghĩa là ít khả năng email của bạn bị gián đoạn hơn. 

Hỗ trợ thực sự – Với các nhà cung cấp email miễn phí, nếu có sự cố xảy ra, bạn thường phải tự mình tìm kiếm trên các diễn đàn trợ giúp. Với dịch vụ lưu trữ, bạn thường nhận được hỗ trợ khách hàng thực sự để giúp khắc phục vấn đề.

Những điều cần cân nhắc khi chọn email cho doanh nghiệp

Nhưng cũng như mọi thứ khác, có những yếu tố quan trọng cần ghi nhớ khi bạn chọn email doanh nghiệp của mình.

Các tính năng khác nhau tùy theo từng công ty, vì vậy bạn nên biết cần tìm kiếm điều gì. Lợi ích của chúng thường được chia thành các lĩnh vực sau.

Bảo mật và quyền riêng tư

Mã hóa: Hãy đảm bảo dịch vụ bạn chọn cung cấp mức mã hóa mà bạn thấy phù hợp, đặc biệt là khi nói đến việc lưu trữ dữ liệu của bạn. Như chúng tôi đã đề cập, trong khi một số dịch vụ miễn phí có thể khai thác chính dữ liệu này để bán cho nhà quảng cáo, thì một trong những điểm bán hàng chính của các nhà cung cấp email cao cấp là họ không làm điều đó. Một số dịch vụ còn chủ động mã hóa dữ liệu của bạn khi dữ liệu được lưu trên máy chủ để ngay cả khi bảo mật của họ bị xâm phạm, dữ liệu của bạn cũng sẽ không bị lộ.

Xác thực hai yếu tố (2FA): Hỗ trợ 2FA cho email bổ sung thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu hình thức xác minh thứ hai ngoài mật khẩu. Thông thường, đó sẽ là điện thoại hoặc một thiết bị chuyên dụng.

Chủ động theo dõi các mối đe dọa mới: Có lẽ điều quan trọng nhất là chọn một công ty vẫn đang chủ động cập nhật các biện pháp bảo mật của họ để đối phó với những mối đe dọa mới nhất. Bạn có thể nhanh chóng xác định thông tin này bằng cách xem trang chủ của họ để tìm các cập nhật gần đây, kiểm tra blog công ty hoặc xem họ có hỗ trợ trực tiếp tốt hay không.

Trung tâm dữ liệu: Bằng cách lưu trữ dữ liệu bằng phương pháp lưu trữ phân tán, sẽ có một mức độ dự phòng cho việc lưu trữ email của bạn. Điều này có nghĩa là dữ liệu rất khó bị mất theo cách có thể xảy ra nếu bạn lưu tất cả thư của mình trên máy tính cá nhân và có sự cố xảy ra.

Tùy chỉnh và xây dựng thương hiệu

Tên miền: Như chúng tôi đã đề cập, khả năng sử dụng tên miền của bạn cho địa chỉ email là một tính năng tuyệt vời mà gần như tất cả các nền tảng email chuyên nghiệp đều cung cấp, đặt thương hiệu của bạn vào trung tâm của những gì họ làm.

Bộ lọc nâng cao: Cho phép bạn quản lý email hiệu quả hơn là một điểm bán hàng quan trọng khác của các dịch vụ email chuyên nghiệp. Khi bạn nhận được số lượng lớn email, khả năng sắp xếp và phân loại chúng theo nhiều cách khác nhau sẽ giúp bạn duy trì một hộp thư sạch sẽ và thực tế.

Hộp thư cho nhiều người dùng: Khả năng thêm nhiều người dùng cho các thành viên nhân viên là điều rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Ngoài ra, bí danh và catch-all (như info@yoursite.com) có thể là một tính năng hữu ích khi cần bảo vệ danh tính của nhân viên hoặc cho phép nhiều hơn một người cùng theo dõi một hộp thư.

Độ tin cậy

Cam kết thời gian hoạt động: Bạn muốn yên tâm rằng mình có thể truy cập email bất cứ lúc nào, ngày hay đêm. Độ tin cậy là một yếu tố then chốt khi chọn nhà cung cấp email chuyên nghiệp. Hãy tìm các cam kết khoảng 99,9% để chắc chắn bạn đang nhận được mức thời gian hoạt động phù hợp. Đôi khi, các công ty sẽ hoàn tiền nếu họ không đáp ứng được cam kết. Bạn nên kiểm tra chính sách của họ về điều này để biết rõ quyền lợi của mình.

Khả năng mở rộng: Có thể hiện tại bạn chưa có nhiều người dùng, nhưng hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển. Chọn một dịch vụ có thể phát triển cùng doanh nghiệp, cho phép bạn dễ dàng thêm hoặc xóa tài khoản, có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức về sau.

Hỗ trợ khách hàng

Tương tự như điều chúng tôi đã đề cập về việc đảm bảo công ty luôn cập nhật các mối đe dọa trực tuyến, một bộ phận chăm sóc khách hàng tốt là điều bắt buộc — đặc biệt nếu bạn mới làm quen với email chuyên nghiệp. Có những lựa chọn với trò chuyện trực tiếp 24 giờ, đảm bảo bạn sẽ không bao giờ phải chờ lâu để được trợ giúp nếu cần.

Quản lý spam

Hãy tìm bộ lọc spam mạnh mẽ có khả năng chặn thư rác hiệu quả đồng thời giảm thiểu các trường hợp dương tính giả (email hợp lệ bị đánh dấu là spam). Lý tưởng nhất là bạn muốn một bộ lọc spam hoạt động tốt ngay từ đầu nhưng cũng cho phép bạn ghi đè khi cần. Trên hết, bạn cần có thể xem rõ những gì đã bị cách ly, vì ai trong chúng ta cũng từng gặp trường hợp email không đến do bộ lọc spam hoạt động quá mức.

Tùy chọn kết nối & tích hợp

Việc có email trong tầm tay mọi lúc không chỉ là điều được mong đợi trong thời đại hiện đại, mà còn là một điều cần thiết. Một nhà cung cấp có thể truy cập mọi lúc, ở bất cứ đâu chúng ta đang ở là điều bắt buộc. Các nền tảng email chuyên nghiệp tốt nhất cung cấp khả năng tích hợp dễ dàng vào các ứng dụng email hiện có, chẳng hạn như Outlook hoặc Gmail.

Giới thiệu Spacemail

Spacemail, của Spaceship, là một nền tảng email hiện đại hoàn toàn mới được xây dựng từ đầu cho doanh nghiệp. Nó có tất cả các công cụ mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này, từ quản lý chống spam nâng cao đến cập nhật thường xuyên về các mối đe dọa bảo mật.

Bạn có thể dễ dàng tích hợp nó vào phần mềm hiện có để sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào, hoặc truy cập qua cổng webmail trực tuyến an toàn bằng trình duyệt yêu thích của mình. Với đội ngũ hỗ trợ khách hàng 24/7 gồm các chuyên gia, luôn sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào bạn cần.

Bạn đã biết về Công cụ Migration dễ sử dụng của chúng tôi chưa? Nó cho phép bạn chuyển mọi nội dung email hiện có sang gói Spacemail của bạn. Nó giúp việc chuyển đổi trở nên dễ dàng, và bạn vẫn sẽ giữ được quyền truy cập thuận tiện vào những email quan trọng trong tài khoản hiện tại của mình. Hãy thử Spacemail ngay hôm nay, chỉ từ $0.41 mỗi tháng. Bạn thậm chí còn có thể chọn dùng thử miễn phí 30 ngày. Bạn không có gì để mất khi dùng thử nền tảng email hoàn toàn mới, hiện đại bậc nhất của chúng tôi.