Como se apresentar em um e-mail

E-mails de apresentação não são ciência de foguetes, mas podem ser combustível de foguete para sua carreira e seus contatos. Ficar bom nisso pode ser a diferença entre um novo cliente, um novo emprego ou até uma nova vida. Então, por que não começar agora?

O que torna um e-mail de apresentação bom?

Correr pelo bar, chegar bem na cara de alguém e gritar que você quer ser amigo provavelmente não é a melhor estratégia. Um e-mail de apresentação funciona da mesma forma. Se você conseguir fazer isso direito, usar a etiqueta de e-mail correta e causar uma boa impressão desde o primeiro minuto, então terá a melhor chance de conseguir o que quer.

Aqui estão cinco coisas que vão garantir que seu e-mail de apresentação funcione:

1. As linhas de assunto importam – Nada diz “abra-me” como uma boa linha de assunto. Seja claro, seja específico e tente ficar entre 30 e 60 caracteres. Não vai funcionar se metade dela for cortada.

2. Fale como profissional, pareça profissional –Você não iria a uma entrevista de bermuda. Da mesma forma, seu e-mail de apresentação deve ser profissional, respeitoso e adaptado ao seu público.

3. Faça-se memorável –Você pode achar que é a melhor coisa do mundo, mas o destinatário ainda não acha. Apresente-se logo no início, diga seu cargo e por que está entrando em contato.

4. Personalize – Um e-mail genérico, copiado e colado, nunca vai funcionar. Adapte à pessoa, mencione uma conexão em comum e mostre que você fez sua lição de casa.

5. Não desperdice o tempo da pessoa – Seja breve, estruturado e vá direto ao ponto. É melhor presumir que o destinatário está ocupado demais para ler seu e-mail. Ajude com uma estrutura clara e uma mensagem clara.

Quando você precisa de um e-mail de autoapresentação?

Uma grande parte de garantir que seus e-mails de autoapresentação sejam bem-sucedidos é saber quando usá-los.

Candidatura a emprego

Candidatar-se a novos empregos pode ser frustrante, especialmente se os canais habituais não estiverem funcionando. Às vezes, é melhor ir direto à fonte e enviar um e-mail de apresentação para candidatura. Se você fizer isso direito, pode ser uma maneira fantástica de chamar rapidamente a atenção de um empregador e furar a fila. Veja o que você deve incluir:

• Adapte seu e-mail à vaga específica. Pesquisar antes pode fazer uma enorme diferença.

• Destaque por que você é a pessoa ideal para a função e tente incluir exemplos concretos.

• Use um endereço de e-mail profissional. Você parecerá mais confiável.

• Seja educado, entusiasmado e comece e termine o e-mail com uma saudação e despedida profissionais

Conhecendo alguém pela primeira vez

Talvez você tenha um novo emprego, um novo cargo ou esteja trabalhando com um novo cliente pela primeira vez. Pode ser útil enviar um e-mail de apresentação e começar a comunicação com o pé direito. O objetivo é diminuir a distância para que a comunicação possa ser a mais tranquila possível no futuro. Veja o que você deve incluir:

• Deixe claro quem você é e por que está entrando em contato.

• Explique como vocês podem trabalhar juntos no futuro.

• Agende uma futura videochamada para se conhecerem melhor, se necessário.

• Comece e termine com uma saudação amigável e uma despedida.

• Não conte a história da sua vida inteira. Seja breve e vá direto ao ponto.

Networking

Você acabou de voltar de uma conferência bem-sucedida. Conheceu pessoas inspiradoras, trocou ideias e agora está pronto para fazer o acompanhamento. A melhor maneira de fazer isso é com um e-mail de apresentação. Veja o que você deve incluir:

• Lembre a pessoa de quem você é e onde vocês se conheceram.

• Dê uma breve descrição do motivo do seu contato e dos próximos passos que você gostaria de dar.

• Quanto mais você demora, pior fica e menores são as chances de a pessoa se lembrar de você.

• Networking é uma via de mão dupla. Deixe claro como você pode ajudar a pessoa.

• Mantenha o tom profissional, pelo menos nos primeiros e-mails.

• Use uma despedida profissional e lembre-se de deixar seus dados de contato.

Integração em uma nova equipe

Entrar em uma nova empresa pode ser difícil. Rostos novos, tarefas novas e um novo ambiente podem ser bastante avassaladores. Um e-mail de apresentação pode ajudar a quebrar o gelo com seus novos colegas de equipe e ajudar a dar início ao processo de construção do time. Veja o que você deve incluir:

• Deixe claro quem você é e qual é o seu cargo.

• Seja educado e respeitoso.

• Expresse sua empolgação por entrar na equipe e ofereça ajuda se eles precisarem.

• Não seja formal demais ou rígido. Parecer acessível é a melhor forma de construir relacionamentos.

• Certifique-se de que sua mensagem esteja alinhada com a cultura da empresa antes de enviar.

Freelancer entrando em contato

Trabalhar como freelancer pode ser difícil, especialmente quando você está por conta própria, lutando para conseguir clientes. Um e-mail de apresentação pode ser uma ótima maneira de entrar em contato com um cliente em potencial. Veja o que você deve incluir:

• Ninguém gosta de disparos em massa. Personalize e mostre à pessoa que você fez sua pesquisa.

• Diga quem você é e o que pode oferecer.

• Destaque experiência relevante e exemplos concretos de resultados.

• Seja breve, seja profissional.

• Destaque os próximos passos que você gostaria de dar.

• Use uma saudação e uma despedida profissionais.

Como escrever um e-mail para se apresentar (passo a passo)

Escrever um e-mail de apresentação profissional é fácil se você souber os passos. Seja escrevendo um e-mail de apresentação para uma candidatura a emprego ou se apresentando no trabalho, os passos abaixo vão garantir que seu e-mail funcione sempre.

Saudação

Muitas vezes ouvimos a frase de que a primeira impressão importa, mas provavelmente é mais preciso dizer que os primeiros segundos de uma primeira impressão importam. Isso se deve a algo chamado efeito de primazia. O efeito de primazia é um princípio psicológico que diz que as informações apresentadas no início de um encontro costumam receber mais peso do que as informações apresentadas depois.

Isso significa que, como seres humanos, muitas vezes formamos um filtro nos estágios iniciais de uma interação que molda a forma como interpretamos o restante das informações. Se você errar essa primeira etapa, pode ser realmente difícil colocar a interação de volta nos trilhos.

É por isso que o início de um e-mail pode ser tão importante. Ele enquadra o restante da interação e muitas vezes colore a forma como sua mensagem é recebida. Então, como acertar isso em um e-mail de apresentação?

Acerte o tom:Combine o nível de formalidade com o contexto. Para contatos formais ou iniciais, uma saudação formal como “Prezado(a) [Título][Sobrenome]” ou um neutro “Olá [Nome],” funciona melhor.

Foque na estrutura: Coloque a saudação primeiro, seguida de vírgula (por exemplo, ““Prezado(a) [Título][Sobrenome]”). Coloque a primeira palavra e o nome do destinatário em maiúscula, mas não use ponto de exclamação.

Confira e confira de novo:Escrever o nome de alguém errado causa uma péssima impressão. Sempre use o nome do destinatário se você o souber, mas confira duas vezes a grafia e os títulos.

Ser amigável demais –Começar com “Oi” ou “Olá, pessoal” pode soar casual demais para e-mails profissionais. Mantenha a formalidade e deixe o tom mais casual para e-mails posteriores.

Corte o genérico – Ser genérico demais pode acabar com o fluxo do seu e-mail. Frases como “A quem possa interessar” ou “Prezado Senhor/Prezada Senhora” soam impessoais e antiquadas.

Cuidado com horários – evite adicionar cumprimentos específicos de horário, como “Bom dia” ou “Boa noite”. A pessoa pode ler em outro horário, o que pode ficar estranho.

Quem você é

A verdade é que você pode até ser a melhor coisa do mundo, mas se não explicar exatamente por quê e como no seu e-mail, o destinatário não vai concordar. Esta é a seção do e-mail em que você explica exatamente quem é e por que a pessoa deveria se importar. Aqui vão algumas dicas:

Vá direto ao ponto –Informe seu nome e cargo imediatamente. Por exemplo, “Meu nome é Jane Doe e sou especialista em marketing com cinco anos de experiência em publicidade digital.”

Seja humilde –Busque um tom confiante, mas humilde, ao se apresentar. Você quer manter o profissionalismo, mas sem exagerar a ponto de parecer ansioso ou desesperado demais.

Adicione contexto –Estabeleça quem você é e, se for relevante, sua empresa ou conexão. Uma pesquisa prévia vai ajudar aqui; tente personalizar sua conexão com a empresa.

Corte a história de vida:Não comece com uma longa autobiografia. Evite sobrecarregar o leitor com detalhes pessoais demais ou um currículo completo logo nas linhas de abertura.

Vago é sem graça – Nunca faça o destinatário adivinhar quem você é ou o que faz. Por exemplo, escrever “Achei que deveria me apresentar” sem realmente informar seu nome completo ou cargo não ajuda em nada.

Pegue leve na gíria –Mesmo que você seja o guru do marketing digital, este não é o lugar para dizer isso. Deixe a gíria para quando houver mais familiaridade. Use uma linguagem clara e profissional.

Por que você está entrando em contato

Depois de responder quem você é, é hora de trazer o porquê. Por que você está enviando e-mail para essa pessoa? Por que ela deveria se importar? Por que agora? Veja como fazer isso:

Vá direto ao ponto –Inclua o motivo do seu e-mail em uma ou duas frases concisas. Inclua detalhes importantes: você está se candidatando a uma vaga? Buscando conselho ou informação?

Agrade o ego dela – Inclua o melhor motivo pelo qual a pessoa deveria se importar com seu e-mail.  Por exemplo, como isso poderia beneficiá-la ou por que você achou que ela seria a pessoa certa para contatar.

Não esconda seu pedido –Não force o leitor a vasculhar um parágrafo longo para descobrir por que você enviou o e-mail.

Não peça desculpas –Networking acontece, não tenha vergonha. Enquadrar seu e-mail como um pedido de desculpas, por exemplo, (“Desculpe incomodar / se não for muito incômodo...”),  pode minar sua confiança.

Eu, eu, eu –Focar apenas em você,  por exemplo, “Quero um emprego na sua empresa porque isso ajudaria me,” não vai levar você a lugar nenhum. Certifique-se de ao menos sugerir valor para o destinatário ou um interesse mútuo.

Chamada para ação

A CTA é onde as coisas ficam interessantes. Se você acertou as seções anteriores e o leitor deu ao seu e-mail o respeito e a consideração que ele merece, está pronto para levar a relação adiante. É aqui que você diz exatamente como quer continuar. Veja como:

Não presuma –Se existe um momento para ser respeitoso, é este. Exigir uma reunião não vai cair muito bem. Seja educado, seja cortês, seja respeitoso.

Deixe claro –Em uma frase (ou duas curtas), diga exatamente qual ação você gostaria que a pessoa tomasse. Por exemplo: “Podemos agendar uma ligação de 15 minutos na próxima semana para discutir esta oportunidade?

Faça se destacar –É melhor começar um novo parágrafo para sua CTA. Assim, ela vai se destacar do restante do texto.

CTA ausente –Parece óbvio, mas a maior falha aqui é esquecer de incluir uma CTA. A empolgação pode tomar conta no fim de um e-mail, mas é melhor parar e pensar na sua melhor CTA.

Não exagere –Evite sobrecarregar o leitor com pedidos demais. Não peça vários grandes favores em um único e-mail.

Dar um tiro no próprio pé –Se você estiver incluindo algum link, por exemplo, links de reunião, ou anexando um currículo, certifique-se de que os links funcionem. Caso contrário, você parecerá muito pouco profissional.

Assinatura

Certo, você está quase lá. Já se apresentou, já propôs um encontro, agora é hora de encerrar o e-mail com graça e elegância. Veja como:

O que fazer:

Feche como começou –Espelhe o tom geral do e-mail. Encerramentos profissionais comuns como “Atenciosamente,” “Cordialmente,” “Obrigado(a),” ou “Com os melhores cumprimentos” funcionam melhor.

Adicione um agradecimento -Comece uma nova linha após o corpo do seu e-mail. Adicione uma linha breve para agradecer ao leitor. Por exemplo, uma frase simples como “Agradeço pelo seu tempo e consideração.”

Formatação final –Use a frase de encerramento escolhida e coloque apenas a primeira palavra em maiúscula, por exemplo, “Atenciosamente,” seguida de vírgula.

Se você quiser realmente caprichar aqui, adicionar uma assinatura de e-mail personalizada dará um toque verdadeiramente profissional.

Exemplos de e-mails de autoapresentação que funcionam

Escrever e-mails formais de apresentação é uma questão de prática. Quando você começar a ganhar fluência, as palavras vão fluir. Mas, no começo, pode ajudar ter alguns exemplos prontos que você possa usar quando necessário. Aqui estão alguns e-mails profissionais para ajudar você a começar.

Autoapresentação para candidatura a emprego

Estrutura do modelo:

• Saudação – Formal e personalizada, se possível.

• Quem você é – Seu nome, cargo e situação atual.

• Por que você está entrando em contato – O emprego ao qual está se candidatando e onde o viu.

• Chamada para ação – Expresse interesse nos próximos passos ou em anexar um currículo.

• Assinatura – Encerramento educado e profissional com agradecimento.

Exemplo de e-mail:

Prezada Sra. Davies,

Meu nome é Robert Jones e sou estrategista de conteúdo com mais de cinco anos de experiência em publicação digital.

Estou entrando em contato para expressar meu interesse na vaga de Líder de Conteúdo, que vi anunciada na página da sua empresa no LinkedIn.

Seria possível agendar uma breve ligação para discutir melhor a função? Anexei meu currículo para sua consideração.

Agradeço pelo seu tempo.Atenciosamente,Robert Jones

Autoapresentação para uma nova equipe

Estrutura do modelo:

• Saudação – Amigável e inclusiva.

• Quem você é– Nome, novo cargo, de onde você veio.

• Por que você está entrando em contato –Para se apresentar e demonstrar entusiasmo.

• Chamada para ação – Convite aberto para se conectar.

• Assinatura – Encerramento caloroso e acessível.

Exemplo de e-mail:

Olá, pessoal,

Sou James French e acabei de entrar para a equipe de marketing como gerente sênior de campanhas. Antes disso, eu me concentrava em parcerias de marca e estratégia digital.

Estou animado para começar e conhecer cada um de vocês nas próximas semanas.

Fiquem à vontade para entrar em contato se quiserem se conectar ou conversar. Estou ansioso para trabalhar com todos vocês.Atenciosamente,James

Apresentação fria para networking ou prospecção

Estrutura do modelo:

• Saudação – Respeitosa e personalizada, se possível.

• Quem você é – Nome, cargo, qualquer conexão ou contexto em comum.

• Por que você está entrando em contato – Motivo breve e o que chamou sua atenção neles.

• Chamada para ação – Sugira um próximo passo sem pressão, por exemplo, uma breve ligação.

• Assinatura – Encerramento cortês com agradecimento.

Exemplo de e-mail:

Olá, Sr. Wilkinson,

Meu nome é Tara Smith e sou pesquisadora de UX. Recentemente vi sua palestra sobre design inclusivo no Global UX Summit e a achei extremamente esclarecedora.

Eu adoraria ter a chance de ouvir mais sobre o seu trabalho e sobre como você aborda a estratégia de design entre culturas.

Você estaria disponível para uma conversa de 15 minutos em algum momento da próxima semana? Eu realmente agradeceria a oportunidade.Agradeço novamente,Tara Smith

Apresentação de freelancer / consultor para cliente

Estrutura do modelo:

• Saudação – Neutra e direta.

• Quem você é –Nome, título, área de especialização.

• Por que você está entrando em contato – Uma necessidade específica que eles têm e como você pode ajudar.

• Chamada para ação – Ofereça-se para conversar mais ou agendar um horário.

• Assinatura – Encerramento profissional com seus dados de contato.

Exemplo de e-mail:

Olá, Sra. Campbell,

Sou Leo Davies, designer gráfico freelancer especializado em identidade de marca e embalagens. Recentemente conheci sua linha de produtos e percebi que vocês estão se preparando para expandir para novos mercados de varejo.

Já ajudei marcas semelhantes a aprimorar suas embalagens para estarem prontas para o varejo, e adoraria explorar se eu poderia apoiar sua próxima fase.

Você estaria disponível para uma breve ligação para discutir seus objetivos e como eu poderia ajudar?Agradeço novamente,Leo Davies

Toques finais que fazem toda a diferença

As dicas acima vão levar você quase até escrever um e-mail profissional. O que falta são os dez por cento finais. Abaixo estão algumas maneiras de chegar lá.

Revise antes de enviar –Erros de digitação, nomes escritos errado, letras faltando, tudo isso grita desleixo. Não deixe todo o seu trabalho duro ir para o lixo. Certifique-se de revisar antes de enviar.

Adapte seu tom –Seja falando com seu chefe ou com seu melhor amigo, você fala de forma diferente dependendo da pessoa. Com e-mail é a mesma coisa. Certifique-se de que seu tom combine com a situação.

Links extras –Adicionar seu LinkedIn ou site ao seu e-mail de apresentação pode ajudar a levar a conversa adiante. Além disso, isso acrescenta credibilidade, mostrando que você é mais do que apenas um endereço de e-mail.

Considerações finais

Como qualquer coisa, e-mails de apresentação exigem prática. O modelo e os exemplos de e-mail de autoapresentação acima vão ajudar você a começar e, quando ganhar fluência, estará escrevendo e-mails de apresentação perfeitos em pouco tempo.