Wie man sich in einer E-Mail vorstellt

Vorstellungs-E-Mails sind keine Raketenwissenschaft, aber sie können der Raketentreibstoff für Ihre Karriere und Ihre Kontakte sein. Gut darin zu werden, kann den Unterschied zwischen einem neuen Kunden, einem neuen Job oder sogar einem neuen Leben ausmachen. Warum also nicht jetzt anfangen?

Was macht eine gute Vorstellungs-E-Mail aus?

Quer durch die Bar zu rennen, jemandem direkt ins Gesicht zu springen und zu schreien, dass Sie befreundet sein wollen, ist wahrscheinlich nicht die beste Strategie. Mit einer Vorstellungs-E-Mail ist es ähnlich. Wenn Sie es richtig machen, die richtige E-Mail-Etikette anwenden und von der ersten Minute an einen guten Eindruck hinterlassen, haben Sie die besten Chancen, das zu bekommen, was Sie wollen.

Hier sind fünf Dinge, die dafür sorgen, dass Ihre Vorstellungs-E-Mail ankommt:

1. Betreffzeilen sind wichtig – Nichts sagt so sehr „Öffne mich“ wie eine gute Betreffzeile. Halten Sie sie klar, konkret und möglichst zwischen 30 und 60 Zeichen. Sie wird nicht wirken, wenn die Hälfte abgeschnitten ist.

2. Sprechen Sie professionell, wirken Sie professionell – Sie würden nicht in Shorts zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen. Genauso sollte Ihre Vorstellungs-E-Mail professionell, respektvoll und auf Ihr Publikum zugeschnitten sein.

3. Machen Sie sich einprägsam – Sie denken vielleicht, Sie seien das Beste seit geschnittenem Brot, aber der Empfänger tut das (noch) nicht. Stellen Sie sich früh vor, nennen Sie Ihre Rolle und warum Sie sich melden.

4. Personalisieren – Eine generische Copy-and-paste-E-Mail wird nie ankommen. Passen Sie sie an die Person an, erwähnen Sie eine gemeinsame Verbindung und zeigen Sie, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

5. Verschwenden Sie nicht ihre Zeit – Halten Sie es kurz, strukturiert und kommen Sie auf den Punkt. Gehen Sie am besten davon aus, dass Ihr Empfänger zu beschäftigt ist, um Ihre E-Mail zu lesen. Helfen Sie mit einer klaren Struktur und einer klaren Botschaft.

Wann brauchen Sie eine Selbstvorstellungs-E-Mail?

Ein großer Teil davon, dass Ihre Selbstvorstellungs-E-Mails erfolgreich sind, besteht darin, zu wissen, wann Sie sie einsetzen sollten.

Bewerbung

Sich auf neue Jobs zu bewerben, kann frustrierend sein, besonders wenn die üblichen Wege nicht funktionieren. Manchmal ist es am besten, direkt zur Quelle zu gehen und eine Vorstellungs-E-Mail zur Bewerbung zu senden. Wenn Sie das richtig machen, kann es eine fantastische Möglichkeit sein, schnell die Aufmerksamkeit eines Arbeitgebers zu gewinnen und die Warteschlange zu überspringen. Das sollten Sie aufnehmen:

• Passen Sie Ihre E-Mail an die konkrete Stelle an. Hintergrundrecherche kann einen großen Unterschied machen.

• Heben Sie hervor, warum Sie perfekt für die Rolle geeignet sind, und versuchen Sie, konkrete Beispiele einzubauen.

• Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse. So wirken Sie vertrauenswürdiger.

• Seien Sie höflich und enthusiastisch und beginnen und beenden Sie die E-Mail mit einer professionellen Begrüßung und Verabschiedung

Jemanden zum ersten Mal treffen

Vielleicht haben Sie einen neuen Job, eine neue Rolle oder arbeiten zum ersten Mal mit einem neuen Kunden zusammen. Dann kann es hilfreich sein, eine Vorstellungs-E-Mail zu senden und die Kommunikation von Anfang an richtig zu beginnen. Das Ziel ist, die Lücke zu überbrücken, damit die Kommunikation in Zukunft so reibungslos wie möglich verläuft. Das sollten Sie aufnehmen:

• Lassen Sie die Person wissen, wer Sie sind und warum Sie sich melden.

• Erklären Sie, wie Sie in Zukunft zusammenarbeiten können.

• Vereinbaren Sie bei Bedarf einen zukünftigen Videoanruf, um sich besser kennenzulernen.

• Beginnen und enden Sie mit einer freundlichen Begrüßung und Verabschiedung.

• Erzählen Sie nicht Ihre ganze Lebensgeschichte. Halten Sie es kurz und auf den Punkt.

Networking

Sie kommen gerade von einer erfolgreichen Konferenz zurück. Sie haben einige inspirierende Menschen getroffen, Ideen ausgetauscht und sind nun bereit, nachzufassen. Der beste Weg dafür ist eine Vorstellungs-E-Mail. Das sollten Sie aufnehmen:

• Erinnern Sie die Person daran, wer Sie sind und wo Sie sich getroffen haben.

• Geben Sie kurz an, warum Sie sich melden und welche nächsten Schritte Sie gern gehen würden.

• Je länger Sie warten, desto schlechter wirkt es und desto unwahrscheinlicher ist es, dass man sich an Sie erinnert.

• Networking ist keine Einbahnstraße. Lassen Sie die Person wissen, wie Sie ihr helfen können.

• Halten Sie den Ton professionell, zumindest in den ersten paar E-Mails.

• Verwenden Sie eine professionelle Grußformel und denken Sie daran, Kontaktdaten anzugeben.

Onboarding in ein neues Team

Der Einstieg in ein neues Unternehmen kann schwierig sein. Neue Gesichter, neue Aufgaben und eine neue Umgebung können schnell überwältigend werden. Eine Vorstellungs-E-Mail kann helfen, mit Ihren neuen Teammitgliedern das Eis zu brechen und den Teambildungsprozess anzustoßen. Das sollten Sie aufnehmen:

• Lassen Sie die anderen wissen, wer Sie sind und welche Rolle Sie haben.

• Seien Sie höflich und respektvoll.

• Drücken Sie Ihre Freude darüber aus, dem Team beizutreten, und bieten Sie Hilfe an, falls sie jemals gebraucht wird.

• Seien Sie nicht übermäßig formell oder steif. Zugänglich zu wirken ist der beste Weg, Beziehungen aufzubauen.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht zur Unternehmenskultur passt, bevor Sie sie senden.

Freelancer nimmt Kontakt auf

Freelancing kann hart sein, besonders wenn Sie auf sich allein gestellt sind und Schwierigkeiten haben, Kunden zu gewinnen. Eine Vorstellungs-E-Mail kann eine großartige Möglichkeit sein, einen potenziellen Kunden zu kontaktieren. Das sollten Sie aufnehmen:

• Niemand mag Massenmails. Personalisieren Sie und zeigen Sie der Person, dass Sie recherchiert haben.

• Sagen Sie, wer Sie sind und was Sie anbieten können.

• Heben Sie relevante Erfahrung und konkrete Ergebnisbeispiele hervor.

• Halten Sie es kurz, halten Sie es professionell.

• Heben Sie die nächsten Schritte hervor, die Sie gern gehen würden.

• Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung und Verabschiedung.

Wie man eine E-Mail schreibt, um sich vorzustellen (Schritt für Schritt)

Eine professionelle Vorstellungs-E-Mail zu schreiben ist einfach, wenn Sie die Schritte kennen. Ob Sie eine E-Mail zur Vorstellung für eine Bewerbung schreiben oder sich bei der Arbeit vorstellen – die folgenden Schritte sorgen dafür, dass Ihre E-Mail jedes Mal ankommt.

Begrüßung

Wir hören oft den Satz, dass der erste Eindruck zählt, aber wahrscheinlich ist es treffender zu sagen, dass die ersten paar Sekunden eines ersten Eindrucks zählen. Das liegt an etwas, das Primacy-Effekt genannt wird. Der Primacy-Effekt ist ein psychologisches Prinzip, das besagt, dass Informationen, die früh in einer Begegnung präsentiert werden, oft stärker gewichtet werden als Informationen, die später folgen.

Das bedeutet, dass wir als Menschen in den frühen Phasen einer Interaktion oft einen Filter bilden, der beeinflusst, wie wir die restlichen Informationen interpretieren. Wenn diese erste Phase schiefläuft, kann es sehr schwierig sein, die Interaktion wieder auf Kurs zu bringen.

Deshalb kann der Anfang einer E-Mail so wichtig sein. Er rahmt den Rest der Interaktion ein und färbt oft die Art und Weise, wie Ihre Nachricht aufgenommen wird. Wie macht man es also in einer Vorstellungs-E-Mail richtig?

Treffen Sie den richtigen Ton: Passen Sie den Grad der Formalität an den Kontext an. Für formelle oder erste Kontakte eignet sich am besten eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte[r] [Titel][Nachname]“ oder ein neutrales „Hallo [Name],“.

Achten Sie auf die Struktur: Setzen Sie die Begrüßung an den Anfang, gefolgt von einem Komma (z. B. „„Sehr geehrte[r] [Titel][Nachname]“). Schreiben Sie das erste Wort und den Namen des Empfängers groß, setzen Sie aber kein Ausrufezeichen.

Prüfen, und noch einmal prüfen: Den Namen einer Person falsch zu schreiben, hinterlässt einen schrecklichen Eindruck. Verwenden Sie immer den Namen des Empfängers, wenn Sie ihn kennen, aber prüfen Sie Schreibweise und Titel doppelt.

Nicht zu freundschaftlich werden – Mit „Hey“ oder „Hi Leute“ zu beginnen, kann für professionelle E-Mails zu locker wirken. Bleiben Sie formell und werden Sie in späteren E-Mails lockerer.

Weg mit dem Allgemeinen – Zu allgemein zu sein, kann den Fluss Ihrer E-Mail zerstören. Formulierungen wie „An wen es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirken unpersönlich und altmodisch.

Achten Sie auf Uhrzeiten – vermeiden Sie zeitgebundene Wünsche wie „Guten Morgen“ oder „Guten Abend“. Die Person liest die E-Mail möglicherweise zu einer anderen Zeit, was unangenehm wirken kann.

Wer Sie sind

Die Wahrheit ist: Vielleicht sind Sie tatsächlich das Beste seit geschnittenem Brot, aber wenn Sie in Ihrer E-Mail nicht genau darlegen, warum und wie, wird Ihr Empfänger dem nicht zustimmen. In diesem Abschnitt der E-Mail legen Sie genau dar, wer Sie sind und warum das für die andere Person wichtig sein sollte. Hier sind einige Tipps:

Kommen Sie direkt zur Sache – Nennen Sie sofort Ihren Namen und Ihre Rolle. Zum Beispiel: „Mein Name ist Jane Doe, und ich bin Marketing-Spezialistin mit fünf Jahren Erfahrung in digitaler Werbung.“

Bleiben Sie bescheiden – Streben Sie bei Ihrer Vorstellung einen selbstbewussten, aber bescheidenen Ton an. Sie möchten professionell bleiben, es aber nicht so übertreiben, dass Sie zu eifrig oder verzweifelt wirken.

Fügen Sie Kontext hinzu – Machen Sie deutlich, wer Sie sind und gegebenenfalls welches Unternehmen oder welche Verbindung Sie haben. Vorherige Recherche hilft hier – versuchen Sie, Ihre Verbindung zum Unternehmen zu personalisieren.

Keine Lebensgeschichte: Starten Sie nicht mit einer langen Autobiografie. Vermeiden Sie es, den Leser mit zu vielen persönlichen Details oder einem vollständigen Lebenslauf in Ihren ersten Zeilen zu überfordern.

Vage ist langweilig – Lassen Sie den Empfänger nie raten, wer Sie sind oder was Sie tun. Zum Beispiel ist „Ich dachte, ich stelle mich mal vor“ ohne Ihren vollständigen Namen oder Ihre Rolle wenig hilfreich.

Weniger Slang – Selbst wenn Sie der Guru des digitalen Marketings sind, ist das nicht der richtige Ort, das so zu sagen. Heben Sie sich den Slang für später auf, wenn Sie vertrauter miteinander sind. Verwenden Sie klare, professionelle Sprache.

Warum Sie sich melden

Nachdem Sie das Wer beantwortet haben, ist es Zeit für das Warum. Warum schreiben Sie dieser Person? Warum sollte es sie interessieren? Warum gerade jetzt? So geht’s:

Kommen Sie auf den Punkt – Nennen Sie den Grund für Ihre E-Mail in ein oder zwei prägnanten Sätzen. Fügen Sie die wichtigsten Details hinzu: Bewerben Sie sich auf eine Stelle? Suchen Sie Rat oder Informationen?

Schmeicheln Sie dem Ego – Nennen Sie den besten Grund, warum Ihre E-Mail für die Person relevant sein sollte.  Zum Beispiel, welchen Nutzen sie davon haben könnte oder warum Sie dachten, dass sie die richtige Ansprechperson wäre.

Verstecken Sie Ihre Bitte nicht – Zwingen Sie den Leser nicht dazu, einen langen Absatz zu durchsuchen, um herauszufinden, warum Sie geschrieben haben.

Entschuldigen Sie sich nicht – Networking gehört dazu, schämen Sie sich nicht. Wenn Sie Ihre E-Mail als Entschuldigung formulieren, z. B. („Ich möchte Sie ungern stören / falls es keine Umstände macht ...“),  kann das Ihr Selbstvertrauen untergraben.

Ich, ich, ich – Sich nur auf sich selbst zu konzentrieren,  z. B. „Ich möchte einen Job in Ihrem Unternehmen, weil es mir helfen würde“, bringt Sie nicht weiter. Deuten Sie zumindest einen Mehrwert für den Empfänger oder ein gemeinsames Interesse an.

Handlungsaufforderung

Beim CTA wird es interessant. Wenn Sie die vorherigen Abschnitte gut gemeistert haben und der Leser Ihrer E-Mail den Respekt und die Aufmerksamkeit geschenkt hat, die sie verdient, ist er bereit, die Beziehung weiterzuentwickeln. Hier sagen Sie genau, wie Sie weitermachen möchten. So geht’s:

Nehmen Sie nichts an – Wenn es einen Moment gibt, respektvoll zu sein, dann diesen. Ein Treffen zu fordern, kommt nicht besonders gut an. Seien Sie höflich, zuvorkommend und respektvoll.

Machen Sie es klar – Sagen Sie in einem Satz (oder zwei kurzen), genau, welche Handlung Sie sich wünschen. Zum Beispiel: „Könnten wir nächste Woche ein 15-minütiges Gespräch vereinbaren, um diese Gelegenheit zu besprechen?

Lassen Sie es hervorstechen – Am besten beginnen Sie für Ihren CTA einen neuen Absatz. So hebt er sich vom restlichen Text ab.

Fehlender CTA – Klingt offensichtlich, aber der größte Fehler hier ist, keinen CTA einzubauen. Am Ende einer E-Mail kann die Begeisterung überhandnehmen, aber es ist besser, sich hinzusetzen und den besten CTA zu überlegen.

Nicht übertreiben – Vermeiden Sie es, den Leser mit zu vielen Bitten zu überfordern. Bitten Sie nicht in einer E-Mail um mehrere große Gefallen.

Sich selbst ins Knie schießen – Wenn Sie Links einfügen, zum Beispiel Meeting-Links, oder einen Lebenslauf anhängen, stellen Sie sicher, dass die Links funktionieren. Andernfalls wirken Sie sehr unprofessionell.

Signatur

Okay, Sie sind fast am Ziel. Sie haben sich präsentiert, Sie haben ein Treffen vorgeschlagen, jetzt ist es Zeit, die E-Mail mit Anmut und Souveränität zu beenden. So geht’s:

Was zu tun ist:

Schließen Sie so, wie Sie begonnen haben – Spiegeln Sie den allgemeinen Ton der E-Mail wider. Gängige professionelle Schlussformeln wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“, „Vielen Dank“ oder „Freundliche Grüße“ funktionieren am besten.

Fügen Sie einen Dank hinzu - Beginnen Sie nach dem Hauptteil Ihrer E-Mail eine neue Zeile. Fügen Sie eine kurze Dankeszeile hinzu. Zum Beispiel einen einfachen Satz wie „Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Berücksichtigung.“

Letzte Formatierung – Verwenden Sie Ihre gewählte Schlussformel und schreiben Sie nur das erste Wort groß, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von einem Komma.

Wenn Sie hier wirklich Eindruck machen möchten, verleiht eine personalisierte E-Mail-Signatur Ihrer Nachricht eine besonders professionelle Note.

Beispiele für funktionierende Selbstvorstellungs-E-Mails

Formelle Vorstellungs-E-Mails zu schreiben ist vor allem Übungssache. Sobald Sie mehr Sicherheit gewinnen, kommen die Worte von selbst. Am Anfang kann es jedoch hilfreich sein, ein paar Standardbeispiele parat zu haben, die Sie bei Bedarf schnell verwenden können. Hier sind einige Profi-E-Mails für den Einstieg.

Selbstvorstellung für eine Bewerbung

Vorlagenübersicht:

• Begrüßung – Formell und wenn möglich personalisiert.

• Wer Sie sind – Ihr Name, Ihre Rolle und Ihr aktueller Status.

• Warum Sie sich melden – Die Stelle, auf die Sie sich bewerben, und wo Sie sie gesehen haben.

• Handlungsaufforderung – Interesse an den nächsten Schritten ausdrücken oder einen Lebenslauf anhängen.

• Signatur – Höflicher, professioneller Abschluss mit Dank.

Beispiel-E-Mail:

Sehr geehrte Frau Davies,

Mein Name ist Robert Jones, und ich bin Content-Strategist mit über fünf Jahren Erfahrung im digitalen Publishing.

Ich melde mich, um mein Interesse an der Position als Content Lead auszudrücken, die ich auf der LinkedIn-Seite Ihres Unternehmens ausgeschrieben gesehen habe.

Wäre es möglich, ein kurzes Gespräch zu vereinbaren, um die Rolle näher zu besprechen? Ich habe meinen Lebenslauf zu Ihrer Prüfung beigefügt.

Vielen Dank für Ihre Zeit.Mit freundlichen Grüßen,Robert Jones

Selbstvorstellung bei einem neuen Team

Vorlagenübersicht:

• Begrüßung – Freundlich und inklusiv.

• Wer Sie sind – Name, neue Rolle, woher Sie kommen.

• Warum Sie sich melden – Um sich vorzustellen und Begeisterung auszudrücken.

• Handlungsaufforderung – Offenes Angebot, Kontakt aufzunehmen.

• Signatur – Warmer und zugänglicher Abschluss.

Beispiel-E-Mail:

Hallo zusammen,

Ich bin James French und habe gerade als Senior Campaign Manager im Marketingteam angefangen. Zuvor habe ich mich auf Markenpartnerschaften und digitale Strategie konzentriert.

Ich freue mich darauf, loszulegen und Sie alle in den kommenden Wochen kennenzulernen.

Melden Sie sich gern, wenn Sie Kontakt aufnehmen oder sich austauschen möchten. Ich freue mich darauf, mit Ihnen allen zusammenzuarbeiten.Beste Grüße,James

Kalte Vorstellung für Networking oder Kontaktaufnahme

Vorlagenübersicht:

• Begrüßung – Respektvoll und wenn möglich personalisiert.

• Wer Sie sind – Name, Rolle, gemeinsame Verbindung oder Kontext.

• Warum Sie sich melden – Kurzer Grund und was Sie an ihnen angesprochen hat.

• Handlungsaufforderung – Schlagen Sie einen unverbindlichen nächsten Schritt vor, z. B. ein kurzes Gespräch.

• Signatur – Höflicher Abschluss mit Dank.

Beispiel-E-Mail:

Hallo Herr Wilkinson,

Mein Name ist Tara Smith, und ich bin UX-Researcherin. Kürzlich bin ich auf Ihren Vortrag über inklusives Design beim Global UX Summit gestoßen und fand ihn äußerst aufschlussreich.

Ich würde gern mehr über Ihre Arbeit erfahren und darüber, wie Sie Designstrategie kulturübergreifend angehen.

Wären Sie offen für ein 15-minütiges Gespräch irgendwann nächste Woche? Ich würde die Gelegenheit sehr schätzen.Vielen Dank noch einmal,Tara Smith

Vorstellung als Freelancer / Berater beim Kunden

Vorlagenübersicht:

• Begrüßung – Neutral und direkt.

• Wer Sie sind – Name, Titel, Fachgebiet.

• Warum Sie sich melden – Ein konkreter Bedarf, den sie haben, und wie Sie helfen können.

• Handlungsaufforderung – Bieten Sie an, weiter darüber zu sprechen oder einen Termin zu vereinbaren.

• Signatur – Professioneller Abschluss mit Ihren Kontaktdaten.

Beispiel-E-Mail:

Hallo Frau Campbell,

Ich bin Leo Davies, freiberuflicher Grafikdesigner mit Spezialisierung auf Markenidentität und Verpackung. Kürzlich bin ich auf Ihre Produktlinie gestoßen, und mir ist aufgefallen, dass Sie sich auf die Expansion in neue Einzelhandelsmärkte vorbereiten.

Ich habe ähnlichen Marken dabei geholfen, ihre Verpackungen für den Einzelhandel zu optimieren, und würde gern herausfinden, ob ich Ihre nächste Phase unterstützen könnte.

Wären Sie offen für ein kurzes Gespräch, um Ihre Ziele und meine mögliche Unterstützung zu besprechen?Nochmals vielen Dank,Leo Davies

Der letzte Schliff, der den Unterschied macht

Die obigen Tipps bringen Sie schon sehr weit beim Schreiben einer professionellen E-Mail. Was noch fehlt, sind die letzten zehn Prozent. Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, dorthin zu gelangen.

Vor dem Senden bearbeiten – Tippfehler, falsch geschriebene Namen, fehlende Buchstaben – all das schreit nach Schlampigkeit. Lassen Sie nicht zu, dass Ihre ganze harte Arbeit im Papierkorb landet. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail unbedingt vor dem Senden.

Passen Sie Ihren Ton an – Ob Sie mit Ihrem Chef oder Ihrem besten Freund sprechen – je nach Person sprechen Sie unterschiedlich. Bei E-Mails ist es genauso. Achten Sie darauf, dass Ihr Ton zur Situation passt.

Zusätzliche Links – Das Hinzufügen Ihres LinkedIn-Profils oder Ihrer Website zu Ihrer Vorstellungs-E-Mail kann helfen, das Gespräch weiterzuführen. Außerdem erhöht es Ihre Glaubwürdigkeit und zeigt, dass Sie mehr sind als nur eine E-Mail-Adresse.

Abschließende Gedanken

Wie alles andere auch erfordern Vorstellungs-E-Mails Übung. Die obige Vorlage und die Beispiele für Selbstvorstellungs-E-Mails helfen Ihnen beim Einstieg, und sobald Sie die nötige Sicherheit haben, schreiben Sie im Handumdrehen perfekte Vorstellungs-E-Mails.