Клієнти часто запитують нас, як вибрати адресу електронної пошти. Вибір адреси електронної пошти — такої, що легко запам’ятовується та звучить професійно, — складніший, ніж здається на перший погляд. І запитують про це не лише компанії. Клієнти з особистими обліковими записами також цікавляться, як найкраще вибрати правильну адресу електронної пошти.
Тож давайте одразу зануримося в тему й розглянемо все по черзі, починаючи з малого бізнесу, який хоче бути впевненим, що обирає просту та професійну адресу електронної пошти.
Додайте назву вашого бізнесу до адреси електронної пошти
Це проста порада, але вона змінює правила гри найбільше. Якщо ви оберете робочу адресу електронної пошти, яка містить назву вашого бізнесу, це принесе великі переваги. Причини цього заслуговують на окрему статтю, але повірте нам: це найпростіший спосіб продемонструвати професіоналізм. Згадайте найпереконливіші спам-повідомлення, які ви отримуєте, — ті, що проходять ваш початковий внутрішній фільтр і потребують уважнішої перевірки. Якщо ви схожі на мене, то перше, що ви зробите з такими повідомленнями, — перевірите адресу відправника. Будь-що з @gmail або @hotmail одразу викликає тривогу, якщо це нібито повідомлення від зареєстрованої компанії. Додавання назви вашого бізнесу до адреси електронної пошти, особливо якщо ви вже ведете діяльність онлайн, — це неймовірно простий і доступний спосіб виглядати легітимно, а отже, ускладнити іншим видавати себе за ваш бізнес. Це виглядатиме так: yourname@yourbusiness.com. Пізніше ми розповімо, як усе це налаштувати, — адже процес однаковий як для особистих, так і для професійних клієнтів.
Тож уявімо, що ви вже це зробили. Що ще варто врахувати?
Структура адреси електронної пошти
Є багато чинників, які варто враховувати, коли йдеться про стиль оформлення вашої адреси електронної пошти. Загалом ви можете робити так, як вам подобається, — зрештою, універсально узгодженої структури не існує. Різні компанії використовують те, що найкраще підходить їм залежно від їхніх потреб. Але є кілька моментів, які варто врахувати.
Чи варто використовувати ім’я та прізвище в адресі електронної пошти?
Використання імені та прізвища зазвичай виглядає найбільш професійно й, звісно, запобігає неоднозначності у великих компаніях, де кілька людей можуть мати однакове ім’я.
Якщо ви все ж використовуєте ім’я та прізвище, чи варто ставити крапку?
Використання крапки є ефективним способом розділити ім’я та прізвище. Так легше чітко розпізнати ім’я та прізвище, але також цілком нормально писати їх без крапки, як одне слово.
А як щодо конфіденційності?
Використання імені та прізвища в робочій адресі електронної пошти означає, що будь-хто, кого ви зустрінете і хто знає ваше ім’я та компанію, зможе здогадатися про вашу адресу електронної пошти. Це може бути як добре, так і погано. Можливо, ви захочете пожертвувати часткою відкритості заради більшої конфіденційності. Наприклад, використовувати ініціали та прізвище (наприклад: J. Brown@example.com) замість повного імені.
А як щодо інших спеціальних символів?
Хоча крапки — це нормально, інших спеціальних символів краще уникати. Вони нестандартні й можуть спричиняти плутанину (це коротке тире, довге тире чи взагалі щось інше?). Використання нестандартних символів може ускладнити запам’ятовування адрес електронної пошти та їх усне повідомлення — і це ще не кажучи про регіональні відмінності у спеціальних символах і про те, що деякі з них не дозволені в адресах електронної пошти.
Для ролей, що потребують високого рівня безпеки, ви також можете використовувати адреси на основі ролей або відділів, наприклад:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Для власного бізнесу я просто використовую jamie@ — мені це здається менш формальним, більш дружнім, і для компанії з однієї людини наявність обох моїх імен здавалася моїм клієнтам зайво офіційною. Іноді мені також подобається додатковий рівень анонімності, який це дає.
Що таке псевдоніми, і чи потрібні вони моєму бізнесу?
Адреса електронної пошти та псевдонім виконують різні функції, і розуміння відмінностей між ними допоможе вам вирішити, чи потрібні вам обидва.
Адреса електронної пошти завжди пов’язана з конкретною поштовою скринькою — це означає, що вона має логін, сховище для повідомлень і можливість надсилати повідомлення. Зазвичай ними користується одна людина. Псевдонім дещо відрізняється — це додаткова адреса електронної пошти, яка пересилає листи до однієї або кількох наявних поштових скриньок. Вона не має власної вхідної скриньки чи місця для зберігання. Коли лист надсилається на псевдонім, він автоматично перенаправляється до пов’язаної поштової скриньки.
Функції псевдонімів
Робота з великими обсягами пошти
Псевдоніми електронної пошти особливо корисні для компаній із великим обсягом вхідної пошти. По-перше, вони допомагають краще організувати електронну пошту, наприклад, ви можете сортувати листи за адресою, з якої вони надійшли (наприклад: клієнти, постачальники тощо).
Конфіденційність
Багато людей обирають наведені вище типи адрес як псевдоніми, щоб допомогти зберегти анонімність співробітників. Особливо у випадку зі скаргами чи іншими складними повідомленнями працівники, ймовірно, оцінять те, що їх не буде безпосередньо пов’язано (за іменем) з листами, які вони надсилають. Це плавно підводить нас до головної переваги адрес електронної пошти-псевдонімів…
Спільне використання пошти
Мабуть, найкорисніша функція адрес-псевдонімів — пересилати отримані на них повідомлення до кількох вхідних скриньок, щоб усі члени відділу чи команди були в курсі. Вам, напевно, знайомі такі псевдоніми, як returns@ або help@ — але обирайте ті, що найкраще підходять вашому бізнесу.
Коротко
Десять найпопулярніших псевдонімів і поштових скриньок
Потрібні приклади найкращих адрес електронної пошти, які допоможуть полегшити життя вашому бізнесу? Ось 10 найпопулярніших адрес електронної пошти, які наші клієнти обирають для своїх поштових скриньок і псевдонімів.
|
Як видно з цього списку, компанії здебільшого використовують ці адреси для позначення різних відділів і впорядкування комунікації всередині організації.
Як вибрати особисту адресу електронної пошти
Тепер, коли у вас є робоча електронна пошта, чи можете ви покращити й свою особисту адресу електронної пошти? Як зробити так, щоб ваша звичайна адреса в стилі Gmail або Hotmail виглядала професійно?
Погодьтеся, ще двадцять років тому нам доводилося додавати рік народження до адреси електронної пошти, щоб звузити вибір. А з огляду на те, що дедалі більше людей мають кілька облікових записів, майбутнє виглядає ще похмуріше. jamielong90@ виглядає набагато краще, ніж jamielong2819532@ — не кажучи вже про те, як важко це запам’ятати. Тож що ми можемо зробити? Чи є інші хитрощі та прийоми, щоб отримати правильну адресу електронної пошти?
По-перше, пам’ятайте про наведені вище правила
Просто тому, що майже всі вони застосовуються і тут. Уникайте всього комічного, незвичних символів, які можуть спричинити плутанину, і так далі. Якщо ви обираєте цифри, спробуйте надати їм якогось значення для себе або, якщо це неможливо, зробіть їх такими, що легко запам’ятовуються (jamielong666@), — замість того щоб вказувати повну дату народження (jamielong111190@).
Уникайте надмірної складності, особливо в написанні
Може виникнути спокуса додати кілька літер до свого імені, бо вам це легко запам’ятати і така адреса доступна, як-от jamieielongng, — але я гарантую, що в довгостроковій перспективі це спричинить плутанину. Якщо ваше ім’я від природи дуже важко написати правильно або його часто плутають з іншим ім’ям, можливо, вам насправді варто спростити чи скоротити його, щоб полегшити собі життя в неминучі моменти, коли доводиться диктувати його по літерах телефоном.
Натомість подумайте про використання псевдонімів або хобі
JohnGuitar@ може бути доступнішим, ніж JohnSmith@, і, ймовірно, його також легше запам’ятати. Просто пам’ятайте, що будь-яке слово, яке ви обираєте, має бути довговічним. Якщо це не щось, до чого ви справді відчуваєте пристрасть, така адреса електронної пошти згодом може стати тим, про що ви пошкодуєте.
Зміна адреси електронної пошти пізніше — це клопіт, якого варто уникати, якщо можливо, особливо якщо ви плануєте використовувати її як логін для кількох сайтів або облікових записів.
Уникайте надмірної кількості особистої інформації
Ніхто не каже, що ви вкажете дівоче прізвище матері чи ім’я свого першого домашнього улюбленця, але уникайте використання повної дати народження, адресних даних чи будь-чого іншого, що може спричинити проблеми з безпекою в чужих руках. Пам’ятайте, ваша адреса є публічною.
Оберіть менш відомий публічний домен або постачальника електронної пошти
Публічні домени — це ті, які будь-хто може використовувати для реєстрації адреси електронної пошти — це ваші gmail і hotmail.
Деякі великі бренди мають й інші, менш відомі варіанти публічних доменів, де доступність може бути кращою, ніж у найпопулярніших. Наприклад, поряд із флагманським @hotmail Microsoft протягом років також дозволяла реєструвати @live, @outlook і @msn, а також варіанти з використанням доменів країн (наприклад, .co.uk). Так само Apple протягом років використовувала @mac.com, @icloud.com та інші.
Пошук менш популярних пропозицій від гігантів може дати вам змогу створити адресу електронної пошти, ближчу до тієї, яку ви хочете. Перевага в тому, що ви все одно матимете доменне розширення, яке легко запам’ятовується, і значно краще відповідне ім’я.
Будьте собою, використовуючи персональний домен в адресі електронної пошти
Але навіщо нишпорити серед крихт, що залишилися від двадцятирічного бенкету, якщо можна створити абсолютно нове свято для себе?
Тому що вам не обов’язково мати бізнес або навіть сайт, щоб зареєструвати домен і отримати всі переваги, які ми описали для бізнесу. Реєстрація власного домену починається приблизно від одного долара на рік, але ніколи не вдарить по кишені.
Наявність власного тарифного плану електронної пошти означає, що ви фактично можете вибрати майже будь-що як своє ім’я, тому що домен належить вам (і сам домен також персоналізований). Ви можете мати jamie@greatdesigns.art або старе добре jamie@jamielong.com, якщо вам бракує фантазії. Можливості раптом здаються безмежними — але ж напевно це непросто налаштувати. Мабуть, для цього треба бути бізнесом чи щось таке…
Налаштування власної адреси електронної пошти без сайту/хостингу
Насправді ні. Налаштувати це неймовірно легко. Вас може здивувати, але вам не потрібен хостинг або справжній сайт, щоб мати власну адресу електронної пошти!
Найпростіший спосіб налаштувати такий обліковий запис електронної пошти — зареєструвати домен, а потім просто додати поштовий сервіс у стилі plug-and-play, який виконає за вас найскладнішу частину. Ви можете створити свою поштову скриньку, налаштувати поштові записи та отримати місце для зберігання без потреби в тарифному плані хостингу. Ви навіть можете отримувати повідомлення у своєму улюбленому поштовому застосунку.
Мобільність і правильний вибір саме для вас
Погодьтеся, ми всі звикли до застосунку на телефоні, тож адреса електронної пошти, яку можна легко додати туди, — це величезний плюс. Це легко налаштувати, і це працює з будь-якими постачальниками, які дозволяють інтеграції IMAP/SMTP. Саме на це вам і слід звертати увагу під час вибору. Тож обов’язково перегляньте різні тарифні плани електронної пошти для бізнесу, щоб переконатися, що ви обираєте правильний варіант.
За потреби ви навіть можете перенести свою наявну електронну пошту до кращого сервісу.
Пам’ятайте, усе залежить від вас і ваших потреб.
Часті запитання
Правильна адреса електронної пошти залежить від того, що ви від неї хочете. Однак, маючи корпоративний обліковий запис електронної пошти, ви зазвичай можете вибрати майже будь-що як свою адресу електронної пошти без проблем із доступністю, з якими ви могли б зіткнутися в Gmail або Outlook.
Адреса електронної пошти складається з двох частин: імені та домену, розділених символом @. Зазвичай вона має такий вигляд: name@business.com.
Ви можете враховувати як прозорість, так і конфіденційність, обираючи форму імені для використання в адресі електронної пошти. Чи хочете ви, щоб усі могли ідентифікувати вас онлайн, чи воліли б зберегти певний рівень анонімності? Залежно від ваших уподобань, ви можете розглянути один із таких варіантів: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com або навіть щось не пов’язане з ім’ям, як-от manager@business.com.
Немає адрес електронної пошти, які автоматично є хорошими чи поганими, за винятком тих, що очевидно виглядають непрофесійно. Усе зводиться до вподобань, того, як ви хочете, щоб читачі вас сприймали, і тону, якого ви хочете дотримуватися.
Рекомендовані статті
Поділіться своїми думками