Comment rédiger un e-mail avec une pièce jointe (guide étape par étape)

De nombreux moments importants de la vie se résument à l’envoi d’un e-mail avec une pièce jointe. Il peut s’agir d’une présentation, d’une feuille de calcul, d’une facture, de votre CV, d’une lettre de motivation ou d’un devoir universitaire.

Ce ne sont pas de petites choses. Elles peuvent vous aider à décrocher un emploi, à conserver votre poste ou à intégrer l’université que vous souhaitez. C’est pourquoi savoir rédiger un e-mail avec une pièce jointe est vraiment important.

Qu’est-ce qu’un e-mail avec une pièce jointe ?

Une pièce jointe d’e-mail est un fichier que vous envoyez avec votre e-mail. Il peut s’agir d’un document, d’une photo ou d’un autre type de fichier.

Les gens utilisent les pièces jointes d’e-mail pour envoyer des devoirs, des candidatures, des contrats ou des factures. Lorsque vous joignez un fichier, votre application de messagerie envoie une copie avec votre message. La personne qui le reçoit peut ensuite le télécharger et l’ouvrir sur son appareil.

Voici les types de pièces jointes les plus courants :

• CV ou lettre de motivation– Envoyés lors d’une candidature à un emploi.

• Rapports ou factures – Envoyés pour partager des résultats, des mises à jour ou demander un paiement.

• Contrats – Envoyés pour convenir des conditions et officialiser les choses.

• Présentations – Envoyées pour expliquer des idées, des plans ou des propositions.

• Images ou captures d’écran – Envoyées pour montrer des exemples, des preuves ou des détails visuels.

Comment rédiger un e-mail avec une pièce jointe (étape par étape)

Vous savez probablement comment rédiger un e-mail simple. Mais lorsque vous répondez à un e-mail avec une pièce jointe, l’enjeu est plus important. Voyons donc comment envoyer correctement un e-mail avec une pièce jointe.

1 : Des objets qui donnent envie d’ouvrir votre pièce jointe

L’objet de votre e-mail est votre première impression. Et lorsque vous envoyez une pièce jointe, c’est encore plus important. Les gens décident souvent en quelques secondes s’ils vont ouvrir un e-mail.

Gardez des objets courts et clairs. Environ 6 à 10 mots est une bonne règle. C’est particulièrement important parce que beaucoup de personnes lisent leurs e-mails sur leur téléphone, où l’espace est limité.

Faites en sorte qu’il soit évident que quelque chose est joint. C’est une bonne idée de mentionner de quel document il s’agit et le détail clé qui compte, comme la date, le nom du projet ou l’action attendue. Évitez les objets vagues comme « Document joint » ou « Voir le fichier ». Ils peuvent sembler suspects et même être pris pour du spam.

2 : Pourquoi votre formule d’appel donne le ton

La façon dont vous commencez votre e-mail donne le ton à tout ce qui suit. C’est encore plus important lorsque vous envoyez une pièce jointe, car le lecteur ne se contente pas de lire un message, il clique aussi pour télécharger un fichier qu’il n’a jamais vu auparavant.

Dans un contexte professionnel, il est préférable de commencer de manière formelle. À mesure que la relation se développe, vous pouvez adopter un style plus détendu, même si cela peut varier selon les cultures.

Il est également utile d’avoir quelques formules d’appel toutes prêtes, surtout lorsque vous ne connaissez pas la personne à qui vous écrivez. En voici quelques-unes pour commencer

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire :

• Bonjour / Bon après-midi.

• À qui de droit (très formel).

• Chère équipe.

• Chère équipe [Company name].

Une fois qu’ils ont répondu et que le ton devient amical ou décontracté :

• Bonjour [First name].

• Salut [First name].

• Bonjour [First name].

3 : Allez droit au but

Lorsque votre e-mail comprend une pièce jointe, il est encore plus important d’expliquer clairement votre objectif. Une façon simple d’y parvenir consiste à utiliser la méthode de la pyramide inversée.

Les journalistes utilisent cette structure pour rendre l’information facile à comprendre. Commencez par les détails les plus importants, comme qui, quoi, quand, où et pourquoi. Ajoutez ensuite du contexte ou des explications supplémentaires. Terminez par des informations de fond utiles mais non essentielles. Ainsi, même si le lecteur ne fait que parcourir l’e-mail, il comprend quand même le message clé.

4 : Faites en sorte que la pièce jointe soit impossible à manquer

Le lecteur doit immédiatement comprendre pourquoi vous envoyez le fichier et ce qu’il est censé en faire. Ne l’obligez pas à ouvrir la pièce jointe juste pour comprendre pourquoi elle est importante.

Indiquez clairement si le fichier est destiné à une révision, une approbation, une signature, un retour ou simplement à titre de référence. S’il y a une échéance, indiquez-la clairement dans le corps de l’e-mail. Une explication courte et directe fait gagner du temps et évite les questions inutiles.

5 : Terminez de la bonne manière

Votre formule de politesse est la dernière chose que le lecteur voit avant de décider s’il va répondre. Elle doit correspondre au ton de votre e-mail et à votre relation avec la personne.

Avant de conclure, rappelez brièvement ce qui se passe ensuite. Faites-leur savoir si la pièce jointe doit être examinée, approuvée ou signée. S’il y a une échéance, répétez-la poliment pour que ce soit clair.

Votre formule de politesse est aussi l’occasion de rappeler qui vous êtes. Incluez votre nom complet et votre intitulé de poste, surtout si la pièce jointe est importante. Évitez les fins décontractées comme « À plus tard », qui peuvent ne pas convenir à un e-mail professionnel.

Les formules de politesse professionnelles courantes incluent :

• Bien à vous.

• Cordialement.

• Meilleurs vœux.

• Bien cordialement.

• Salutations.

• Chaleureusement.

• Veuillez agréer mes salutations distinguées.

• Respectueusement.

• Sincèrement.

6 : Dernière vérification avant d’appuyer sur envoyer

Si vous voulez éviter ce moment où vous vous frappez le front après avoir appuyé sur le bouton d’envoi de votre e-mail, vérifiez toujours que votre pièce jointe a bien été incluse. Peu de choses sont pires que de se rendre compte qu’on a oublié de joindre le fichier.

Prenez une habitude simple. Joignez d’abord le fichier, puis rédigez votre message. Si cela ne suffit pas, une vérification rapide peut vous éviter des e-mails de suivi gênants et de la confusion.

Exemples d’e-mails avec pièce jointe

La seule façon de se sentir à l’aise pour envoyer des e-mails avec des pièces jointes est de s’exercer. Vous commencez à remarquer ce qui fonctionne, ce qui semble clair et ce qui obtient des réponses.

Et si vous ne savez toujours pas comment rédiger des e-mails avec des pièces jointes, des exemples comme ceux ci-dessous vous donneront une base solide pour commencer.

Exemple 1 – E-mail de candidature avec CV en pièce jointe

Objet : Candidature au poste d’assistant marketing – Jamie Lee

Bonjour Mme Carter,

Je postule au poste d’assistant marketing annoncé sur votre site web. Veuillez trouver ci-joint mon CV pour examen.

J’ai deux ans d’expérience dans le soutien aux campagnes sur les réseaux sociaux et la création de contenu pour les petites entreprises. Je serais ravi d’avoir l’occasion de discuter de la manière dont je pourrais soutenir votre équipe.

N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d’informations complémentaires.

Bien cordialement,Jamie LeeCoordinateur marketing

Exemple 2 – Envoi d’un rapport à un responsable

Objet : Rapport de performance du T2 pour examen

Bonjour Alex,

Veuillez trouver ci-joint le rapport de performance du T2.

Il comprend les données de trafic, les résultats des campagnes et les principaux enseignements d’avril à juin. Faites-moi savoir si vous souhaitez que je vous présente les chiffres en détail ou que j’apporte des mises à jour.

J’apprécierais votre retour d’ici vendredi si possible.

Bien à vous,Sam JonesResponsable marketing digital

Exemple 3 – Envoi de documents à un client

Objet : Contrat signé et calendrier du projet

Cher M. Thompson,

Veuillez trouver ci-joints le contrat signé et le calendrier du projet.

Le calendrier présente les principales étapes et les dates de livraison. Veuillez examiner les documents et confirmer que tout semble correct.

Si vous avez des questions ou avez besoin de modifications, je serai heureux de vous aider.

Bien cordialement,Tom LewisResponsable de compte

Erreurs courantes lors de l’envoi de pièces jointes par e-mail

Les erreurs arrivent, mais lorsque des pièces jointes sont en jeu, de petites erreurs peuvent causer de gros problèmes. Voici les erreurs courantes à éviter afin que votre destinataire ouvre votre fichier, le comprenne et le traite correctement.

• La pièce jointe manquante — Évitez ce moment où vous vous frappez le front. Vérifiez bien que la pièce jointe est là avant d’envoyer.

• Le mauvais fichier — Épargnez-vous un e-mail de correction embarrassant. Assurez-vous d’envoyer la bonne version.

• Le fichier trop volumineux— Les fichiers volumineux peuvent ralentir les choses. Informez le lecteur à l’avance si le téléchargement risque de prendre un peu de temps.

• Le nom de fichier peu parlant — « Document1.pdf » ne veut rien dire. Utilisez des noms clairs et précis pour que le fichier soit facile à reconnaître.

• La pièce jointe non expliquée— Ne les obligez pas à l’ouvrir pour comprendre. Expliquez brièvement de quel fichier il s’agit et ce qu’ils doivent en faire.

Conseils d’étiquette pour les pièces jointes d’e-mail

Vous avez bien pensé à joindre le fichier ? Parfait. Vous avez déjà fait 90 pour cent du chemin. Voyons maintenant les derniers conseils qui vous aideront à l’envoyer correctement.

Nommez correctement le fichier

Un nom de fichier clair est plus important que vous ne le pensez.

D’abord, cela aide le destinataire à faire confiance au fichier. Si le nom semble aléatoire ou vague, il peut donner l’impression d’être du spam. Ensuite, cela rend le fichier plus facile à retrouver plus tard après son téléchargement.

Évitez des noms comme « document1.pdf ». Ils n’expliquent rien. À la place, incluez des détails utiles comme l’année, le nom du projet ou le type de document. Par exemple, « 2025_Project_Proposal.pdf » est beaucoup plus clair.

N’ignorez pas la taille du fichier

Au bout du compte, vous voulez que votre fichier soit ouvert et utilisé. Cela signifie qu’il faut prêter attention à sa taille.

Si un fichier est trop volumineux, son envoi peut échouer. Même s’il passe, son téléchargement peut prendre beaucoup de temps. De plus, la plupart des fournisseurs de messagerie imposent des limites de taille, donc c’est plus important qu’on ne le pense.

Si votre fichier est volumineux, vous avez deux options simples. Compressez-le avant l’envoi, ou utilisez un lien cloud et accordez clairement le bon accès.

Utilisez le bon format

Le format de fichier que vous choisissez influence la manière dont il est ouvert et utilisé. Choisissez donc celui qui convient à la tâche.

• Utilisez un PDF pour les documents formels qui ne doivent pas être modifiés.

• Utilisez Excel pour les données qui doivent être triées ou mises à jour.

• Utilisez JPG ou PNG pour les images et les captures d’écran.

Le bon format facilite les choses pour tout le monde.

Quand faut-il utiliser un lien cloud au lieu d’une pièce jointe ?

Lorsque vous envoyez des pièces jointes, pensez au-delà du simple fait d’appuyer sur envoyer. Parfois, l’e-mail semble être l’élément principal, et le fichier une réflexion après coup. Mais parfois, la solution la plus intelligente n’est pas une pièce jointe du tout. Dans certaines situations, un lien cloud fonctionne mieux. En voici quelques-unes.

Fichiers volumineux –La plupart des fournisseurs de messagerie limitent les pièces jointes à environ 20 à 25 MB. Un lien cloud vous permet de partager des fichiers bien plus volumineux sans vous soucier des limites de taille ou des échecs d’envoi.

Documents collaboratifs –Si des collègues doivent commenter ou modifier, un lien cloud garde tout au même endroit. Vous pouvez mettre à jour le fichier sans envoyer sans cesse de nouvelles versions dans un sens puis dans l’autre.

Modifications en cours –Il en va de même pour les documents qui évolueront au fil du temps. Avec un lien cloud, vous pouvez mettre à jour le fichier tandis que le lien reste le même. Ainsi, tout le monde a toujours accès à la dernière version.