Tipps zur E-Mail-Sicherheit: So schützen Sie Ihren Posteingang und Ihr Konto

Hacker und Betrugsmaschen, die darauf ausgelegt sind, Ihre privaten Informationen zu stehlen, werden jeden Tag raffinierter. Ein ganzes Arsenal an Tipps zur E-Mail-Sicherheit kann Ihnen viel Ärger ersparen und Ihre privaten Daten schützen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, gängige Bedrohungen zu verstehen, gibt Ihnen eine leicht umsetzbare Checkliste mit Tipps zur E-Mail-Sicherheit und zeigt Ihnen die besten Schutzmaßnahmen für Ihren Posteingang. 

Checkliste mit Tipps zur E-Mail-Sicherheit

Stellen Sie sich Ihren Posteingang wie Ihre digitale Haustür vor. Schon ein paar einfache tägliche Gewohnheiten reichen aus, um ihn sicher verschlossen zu halten und reibungslos zu nutzen. Hier sind 11 einfache Möglichkeiten, Ihre E-Mails und Konten zu schützen:

• Geben Sie jedem E-Mail-Konto ein eigenes, schwer zu erratendes Passwort

• Fügen Sie mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu

• Entscheiden Sie sich für Passkeys, wenn Dienste sie anbieten

• Prüfen Sie Absenderdetails und sehen Sie sich Links vor dem Tippen oder Klicken genau an

• Meiden Sie unerwartete Dateianhänge

• Lassen Sie Spam-Filter verdächtige E-Mails automatisch abfangen

• Vermeiden Sie es, Passwörter oder sensible Informationen direkt über E-Mail-Links einzugeben

• Prüfen Sie die letzten Anmeldeaktivitäten Ihres Kontos, um unbekannte Geräte zu erkennen

• Schützen Sie Ihre Verbindung mit einem VPN, wenn Sie öffentliche Netzwerke nutzen

• Aktivieren Sie automatische Updates für Ihre Geräte und Apps

• Verwenden Sie unterschiedliche E-Mail-Adressen für Arbeit und Privatleben

Was ist E-Mail-Sicherheit?

E-Mail-Sicherheit ist die Kombination aus Tools und einfachen Gewohnheiten, die Ihren Posteingang und Ihre persönlichen Daten schützen. Ein Teil davon läuft automatisch ab, etwa die integrierten Filter Ihres E-Mail-Anbieters, die Betrugsversuche und Junk-Mail stoppen, bevor sie Sie erreichen. Der andere Teil hängt von Ihren täglichen Gewohnheiten ab, etwa starke Passwörter festzulegen und zweimal hinzusehen, bevor Sie auf einen verdächtigen Link klicken.

Man nimmt leicht an, dass bei einer E-Mail-Sicherheitsverletzung nur jemand Ihre Nachrichten liest. Aber der eigentliche Gewinn ist Ihr digitaler Fußabdruck. Damit können Angreifer Ihre Gewohnheiten zusammensetzen, Ihre verknüpften Konten nachverfolgen und Ihre Identität im gesamten Web kapern. Wenn Sie Ihren Posteingang absichern, verhindern Sie, dass automatisierte Bots diese Zusammenhänge herstellen.

Niemand ist immun

Das wohl größte Risiko, das von E-Mails ausgeht, betrifft Unternehmen. Berichten zufolge wurden allein im Jahr 2024 ganze 94 % der Unternehmen Opfer von Betrugsmaschen.

Warum sind Unternehmen ein so attraktives Ziel? Ob es an miserablen Passwörtern liegt oder an der menschlichen Neigung, anderen zu vertrauen – es gibt zahlreiche Wege, auf denen Kollegen Opfer eines Angriffs werden können, und nicht alle sind offensichtlich. Besonders kleine Unternehmen können anfällig für betrügerische E-Mails sein, die angeblich von Kunden, Dienstleistern oder Lieferanten stammen. 

Auch größere Unternehmen mit spezialisierten Sicherheitsteams sind nicht immun. Ein Blick auf aktuelle Nachrichten zeigt Beispiele dafür, was passiert, wenn E-Mail-Sicherheit in großen Unternehmen versagt. Ein Unternehmen in Singapur wurde durch eine gefälschte Lieferanten-E-Mail dazu gebracht, 42,3 Millionen US-Dollar auf ein betrügerisches Konto zu überweisen. INTERPOL half dabei, rund 41 Millionen zurückzuholen, aber es war dennoch ein unglaublich kostspieliger Fehler.

Die häufigsten E-Mail-Bedrohungen

Es gibt viele Arten von E-Mail-Bedrohungen. Zu den häufigsten Formen von E-Mail-Angriffen auf Unternehmen gehören:

• Phishing

• Malware

• Kompromittierte geschäftliche E-Mail-Konten

• Gefälschte Rechnungen

Ganz oben auf der Gefahrenliste steht Phishing: In 91 % der Fälle kommt es dabei zu Datenverlust. Ein absoluter Albtraum in einer Welt mit immer strengeren Datenschutzgesetzen wie GDPR und CCPA. Aber das Risiko zu mindern ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken.

Sicherheit beginnt zu Hause

E-Mails abzusichern muss nicht kompliziert sein. Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um eine wirksame erste Verteidigungslinie aufzubauen – und das kostet Sie nichts außer einer kleinen Investition an Zeit.

Bewusstsein für Phishing

Hier kann ein wenig Schulung Ihnen in Sachen E-Mail-Sicherheit viel ersparen. Wenn Sie Solopreneur oder Kleinunternehmer sind, tun Sie bereits das Richtige, indem Sie diesen Artikel lesen! Wenn Sie ein größeres Team haben, sollten Sie alle zusammensetzen und genau erklären, was Phishing ist und welche vielen Formen es annehmen kann. Manche mögen bei den Grundlagen die Augen verdrehen, aber wenn Sie tiefer auf die vielen Arten eingehen, in denen sich Phishing zeigen und sogar zu „Whaling“ ausweiten kann, erhalten selbst diejenigen, die sich gut mit Cyberbedrohungen auskennen, eine Auffrischung.

Menschen sind leider der Schwachpunkt, wenn es um Phishing geht. Es nutzt unsere Psychologie und das grundlegende Vertrauen aus, das wir anderen entgegenbringen. Deshalb ist es ein großer Vorteil, die Phishing-Nachricht gar nicht erst zu sehen – genau deshalb sollten Sie nach einem E-Mail-Anbieter suchen, der einen starken Anti-Spam-Filter zu seinen Prioritäten zählt. Dazu gleich mehr.

Starke Passwörter

Abgesehen von Schulungen ist die erste Verteidigungslinie auch die einfachste umzusetzen – ein Passwort. Auch hier ist es wichtig zu verstehen, wie unsere Psychologie gegen uns arbeiten kann. Aus Bequemlichkeit möchten wir alle etwas Einprägsames erstellen, aber das kann das Gegenteil von Sicherheit sein. Geburtstage, E-Mail-Adressen, Namen von Verwandten oder wichtige Dinge in unserem Leben können menschlichen Hackern einen Vorsprung verschaffen. Aber natürlich geht es um mehr als nur das.

Wenn Maschinen oder Skripte zum Hacken eingesetzt werden, lassen uns Wörter selbst im Stich – denn letztlich sind sie endlich, und wir wählen manche eher als andere. Daher machen zufällige Kombinationen aus Zahlen, Symbolen sowie Groß- und Kleinbuchstaben Passwörter schwerer zu erraten. Passwort-Manager sind nützlich, um einzigartige Passwörter zu erzeugen, die absichtlich schwer zu knacken sind.

Aber für diejenigen, die ein leicht zu merkendes Passwort bevorzugen, ist eine gute Alternative, eine ganze einprägsame Phrase als Passwort zu verwenden. Die Länge macht es per Definition deutlich sicherer. Wenn Sie einem Passwort einen zusätzlichen Kleinbuchstaben hinzufügen, wird es 26-mal schwerer zu knacken. Drei zusätzliche Kleinbuchstaben machen es 263 – also 17.576 weitere Möglichkeiten. Der Vorteil längerer Passwörter wächst also exponentiell.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist eine der besten Methoden, die Sie nutzen können, um Ihr Konto zu schützen, und heute unverzichtbar. Da für die Anmeldung ein zweites Gerät erforderlich ist, etwa ein Telefon oder ein Schlüssel, kann sich niemand ohne diese Hardware anmelden, selbst wenn das Passwort geknackt wurde. Wenn die Authentifizierung außerdem live auf einem Telefon erfolgt, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass jemand versucht, auf Ihr Konto zuzugreifen, und können vorbeugende Maßnahmen ergreifen (wie Passwortänderungen oder globale Abmeldungen), um das Problem zu beheben.

Um 2FA optimal zu nutzen, ist es jedoch entscheidend, eine kritische Schwachstelle zu beheben: die Protokolle IMAP, SMTP und POP3. Vereinfacht gesagt ermöglichen diese Protokolle die Verbindung zu Ihren E-Mail-Servern, insbesondere über Systeme von Drittanbietern – wie Outlook. Das hat jedoch seinen Preis.

Indem Sie mehr Geräten die Verbindung erlauben, schaffen Sie mehr Schwachstellen – sei es durch unbefugten Zugriff oder durch das Herunterladen von E-Mails auf unsichere Geräte. POP3 ist besonders problematisch, weil dabei übertragene Daten nicht verschlüsselt werden. Das bedeutet, dass E-Mails einschließlich ihres Inhalts und der Zugangsdaten leicht von böswilligen Akteuren abgefangen werden können. Außerdem werden E-Mails beim Übertragen häufig vom Server gelöscht, was zu Datenverlust führen kann.

Alle diese Protokolle auf höchster Ebene zu deaktivieren, ist eine gute Möglichkeit, die E-Mail-Konten Ihres Unternehmens zu schützen. Wenn Sie dennoch eines davon verwenden müssen, ziehen Sie IMAP über SSL/TLS (auch als IMAPS bekannt) in Betracht.

Indem Sie unsichere Protokolle deaktivieren, 2FA aktivieren und ein sicheres Passwort wählen, tun Sie auf grundlegender Ebene alles, um Ihr Konto zu schützen.

Fortgeschrittenere Funktionen

Natürlich gibt es auch Dinge, die etwas technischer sind. Möglicherweise müssen Sie sich für einen Premium-Anbieter für geschäftliche E-Mails entscheiden, um sicherzustellen, dass Sie all diese Funktionen erhalten.

Überlassen Sie die Sorge einer starken Anti-Spam-Filterung

Wir sind beim Thema Spam, insbesondere Phishing, oft unser eigener schlimmster Feind. Ohne uns ist es nur eine weitere gefälschte E-Mail, die ins Nichts geschickt wird. Erst ein Mensch sorgt dafür, dass Konsequenzen entstehen.

Es gibt viele Wege und Taktiken, mit denen Sie E-Mail-Spam stoppen können, damit Ihr Posteingang nicht überlastet wird. Eine einfache Maßnahme ist jedoch, sicherzustellen, dass Sie die richtige Spam-Filterung haben. Diese kann Spam auf unzählige verschiedene Arten erkennen und sogar anhand der Art von Spam lernen, den Sie erhalten. Vom Vergleich, ob etwa der Anzeigename zur Domain/Adresse des Absenders passt, bis hin zum Erkennen anderer Unregelmäßigkeiten, die uns in E-Mails möglicherweise nicht auffallen (wie Versandzertifikate), arbeiten sie auf mehreren Ebenen, um uns zu schützen.

Die beste Art von Spam-Filter bietet außerdem unterschiedliche Filterstufen je nach wahrgenommenem Bedrohungsgrad und ermöglicht Ihnen so besseren Schutz vor den schlimmsten Übeltätern. Ebenso bieten sie die Möglichkeit, falsch klassifizierte Nachrichten wieder in Ihren Posteingang zurückzulegen, ohne dass sie jemals wieder fälschlich als Spam markiert werden. Sie gehören zu den wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie als kleines Unternehmen Ihren E-Mail-Anbieter auswählen.

Verwenden Sie passwortgeschützte E-Mails

Fortschrittlichere E-Mail-Anbieter bieten tatsächlich verschlüsselte E-Mails an, bei denen der Empfänger ein Passwort eingeben muss, um sie zu öffnen. Dadurch wird sichergestellt, dass selbst dann, wenn die E-Mail abgefangen wird oder Unbefugte darauf zugreifen, die Nachricht ohne das richtige Passwort nicht gelesen werden kann. Das ist eine großartige Funktion für den Versand sensibler oder vertraulicher Inhalte.

In der Regel existieren passwortgeschützte E-Mails nur auf Ihrem Mailserver. Anstatt den E-Mail-Inhalt an den Empfänger zu senden, wird ein Link verschickt, der ihn zu dem Ort führt, an dem die Nachricht auf Ihrem Server gespeichert ist und wo er das Passwort eingeben kann, um die E-Mail zu öffnen.

Warum lernen Sie nicht wie Sie Ihre E-Mails in Spacemail verschlüsseln? Das hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu schützen, wenn zusätzliche Privatsphäre erforderlich ist.

Überwachen Sie die Aktivität Ihres E-Mail-Kontos

Einige Funktionen sind ideal für größere Unternehmen, können aber auch für Solopreneure nützlich sein, zum Beispiel für diejenigen, die ein hohes Interesse an ihrem Unternehmen haben. Eine solche Funktion ist die Möglichkeit, die Aktivität Ihres Kontos zu überwachen.

Indem Sie genau nachverfolgen, wo Ihre E-Mail-Konten angemeldet sind und wann zuletzt auf sie zugegriffen wurde, können Sie mit nur wenigen Klicks klar erkennen, ob es eine Sicherheitsverletzung gegeben hat.

Regelmäßig nach unbekannten Zeiten, Orten oder IP-Adressen zu suchen, ist eine gute Praxis und ermöglicht es Ihnen, verdächtiges Verhalten routinemäßig und unkompliziert im Blick zu behalten. Nicht jeder E-Mail-Anbieter bietet Aktivitätsprotokolle an, daher sollten Sie diejenigen bevorzugen, die dies tun – besonders, wenn sie es Ihnen ermöglichen, unbekannte Anmeldungen aus der Ferne abzumelden.

Sie könnten argumentieren, dass dies nicht passieren könnte, wenn alle vorherigen Ratschläge befolgt werden, aber es ist gut zu wissen, dass diese Funktion für den schlimmsten Fall vorhanden ist.

Beruhigt sein, weil Sie geschützt sind

Es lohnt sich, all dies nicht als Reihe von Hindernissen zu betrachten, sondern als eine Serie schneller und einfacher Schritte, die Ihnen Sicherheit beim Schutz Ihrer E-Mails geben. Keiner der oben genannten Schritte ist schwer umzusetzen. Indem Sie einfache Praktiken wie Phishing-Bewusstsein, starke Passwörter, die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Nutzung fortgeschrittener Funktionen (wie verschlüsselte E-Mails) übernehmen, können Sie Ihre E-Mails schützen und kostspielige Sicherheitsverletzungen verhindern.

Denken Sie daran: Beim Schutz Ihrer E-Mails geht es nicht nur darum, sensible Informationen zu schützen – es geht darum, Ihr Unternehmen, Ihren Ruf und Ihr gutes Gefühl zu schützen. Sie brauchen den richtigen Anbieter, damit Ihre E-Mail in dieser zunehmend digitalen Welt ein vertrauenswürdiges und sicheres Kommunikationsmittel bleibt.