Os clientes costumam nos perguntar como escolher um endereço de email. Escolher um endereço de email — um que seja memorável e soe profissional — envolve mais coisas do que parece à primeira vista. E não são só as empresas que perguntam. Clientes com contas pessoais também perguntam qual é a melhor forma de escolher o endereço de email certo.
Então, vamos direto ao ponto e abordar tudo, começando pelas pequenas empresas que querem garantir que estão escolhendo um endereço de email simples e profissional.
Coloque o nome da sua empresa no seu endereço de email
É um conselho simples, mas o que mais faz diferença. Se você escolher um endereço de email comercial que inclua o nome da sua empresa, isso vai trazer grandes benefícios. Os motivos merecem um artigo à parte, mas acredite: é a maneira mais fácil de transmitir profissionalismo. Pense nas mensagens de spam mais convincentes que você recebe — aquelas que passam pelo seu filtro interno inicial e exigem uma inspeção mais cuidadosa. Se você for como eu, a primeira coisa que fará com mensagens assim é verificar o endereço do remetente. Qualquer coisa vinda de @gmail ou @hotmail imediatamente acende um sinal de alerta quando deveria ser uma mensagem de uma empresa registrada.Colocar o nome da sua empresa no seu endereço de email, especialmente se você já vende online, é uma forma incrivelmente simples e acessível de parecer legítimo e, por extensão, torna mais difícil para outras pessoas se passarem pela sua empresa. Isso ficaria assim: yourname@yourbusiness.com. Vamos explicar mais adiante como configurar tudo — já que o processo é o mesmo tanto para clientes pessoais quanto profissionais.
Então, vamos imaginar que você já fez isso. O que mais talvez queira considerar?
Estrutura do endereço de email
Há muitos fatores a considerar quando se trata de estilizar seu endereço de email. Em geral, você pode fazer o que preferir — afinal, não existe uma estrutura universalmente aceita. Empresas diferentes usam o que melhor lhes convém, dependendo de suas necessidades. Mas há algumas coisas a considerar.
Você deve usar nome e sobrenome no seu endereço de email?
Usar nome e sobrenome tende a parecer mais profissional e, claro, evita ambiguidades em empresas maiores, onde várias pessoas podem compartilhar o mesmo primeiro nome.
Se você usar nome e sobrenome, deve usar um ponto?
Usar um ponto é uma forma eficaz de separar nome e sobrenome. Isso facilita identificar claramente o nome e o sobrenome, mas também é perfeitamente aceitável apresentá-los sem ponto (como uma única palavra).
E quanto à privacidade?
Usar nome e sobrenome no seu endereço de email comercial significa que qualquer pessoa que conheça seu nome e sua empresa pode descobrir seu endereço de email. Isso pode ser tanto bom quanto ruim. Talvez você queira abrir mão de um pouco de transparência em troca de mais privacidade. Por exemplo, usando iniciais e sobrenome (ex.: J. Brown@example.com) em vez do nome completo.
E quanto a outros caracteres especiais?
Embora pontos sejam aceitáveis, é melhor evitar outros caracteres especiais. Eles não são padrão e podem causar confusão (é um travessão curto, travessão longo ou outra coisa completamente diferente?). Usar caracteres não padrão pode tornar os endereços de email difíceis de lembrar corretamente e de dizer em voz alta — sem mencionar as variações regionais desses caracteres especiais e o fato de que alguns deles não são permitidos em endereços de email.
Para funções que exigem alta segurança, você também pode usar emails baseados em função ou departamento, como:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
No meu próprio negócio, eu uso apenas jamie@ — para mim, parece menos formal, mais amigável e, como sou uma empresa de uma pessoa só, ter nome e sobrenome parecia desnecessariamente formal para meus clientes. Às vezes, também gosto da camada extra de anonimato que isso proporciona.
O que são aliases e minha empresa precisa deles?
Um endereço de email e um alias têm finalidades diferentes, e entender essas diferenças pode ajudar você a decidir se precisa dos dois.
Um endereço de email sempre está relacionado a uma caixa de correio específica — isso significa que ele tem login, armazenamento de mensagens e capacidade de enviar mensagens. Normalmente, ele é usado por uma pessoa. Um alias é um pouco diferente — é um endereço de email adicional que encaminha emails para uma ou mais caixas de correio existentes. Ele não tem sua própria caixa de entrada nem espaço de armazenamento. Quando um email é enviado para um alias, ele é redirecionado automaticamente para a caixa de correio associada.
Funções dos aliases
Lidar com grandes volumes de email
Aliases de email são especialmente úteis para empresas com grandes volumes de emails recebidos. Em primeiro lugar, eles podem permitir uma melhor organização do email; por exemplo, você pode classificar os emails pelo endereço de onde vieram (ex.: clientes, fornecedores etc.).
Privacidade
Muitas pessoas escolhem os tipos de endereços que listamos acima como aliases para ajudar a manter os membros da equipe anônimos. Especialmente em reclamações ou outras comunicações delicadas, é provável que a equipe aprecie não ser associada diretamente (pelo nome) aos emails que envia. Isso nos leva ao principal benefício dos endereços de email com alias…
Compartilhar emails
Talvez a função mais útil dos endereços com alias seja encaminhar as mensagens recebidas por eles para várias caixas de entrada, para que todos os membros de um departamento ou equipe fiquem incluídos. Você provavelmente conhece aliases como returns@ ou help@ — mas escolha os que melhor se encaixam no seu negócio.
Em resumo
Os dez aliases e caixas de correio mais usados
Precisa de alguns exemplos dos melhores endereços de email para facilitar a vida da sua empresa? Aqui estão os 10 principais endereços de email escolhidos pelos nossos clientes para suas caixas de correio e aliases.
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Como você pode ver nesta lista, as empresas usam principalmente esses endereços para indicar diferentes departamentos e otimizar as comunicações dentro da organização.
Como escolher endereços de email pessoais
Agora que você já tem seu email comercial, será que também pode melhorar seu endereço de email pessoal? Como elevar seu endereço comum no estilo Gmail ou Hotmail para que pareça profissional?
Vamos encarar os fatos: até vinte anos atrás, já precisávamos adicionar nosso ano de nascimento ao email para restringir as opções. Com mais pessoas tendo várias contas, o futuro parece ainda mais sombrio. jamielong90@ parece muito melhor do que jamielong2819532@ — sem falar em como será difícil lembrar deles. Então, o que podemos fazer? Existem outros truques e estratégias para conseguir o endereço de email certo?
Primeiro, lembre-se das regras acima
Isso porque praticamente todas elas também se aplicam aqui. Evite qualquer coisa cômica, caracteres incomuns que possam causar confusão e assim por diante. Se você for escolher números, tente dar a eles algum significado para você ou, se não conseguir, faça com que sejam memoráveis (jamielong666@) — em vez de incluir sua data de nascimento completa (jamielong111190@).
Evite complicar demais, especialmente na grafia
Pode ser tentador adicionar algumas letras ao seu nome porque você consegue lembrar facilmente e está disponível, como jamieielongng — mas eu garanto que isso vai causar confusão a longo prazo. Se o seu nome for naturalmente muito difícil de soletrar ou frequentemente confundido com outro nome, talvez você realmente queira simplificá-lo ou encurtá-lo para facilitar sua vida nos inevitáveis momentos de soletrar pelo telefone.
Considere usar apelidos ou hobbies no lugar
JohnGuitar@ pode ter mais disponibilidade do que JohnSmith@ e provavelmente também é mais memorável. Só lembre que qualquer palavra que você escolher precisa ter durabilidade. Se não for algo pelo qual você realmente se sinta apaixonado, pode acabar se tornando um endereço de email do qual você se arrepende.
Mudar seu endereço de email depois é um incômodo que você deve tentar evitar sempre que possível, principalmente se pretende usá-lo como login em vários sites ou contas.
Evite incluir informações pessoais demais
Ninguém está sugerindo que você colocaria o nome de solteira da sua mãe ou o nome do seu primeiro animal de estimação, mas evite usar sua data de nascimento completa, informações de endereço ou qualquer outra coisa que possa causar problemas de segurança nas mãos erradas. Lembre-se: seu endereço é público.
Escolha um domínio público ou provedor de email menos conhecido
Domínios públicos são aqueles que qualquer pessoa pode usar para registrar um endereço de email — são os seus gmails e hotmails.
Alguns dos grandes nomes têm outras opções de domínio público (menos conhecidas) que podem ter melhor disponibilidade do que as mais populares. Por exemplo, além do seu principal @hotmail, a Microsoft também permitiu registrar @live, @outlook e @msn ao longo dos anos, bem como variações que usam domínios de país (como .co.uk). Da mesma forma, a Apple usou @mac.com, @icloud.com, entre outros, ao longo dos anos.
Buscar as ofertas menos populares dos gigantes pode permitir que você crie um endereço de email mais próximo do que deseja. A vantagem é que você ainda terá uma extensão de domínio memorável e um nome muito mais adequado.
Seja você mesmo usando um domínio pessoal no seu endereço de email
Mas por que ficar disputando as migalhas deixadas por um buffet de vinte anos atrás, quando você pode criar um banquete totalmente novo só seu?
Porque você não precisa ter uma empresa (nem mesmo administrar um site) para registrar um domínio e obter todos os benefícios que descrevemos para empresas. Registrar seu próprio domínio começa em cerca de um dólar por ano, mas nunca vai custar uma fortuna.
Ter seu próprio plano de email significa que você pode basicamente escolher o que quiser como nome, porque o domínio é seu (e o domínio também é personalizado). Você poderia ter jamie@greatdesigns.art ou o simples e velho jamie@jamielong.com se estiver sem muita criatividade. As possibilidades de repente parecem infinitas — mas certamente não deve ser fácil configurar isso. Provavelmente você precisa ser uma empresa ou algo assim…
Configurando seu endereço de email personalizado sem site/hospedagem
Na verdade, não. É incrivelmente fácil de configurar. Talvez você se surpreenda ao saber que não precisa de hospedagem nem de um site de verdade para ter seu próprio endereço de email personalizado!
A maneira mais fácil de configurar uma conta de email assim é registrar um domínio e depois simplesmente adicionar um serviço de email no estilo plug-and-play que faz a parte difícil para você. Você pode criar sua caixa de correio, configurar os registros de email e obter espaço de armazenamento sem precisar de um plano de hospedagem. Você pode até receber mensagens no seu aplicativo de email preferido.
Mobilidade e a escolha certa para você
Vamos encarar os fatos: todos nós já estamos acostumados com o aplicativo no celular, então um endereço de email que possa ser facilmente adicionado a ele é uma grande vantagem. Isso é fácil de configurar e funciona com qualquer provedor que permita integrações IMAP/SMTP. É isso que você precisa observar ao escolher. Portanto, confira diferentes planos de email para empresas para garantir que está escolhendo a opção certa.
Você pode até migrar seu email atual para um serviço melhor, se necessário.
Lembre-se: tudo gira em torno de você e do que você precisa.
Perguntas frequentes
O endereço de e-mail certo depende do que você quer dele. No entanto, ao ter uma conta de e-mail comercial, você deve poder escolher quase qualquer coisa que quiser como seu endereço de e-mail, sem os problemas de disponibilidade que encontraria com algo como Gmail ou Outlook.
Um endereço de e-mail é composto por duas partes: o nome e o domínio, separados pelo símbolo @. Normalmente, ele terá a aparência de name@business.com.
Você pode considerar tanto a transparência quanto a privacidade ao pensar no formato do nome que usará em um endereço de e-mail. Você quer que todos possam identificar você online ou prefere manter certo grau de anonimato? Dependendo da sua preferência, você pode considerar uma variação de algo como: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com ou até algo sem relação, como manager@business.com.
Não existem endereços de e-mail que sejam automaticamente bons ou ruins (com exceção daqueles que são obviamente pouco profissionais). Tudo depende da preferência, de como você quer que seus leitores percebam você e do tom que deseja transmitir.
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