วิธีเขียนอีเมลลาออกอย่างมืออาชีพ

อีเมลลาออกไม่ได้ซับซ้อน แต่มีความสำคัญ เขียนให้ถูกต้อง แล้วคุณจะจากไปอย่างน่าประทับใจ เขียนผิด คุณอาจทำลายความสัมพันธ์ที่ไม่ได้ตั้งใจจะเสียไป นี่คือวิธีเขียนอีเมลที่ตอบโจทย์

อีเมลลาออกคืออะไร และควรส่งเมื่อไร?

บางทีคุณอาจได้รับข้อเสนองานที่ดีกว่า หรือคุณต้องการพักสักระยะ แต่ไม่ว่าเหตุผลของคุณคืออะไร อีเมลลาออกจะเป็นการยืนยันอย่างเป็นทางการว่าคุณกำลังจะออกจากงาน เพื่อให้บริษัทของคุณเริ่มเตรียมตัวสำหรับการขาดหายไปของคุณได้

เมื่อไม่กี่ทศวรรษก่อน คุณอาจต้องยื่นจดหมายลาออกให้ฝ่าย HR ด้วยตัวเอง พร้อมกับความอึดอัดที่ต้องใช้เวลาทั้งวันในที่ทำงานทั้งที่รู้ว่ากำลังจะจากไป ตั้งแต่ COVID-19 เป็นต้นมา เวลาก็เปลี่ยนไป และทุกวันนี้อีเมลลาออกก็เพียงพอแล้ว แน่นอนว่า หากคุณทำงานที่ออฟฟิศ คุณก็ยังสามารถยื่นจดหมายลาออกด้วยตนเองได้

ต่อไปนี้คือสถานการณ์ที่เหมาะที่สุดในการส่งอีเมลลาออก:

• การลาออกแบบเร่งด่วนหรือมีผลทันที –หากคุณจำเป็นต้องลาออกทันทีเนื่องจากเหตุการณ์ไม่คาดฝันหรือเหตุฉุกเฉิน วิธีนี้ช่วยให้บริษัทของคุณได้รับการลาออกของคุณอย่างรวดเร็ว

• การทำงานทางไกลหรือไม่ได้เข้าออฟฟิศ –หากคุณทำงานจากที่บ้าน อีเมลลาออกจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากออฟฟิศของคุณอยู่ไกลคนละซีกโลก

• นโยบายบริษัทหรือการเก็บบันทึก –บางครั้ง แม้ว่าคุณจะยื่นด้วยตนเองแล้ว บริษัทของคุณก็อาจขอให้อีเมลลาออกเพื่อให้มีสำเนาอิเล็กทรอนิกส์เก็บไว้

คุณควรใส่อะไรบ้างในอีเมลลาออกอย่างมืออาชีพ?

การลาออกจากงานไม่เคยเป็นเรื่องน่ายินดี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะทำให้ราบรื่นไม่ได้ ตามหลักแล้ว คุณควรทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและเป็นระเบียบมากที่สุด ซึ่งหมายความว่าจดหมายลาออกของพนักงานควรเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่ผ่านการพิสูจน์แล้วไม่กี่ข้อ

1. ตั้งหัวเรื่องให้ถูกต้อง

   หัวเรื่องที่ชัดเจนช่วยให้อีเมลของคุณถูกสังเกตเห็น และยังทำให้ค้นหาได้ง่ายในอนาคต ควรระบุเรื่องการลาออกของคุณอย่างชัดเจน พยายามหลีกเลี่ยงข้อความที่คลุมเครือ และทำให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าอีเมลฉบับนี้เป็นการแจ้งลาออกของคุณ

2. กำหนดโทนให้เหมาะตั้งแต่เริ่มต้น

   หากนี่จะเป็นการกระทำสุดท้ายของคุณในฐานะพนักงาน ก็ควรรักษาความเป็นมืออาชีพไว้ บรรทัดเปิดควรกำหนดโทนของอีเมลที่เหลือ เริ่มด้วยคำทักทายอย่างมืออาชีพ และในประโยคแรกให้ระบุว่าคุณจะออกจากบริษัท พร้อมใส่ตำแหน่งงานของคุณและวันที่ทำงานวันสุดท้าย

3. จากไปอย่างเหมาะสม

   การแสดงความขอบคุณคือหัวใจของการจากกันด้วยดี เพิ่มอีกหนึ่งหรือสองประโยคเพื่อขอบคุณนายจ้างสำหรับโอกาสที่ได้ร่วมงานกัน แม้ว่าคุณจะอยากออกจากที่นั่นเต็มที การขอบคุณสำหรับโอกาสนั้นก็เป็นมารยาทที่ดีในการเขียนอีเมล ซึ่งพวกเขาจะต้องซาบซึ้งอย่างแน่นอน

4. จากไปโดยไม่ทิ้งงานค้าง

   คุณอาจบอกว่าคุณยินดีช่วยฝึกพนักงานใหม่หรือปิดงานสำคัญให้เสร็จก่อนออกจากงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอยู่ในขอบเขตที่คุณทำได้ คุณไม่ควรรับปากเกินกว่าที่จะทำได้จริง แต่สิ่งนี้จะแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและความปรารถนาดี

5. ก่อนกดส่ง

   เริ่มด้วยคำลงท้ายที่เหมาะสม และหากคุณยังไม่ได้ให้ข้อมูลติดต่อส่วนตัว ให้ใส่ไว้ใต้ชื่อของคุณ วิธีนี้นายจ้างจะสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามเพิ่มเติมหรือต้องส่งเอกสารทางการในภายหลัง นอกจากนี้ ก่อนที่คุณจะตื่นเต้นและกดปุ่มส่ง อย่าลืมตรวจทานอีเมลเพื่อหาข้อผิดพลาดต่างๆ

   ท้ายที่สุดแล้ว คุณย่อมอยากออกจากงานไปอย่างราบรื่นที่สุด ทำตามเทมเพลตด้านบน แล้วทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก นี่คือการทบทวนขั้นตอนเหล่านั้นอีกครั้ง

วิธีเขียนอีเมลลาออกทีละขั้นตอน

1. จังหวะเวลาสำคัญ – มีเวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมล และเวลาที่ไม่เหมาะสม พูดคุยกับผู้จัดการของคุณก่อน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านวิดีโอคอล แล้วค่อยส่งอีเมลตามไป หลีกเลี่ยงการส่งในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือดึกมากเกินไป ช่วงบ่ายแก่ๆ กลางสัปดาห์เป็นเวลาที่เหมาะ เพราะมีโอกาสรบกวนการทำงานน้อยกว่า

2. ตั้งหัวเรื่องให้ถูกต้อง – ให้สั้นและชัดเจน ตัวอย่างเช่น “การลาออก – [ชื่อของคุณ]” แบบนี้ผู้จัดการของคุณจะรู้ทันทีว่าอีเมลนี้เกี่ยวกับอะไร

3. ระบุวันที่ให้ชัดเจน– เริ่มด้วยข้อมูลสำคัญและเขียนให้ชัดเจน ตัวอย่าง: “ฉันเขียนอีเมลนี้เพื่อขอลาออกอย่างเป็นทางการจากตำแหน่ง [Job Title] ที่ [Company Name] วันทำงานวันสุดท้ายของฉันคือ [Date]” ตรวจสอบระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าของคุณอีกครั้ง และให้แน่ใจว่าวันสุดท้ายของคุณสอดคล้องกับเงื่อนไขนั้น

4. จบด้วยข้อความเชิงบวก – แม้งานนี้อาจไม่สมบูรณ์แบบ แต่ก็ควรจากกันด้วยดี ตัวอย่าง:

   “ขอบคุณสำหรับโอกาสและการสนับสนุนตลอด [X] ปีที่ผ่านมา ฉันซาบซึ้งกับโอกาสที่ได้เติบโตและได้ร่วมงานกับทีมที่ยอดเยี่ยม”

5. ข้อเสนอช่วงท้าย – การเสนอความช่วยเหลือสั้นๆ อย่างจริงใจช่วยได้มาก ตัวอย่าง: “ฉันยินดีช่วยงานส่งต่องานหรือสิ่งใดก็ตามที่จะทำให้การเปลี่ยนผ่านในช่วงสัปดาห์สุดท้ายของฉันง่ายขึ้น” รับปากเฉพาะสิ่งที่คุณสามารถทำได้จริงเท่านั้น

ตัวอย่างอีเมลลาออกที่ใช้ได้ผล

การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ ต้องอาศัยการฝึกฝน เมื่อคุณเริ่มคล่อง คำพูดก็จะไหลลื่นเอง แต่ในช่วงเริ่มต้น การมีตัวอย่างสำเร็จรูปไว้สักสองสามแบบที่หยิบมาใช้ได้ทันทีเมื่อจำเป็นก็ช่วยได้มาก นี่คือตัวอย่างอีเมลลาออกแบบมืออาชีพเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น

เทมเพลตอีเมลลาออกแบบมาตรฐาน

หัวเรื่อง: การลาออก – [Your name]

เรียน [manager’s name],

โปรดรับอีเมลฉบับนี้เป็นการแจ้งลาออกอย่างเป็นทางการจากตำแหน่ง [your job title] ของฉัน วันทำงานวันสุดท้ายของฉันจะเป็น [e.g., August 30, 2025]

ฉันขอขอบคุณสำหรับโอกาสและการสนับสนุนที่ได้รับตลอดเวลาที่ทำงานกับบริษัท เป็นความยินดีที่ได้ร่วมงานกับคุณและทีม และฉันได้เรียนรู้ [mention something positive, e.g. “valuable skills in project management”]

ฉันมุ่งมั่นที่จะทำให้การเปลี่ยนผ่านครั้งนี้ราบรื่นที่สุด งานที่ค้างอยู่จะเสร็จสิ้นก่อนฉันออกจากงาน และฉันยินดีช่วยฝึกผู้มารับตำแหน่งต่อจากฉัน หรือจัดเตรียมเอกสารใดๆ เพื่อช่วยในการส่งต่องาน

ขอบคุณอีกครั้งสำหรับความเข้าใจของคุณ ฉันหวังว่าเราจะยังคงติดต่อกันได้ ขอแสดงความนับถือ [Your name]

เทมเพลตอีเมลลาออกแบบสั้น

หัวเรื่อง: การลาออก – [Your name]

เรียน [Manager’s name],

ฉันเขียนอีเมลนี้เพื่อขอลาออกอย่างเป็นทางการจากตำแหน่ง [Job title] ที่ [Company name] โดยมีผลตั้งแต่ [Date]

ฉันซาบซึ้งกับโอกาสที่ได้รับตลอดเวลาที่ทำงานที่นี่ และขอขอบคุณสำหรับการสนับสนุนและคำแนะนำของคุณ ขอแสดงความนับถือ [Your name]

อีเมลลาออกสำหรับพนักงานที่ทำงานระยะไกล

หัวเรื่อง: แจ้งการลาออก – [Your name]

เรียน [Manager’s name],

ฉันขอยื่นการลาออกอย่างเป็นทางการจากบทบาท [Job title] ที่ [Company name] วันทำงานวันสุดท้ายของฉันจะเป็น [Date]

เนื่องจากรูปแบบการทำงานทางไกลของเรา ฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันได้สื่อสารการลาออกของฉันเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน ฉันยินดีนัดวิดีโอคอลกับคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการเปลี่ยนผ่านและขั้นตอนถัดไปตามเวลาที่คุณสะดวก

ฉันซาบซึ้งอย่างยิ่งต่อความยืดหยุ่นและความไว้วางใจที่มาพร้อมกับการทำงานทางไกลที่ [Company name] ในช่วงเวลาที่เหลืออยู่ ฉันจะจัดทำเอกสารเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ให้เรียบร้อย และพร้อมช่วยฝึกผู้มารับช่วงต่อหรือโอนความรับผิดชอบให้สมาชิกทีมคนอื่นๆ

ขอบคุณมากสำหรับการสนับสนุนและความร่วมมือ เป็นความยินดีที่ได้ร่วมงานกับคุณและทีม ด้วยความเคารพ [Your name]

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อเขียนอีเมลลาออก

• หลีกเลี่ยงการระบายอารมณ์ – แม้ว่าคุณจะจากไปภายใต้สถานการณ์ที่ยากลำบาก แต่อีเมลลาออกไม่ใช่ที่สำหรับระบายความไม่พอใจของคุณ รักษาโทนให้เป็นกลางและเป็นมืออาชีพ

• วันที่ที่ต้องใส่ – อย่าลืมระบุวันทำงานวันสุดท้ายของคุณ มิฉะนั้น HR จะต้องตามถามคุณ

• ความผิดพลาดเรื่องหัวเรื่อง– สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้อีเมลของคุณถูกมองข้ามหรือถูกเพิกเฉย ทำให้หัวเรื่องชัดเจนเพื่อให้เห็นได้ชัดว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร

• ความผิดพลาดเรื่อง CC– แม้อีเมลลาออกของคุณจะเขียนได้ดีแค่ไหน ก็ไม่มีค่าเลยหากคนที่ควรเห็นไม่ได้เห็น ส่งถึงผู้จัดการหรือ HR และอย่าเผลอใส่ CC คนอื่นโดยไม่ตั้งใจ

• ใช้น้ำเสียงให้เหมาะสม –รูปแบบอีเมลลาออกมีความสำคัญ รักษาความเป็นมืออาชีพ ง่ายๆ แค่นั้น ไม่ใช้สแลง ไม่ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด และไม่ใช้อีโมจิเด็ดขาด

วิธีลาออกอย่างมืออาชีพ (ขั้นตอนถัดไปหลังส่งอีเมล)

เคล็ดลับข้างต้นจะช่วยให้คุณไปได้เกือบทั้งหมดในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ สิ่งที่เหลือคืออีกสิบเปอร์เซ็นต์สุดท้าย ด้านล่างนี้คืออีกสองสามวิธีที่จะช่วยให้ไปถึงจุดนั้น

• การได้รับการยืนยัน –การได้รับการยืนยันจากนายจ้างช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับวันออกจากงานของคุณ ส่งการเตือนหากคุณยังไม่ได้รับการยืนยัน

• การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน –การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานบางครั้งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ offboarding วางแผนล่วงหน้าว่าคุณอาจให้ข้อเสนอแนะอะไร และให้คงไว้ซึ่งความสร้างสรรค์และความเคารพ

• การเก็บงานให้เรียบร้อย –ก่อนที่คุณจะออกจากงาน อย่าลืมคืนอุปกรณ์ทั้งหมด เช่น คอมพิวเตอร์หรือบัตรประจำตัว การติดต่อฝ่าย IT เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

• รักษาความสัมพันธ์ไว้ –ความสัมพันธ์ทางธุรกิจมีคุณค่าอย่างมาก เมื่อคุณออกจากบริษัท การติดต่อเพื่อนร่วมงานเพื่อขอข้อมูลติดต่อของพวกเขาเป็นความคิดที่ดี

• ปิดท้ายให้ดี – อาจเป็นเรื่องน่าดึงดูดที่จะผ่อนคลายหลังจากที่คุณลาออกแล้ว แต่การรักษาความเป็นมืออาชีพจะช่วยสร้างความประทับใจที่ดีและรับประกันการอ้างอิงที่ดี

สรุปส่งท้าย

เช่นเดียวกับทุกอย่าง อีเมลลาออกต้องอาศัยการฝึกฝน โครงร่างและตัวอย่างอีเมลแนะนำตัวเองด้านบนจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ และเมื่อคุณเริ่มคล่องแล้ว คุณก็จะเขียนอีเมลลาออกที่สมบูรณ์แบบได้ในเวลาไม่นาน