Por que pequenas empresas preferem provedores de e-mail seguro

A maioria de nós provavelmente já vivenciou algum tipo de crime cibernético por e-mail a esta altura. Na verdade, se a maioria de nós abrisse nossas caixas de entrada pessoais literalmente agora, provavelmente encontraria algum tipo de golpe de phishing nos convidando a inserir dados sob falsos pretextos. Parece que há uma nova bala com sabor de phishing para desviar quase todos os dias.

Mas os riscos só aumentam quando você é uma empresa. Há muito mais para acompanhar, e grande parte das suas informações está disponível publicamente (seja por meio do registro da empresa ou simplesmente no seu próprio site). Essas informações podem facilitar para certos tipos de golpistas convencer você de que têm um propósito legítimo, ou simplesmente imitar sua empresa. E os problemas também vão além do phishing.

Vale lembrar, por exemplo, que muitas vezes você enviará aos clientes informações sensíveis sobre as contas ou pedidos deles com você. Qualquer hack ou violação corre o risco de expor os dados deles, assim como os seus. Quando os dados caem em mãos erradas, eles podem ser usados como arma, potencialmente resultando em e-mails fraudulentos para aqueles cujos dados foram comprometidos. Isso torna a segurança uma parte muito mais essencial dos provedores de e-mail procurados por empresas.

Na verdade, tirar proveito de empresas (sem surpresa) é algo anterior à Internet. A maioria das empresas, ainda hoje, recebe cartas físicas de supostos consultores tributários (e semelhantes) fingindo representar o governo, ou mencionando multas governamentais como se fossem ser aplicadas caso você não use o serviço deles. O e-mail apenas torna infinitamente mais fácil bombardear você com ataques semelhantes.

Crime cibernético e pequenas empresas

Com certeza, mais de 77% das pequenas empresas receberam ataques cibernéticos relacionados a e-mail, e faz sentido quando você pensa em quão atraente alvo você pode ser. Do ponto de vista dos atacantes, suas medidas de segurança provavelmente serão menos robustas do que as de empresas maiores — devido a restrições financeiras e de pessoal —, mas você ainda pode ter recursos ou dados valiosos que valham a pena roubar.

Mas não para por aí. Criminosos cibernéticos até tentam se passar por pequenas empresas usando seus nomes em endereços de e-mail falsos. Essas mensagens podem até conter os nomes e cargos de funcionários, contatos ou fornecedores reais para dar legitimidade. Serviços como o LinkedIn não ajudaram nisso. Embora sejam recursos inestimáveis para empregadores e funcionários, eles são essencialmente bancos de dados contendo o que, de outra forma, seriam informações difíceis de encontrar.

Como qualquer coisa, quanto mais dados estiverem online, mais formas haverá de usá-los como arma. É bom manter ao mínimo tudo o que você publica sobre você ou qualquer parte do seu negócio.

Mas provedores de e-mail seguro podem ajudar…

Os melhores provedores de e-mail defendem a segurança para proteger as informações sensíveis trocadas em e-mails. Pelos motivos já mencionados, isso é uma grande vantagem para clientes empresariais como você e, de fato, uma pesquisa recente com clientes que criamos confirmou isso. Mais de 83% das pessoas disseram que a segurança foi o principal motivo para sua escolha de provedor de e-mail.

Uma das principais medidas a sempre considerar é a criptografia. Na mesma pesquisa, 88,7% dos entrevistados disseram que a criptografia era o recurso mais importante de todos. Isso pode vir em muitas formas. Criptografar os dados onde eles são armazenados costuma ser algo negligenciado, mas é importante. Se os dados forem armazenados criptografados, qualquer pessoa que invadir o servidor de e-mail encontrará apenas jargão sem sentido. Como pequena empresa, você também deve procurar provedores que ofereçam mensagens autodestrutivas ou protegidas por senha para ajudar na confidencialidade.

A combinação de recursos de segurança típicos do e-mail empresarial geralmente ajuda essas soluções a cumprir regulamentações de proteção de dados, como GDPR e HIPAA.

Maior personalização dos recursos de segurança

Procure recursos que permitam um maior nível de personalização ao escolher seu e-mail empresarial. Por exemplo, ferramentas aprimoradas para ajudar você a categorizar e-mails por assunto ou tipo. Elas podem realmente ajudar quando se trata de organizar grandes volumes de mensagens.

Da mesma forma, criar caixas de e-mail genéricas como info@ ou admin@ que redirecionam para equipes ou pessoas específicas é outro recurso útil. Elas são chamadas de aliases de e-mail, e a maioria dos bons provedores de e-mail empresarial permitirá que você tenha vários deles. Eles permitem encaminhar mensagens de caixas genéricas como as acima para várias caixas de e-mail, o que tem o benefício adicional de permitir que várias pessoas as monitorem, além de proteger suas identidades.

Segurança e antispam

Spam representa um risco maior para pequenas empresas em comparação com indivíduos. Mas o que exatamente é proteção antispam?

Simplificando, ela permite bloquear mensagens de remetentes que você identifica como não confiáveis. Mas as boas soluções oferecem ainda mais do que isso. Os melhores filtros antispam usam ferramentas como aprendizado de máquina para prever o que provavelmente será spam com base nas suas classificações anteriores, colocando automaticamente golpes de phishing prejudiciais fora do alcance de você e de seus funcionários.

A filtragem adaptável também é essencial para manter seus e-mails empresariais sob controle. Precisa alterar uma regra ou encontrou algo no spam que não deveria estar lá? Você deve conseguir ajustar as configurações com facilidade. Substituições manuais são um recurso essencial a procurar em filtros de spam.

Há recursos de segurança além da proteção contra spam aos quais você deve prestar atenção ao decidir qual é o melhor provedor de e-mail empresarial. Um deles é a autenticação de dois fatores (2FA). Você provavelmente já tem isso nos seus aplicativos bancários. É quando você precisa de um dispositivo secundário (como um smartphone) para verificar um login. Garantir que o provedor escolhido tenha 2FA para e-mail significa que você não precisa se preocupar com alguém acessando sua conta sem o seu conhecimento.

Logs de atividade e de dispositivos também são úteis para mostrar a atividade da conta. O log de atividade lista cada login, e o log de dispositivos mostra todos os dispositivos atuais. Isso os torna formas convenientes de verificar se tudo está em ordem, especialmente se você suspeitar de atividade incomum na sua conta.

Obtendo proteção DMARC, SPF e DKIM

Mas e aquelas pessoas irritantes que estão se passando pela sua empresa? Existe uma maneira de impedi-las?

O problema é que isso é mais complexo do que simplesmente achar que você está seguro porque sua conta é segura. Esses falsificadores muitas vezes nem precisam invadir sua conta para falsificar um endereço de e-mail parecido com o seu. É aí que entram estes inteligentes recursos de e-mail seguro:

1. SPF:Sender Policy Framework é um protocolo que permite aos proprietários de domínios especificar quais servidores de e-mail estão autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Ele funciona publicando um registro específico no DNS (Domain Name System) que lista os servidores de e-mail autorizados. Quando um e-mail é recebido, o servidor de e-mail do destinatário pode verificar o registro SPF do domínio do remetente para confirmar se o servidor de envio tem permissão para enviar e-mails em nome daquele domínio. Se a verificação SPF falhar, indicando que o e-mail foi enviado de um servidor não autorizado, ele pode ser sinalizado ou rejeitado.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail adiciona uma assinatura digital a uma mensagem de e-mail. Essa assinatura é gerada usando uma chave privada associada ao domínio do remetente e é adicionada (de forma invisível) ao cabeçalho do e-mail. O servidor de e-mail do destinatário então usa a chave pública, publicada no DNS pelo domínio do remetente (de forma semelhante ao SPF), para verificar a assinatura. Se a assinatura for válida, isso prova que o e-mail é legítimo, mas também confirma que ele não foi alterado em trânsito. Se a verificação da assinatura falhar, isso indica possível adulteração ou uma fonte ilegítima.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (é um nome comprido, mas continue comigo) se baseia em SPF e DKIM ao permitir que os proprietários de domínios escolham como o servidor de e-mail de um destinatário deve lidar com um e-mail que falha em uma verificação de autenticação. Eles podem escolher se o e-mail será colocado em quarentena ou rejeitado. Além disso, o DMARC permite que os proprietários de domínios recebam relatórios dos destinatários de e-mail sobre e-mails que passam ou falham na autenticação, ajudando você a monitorar o que está acontecendo em termos de falsificadores.

SPF, DKIM e DMARC trabalham juntos para verificar a legitimidade da identidade do remetente e evitar falsificação de e-mail e personificação de domínio:

• SPF valida o servidor de envio.

• DKIM garante a integridade do conteúdo do e-mail e do domínio do remetente.

• DMARC fornece políticas e relatórios, permitindo que você, como proprietário de uma empresa, especifique quais ações devem ser tomadas para e-mails que falham na autenticação e receba relatórios sobre os resultados da autenticação quando alguém tenta enviar um e-mail se passando por você.

Mas por que não escolher um grande nome?

Recentemente, houve uma mudança, com mais pessoas e empresas se afastando da dependência de grandes gigantes da tecnologia — como Google, Apple e Microsoft.

Há preocupações crescentes sobre como essas empresas lidam com dados. O Google teve notoriamente uma violação de servidor em 2018, e a Microsoft em 2021, quando dados foram acessados ilegalmente. Mas, de forma mais ampla, foram as revelações feitas por Edward Snowden em 2013, mostrando que a NSA poderia potencialmente ter acesso direto aos servidores das big techs (sob o pretexto de programas como o PRISM), que realmente fizeram as pessoas questionarem se seus dados já estavam comprometidos com essas empresas antes mesmo de considerar violações.

Como resultado, tanto indivíduos quanto empresas se tornaram mais cautelosos e começaram a explorar as alternativas oferecidas por provedores menores de serviços de e-mail, mais focados em privacidade.

Mas é mais do que isso. Provedores menores de e-mail seguro oferecem coisas que os grandões não oferecem, além das vantagens de segurança que mencionamos. Muitas empresas simplesmente gostam muito do nível de flexibilidade e personalização que eles oferecem, junto com preços mais baixos e preços competitivos e planos que crescem junto com sua empresa.

Algumas pequenas empresas podem simplesmente preferir não reforçar o domínio monopolista que os gigantes têm sobre nossas vidas, fazendo sua pequena parte para apoiar empresas menores.

O futuro do e-mail empresarial

Quando se trata de escolher o e-mail empresarial certo, você deve conseguir altos níveis de segurança, mas também um sistema que torne o e-mail empresarial algo sem esforço. Assim, as comunicações empresariais fluem com mais liberdade, mas a segurança nunca é comprometida.

Na verdade, você deve conseguir um serviço de e-mail empresarial seguro e simples que faça parte de uma plataforma web mais ampla. Uma em que você possa incorporar seu nome de domínio ao seu endereço de e-mail automaticamente e integrar outros produtos web à sua solução ideal — sabendo que cada parte da plataforma é segura. Ela deve se atualizar e evoluir com o tempo, para que, seja qual for o futuro do e-mail, esteja pronta e equipada para lidar com isso.

É por isso que criamos o Spacemail business email. É uma tecnologia projetada para ‘seres humanos de verdade’ e atualizada ativamente para vencer as ameaças de segurança mais recentes. Além disso, ela está dentro da plataforma mais ampla da Spaceship, para ajudar você a fazer melhores negócios online em todos os lugares com segurança e simplicidade como padrão — sempre.