Cum să te adresezi mai multor persoane într-un e-mail: bune practici

Emailul înseamnă să construiești conexiuni. Cu cât trimiți emailuri cu succes către mai multe persoane, cu atât construiești mai multe conexiuni. Iată cum să faci asta corect.

De ce contează să te adresezi corect mai multor persoane într-un email

Un email de grup este la fel ca orice alt email. Accentul principal ar trebui să fie pus pe profesionalism și pe eticheta în email. Emailul este în primul rând un mediu profesional, ceea ce înseamnă că ceea ce trimiți contează. Contează pentru relațiile viitoare și pentru rezultatele viitoare.

Este vorba și despre a-i face pe oameni să se simtă văzuți, dar acest lucru este mai dificil când trimiți emailuri de grup.

Cum te adresezi mai multor persoane într-un email?

Accentul principal ar trebui să fie pe dimensiunea grupului și pe cine este inclus. Pentru grupuri mai mici, de exemplu dacă te adresezi la două persoane într-un email, ar trebui să saluți oamenii pe nume pentru a face mesajul mai personal.

Pentru grupuri mai mari, un salut general precum „Salut, echipă” sau „Dragi colegi” este de obicei mai practic. Asigură-te că respecți orice titluri formale precum Profesor, Dr. sau Dl. și gândește-te cu atenție la ordinea numelor. Poate vrei să le ordonezi în funcție de senioritate, cu clienții înaintea membrilor echipei interne, sau pur și simplu în ordine alfabetică pentru a păstra lucrurile simple.

Dacă sunt în email, numește-i

Enumerarea oamenilor pe nume este cel mai personal mod de a începe emailul. Construiește respect și îi face pe toți să se simtă incluși. Am recomanda să enumeri oamenii pe nume doar pentru grupuri de 2 până la 4 persoane. Dacă enumeri mai mult de atât, poate începe să pară puțin ridicol.

Ține cont că, în unele culturi și țări, folosirea prenumelor nu este întotdeauna potrivită în primele câteva emailuri, așa că asigură-te că respecți propriul context local. Poate că trebuie să treci la nume de familie plus Dl. sau Dna. pentru primele câteva emailuri înainte să fi construit o conexiune.

Modul corect de a saluta folosind numele:

• Salut, John, Maria și Sam,

• Bună dimineața, Alex, Jamie și Taylor,

• Salut, Chris și Morgan,

Saluturi de grup făcute corect

De multe ori este mai ușor să te asiguri că toată lumea se simte respectată atunci când trimiți un email către una sau două persoane. Dar când te adresezi unui grup într-un email, acest lucru devine mai dificil. Cu cât grupul este mai mare, cu atât contextul intră mai mult în ecuație.

Când vorbim despre context, ne referim la scopul emailului. Dacă îți informezi o echipă unită despre organizarea petrecerii de Crăciun, tonul va fi foarte diferit față de situația în care comunici cu lideri seniori sau într-un cadru corporativ mai structurat.

Când trimiți emailuri între departamente, către manageri, clienți sau parteneri externi, este mai sigur să adopți un ton puțin mai formal, mai ales dacă te prezinți pentru prima dată. Între prieteni sau colegi apropiați, poți fi puțin mai relaxat.

Modul corect de a saluta un grup:

Saluturi informale:

• Salut, echipă!

• Salutare tuturor,

Saluturi formale de grup:

• Dragi colegi,

• Bună dimineața!

• Bună dimineața tuturor,

• Dragă echipă de conducere,

Cel mai bun mod de a folosi titlurile formale

Să devii doctor într-un anumit domeniu nu este ușor, iar după toată munca depusă, majoritatea se vor aștepta să le folosești titlul formal. Aici nu vorbim doar despre doctori în sens medical — pot fi și profesori universitari, pot avea un doctorat în afaceri, iar lista poate continua. Dar, indiferent de titlu, este important să îl respecți în comunicarea prin email.

Când trimiți un email unui Dr., Profesor, Dl., Dna., etc., destinatarul tău se va aștepta cel mai probabil la un ton profesional. Asta înseamnă să eviți formulele de salut prea relaxate și să asiguri consecvență între toți cei incluși în email. Asta înseamnă să nu folosești un titlu pentru o persoană și să nu îl folosești pentru alta în același email.

Ierarhia este, de asemenea, importantă. Dacă ai mai mulți destinatari cu titluri, încearcă să îi enumeri în ordine. Asta înseamnă Profesor înainte de Doctor și Doctor înainte de Dl. etc.

Modul corect de a folosi titlurile:

• Stimată Dr. Lee, Dna. Carter și Dl. Brown,

• Stimate Dr. Smith și echipă,

• Stimați directori și șefi de departament.

• Stimată echipă de conducere,

Cum să îi incluzi pe toți cu respect

În mediile profesionale, senioritatea este întotdeauna respectată. CEO-ii țin cel mai important discurs, au cel mai bun birou din clădire și, de obicei, primesc cel mai bun loc la masă. Emailurile nu sunt diferite.

Când te adresezi mai multor persoane într-un email, ordinea numelor și folosirea semnelor de punctuație pot transmite subtil respect. Ordinea în care enumeri destinatarii ar trebui să fie intenționată. Asta înseamnă să îi menționezi mai întâi pe cei cu cea mai mare senioritate și la final pe cei cu cea mai mică senioritate.

S-ar putea să fie nevoie să iei în considerare și persoanele care lucrează în afara companiei tale, precum și colegii interni. Aici, enumerarea mai întâi a colaboratorilor externi poate transmite respect, mai ales dacă urmărești un parteneriat pe termen lung. După ce ai ținut cont de senioritate și de diferența dintre intern și extern, ar putea avea sens să organizezi restul în ordine alfabetică.

Cum să îi incluzi pe toți cu respect:

• Ierarhie sau senioritate – În contexte formale sau corporative, enumeră mai întâi persoana cu cea mai mare senioritate. De ex., Stimată Dr. Evans, Dna. Khan și Dl. Patel,

• Extern înainte de intern –Când trimiți emailuri clienților alături de echipa ta internă, enumeră mai întâi clientul. De ex., Stimată Dna. Roberts și echipa.

• Ordine alfabetică – Când toți sunt egali, ordinea alfabetică este cea mai sigură alegere. De ex., Salut, Angela, Brian și Carlos,

Cum să folosești CC și BCC când trimiți emailuri mai multor persoane

În continuare, va trebui să adaugi adresele de email ale mai multor destinatari. În această etapă, este util să înțelegi diferența dintre CC și BCC.

CC înseamnă copie carbon. BCC înseamnă copie carbon invizibilă. Cuvântul „invizibilă” îți va oferi cel mai important indiciu atunci când încerci să înțelegi cum să folosești aceste două opțiuni.

• Folosește CC când destinatarii ar trebui să se vadă între ei și pot răspunde.

• Folosește BCC când destinatarii nu ar trebui să se vadă între ei (invizibil), iar confidențialitatea este necesară. De obicei, aceasta este cea mai bună opțiune pentru emailurile în masă.

Momentul potrivit pentru a folosi CC

Ideea de CC vine din vremurile vechilor mașini de scris. Introduceai o foaie de hârtie carbon și obțineai două copii deodată. Emailul a preluat aceeași idee, folosind CC pentru a trimite o copie a mesajului altcuiva.

Când adaugi pe cineva în câmpul CC, nu i te adresezi direct, ci doar îi trimiți o copie. De exemplu, vorbești cu un client extern și vrei să îți ții șeful la curent. Ai pune clientul extern în câmpul To, iar adresa de email a șefului tău ar merge în câmpul CC. Astfel, clientul poate vedea că șeful tău este la curent cu situația.

Momentul potrivit pentru a folosi CC:

• Actualizare de proiect cu supraveghere – Trimiți un email unui coleg despre o sarcină. Managerul tău are nevoie de vizibilitate, dar nu de acțiune. Pune managerul în CC pentru a-l ține la curent.

• Colaborare între echipe– Coordonezi activitatea cu un alt departament și vrei ca ambele echipe să fie aliniate. Pune cealaltă echipă în CC când îi trimiți email designerului tău, pentru a-i ține la curent.

• Raportare de status– Trimiți o actualizare săptămânală supervizorului tău și copiezi părțile interesate. Îl poți pune pe supervizorul tău în CC pentru ca acesta să poată urmări progresul tău.

Momentul potrivit pentru a folosi BCC

Ceilalți destinatari nu pot vedea câmpul BCC, dar îi pot vedea pe destinatarii din câmpurile CC și To. Acest lucru este util dacă vrei să trimiți cuiva o copie a emailului fără ca ceilalți destinatari să știe.

Folosește BCC pentru liste mari de distribuție, anunțuri publice sau alte  situații în care destinatarii nu se cunosc între ei și nu ar trebui să vadă detaliile celorlalți. De asemenea, poți folosi BCC pentru a include discret pe cineva într-o conversație.

Momentul potrivit pentru a folosi BCC:

• Newsletter– Trimiți o actualizare a companiei către 300 de abonați. Adaugă-te pe tine în câmpul To și pune toți abonații în BCC.

• Listă de invitați – Inviti 100 de oaspeți externi care nu se cunosc între ei. Adaugă-i în câmpul BCC, astfel încât unul dintre ei să nu dea accidental „reply all”.

• Supraveghere discretă– Un director vrea să observe o conversație fără să participe. Adaugă-l în câmpul BCC pentru a putea observa.

Greșeli în emailurile de grup la care să fii atent

Trimiterea de emailuri către mai multe persoane ține de memorie procedurală; devine mai ușor de fiecare dată când o faci. Dacă îți amintești sfaturile de mai jos, vei porni cu dreptul.

• Supraîncărcarea salutului – Emailul tău nu ar trebui să pară ca un profesor care face prezența la începutul orei. Dacă ai mai mult de 3-4 destinatari, atunci folosește un salut colectiv precum „Salut, echipă”.

• Ton inconsecvent – Decide dacă vrei să fii informal sau formal. „Stimate Dr. Lee și John” creează un dezechilibru. Păstrează același nivel de formalitate pentru toți destinatarii și asigură-te că se aliniază cu cultura companiei.

• Folosirea câmpului greșit– Folosirea excesivă a CC face mai dificil de văzut cine trebuie de fapt să acționeze, în timp ce folosirea BCC într-o conversație colaborativă poate părea secretos și poate afecta încrederea.

• Ignorarea ierarhiei sau a normelor culturale – Enumerarea numelor într-o ordine aleatorie, omiterea titlurilor sau folosirea unor formule de salut prea relaxate cu liderii seniori îi va face pe oameni să se simtă lipsiți de respect.

• Omiterea participanților-cheie din salut– Toată lumea vrea să se simtă apreciată. Dacă trimiți un email către câteva persoane, amintește-ți să îi menționezi pe toți, astfel încât fiecare să se simtă respectat.