Tôi có thể di chuyển email của mình sang nhà cung cấp khác không?

Tài khoản email. Chúng là những tủ hồ sơ thời hiện đại của chúng ta, nơi chúng ta lưu giữ nhiều phần cuộc sống của mình hơn mức muốn thừa nhận.

Qua nhiều năm, email của riêng tôi đã trở thành một kho lưu trữ công việc, nơi lưu giữ các tài liệu quan trọng và một cơ sở dữ liệu về những công ty đáng tin cậy mà tôi từng sử dụng — và tôi chắc rằng đó mới chỉ là phần nổi của tảng băng chìm.

Vì vậy, khi Microsoft áp dụng các khoản phí mới cho một dịch vụ email mà tôi đã vô tình xem là điều hiển nhiên, tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc trả tiền.

Nhưng rồi tôi bắt đầu nghĩ — nếu có thể chuyển mớ chắp vá các liên lạc trong cuộc sống của tôi sang một nơi khác thì sao? Một nơi không chỉ cố ép tôi trả các khoản phí mới. Thậm chí có thể là một nơi cung cấp điều gì đó hơi khác biệt. Suy cho cùng, đã khá lâu rồi tôi chưa thực sự xem email có thể làm gì cho mình.

Liệu việc chuyển email có thực sự khả thi không?

Đây là câu hỏi đầu tiên của tôi. Như bạn có thể tưởng tượng, mạng nhện các tệp và tệp đính kèm của tôi chiếm khá nhiều gigabyte. Có vẻ như mỗi lần tôi từng cố chuyển một lượng lớn dữ liệu trong quá khứ, tôi đều gặp phải những vấn đề lẽ ra phải được giải quyết từ thời Bill Gates có cặp kính chỉ nhỉnh hơn một chút về phong cách.

May mắn thay, có những cách để loại bỏ sự hỗn loạn khỏi việc di chuyển email và giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu.

Tìm kiếm một trình hướng dẫn

Giống như mọi thứ khác, nếu tiếp cận không đúng cách, việc di chuyển có thể là một việc khá rắc rối. Vì vậy, khi tôi tìm nhà cung cấp mới, tôi tập trung vào những nhà cung cấp có ‘trình hướng dẫn’ giúp mọi thứ trở nên dễ dàng. Những công cụ di chuyển này thường cho phép bạn chọn những gì muốn chuyển (chỉ email, email kèm tệp đính kèm, cấu trúc tệp, v.v.) theo quy trình từng bước.

Chỉ vài năm trước, những công cụ này chưa phổ biến. May mắn là hiện nay có rất nhiều lựa chọn. Nhưng chúng ta sẽ quay lại vấn đề này và các cách di chuyển khác sau một chút.

Những lý do bạn có thể cần di chuyển

Có thể bạn có một email công việc hoặc email trường học mà bạn sắp mất quyền truy cập và muốn giữ lại các tệp hoặc hồ sơ liên lạc của mình. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra lại với người sử dụng lao động/quản trị viên để đảm bảo việc di chuyển sẽ không vi phạm bất kỳ chính sách dữ liệu nào trước khi bắt đầu di chuyển các tài khoản này.

Hoặc theo một cách nghiêm trọng hơn, nhà cung cấp email của bạn có thể đang bị ‘khai tử’. Skiff là một ví dụ gần đây về điều này. Khi được Notion mua lại, email là một trong số nhiều sản phẩm bị loại khỏi danh mục của họ.

Những lý do bạn có thể muốn di chuyển

Ngoài các khoản phí mới, những sự kiện trong cuộc sống và việc đóng cửa đột ngột, còn có những lý do khác để cân nhắc thay đổi. Một số lý do trong đó đã được làm sáng tỏ trong những năm gần đây, khi tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu ngày càng được đặt lên hàng đầu trong suy nghĩ của chúng ta.

Quy định

Các luật như GDPR và CCPA đã khiến việc không bảo vệ đúng cách dữ liệu nhạy cảm trở thành một hành vi phạm pháp nghiêm trọng, điều này là mối lo lớn đối với những người kinh doanh. Nếu một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ làm tổn hại dữ liệu khách hàng của mình, đó có thể là một vấn đề. Một số nhà cung cấp email — thường được gọi là nhà cung cấp ‘email doanh nghiệp’ — vì lý do này có trách nhiệm lớn hơn nhiều về bảo mật.

Độ tin cậy

Thời gian ngừng hoạt động quá nhiều có thể gây chậm trễ trong việc gửi hoặc nhận email. Độ tin cậy không phải là điều chúng ta nghĩ là quan trọng cho đến khi nó trở thành vấn đề. Những người khác lại trở thành nạn nhân của các bộ lọc thư rác quá mức, can thiệp khi lẽ ra không nên.

Tôi đã trực tiếp trải qua điều này với tài khoản Microsoft của mình. Các công ty mà tôi thường xuyên tương tác đột nhiên bị chuyển thẳng vào thư mục thư rác mà không hề có lấy một cảnh báo. Không chỉ gây bực bội, điều này còn tốn kém, đặc biệt là khi nó xảy ra với các hóa đơn nhạy cảm về thời gian.

Một lần nữa, cái gọi là ‘email doanh nghiệp’ (‘cái gọi là’, vì các tính năng nâng cao của nó thực sự hữu ích cho bất kỳ ai) lại đến giải cứu. Thông thường, người ta sẽ chú trọng hơn vào việc hoàn thiện các tính năng như bộ lọc thư rác.

Chi phí và bảo mật

Có lẽ lý do chính khiến bạn muốn đổi nhà cung cấp là để giảm chi phí và/hoặc tăng cường bảo mật.

Khi tôi quyết định rời Hotmail, đây là những mối quan tâm chính của tôi. Xét cho cùng, Microsoft đã liên quan đến một vụ rò rỉ dữ liệu vào năm 2023, và tôi biết chắc hẳn phải có nơi nào rẻ hơn mức £19.99/yr ($24.99/yr) mà tôi trả cho họ chỉ để giữ tài khoản của mình. (Và đó còn chưa tính đến việc tôi khó chịu thế nào khi phải trả tiền cho thứ mà trước đây tôi được dùng miễn phí).

Tương tự, Google cũng đã chịu không ít sự cố vi phạm bảo mật email. Ngoài ra, vào năm 2022, họ đã khai tử một số tính năng của Gmail đối với những người dùng không nâng cấp lên tùy chọn Workspace cao cấp, gây ra làn sóng phản đối trên các kênh như Reddit. Điều này có nghĩa là các nhà cung cấp ‘lớn’ không còn nhất thiết là các nhà cung cấp ‘đáng tin cậy’. Điều này đã khiến nhiều người, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, tìm kiếm giải pháp thay thế.

Có nhược điểm nào đối với việc di chuyển email không?

Chúng tôi đã đề cập đến những lợi ích của việc di chuyển email, nhưng có nhược điểm nào không? Câu trả lời ngắn gọn là không — với một vài điều kiện. Hãy giả sử rằng, giống như tôi, bạn có lý do chính đáng để rời đi và bạn không di chuyển từ một hệ thống nội bộ cũ được xây dựng tùy chỉnh. Bạn cũng đã dành thời gian nghiên cứu nhà cung cấp phù hợp nhất cho mình — và đó là một nhà cung cấp có trình hướng dẫn di chuyển dễ sử dụng.

Điều quan trọng nhất bạn cần làm là phải đảm bảo tuyệt đối rằng tài khoản mới của bạn có đủ dung lượng. Hết dung lượng giữa chừng trong quá trình di chuyển có thể khiến một số tệp không được chuyển hoặc, trong trường hợp xấu nhất, khiến quá trình thất bại.

Một điều nhỏ khác cần cân nhắc là bạn có thể gặp gián đoạn đối với dịch vụ email thông thường của mình trong khi quá trình di chuyển diễn ra, vì vậy bạn nên chạy quá trình này qua đêm hoặc khi bạn biết công việc sẽ yên ắng. Có thể là vào một ngày nghỉ lễ.

Nếu nhà cung cấp email tôi muốn không có công cụ di chuyển thì sao?

Có một vài lựa chọn bạn có thể thử trong trường hợp này.

Hợp nhất tài khoản trước

Có những phần mềm ngoài kia (như Thunderbird) cho phép bạn thêm và truy cập tất cả tài khoản, thư, lịch và danh bạ của mình ở cùng một nơi. Bằng cách thêm cả hai tài khoản (cũ và mới) vào cùng một phần mềm thư bằng IMAP, bạn có thể kéo và thả email từ tài khoản này sang tài khoản kia. Nếu bạn làm điều này trên một nền tảng dựa trên đám mây, nó sẽ đồng bộ ở mọi nơi.

Công cụ của bên thứ ba

Có một số công cụ di chuyển của bên thứ ba, như MailJerry, có thể giúp bạn di chuyển. Tuy nhiên, chúng có thể khá tốn kém. Ví dụ, việc di chuyển các hộp thư có dung lượng trên 250 MB có giá $12.99/mo từ MailJerry. Và bạn còn phải mất công tìm, tải xuống và vận hành một công cụ của bên thứ ba.

Thuê chuyên gia

Nếu các phương pháp trên không hiệu quả, bạn có thể cân nhắc thuê một chuyên gia kỹ thuật để di chuyển thủ công. Một quy trình như vậy đòi hỏi phải điều chỉnh cài đặt tên miền, bản ghi DNS và cấu hình bản ghi MX. Nó có thể dễ dàng trở nên đầy thuật ngữ chuyên môn và gây e ngại cho người mới.

Mặc dù thuê ai đó làm việc này sẽ giúp bạn bớt căng thẳng khi tự làm, nhưng điều đó đồng nghĩa với việc trao quyền truy cập vào dữ liệu quý giá của bạn cho bên thứ ba, dù là một chuyên gia. Nó cũng có thể tốn tới $150 cho mỗi hộp thư.

Tất nhiên, tất cả những điều này có thể được bỏ qua nếu bạn chọn một nhà cung cấp email mới có công cụ di chuyển tích hợp sẵn, vì vậy bạn nên tính đến tính năng này trong quá trình tìm kiếm của mình.

Công cụ di chuyển tích hợp sẵn

Khoảng năm năm trước, có rất ít nền tảng có công cụ di chuyển tích hợp sẵn. Giờ đây, tính năng này đã được bao gồm như tiêu chuẩn ở nhiều nhà cung cấp. Nhưng để mọi thứ đơn giản, hãy xem xét kỹ hơn email doanh nghiệp Spacemail từ Spaceship và công cụ di chuyển của nó như một ví dụ về cách chúng hoạt động.

Từ bảng điều khiển tài khoản Spacemail của bạn, bạn chỉ cần vào ‘Settings’, sau đó nhấp vào ‘Email migration’.

Điền vào biểu mẫu. ‘Tài khoản email nguồn’ của bạn là tài khoản mà bạn đang nhập dữ liệu từ đó. Trong trường hợp này, tài khoản đích sẽ tự động là tài khoản Spacemail mới của bạn. Bạn sẽ cần tìm tên máy chủ IMAP từ tài khoản email nguồn và số cổng. Thông thường, thông tin này có thể được tìm thấy trong ‘Preferences’ hoặc ‘Account Settings’. Bạn sẽ dễ dàng tìm thấy vị trí chính xác trực tiếp từ nhà cung cấp dịch vụ của mình. Sau khi nhập xong mọi thứ, hãy nhấp vào nút màu tím ‘Migrate emails’.

Quá trình di chuyển sẽ bắt đầu. Giờ đây khi bạn đã khởi động quá trình, bạn có thể thư giãn trong khi việc di chuyển được xử lý một cách an toàn và hiệu quả.

Mẹo cuối cùng để di chuyển thành công

Để đảm bảo việc di chuyển của bạn thành công và không rắc rối, hãy chọn nhà cung cấp một cách cẩn thận. Bạn cần một nền tảng trực quan và đáng tin cậy khi chuyển email của mình.

Như tôi đã đề cập trước đó, hãy đảm bảo bạn có đủ dung lượng trong tài khoản đích để tránh bất kỳ lỗi hoặc sự cố nào. Bạn nên xóa các email và tệp đính kèm không mong muốn trước khi di chuyển để tránh phải trả tiền cho dung lượng lưu trữ mà bạn không cần. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội này để triển khai một cấu trúc tệp rõ ràng để biết mọi thứ ở đâu. Công cụ di chuyển của Spacemail giữ nguyên cấu trúc email của bạn, bao gồm cả thư mục và thư mục con, vì vậy đây là lựa chọn tuyệt vời cho những ai đã có sẵn một hệ thống cẩn thận.