Att hålla sig säker med e-post i en digital tidsålder

Det är svårt att tro att e-post uppfanns för nästan 50 år sedan. Självklart tog det ett tag innan det blev tillgängligt så att människor som du och jag kunde använda det. Men snabbspola till idag, och mer än hälften av världens befolkning använder e-post.

Förra året skickades över 360 miljarder e-postmeddelanden varje dag, vilket tydligt visar att även om det finns fler samtalsliknande sätt att skicka meddelanden fram och tillbaka på, är e-post fortfarande en stadig grundpelare i kommunikationen. Allt från att skicka formella meddelanden och större bilagor till att helt enkelt dokumentera köp. Allt är otroligt viktigt.

Men som med de bästa innovationerna kom dess tillkomst med några förbehåll — och en växande lista av säkerhetsproblem.

Ingen är immun

När vi tänker på e-postsäkerhet tänker vi naturligt på våra individuella erfarenheter. Den där gången vi nästan gick på ett bluffmejl, eller när en väns inkorg blev hackad och vi var tvungna att varna dem. Men den största risken som e-post innebär är utan tvekan för företag. Hela 94 % av organisationerna uppges ha fallit offer för bedrägerier bara under 2024.

Varför är företag ett så lockande mål? För det första är varje människa en potentiell svag punkt. Oavsett om det handlar om usla lösenord eller den mänskliga tendensen att lita på andra finns det många sätt som kollegor kan falla offer för en attack på, och alla är inte uppenbara.

Småföretag kan vara särskilt sårbara för bluffmejl som påstår sig komma från kunder, tjänsteleverantörer och leverantörer — särskilt om du jonglerar de många ansvarsområdena som småföretagare på egen hand. Men större företag, med specialiserade säkerhetsteam, är inte immuna.

Vi behöver bara titta på de senaste nyheterna för att se exempel på när e-post går fel för storföretag. Ett företag i Singapore lurades att överföra 42,3 miljoner dollar till ett bedrägligt konto via ett förfalskat leverantörsmejl. INTERPOL hjälpte dem att få tillbaka omkring 41 miljoner, men det var fortfarande ett otroligt kostsamt misstag.

De vanligaste e-posthoten

Det finns många typer av e-posthot. De vanligaste formerna av e-postattacker mot företag inkluderar:

• Nätfiske

• Skadlig programvara

• Komprometterad företags-e-post

• Falska fakturor

Högst upp på farolistan finns nätfiske, där 91 % av fallen innebär dataförlust. En absolut mardröm i en värld med allt fler dataskyddslagar, som GDPR och CCPA. Men det är inte så svårt som du kanske tror att minska risken.

Säkerheten börjar hemma

Att säkra e-post behöver inte vara svårt. Det finns många saker du kan göra för att skapa en effektiv första försvarslinje — utan att det kostar dig något annat än en liten tidsinvestering.

Medvetenhet om nätfiske

Här kan lite utbildning spara dig mycket när det gäller e-postsäkerhet. Om du är soloföretagare eller driver ett litet företag gör du redan rätt genom att läsa den här artikeln! Om du har ett större team kan du överväga att samla alla och gå igenom exakt vad nätfiske är och de många former det kan ta. Även om vissa kanske himlar med ögonen åt grunderna, kommer även de som är väl insatta i cyberhot att få en uppfräschning när du går in mer i detalj på de många sätt som nätfiske kan yttra sig på, och till och med utvecklas till ‘whaling’.

Människor är tyvärr den svaga punkten när det gäller nätfiske. Det bygger på vår psykologi och den inneboende tillit vi har till andra. Därför är det en stor fördel att aldrig ens se nätfiskemeddelandet från början — vilket är varför du bör leta efter en e-postleverantör som prioriterar ett starkt antispamfilter bland sina funktioner. Mer om det strax.

Starka lösenord

Utbildning åsido är den första försvarslinjen också den enklaste att införa — ett lösenord. Att vara medveten om hur psykologin kan arbeta mot oss är också avgörande här. För bekvämlighetens skull vill vi alla skapa något minnesvärt, men det kan vara motsatsen till säkerhet. Födelsedagar, e-postadresser, släktingars namn eller viktiga saker i våra liv kan alla ge mänskliga hackare ett försprång. Men det handlar förstås om mer än så.

När maskiner eller skript används för att hacka sviker själva orden oss — eftersom de i slutändan är ändliga och vi är mer benägna att välja vissa än andra. Därför gör slumpmässiga kombinationer av siffror, symboler och stora/små bokstäver lösenord svårare att gissa. Lösenordshanterare är användbara för att skapa unika lösenord som är utformade för att vara svåra att hacka.

Men för dem som föredrar ett lösenord som är lätt att komma ihåg är ett bra alternativ att använda en hel minnesvärd fras som lösenord. Längden gör det per definition mycket säkrare. Att lägga till en extra liten bokstav i ett lösenord gör det 26 gånger svårare att knäcka. Att lägga till tre små bokstäver gör det 263 — vilket är 17 576 fler möjligheter. Så fördelen med längre lösenord är exponentiell.

Tvåfaktorsautentisering

Tvåfaktorsautentisering (2FA) är en av de bästa metoderna du kan använda för att skydda ditt konto, och ett måste idag. Genom att kräva en sekundär enhet för att logga in, som en telefon eller nyckel, kommer alla utan denna hårdvara inte att kunna göra det, även om de knäcker lösenordet. Dessutom, om det är en liveautentisering på en telefon, blir du medveten om att någon försöker få åtkomst till ditt konto och kan vidta förebyggande åtgärder (som lösenordsändringar eller utloggning från alla enheter) för att hantera problemet.

Men för att få ut mesta möjliga av 2FA är det viktigt att hantera en kritisk sårbarhet: protokollen IMAP, SMTP och POP3. Enkelt uttryckt gör dessa protokoll det möjligt att ansluta till dina e-postservrar, särskilt med hjälp av tredjepartssystem — som Outlook. Men de har ett pris.

Genom att tillåta fler enheter att ansluta skapar du fler svaga punkter, oavsett om det handlar om obehörig åtkomst eller nedladdning av e-post till osäkra enheter. POP3 är särskilt dåligt eftersom det inte krypterar data som överförs. Det innebär att e-postmeddelandena, inklusive deras innehåll och inloggningsuppgifter, lätt kan fångas upp av illvilliga aktörer. Det tenderar också att radera e-postmeddelanden från servern när de överförs, vilket kan leda till dataförlust.

Att stänga av alla dessa protokoll på högsta nivå är ett bra sätt att skydda företagets e-postkonton. Om du behöver använda ett av dem, överväg IMAP över SSL/TLS (även känt som IMAPS).

Genom att inte tillåta osäkra protokoll, aktivera 2FA och välja ett säkert lösenord gör du allt för att hålla ditt konto säkert på en grundläggande nivå.

Mer avancerade funktioner

Självklart finns det saker som är lite mer tekniska. Du kan behöva välja en premiumleverantör av företags-e-post för att säkerställa att du får alla dessa funktioner.

Slipp oron med stark antispamfiltrering

Vi är våra egna värsta fiender när det gäller skräppost, särskilt nätfiske. Utan oss är det bara ännu ett falskt e-postmeddelande som skickas ut i tomma intet. Det krävs en människa för att konsekvenser ska uppstå.

Det finns många sätt ochtaktiker du kan använda för att stoppa skräppost via e-post från att överbelasta din inkorg, men ett enkelt sätt är att se till att du har rätt skräppostfiltrering. Den kan identifiera skräppost på otaliga olika sätt och till och med lära sig utifrån vilken typ av skräppost du får. Från att jämföra saker, som om visningsnamnet matchar avsändarens domän/adress, till att upptäcka andra oegentligheter som vi kanske inte märker i e-postmeddelanden (som sändningscertifikat), arbetar de på flera nivåer för att skydda oss.

Den bästa typen av skräppostfilter erbjuder också olika nivåer av filtrering beroende på den upplevda hotnivån, vilket ger dig bättre skydd mot de värsta förövarna. De ger också möjlighet att lägga tillbaka felaktigt klassificerade meddelanden i din inkorg, utan att de någonsin felaktigt flaggas som skräppost igen.De är en av de viktigaste faktorerna att tänka på när du väljer din e-postleverantör som småföretag.

Använd lösenordsskyddade e-postmeddelanden

Mer avancerade e-postleverantörer erbjuder faktiskt krypterade e-postmeddelanden som kräver att mottagaren använder ett lösenord för att öppna dem. Detta säkerställer att även om e-postmeddelandet fångas upp eller nås av obehöriga parter kan de inte läsa meddelandet utan rätt lösenord. Det är en utmärkt funktion för att skicka innehåll som är känsligt eller konfidentiellt.

Vanligtvis finns lösenordsskyddade e-postmeddelanden bara på din e-postserver. I stället för att skicka e-postinnehållet till mottagaren skickas en länk som tar dem till platsen där meddelandet lagras på din server, där de kan ange lösenordet för att öppna e-postmeddelandet.

Varför inte lära dig hur du krypterar dina e-postmeddelanden i Spacemail? Det hjälper dig att skydda din kommunikation när extra integritet behövs.

Övervaka aktiviteten på ditt e-postkonto

Vissa funktioner är idealiska för större företag men kan också vara praktiska för soloföretagare, till exempel de som har ett stort engagemang i sin verksamhet. En sådan funktion är möjligheten att övervaka aktiviteten på ditt konto.

Genom att spåra exakt var dina e-postkonton är inloggade och när de senast användes kan du med några få klick få en tydlig bild av om du har drabbats av ett säkerhetsintrång.

Att regelbundet kontrollera okända tider, platser eller IP-adresser är en bra rutin och gör att du kan hålla koll på misstänkt beteende på ett vardagligt och enkelt sätt. Alla e-postleverantörer erbjuder inte aktivitetsloggar, så prioritera dem som gör det — särskilt om de låter dig logga ut på distans från okända inloggningar.

Du kanske hävdar att detta inte skulle kunna hända om alla tidigare råd följs, men det är skönt att veta att funktionen finns där för alla tänkbara värsta scenarier.

Känn dig trygg med att veta att du är skyddad

Det är värt att se allt detta inte som en uppsättning hinder, utan som en serie snabba och enkla steg som ger dig sinnesro när det gäller att säkra din e-post. Inget av stegen ovan är svårt att genomföra.

Genom att använda enkla metoder som medvetenhet om nätfiske, starka lösenord, aktivering av Two-Factor Authentication och användning av avancerade funktioner (som krypterade e-postmeddelanden) kan du skydda din e-post och förhindra kostsamma säkerhetsintrång.

Kom ihåg att det inte bara handlar om att skydda känslig information när du säkrar din e-post — det handlar om att skydda ditt företag, ditt rykte och din sinnesro. Du behöver rätt leverantör för att säkerställa att din e-post förblir ett pålitligt och säkert kommunikationsverktyg i denna alltmer digitala värld.