Легко налаштуйте корпоративну електронну пошту

Ймовірно, ви тут, тому що хочете дізнатися, як налаштувати електронну пошту для свого бізнесу, але не хочете, щоб це було складно. Можливо, ви вже вивчали це питання, але вас відлякало те, наскільки складним це здається в деяких статтях.

Що ж, не хвилюйтеся. Ви звернулися за адресою. Ми розберемо всі елементи корпоративної електронної пошти (також відомої як company email або work email), щоб ви могли швидко налаштувати, створити й використовувати її. А ще краще — ви зрозумієте кожен аспект того, що робите, і чому.

Що таке корпоративна електронна пошта?

Корпоративна електронна пошта зазвичай означає конкретні сервіси, спеціально розроблені для задоволення потреб бізнесу, яких зазвичай не мають окремі користувачі.

• Кращі функції безпеки — Провайдери корпоративної електронної пошти зазвичай пропонують такі функції, як 2FA за замовчуванням, зберігають ваші дані в зашифрованому вигляді, а також мають додаткові можливості, як-от покращені антиспам-фільтри. Вони також зазвичай не показують рекламу, а отже, не отримують вигоди від використання ваших даних для націлювання на вас персоналізованою рекламою — що, як відомо, роблять деякі безкоштовні провайдери. Коротко кажучи, надійний провайдер корпоративної електронної пошти має дати вам спокій, що ви робите все можливе для захисту приватних даних ваших клієнтів і ваших власних.

• Бізнес-інструменти — Сервіси корпоративної електронної пошти також зазвичай мають додаткові інструменти, як-от функціональність псевдонімів і спільні календарі, які краще пристосовані до бізнес-життя. Вони також зазвичай дозволяють більш розширене фільтрування листів, що може бути корисним, коли ви керуєте корпоративною електронною адресою з великим обсягом пошти.

• Використання назви вашого бізнесу в електронній адресі — Мабуть, найважливіша функція рішень для корпоративної електронної пошти полягає в тому, що вони дають змогу легко створювати електронні адреси, які містять назву вашого домену (yourname@yourbusiness.com). Перше, що більшість людей робить, якщо не впевнені, чи справжнє повідомлення, — перевіряє адресу електронної пошти відправника.

Ви можете детальніше ознайомитися з тим, чому корпоративна електронна пошта важлива, але загалом саме ці функції відрізняють її від безкоштовних провайдерів електронної пошти.

З чого складається корпоративна електронна пошта

Для більшості корпоративна електронна пошта міститиме певну форму вашого імені, за якою йде URL вашого бізнесу — тож це виглядатиме як yourname@yoursite.com. Нещодавно ми детальніше обговорювали як ви можете вибрати свій домен.

Крім того, є також функція створення та керування псевдонімами (такими як info@ або support@).

Що стосується програмного забезпечення, корпоративна електронна пошта часто складається з вебпорталу, де ви входите в систему та отримуєте доступ до своїх листів. Іноді ви можете отримати окремий застосунок, але частіше за все ви виявите, що можете легко додати свою корпоративну електронну пошту до наявного застосунку, яким користуєтеся на мобільних пристроях, щоб мати зручний доступ.

Що потрібно для створення адреси корпоративної електронної пошти?

Якщо ви читали до цього моменту, то, ймовірно, вже зрозуміли, що для того, щоб у вашій електронній адресі був власний домен, вам потрібно володіти доменом. Такі речі, як @outlook.com, відомі як публічні домени, тож щоб замінити цю частину, ви маєте володіти нею. Оскільки це обов’язкова вимога, більшість сервісів електронної пошти, орієнтованих на бізнес, дозволяють зареєструвати домен як частину процесу.

Але, оскільки ви це читаєте, я припускаю, що у вас уже є домен. Якщо ви вже володієте доменом, який хочете використовувати, процес дещо відрізняється, і це один з інших чинників, що можуть спричиняти плутанину навколо налаштування корпоративної електронної пошти. Але ми розділимо ці два сценарії купівлі/процеси, щоб ви точно не помилилися.

Як отримати корпоративну електронну пошту за 4 прості кроки

Процес може відрізнятися залежно від обраної вами платформи. Ми обговоримо основи, використовуючи як приклад Spacemail, нашу спеціалізовану платформу для бізнесу.

Придбайте план

Більшість провайдерів пропонують низку тарифних планів електронної пошти, що відображають різні розміри бізнесів. Тут немає жодної хитрості — оберіть той, який найкраще відповідає вашим потребам. Майте на увазі, що багато професійних сервісів електронної пошти дозволяють пізніше оновлювати елементи вашого плану — або навіть додавати поштові скриньки та користувачів, тож зараз немає потреби надмірно планувати наперед. Обирайте те, що вам потрібно.

Поки що не хвилюйтеся про те, як ваш домен вписується в усе це. Зазвичай будь-який домен сумісний з будь-яким провайдером, і все це відбувається на наступному кроці. Однак наявність домену в того самого провайдера дає певні переваги (до яких ми ще повернемося за мить).

Завершіть покупку. Далі, якщо у вас ще немає домену, зупиніться на цьому етапі, щоб придбати його. Якщо ви оберете того самого постачальника, якого використовуєте для платформи електронної пошти, процес зазвичай проходить плавніше, оскільки елементи однієї платформи зазвичай створені так, щоб «спілкуватися» один з одним, роблячи процес більш автоматизованим. Не поспішайте з вибором домену. Його вибір — це майже окреме мистецтво, і ми радимо прочитати цю статтю, щоб допомогти вам ухвалити правильне рішення.

Налаштування (або Unboxing™)

Якщо ваш домен і провайдер електронної пошти — це одна й та сама компанія

Далі, як і з будь-яким продуктом, який потрібно адаптувати до ваших потреб, є короткий процес налаштування. У Spaceship це називається Unboxing™, і щойно вашу покупку буде завершено, ви побачите, що процес Unboxing пропонується як наступний крок.

Після вибору першим кроком буде — ви вгадали — прив’язування домену. Якщо ви володієте доменом у Spaceship і обираєте Spacemail, ваш домен автоматично з’явиться у спадному меню, і вам потрібно буде просто вибрати його.

Потім одним кліком вони з’єднуються. Ви можете одразу перейти до розділу «Створення поштової скриньки».

Підключення вашої нової електронної пошти до домену в іншого провайдера

Нічого страшного, якщо ваш домен у іншого провайдера. Це просто означає кілька додаткових процесів, і вони відбуваються з вашими наявними продуктами, а не із самою доменною платформою. Саме це може спричиняти певну плутанину для декого.

Вам потрібно буде додати кілька нових записів MX/DKIM/SPF до ваших записів DNS (Domain Name Server). Щоб уточнити, ці записи визначаються провайдером електронної пошти, але додаються з боку домену. (Якщо ви використовуєте Spacemail, ви побачите спливне вікно з посібником, який пояснює, як налаштувати ваші записи DNS). Після додавання ці записи фактично спрямовують ваш домен на сервери вашого провайдера електронної пошти для всього, що стосується електронної пошти.

Доступ до DNS-записів вашого домену буде або у вашого доменного провайдера, або у хостинг-провайдера. Якщо ви не впевнені, можете перевірити це за допомогою інструмента перевірки DNS, наприклад MXToolbox.

Щойно ви знатимете, де шукати, знайти DNS-записи буде не надто складно — зрештою, це справді важлива частина налаштування вашого домену. У більшості випадків вони будуть у вашого доменного провайдера. Розташування налаштувань залежатиме від вашого провайдера, але зазвичай вам потрібно знайти розділ домену у своєму обліковому записі, вибрати домен, для якого ви хочете створити електронну адресу, а потім натиснути, щоб отримати доступ до його налаштувань. Це може бути кнопка на кшталт «Керувати» або «Налаштування» чи «Налаштувати». Далі перейдіть до «DNS Records». Це також може називатися приблизно як «Advanced DNS».

Ви маєте побачити кілька записів, які вже присутні. Будьте обережні з ними — не редагуйте й не видаляйте їх. Це може спричинити проблеми з роботою вашого вебсайту або будь-якого іншого сервісу, до якого вони можуть бути підключені. Якщо ви раніше не використовували платформу електронної пошти зі своїм доменом (див. нижче), вам потрібно буде лише додати нові записи.

Типові записи, які вам потрібно буде додати

Вони також залежатимуть від сервісу, яким ви користуєтеся, але і тут ми використаємо Spacemail як приклад. Система введення записів зазвичай структурована так, що додавати нові записи інтуїтивно зрозуміло.

MXзаписи (Mail Exchange)

MX-записи вказують, куди мають доставлятися електронні повідомлення. Вони вказують на поштові сервери, відповідальні за обробку вхідних листів. Вони забезпечують належну доставку ваших листів. Ось MX-записи, які ви б додали для Spacemail.

SPF-записи (Sender Policy Framework)

SPF-записи запобігають підробці електронної пошти (коли хтось видає себе за вас через електронну пошту), указуючи, які сервери мають право надсилати листи від імені вашого домену. Це дає змогу легко ідентифікувати легітимні листи. SPF-запис, який ви зазвичай додаєте для Spacemail, такий:

DKIM-записи (DomainKeys Identified Mail)

DKIM додає цифровий підпис до вихідних листів, що полегшує їх відстеження та запобігає підробці. DKIM-записи налаштовуються автоматично для кожного домену, підключеного до Spacemail, і ви можете знайти це в Advanced DNS.

DMARC-записи (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC — це політична структура, яка покращує автентифікацію електронної пошти шляхом узгодження SPF (Sender Policy Framework) і DKIM (DomainKeys Identified Mail). Вона додатково допомагає запобігати підробці електронної пошти, фішингу та зловживанню доменом, гарантуючи, що вхідні листи є легітимними та авторизованими.

Spacemail не налаштовує DMARC-записи автоматично, оскільки вони значно відрізняються залежно від ваших особистих уподобань. За бажання або за потреби ми рекомендуємо використовувати цей генератор DMARC від MXToolbox.

Ми наполегливо рекомендуємо налаштувати DMARC-запис для вашого домену, щоб покращити безпеку електронної пошти та захистити репутацію вашого домену.

Чи потрібно буде мені видаляти записи?

Якщо ви коли-небудь раніше використовували провайдера електронної пошти зі своїм доменом, вам може знадобитися видалити деякі наявні записи. Їх має бути легко визначити, оскільки в їхній класифікації також будуть позначення MX/DKIM/SPF/DMARC.

Після завершення цієї підготовчої роботи процес буде майже таким самим, як і в разі реєстрації домену в того самого провайдера. Наприклад, у Spacemail ви просто додаєте свій домен вручну на першому кроці процесу Unboxing (замість того, щоб вибирати його зі спадного меню, як це було б, якби ви реєструвалися в Spaceship). Знову ж таки, це залежить від провайдера, але в Spacemail це перший крок процесу Unboxing.

Створення поштової скриньки

Щойно ви завершите створення цих записів або просто прив’яжете свій домен, решта піде як по маслу. Виберіть ім’я, яке хочете для своєї поштової скриньки (найімовірніше, для початку власне). Не забудьте переглянути наші підказки щодо правил іменування, але пам’ятайте — оскільки ви використовуєте власний домен, це технічно може бути будь-що, що ви захочете! Ніщо не зайняте. Можливо, ви захочете похизуватися, використавши лише одну літеру: j@yoursite.com — це ж доволі круто, правда? Або ж ви можете створити робочу електронну адресу, яка міститиме ваше повне ім’я, посаду чи роль.

Додавання catch-all і псевдонімів

Catch-all — це саме те, як звучить: якщо хтось введе anything@yoursite.com, його буде перенаправлено до catch-all. Можливо, ви захочете, щоб це була додаткова поштова скринька, щоб уникнути напливу небажаної пошти. Catch-all особливо корисні для отримання листів із помилками в написанні імен або інших варіантів, як-от info@yoursite.com, які люди можуть спробувати, якщо не знають, кому писати.

У Spacemail налаштувати catch-all особливо легко. На панелі запуску ви побачите цю опцію в Spacemail Manager - launchpad для Spacemail. Тут ви можете налаштувати свою catch-all поштову скриньку. Це може бути ваша основна поштова скринька - немає потреби оновлювати план.

Тим часом псевдоніми дають змогу створювати корпоративні електронні адреси, які перенаправляються кільком одержувачам (наприклад, для відділів), а також забезпечують анонімність. Ви бачили, як їх використовують майже в кожному бізнесі. У Spacemail додавання додаткової поштової скриньки до будь-якого плану є чудовим недорогим оновленням, а п’ять включено за замовчуванням до нашого плану Advanced. Дізнайтеся більше про те, як можна використовувати псевдоніми.

Додавання завершальних штрихів до вашого облікового запису електронної пошти

Вони відрізнятимуться залежно від провайдера, але після завершення налаштування облікового запису електронної пошти, коли ваша блискуча нова поштова скринька вже працює, вам захочеться персоналізувати ще кілька фінальних речей.

Налаштування імені відображення та додавання підпису

Ми говоримо про справжні основи. Варто перевірити їх, щоб бути впевненими. Ви хочете, щоб ваші листи правильно відображалися вже з першого. Тож перевірка правильності вашого імені, додавання підпису до кожного листа та загальний перегляд Налаштувань допомагатимуть вам щоразу. Гарантуємо, ви знайдете щось, що захочете підкоригувати. Крім того, ви можете налаштувати платформу на бажану мову, щоб вона була для вас ще зручнішою.

Додавання вашої нової адреси до стороннього поштового клієнта

Багато провайдерів корпоративної електронної пошти дозволяють це робити. Можливість інтегрувати вашу нову електронну адресу в застосунок, яким ви вже користуєтеся, — це справді простий спосіб усе відстежувати. І ви завжди можете повернутися до вебзастосунку будь-коли, коли захочете скористатися всіма функціями та перевагами.

Щоб зробити це, просто увімкніть доступ IMAP/SMTP/POP3 у Settings Spacemail, а потім дотримуйтеся інструкцій із налаштування в обраному вами поштовому клієнті. Зазвичай вони розташовані в меню налаштувань вашого наявного застосунку та мають назву на кшталт «Додати обліковий запис».

Міграція електронної пошти

Деякі провайдери корпоративної електронної пошти полегшують імпорт електронних листів. Це може бути корисно, якщо ви вели бізнес-комунікації десь в іншому місці й хочете зберегти запис усього.

Навіть якщо обраний вами провайдер не пропонує спеціального інструмента міграції, зазвичай можна виконати певний ручний обхідний варіант, завантаживши свої листи, а потім повторно вивантаживши їх на свій поштовий сервер. Однак це завжди матиме недоліки (наприклад, можливість людської помилки), не кажучи вже про те, що це займає багато часу. Провайдер із простим інструментом міграції — безумовно перевага, якщо ви хочете це зробити. Наприклад, у Spacemail наш спеціальний інструмент міграції забезпечує безпечніший і надійніший досвід міграції. У межах процесу Unboxing вас запитають, чи хочете ви перенести наявні листи, але ви можете зробити це будь-коли, перейшовши до «Settings» і знайшовши блок «Email migration».

Налаштуйте правила фільтрації спаму

Нарешті, ви можете захотіти відразу налаштувати правила фільтрації, які захищатимуть вашу електронну адресу з самого початку. Можливо, ви захочете негайно заблокувати відомих спамерів, які вже мають історію взаємодії з вашим бізнесом, але однією з переваг професійної корпоративної електронної пошти є більш надійна система фільтрації спаму.

У Spacemail ви можете налаштувати параметри фільтрації, перейшовши до Spacemail Manager, натиснувши «Manage», а потім «Spam management», що з’являється в меню праворуч на екрані.

Насолоджуйтеся перевагами

Тепер усе налаштовано, і ви готові надіслати перші тестові листи своїм друзям (ну, треба ж перевірити, що все виглядає добре!). Будьте в курсі всіх нових релізів Spacemail або залиште нижче коментар зі своїми думками та ідеями. Перегляньте плани Spacemail самі — ми гарантуємо, що один із них ідеально підійде вашому бізнесу.