Configura fácilmente el correo electrónico empresarial

Probablemente estés aquí porque quieres saber cómo configurar el correo electrónico para tu negocio, pero no quieres que sea difícil. Puede que ya lo hayas investigado, pero te haya desanimado lo complicado que parece en algunos artículos.

Bueno, no te preocupes. Has llegado al lugar adecuado. Vamos a desglosar todos los elementos del correo electrónico empresarial (también conocido como correo corporativo o correo de trabajo) para que puedas configurarlo, crearlo y usarlo en muy poco tiempo. Mejor aún, entenderás cada aspecto de lo que estás haciendo y por qué.

¿Qué es el correo electrónico empresarial?

El correo electrónico empresarial suele referirse a servicios específicos diseñados específicamente para satisfacer las necesidades que tienen las empresas y que los particulares normalmente no tienen.

• Mejores funciones de seguridad — Los proveedores de correo electrónico empresarial suelen ofrecer funciones como 2FA de serie, almacenar tus datos cifrados y también contar con funciones adicionales como filtros antispam mejorados. Tampoco suelen mostrar anuncios y, por lo tanto, no se beneficiarán de extraer tus datos para dirigirte anuncios personalizados, algo que se sabe que algunos proveedores gratuitos han hecho. En resumen, un proveedor de correo electrónico empresarial de confianza debería darte la tranquilidad de que estás haciendo todo lo posible para proteger los datos privados de tus clientes y los tuyos propios.

• Herramientas empresariales — Los servicios de correo electrónico empresarial también suelen tener herramientas adicionales, como la funcionalidad de alias y calendarios compartidos, más adaptadas a la vida empresarial. También suelen permitir un filtrado más avanzado de los correos, lo que puede resultar útil cuando gestionas una dirección de correo corporativa con un gran volumen de mensajes.

• Poner el nombre de tu empresa en tu dirección de correo electrónico — Podría decirse que la característica más importante de las soluciones de correo electrónico empresarial es que te permiten crear fácilmente direcciones de correo electrónico que incluyan tu nombre de dominio (yourname@yourbusiness.com). La primera comprobación que hace la mayoría de la gente si no está segura de si un mensaje es real o no es revisar la dirección de correo electrónico del remitente.

Puedes analizar más de cerca por qué es importante el correo electrónico empresarial, pero, en términos generales, estas son las características que lo diferencian de los proveedores de correo electrónico gratuitos.

En qué consiste el correo electrónico empresarial

Para la mayoría, un correo electrónico empresarial incluirá alguna forma de tu nombre seguida de la URL de tu empresa, por lo que tendría este aspecto: yourname@yoursite.com. Hace poco hablamos de cómo podrías elegir tu dominio con más detalle.

Además, también está la funcionalidad para crear y gestionar alias (cosas como info@ o support@).

En cuanto al software, el correo electrónico empresarial suele consistir en un portal web en el que inicias sesión y accedes a tus correos. A veces puedes disponer de una aplicación específica, pero lo más habitual es que puedas añadir fácilmente tu correo empresarial a la aplicación que ya usas en dispositivos móviles para acceder con comodidad.

¿Qué necesitas para crear una dirección de correo electrónico empresarial?

Si has seguido hasta aquí, probablemente ya te habrás dado cuenta de que, para tener tu propio dominio dentro de tu dirección de correo electrónico, necesitas ser propietario de un dominio. Cosas como @outlook.com se conocen como dominios públicos, así que para sustituir esta parte necesitas poseerla. Como este es un requisito obligatorio, la mayoría de los servicios de correo electrónico dirigidos a empresas te permiten registrar un dominio como parte del proceso.

Pero, ya que estás leyendo esto, apostaría a que ya tienes un dominio. Si ya eres propietario del dominio que quieres usar, el proceso difiere ligeramente, y este es otro de los factores que pueden generar confusión al configurar el correo electrónico empresarial. Pero vamos a separar estos dos flujos/procesos de compra para que no te equivoques.

Cómo obtener correo electrónico empresarial en 4 sencillos pasos

El proceso puede variar según la plataforma que elijas. Hablaremos de los aspectos básicos, tomando como ejemplo Spacemail, nuestra plataforma especializada para empresas.

Compra un plan

La mayoría de los proveedores ofrecen una gama de planes de correo electrónico que reflejan los distintos tamaños de las empresas. No hay ningún truco en esto: elige el que mejor se adapte a lo que necesitas. Ten en cuenta que muchos servicios de correo electrónico profesional te permiten mejorar elementos de tu plan más adelante, o incluso añadir buzones y usuarios, así que no hace falta que te prepares para el futuro ahora mismo. Elige lo que necesitas.

No te preocupes todavía por cómo encaja tu dominio en todo esto. Normalmente, cualquier dominio es compatible con cualquier proveedor, y todo esto sucede en el siguiente paso. Sin embargo, tener tu dominio con el mismo proveedor ofrece algunas ventajas (de las que hablaremos en un momento).

Completa tu compra. A continuación, si todavía no tienes un dominio, haz una pausa en este punto para comprar uno. Si eliges el mismo proveedor que estás usando para la plataforma de correo electrónico, la experiencia suele ser más fluida debido a la forma en que los elementos de una misma plataforma suelen estar diseñados para “comunicarse” entre sí, lo que hace que el proceso sea más automatizado. No te precipites con la elección de tu dominio. Elegir uno es casi un arte en sí mismo, y te sugerimos leer este artículo para ayudarte a tomar la decisión correcta.

Configuración (o Unboxing™)

Si tu dominio y tu proveedor de correo electrónico son el mismo

A continuación, como con cualquier producto que deba adaptarse a tus necesidades, hay un breve proceso de configuración. En Spaceship, esto se llama Unboxing™, y en cuanto se complete tu compra verás que el proceso de Unboxing se te sugiere como siguiente paso.

Una vez seleccionado, el primer paso es — como ya habrás adivinado — vincular un dominio. Si tienes un dominio con Spaceship y eliges Spacemail, tu dominio aparecerá automáticamente en el menú desplegable y solo tendrás que seleccionarlo.

Después, con un clic, ambos quedan conectados. Puedes pasar directamente a “Crear un buzón”.

Conectar tu nuevo correo electrónico a un dominio con otro proveedor

No pasa nada si tu dominio está con otro proveedor. Solo significa un par de procesos adicionales, y estos tienen lugar con tus productos existentes en lugar de en la propia plataforma del dominio. Esto puede ser lo que cause cierta confusión a algunas personas.

Vas a añadir algunos registros MX/DKIM/SPF nuevos a tus registros DNS (Domain Name Server). Para aclararlo, estos registros los dicta el proveedor de correo electrónico, pero se añaden en la parte del dominio. (Si usas Spacemail, verás una ventana emergente con una guía que te indica cómo configurar tus registros DNS). Una vez añadidos, estos registros básicamente apuntan tu dominio a los servidores de tu proveedor de correo electrónico para todo lo relacionado con el correo.

El acceso a los registros DNS de tu dominio estará con tu proveedor de dominio o de hosting. Si no estás seguro, puedes confirmarlo usando una herramienta de comprobación de DNS, como MXToolbox.

Una vez que sepas dónde buscar, encontrar los registros DNS no será demasiado complicado; al fin y al cabo, son una parte muy importante de la configuración de tu dominio. En la mayoría de los casos, estarán con tu proveedor de dominio. La ubicación de los ajustes variará según tu proveedor, pero normalmente tendrás que localizar el área de dominio dentro de tu cuenta, seleccionar el dominio para el que quieres crear la dirección de correo electrónico y, a continuación, hacer clic para acceder a su configuración. Puede ser un botón como “Gestionar” o “Ajustes” o “Configurar”. Después, ve a “Registros DNS”. También puede llamarse algo como “DNS avanzado”.

Deberías ver varios registros ya presentes. Ten cuidado con ellos: no los edites ni los elimines. Hacerlo puede causar problemas de funcionamiento en tu sitio web o en cualquier otro servicio al que puedan estar conectados. A menos que hayas usado antes una plataforma de correo electrónico con tu dominio (ver más abajo), solo querrás añadir registros nuevos.

Registros típicos que tendrás que añadir

Estos también dependerán del servicio que estés usando, pero aquí también usaremos Spacemail como ejemplo. El sistema de introducción de registros suele estar estructurado de una manera que hace intuitiva la adición de nuevos registros.

Registros MX (Mail Exchange)

Los registros MX especifican dónde deben entregarse los mensajes de correo electrónico. Apuntan a los servidores de correo responsables de gestionar los correos entrantes. Estos garantizarán que tus correos se entreguen correctamente. Estos son los registros MX que añadirías para Spacemail.

Registros SPF (Sender Policy Framework)

Los registros SPF evitan la suplantación de correo electrónico (alguien haciéndose pasar por ti por correo electrónico) al especificar qué servidores están autorizados a enviar correos en nombre de tu dominio. Esto permite identificar fácilmente los correos legítimos. El registro SPF que normalmente añadirías para Spacemail es este:

Registros DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM añade una firma digital a los correos salientes, lo que facilita su rastreo y evita la suplantación. Los registros DKIM se configuran automáticamente para cada dominio conectado a Spacemail, y puedes encontrarlos en DNS avanzado.

Registros DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC es un marco de políticas que mejora la autenticación del correo electrónico al alinear SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail). Además, ayuda a prevenir la suplantación de correo electrónico, el phishing y el abuso de dominio al garantizar que los correos entrantes sean legítimos y estén autorizados.

Spacemail no configura los registros DMARC automáticamente porque varían mucho según tus preferencias personales. Si lo deseas o lo necesitas, te recomendamos usar este generador de DMARC de MXToolbox.

Recomendamos encarecidamente configurar un registro DMARC para tu dominio para mejorar la seguridad del correo electrónico y proteger la reputación de tu dominio.

¿Tendré que eliminar registros?

Si alguna vez has usado antes un proveedor de correo electrónico con tu dominio, puede que necesites eliminar algunos registros existentes. Debería ser fácil identificarlos porque también estarán etiquetados como MX/DKIM/SPF/DMARC en su clasificación.

Una vez completado este trabajo de fondo, el proceso será prácticamente el mismo que si hubieras registrado tu dominio con el mismo proveedor. Por ejemplo, con Spacemail, simplemente añades tu dominio manualmente en el primer paso del proceso de unboxing (en lugar de seleccionarlo en el desplegable, como harías si lo hubieras registrado con Spaceship). De nuevo, esto variará de un proveedor a otro, pero en Spacemail es el primer paso del proceso de unboxing.

Crear un buzón

Una vez que hayas terminado de crear esos registros, o simplemente hayas vinculado tu dominio, el resto será coser y cantar. Elige el nombre que quieras para tu buzón (lo más probable es que al principio sea el tuyo). No olvides consultar nuestros consejos sobre convenciones de nomenclatura, pero recuerda que, como estás usando tu propio dominio, técnicamente puede ser cualquier cosa que quieras. Nada está ocupado. Puede que quieras presumir usando solo una letra: j@yoursite.com — eso mola bastante, ¿verdad? Como alternativa, podrías crear una dirección de correo de trabajo que incluya tu nombre completo, cargo o función.

Añadir catch-alls y alias

Un catch-all es exactamente lo que parece: si alguien escribe anything@yoursite.com se redirigirá al catch-all. Puede que quieras que este sea una bandeja de entrada secundaria para evitar una avalancha de correo no deseado. Los catch-all son especialmente útiles para captar errores ortográficos en nombres u otras variaciones como info@yoursite.com que la gente podría probar si no sabe a quién escribir.

Con Spacemail, configurar un catch-all es especialmente fácil. En tu panel de inicio, verás la opción en Spacemail Manager - el Launchpad de Spacemail. Aquí puedes configurar tu buzón catch-all. Este puede ser tu buzón principal; no hace falta mejorar el plan.

Mientras tanto, los alias te permiten crear direcciones de correo corporativas que redirigen a varios destinatarios (p. ej., para departamentos), y también permiten el anonimato. Los habrás visto usados en casi todas las empresas. Con Spacemail, añadir un buzón adicional a cualquier plan es una gran mejora de bajo coste, y se incluyen cinco de serie con nuestro plan Advanced. Más información sobre cómo se pueden usar los alias.

Añadir los toques finales a tu cuenta de correo electrónico

Esto variará de un proveedor a otro, pero una vez completada la configuración de la cuenta de correo electrónico y con tu flamante nueva bandeja de entrada ya en funcionamiento, querrás personalizar algunos detalles finales.

Configurar tu nombre para mostrar y añadir una firma

Aquí hablamos de lo más básico. Merece la pena revisarlo para asegurarte. Quieres que tus correos se muestren correctamente desde el primero. Así que asegurarte de que tu nombre es correcto, añadir una firma a cada correo y, en general, echar un vistazo a los Ajustes te ayudará siempre. Te garantizamos que encontrarás algo que retocar. Además, puede que quieras configurar la plataforma en tu idioma preferido para que te resulte aún más accesible.

Añadir tu nueva dirección a un cliente de correo electrónico de terceros

Muchos proveedores de correo electrónico empresarial te permiten hacerlo. Poder integrar tu nueva dirección de correo electrónico en una aplicación que ya usas es una forma realmente sencilla de tenerlo todo controlado. Y siempre puedes volver a la aplicación web en cualquier momento si quieres aprovechar todas las funciones y ventajas.

Para hacerlo, solo tienes que habilitar el acceso IMAP/SMTP/POP3 en los Ajustes de Spacemail y luego seguir las instrucciones de configuración en el cliente de correo electrónico que elijas. Normalmente, estas se encuentran en el menú de ajustes de tu aplicación actual y están etiquetadas con algo como “Añadir una cuenta”.

Migrar correos electrónicos

Algunos proveedores de correo electrónico empresarial facilitan la importación de correos electrónicos. Esto puede ser útil si has estado gestionando las comunicaciones de tu empresa en otro lugar y quieres conservar un registro de todo.

Aunque el proveedor que elijas no ofrezca una herramienta de migración a medida, normalmente puedes realizar algún tipo de solución manual descargando tus correos electrónicos y volviéndolos a subir a tu servidor de correo. Sin embargo, esto siempre tendrá inconvenientes (como margen para el error humano), por no mencionar que lleva tiempo. Un proveedor con una herramienta de migración sencilla es sin duda una ventaja si esto es algo que quieres hacer. Por ejemplo, con Spacemail, nuestra herramienta de migración personalizada ofrece una experiencia de migración más segura y protegida. Se te preguntará si quieres migrar correos electrónicos existentes como parte del proceso de unboxing, pero puedes hacerlo en cualquier momento yendo a “Ajustes” y buscando el cuadro “Migración de correo electrónico”.

Configurar reglas de filtrado de spam

Por último, puede que quieras establecer reglas de filtrado que protejan tu dirección de correo electrónico desde el principio. Puede que quieras bloquear inmediatamente a remitentes de spam conocidos que ya tengan antecedentes con tu empresa, pero una de las ventajas del correo electrónico empresarial profesional es contar con un sistema de filtrado de spam más sólido.

Con Spacemail, puedes ajustar la configuración de tus filtros yendo a Spacemail Manager, haciendo clic en “Gestionar”, luego en “Gestión de spam”, que aparece en el menú a la derecha de tu pantalla.

Disfruta de las ventajas

Ya está todo listo y ya puedes enviar esos primeros correos electrónicos de prueba a tus amigos (bueno, ¡hay que comprobar que todo se vea bien!). Mantente al día de todas las novedades de Spacemail o deja abajo un comentario con tus opiniones e ideas. Descubre por ti mismo los planes de Spacemail — te garantizamos que uno encajará perfectamente con tu negocio.