Suntem adesea întrebați de clienți cum să aleagă o adresă de email. Alegerea unei adrese de email — una memorabilă și cu un ton profesional — implică mai multe aspecte decât pare la prima vedere. Și nu doar companiile întreabă asta. Și clienții cu conturi personale întreabă care este cea mai bună metodă de a alege adresa de email potrivită.
Așadar, să intrăm direct în subiect și să acoperim toate aspectele, începând cu micile afaceri care vor să se asigure că aleg o adresă de email simplă și profesională.
Includeți numele afacerii dvs. în adresa de email
Este un sfat simplu, dar cel mai important factor de schimbare. Dacă alegeți o adresă de email de business care include numele afacerii dvs., acest lucru va aduce beneficii importante. Motivele pentru care ar merita un articol separat, dar credeți-ne, este cea mai ușoară modalitate de a transmite profesionalism. Gândiți-vă la cele mai convingătoare mesaje spam pe care le primiți — cele care trec de filtrul dvs. intern inițial și necesită o verificare mai atentă. Dacă sunteți ca mine, primul lucru pe care îl veți face cu astfel de mesaje este să verificați adresa expeditorului. Orice vine de la @gmail sau @hotmail ridică imediat semnale de alarmă atunci când ar trebui să fie un mesaj de la o companie înregistrată.Includerea numelui afacerii dvs. în adresa de email, mai ales dacă deja desfășurați activitate online, este o modalitate incredibil de simplă și accesibilă de a părea legitim și, implicit, face mai dificil pentru alții să se dea drept afacerea dvs. Acest lucru ar arăta astfel: yourname@yourbusiness.com. Vom reveni mai târziu la modul de configurare a tuturor acestora — deoarece procesul este același atât pentru clienții personali, cât și pentru cei profesionali.
Așadar, să ne imaginăm că ați făcut deja acest lucru. Ce altceva ați mai putea lua în considerare?
Structura adresei de email
Există mulți factori de luat în considerare când vine vorba de stilizarea adresei dvs. de email. În mare, puteți face ce preferați - la urma urmei, nu există o structură universal acceptată. Diferite companii folosesc ceea ce li se potrivește cel mai bine în funcție de nevoile lor. Dar există câteva lucruri de luat în considerare.
Ar trebui să folosiți prenumele și numele de familie în adresa dvs. de email?
Folosirea ambelor nume tinde să arate cel mai profesional și, desigur, previne ambiguitatea în companiile mai mari, unde mai multe persoane pot avea același prenume.
Dacă folosiți ambele nume, ar trebui să folosiți un punct?
Folosirea unui punct este o modalitate eficientă de a separa prenumele de nume. Face mai ușoară identificarea clară a prenumelui și a numelui, dar este, de asemenea, perfect în regulă să le prezentați fără punct (ca un singur cuvânt).
Dar confidențialitatea?
Folosirea ambelor nume în adresa dvs. de email de business înseamnă că oricine vă întâlnește și vă știe numele și compania își poate da seama care este adresa dvs. de email. Acest lucru poate fi atât bun, cât și rău. Poate doriți să faceți un compromis între transparență și un nivel mai ridicat de confidențialitate. De exemplu, folosind inițiale și numele de familie (de ex.: J. Brown@example.com) în locul numelor complete.
Dar alte caractere speciale?
Deși punctele sunt în regulă, ar trebui să evitați folosirea altor caractere speciale. Acestea nu sunt standard și pot duce la confuzie (este o liniuță en, o liniuță em sau cu totul altceva?). Folosirea caracterelor nestandard poate face adresele de email greu de reținut corect și de rostit verbal — fără să mai menționăm variațiile regionale ale caracterelor speciale și faptul că unele nu sunt permise în adresele de email.
Pentru rolurile care necesită securitate ridicată, puteți folosi și emailuri bazate pe rol sau pe departament, cum ar fi:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Pentru propria mea afacere folosesc doar jamie@ — pentru mine, pare mai puțin formal, mai prietenos și, fiind o companie formată dintr-o singură persoană, mi s-a părut inutil de formal pentru clienții mei să folosesc ambele nume. Uneori, îmi place și nivelul suplimentar de anonimat pe care îl oferă.
Ce sunt aliasurile și are afacerea mea nevoie de ele?
O adresă de email și un alias au scopuri diferite, iar înțelegerea diferențelor dintre ele vă poate ajuta să decideți dacă aveți nevoie de ambele.
O adresă de email este întotdeauna asociată cu o anumită căsuță poștală — asta înseamnă că are autentificare, spațiu de stocare pentru mesaje și capacitatea de a trimite mesaje. De obicei, acestea sunt folosite de o singură persoană. Un alias este puțin diferit — este o adresă de email suplimentară care redirecționează emailurile către una sau mai multe căsuțe poștale existente. Nu are propria căsuță de primire sau propriul spațiu de stocare. Când un email este trimis către un alias, acesta este redirecționat automat către căsuța poștală asociată.
Funcțiile aliasurilor
Gestionarea unor volume mari de emailuri
Aliasurile de email sunt deosebit de utile pentru afacerile care primesc volume mari de emailuri. În primul rând, ele pot permite o organizare mai bună a emailurilor; de exemplu, puteți sorta emailurile în funcție de adresa de la care au venit (de ex.: clienți, furnizori etc.).
Confidențialitate
Mulți oameni aleg tipurile de adrese enumerate mai sus ca aliasuri pentru a ajuta la păstrarea anonimatului membrilor personalului. În special în cazul reclamațiilor sau al altor comunicări dificile, personalul va aprecia probabil să nu fie asociat direct (prin nume) cu emailurile pe care le trimite. Acest lucru ne duce frumos la principalul beneficiu al adreselor de email alias…
Partajarea emailurilor
Poate cea mai utilă funcție a adreselor alias este redirecționarea mesajelor primite de acestea către mai multe căsuțe de primire, astfel încât fiecare membru al unui departament sau al unei echipe să fie la curent. Veți fi familiarizați cu aliasuri precum returns@ sau help@ — dar alegeți-le pe cele care se potrivesc cel mai bine afacerii dvs.
Pe scurt
Top zece aliasuri și căsuțe poștale folosite
Aveți nevoie de câteva exemple de cele mai bune adrese de email de folosit pentru a face viața mai ușoară afacerii dvs.? Iată primele 10 adrese de email alese de clienții noștri pentru căsuțele lor poștale și aliasuri.
|
După cum puteți vedea din această listă, companiile folosesc în principal aceste adrese pentru a desemna diferite departamente și pentru a eficientiza comunicările din cadrul organizației lor.
Cum să alegeți adrese de email personale
Acum că aveți emailul de business, vă puteți îmbunătăți și adresa personală de email? Cum vă puteți transforma adresa obișnuită în stil Gmail sau Hotmail astfel încât să arate profesional?
Să fim sinceri, chiar și acum douăzeci de ani trebuia să adăugăm anul nașterii în email pentru a-l diferenția. Cu mai mulți oameni care au mai multe conturi, viitorul pare și mai sumbru. jamielong90@ arată mult mai bine decât jamielong2819532@ — ca să nu mai vorbim despre cât de greu vor fi de reținut. Așadar, ce putem face? Există și alte trucuri și metode pentru a obține adresa de email potrivită?
În primul rând, amintiți-vă regulile de mai sus
Pur și simplu pentru că aproape toate se aplică și aici. Evitați orice este comic, caractere neobișnuite care ar putea provoca confuzie și așa mai departe. Dacă alegeți numere, încercați să le dați o semnificație pentru dvs. sau, dacă nu puteți face asta, faceți-le memorabile (jamielong666@) — în loc să includeți data completă a nașterii (jamielong111190@).
Evitați complicațiile inutile, mai ales în ortografie
Poate fi tentant să adăugați câteva litere la numele dvs. pentru că îl puteți reține ușor și este disponibil jamieielongng — dar vă garantez că va crea confuzie pe termen lungng. Dacă numele dvs. este în mod natural foarte greu de scris sau este frecvent confundat cu alt nume, s-ar putea chiar să doriți să îl simplificați sau să îl scurtați pentru a vă ușura viața în inevitabilele momente când trebuie să îl dictați la telefon.
Luați în considerare folosirea poreclelor sau a hobby-urilor în schimb
JohnGuitar@ ar putea avea o disponibilitate mai mare decât JohnSmith@ și probabil este și mai memorabil. Rețineți doar că orice cuvânt alegeți trebuie să aibă durabilitate. Dacă nu este ceva pentru care simțiți cu adevărat pasiune, s-ar putea să devină o adresă de email pe care să o regretați.
Schimbarea adresei de email mai târziu este o bătaie de cap pe care ar trebui să încercați să o evitați pe cât posibil, mai ales dacă intenționați să o folosiți ca metodă de autentificare pentru mai multe site-uri sau conturi.
Evitați să includeți prea multe informații personale
Nimeni nu sugerează să includeți numele de fată al mamei sau numele primului animal de companie, dar evitați să folosiți data completă a nașterii, informații despre adresă sau orice altceva care ar putea cauza probleme de securitate dacă ajunge pe mâini nepotrivite. Amintiți-vă, adresa dvs. este vizibilă public.
Alegeți un domeniu public sau un furnizor de email mai puțin cunoscut
Domeniile publice sunt cele pe care oricine le poate folosi pentru a înregistra o adresă de email — acestea sunt gmails și hotmails.
Unele dintre numele mari au și alte opțiuni de domenii publice (mai puțin cunoscute) care ar putea avea o disponibilitate mai bună decât cele mai populare. De exemplu, pe lângă principalul lor @hotmail, Microsoft ne-a permis de-a lungul anilor să înregistrăm și @live @outlook și @msn, precum și variante care folosesc domenii de țară (cum ar fi .co.uk). În mod similar, Apple a folosit de-a lungul anilor @mac.com, @icloud.com, printre altele.
Căutarea ofertelor mai puțin populare ale giganților v-ar putea permite să creați o adresă de email mai apropiată de ceea ce doriți. Avantajul este că veți avea în continuare o extensie de domeniu memorabilă și un nume mult mai potrivit.
Fiți dvs. înșivă folosind un domeniu personal în adresa de email
Dar de ce să vă chinuiți cu firimiturile rămase de la un bufet vechi de douăzeci de ani, când puteți crea un ospăț complet nou al vostru?
Pentru că nu trebuie să aveți o afacere (sau măcar să administrați un site web) pentru a înregistra un domeniu și a obține toate beneficiile pe care le-am prezentat pentru afaceri. Înregistrarea propriului domeniu începe de la aproximativ un dolar pe an, dar nu vă va goli niciodată buzunarele.
A avea propriul plan de email înseamnă că puteți alege practic orice doriți ca nume, deoarece dețineți domeniul (iar domeniul este și personalizat). Ați putea avea jamie@greatdesigns.art sau simplul și vechiul jamie@jamielong.com dacă nu vă simțiți prea creativ. Posibilitățile par dintr-odată nesfârșite — dar sigur nu este ușor de configurat. Probabil trebuie să fiți o afacere sau ceva de genul acesta…
Configurarea adresei dvs. de email personalizate fără un site web/găzduire
De fapt, nu. Este incredibil de ușor de configurat. S-ar putea să vă surprindă să aflați că nu aveți nevoie de găzduire sau de un site web propriu-zis pentru a avea propria adresă de email personalizată!
Cea mai ușoară modalitate de a configura un cont de email ca acesta este să înregistrați un domeniu și apoi pur și simplu să adăugați un serviciu de email de tip plug-and-play care face partea dificilă în locul dvs. Puteți crea căsuța poștală, configura înregistrările de email și obține spațiu de stocare fără a avea nevoie de un plan de găzduire. Puteți chiar primi mesaje în aplicația dvs. de email preferată.
Mobilitate și alegerea potrivită pentru dvs.
Să fim sinceri, toți suntem obișnuiți cu aplicația de pe telefoanele noastre, așa că o adresă de email care poate fi adăugată ușor acolo este un mare avantaj. Acest lucru este ușor de configurat și funcționează cu orice furnizori care permit integrări IMAP/SMTP. Asta este tot ce trebuie să urmăriți atunci când alegeți. Așadar, asigurați-vă că analizați diferite planuri de email pentru afaceri pentru a vă asigura că alegeți varianta potrivită.
Puteți chiar să migrați emailul existent către un serviciu mai bun, dacă este necesar.
Amintiți-vă, totul ține de dvs. și de ceea ce aveți nevoie.
Întrebări adresate frecvent
Adresa de email potrivită depinde de ceea ce vrei de la ea. Totuși, dacă ai un cont de email de business, ar trebui să poți alege aproape orice dorești ca adresă de email, fără problemele de disponibilitate pe care le-ai întâlni cu ceva precum Gmail sau Outlook.
O adresă de email este alcătuită din două părți: numele și domeniul, separate prin simbolul @. De obicei, va arăta astfel: name@business.com.
Poți lua în considerare atât transparența, cât și confidențialitatea atunci când alegi forma numelui pe care să o folosești într-o adresă de email. Vrei ca toată lumea să te poată identifica online sau ai prefera să păstrezi un anumit grad de anonimat? În funcție de preferințele tale, ai putea lua în considerare o variantă dintre următoarele: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com sau chiar ceva fără legătură, precum manager@business.com.
Nu există adrese de email care să fie automat bune sau rele (cu excepția celor care sunt evident neprofesioniste). Totul ține de preferințe, de modul în care vrei să fii perceput de cititorii tăi și de tonalitatea pe care vrei să o transmiți.
Articole sugerate
Împărtășiți-vă gândurile