Riscaldare un dominio per l'invio di email è un passaggio importante quando utilizzi un dominio registrato di recente o se il dominio non è mai stato usato per inviare email. Questo processo stabilisce la tua reputazione di invio e migliora la recapibilità delle email. Il riscaldamento stesso consiste nell'aumentare gradualmente il volume di email inviate per creare fiducia presso i fornitori di servizi email (ESP) ed evitare di essere segnalati come spam. In caso contrario, c'è un rischio significativo che i fornitori di servizi email (come Gmail, Yahoo, Outlook, ecc.) trattino il tuo dominio come sospetto, poiché non ha ancora una reputazione di invio, e rifiutino le tue email o le contrassegnino come spam.
NOTA: Da parte nostra, in qualità di fornitore di servizi email, facciamo tutto il possibile per mantenere una buona recapibilità delle tue email, ad esempio mantenendo puliti i nostri indirizzi IP grazie al monitoraggio 24/7 degli indirizzi IP e comunicando tempestivamente con le organizzazioni di blocklist per rimuovere i nostri indirizzi IP dalle liste, qualora ciò accada; monitoriamo costantemente qualsiasi attività di spam sui server e adottiamo le misure necessarie, ecc. Allo stesso tempo, alcuni fattori influenzano la recapibilità delle tue email e non possiamo intervenire su di essi per loro natura. Tra questi rientrano la reputazione del tuo dominio (incluso il fatto che il dominio sia riscaldato), il contenuto delle tue email, le azioni eseguite sull'email dal lato del destinatario, ecc.
Ecco alcuni consigli per riscaldare manualmente un nome di dominio e migliorare la recapibilità delle email:
Inizia con un dominio pulito
Se il tuo dominio non è stato registrato di recente ed è già stato usato in precedenza, è necessario verificare se il dominio è presente in qualche blocklist e ripulirlo prima di iniziare a inviare email regolarmente. È importante, poiché i fornitori di servizi email potrebbero semplicemente rifiutare le email inviate da un dominio presente in blocklist.
Alcune blocklist possono rimuovere automaticamente il tuo dominio dopo un certo periodo di tempo, quindi non devi fare nulla (ad es. SpamCop di solito rimuove i domini dopo 24 ore). D'altra parte, alcune altre blocklist possono richiedere più tempo e più informazioni per inserire un mittente nelle loro liste, poiché spesso utilizzano informazioni provenienti da vari RBL e filtri antispam per etichettare un mittente come sospetto. Pertanto, se finisci in una di queste blacklist, il processo potrebbe essere un po' più complesso e dovrai contattarli per far rimuovere manualmente il tuo dominio. Molte blocklist di solito hanno sui loro siti web le informazioni necessarie su come rimuovere il tuo dominio dalle liste, quindi puoi fare riferimento ai loro siti web o contattare il loro team di supporto se questo è il tuo caso.
Puoi usare strumenti come MultiRBL e MXToolbox per verificare se il tuo dominio è presente in qualche blocklist e per controllare il punteggio generale di reputazione del tuo dominio.
Controlla l'età del tuo dominio
I domini registrati di recente vengono solitamente contrassegnati come sospetti dai filtri antispam, poiché valutano l'età di un dominio: se ha meno di 30 giorni, il dominio viene automaticamente segnalato come sospetto e le email provenienti da esso saranno probabilmente rifiutate o inserite nella cartella Spam. Pertanto, se il tuo dominio ha meno di 30 giorni, essere pronti per il processo di riscaldamento è particolarmente importante in questo caso per creare fiducia presso i fornitori di servizi email. Quando il tuo dominio raggiunge i 30 giorni, ci sono meno probabilità di riscontrare problemi di recapibilità o possibili rifiuti delle tue email.
NOTA: Puoi verificare quando il tuo dominio è stato registrato utilizzando strumenti Whois Lookup, come questo.
Verifica le impostazioni DNS del dominio
Dovrai assicurarti che il tuo dominio abbia i record MX corretti impostati, in modo da poter ricevere email. Quindi, assicurati che i record SPF, DKIM e DMARC del tuo dominio siano configurati correttamente. SPF autorizza i server che possono inviare email per conto del tuo dominio, DKIM verifica l'autenticità dei messaggi in uscita e DMARC aiuta a proteggere il tuo dominio da tentativi di spoofing e phishing. Nel complesso, questi record sono responsabili dell'autenticazione delle email e sono progettati per aiutare a prevenire lo spoofing delle email e gli attacchi di phishing. Puoi trovare maggiori informazioni su questi record DNS in questa guida.
Per Spacemail, segui i passaggi in questi articoli per configurare i record DKIM e DMARC per il dominio. L'elenco completo dei record DNS richiesti per Spacemail è disponibile in questo articolo della Knowledge base.
Usa un nome "Da" riconoscibile
Assicurati di impostare sia il tuo nome/cognome o il nome dell'azienda da visualizzare nel campo "Da", sia una firma, in modo che le tue email appaiano valide e più personalizzate.
Usa contenuti non spam nelle email
- Assicurati che i tuoi messaggi non contengano link o allegati sospetti;
- Evita di usare formattazioni come tutte lettere maiuscole (ad es. OPEN), lettere con spazi tra loro (ad es. O P E N) e punteggiatura eccessiva (ad es., O.P.E.N);
- Evita di inviare email vuote o composte da una sola parola;
- Assicurati di non usare parole come ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ sia nel corpo del messaggio sia nell'oggetto;
- Evita di usare parole comuni che attivano i filtri antispam sia nel corpo del messaggio sia nell'oggetto (ad es. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, ecc.).
I tuoi messaggi dovrebbero contenere almeno 5-6 frasi con parole complete (senza sequenze casuali di lettere) e devono essere diversi ogni volta (altrimenti i provider email potrebbero considerarli come invio massivo).
Puoi consultare altri consigli in questa guida: Perché le email finiscono nello spam e cosa fare
Inizia a inviare email gradualmente
All'inizio, potresti aver bisogno di almeno 5 indirizzi email con provider email diversi a cui inviare i messaggi (ad es. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, ecc.). Puoi inviare email a indirizzi email di persone che conosci (chiedendo semplicemente ai destinatari di interagire con le tue email) oppure ai tuoi indirizzi email con provider diversi.
Inizia inviando un basso volume di email durante i primi giorni del processo di riscaldamento e aumenta gradualmente il numero di email inviate ogni settimana. Inviare quantità eccessive di email troppo rapidamente può comportare la segnalazione da parte dei filtri antispam. Ecco un possibile programma che puoi seguire:
Settimana 1: 10 email
Settimana 2: 30 email
Settimana 3: 80 email
Settimana 4: 100 email
Settimana 5: 150 email
Settimana 6: 200 email
Tieni presente che questo è solo uno schema approssimativo e non è necessario seguirlo rigorosamente, ma assicurati di non aumentare o diminuire i volumi bruscamente.
Spacemail, come ogni provider email, applica limiti di invio orari/giornalieri. Puoi consultarli qui:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Il riscaldamento del dominio è consentito quando viene effettuato manualmente e in modo responsabile, ad esempio aumentando gradualmente il volume di invio con destinatari reali che hanno dato il consenso. Tuttavia, gli strumenti di warm-up automatizzati, le reti di coinvolgimento simulato o le mailing list non verificate non sono consentiti, poiché tali attività possono danneggiare la recapibilità complessiva e influire sugli altri utenti.
Tieni inoltre presente che i nostri servizi email non sono progettati per l'invio massivo. Qualsiasi attività email commerciale non richiesta, in blocco o automatizzata è vietata dalla nostra politica antispam a tolleranza zero. Per i dettagli, consulta l'Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - e i Termini di servizio di Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
NOTA: Spaceship, come ogni fornitore di servizi email, ha limiti orari e giornalieri specifici sul numero di messaggi che gli utenti possono inviare. Puoi consultarli qui.
Tieni presente che i nostri servizi non sono progettati per l'invio massivo e potresti voler utilizzare altri strumenti speciali per questo scopo. Inoltre, qualsiasi email commerciale non richiesta o invio massivo è vietato sui nostri server, poiché adottiamo una politica antispam a tolleranza zero. Puoi consultare la nostra Acceptable Use Policy, sezione Email and Anti-spam Policy .
Mantieni il coinvolgimento
Una volta terminato l'invio delle email, è molto importante rispondere a tutte, in modo che i provider email capiscano che i messaggi che invii sono legittimi e non spam. Il tasso di risposta è particolarmente importante per Gmail, poiché lo utilizza per determinare il coinvolgimento nelle email. Più alto è il coinvolgimento, meglio è.
Quando rispondi alle email, cerca di mantenere un approccio naturale e rispondi come faresti normalmente in qualsiasi altra corrispondenza, in modo che il tono risulti neutro. Se alcune email sono state contrassegnate come spam/posta indesiderata dal provider email, è essenziale contrassegnarle come non spam e spostarle nella cartella Posta in arrivo. Puoi anche chiedere ai destinatari di contrassegnare la tua email come importante.
In questo modo, quando le tue email vengono aperte, ricevono risposta e generano interazione, questi sono segnali per i fornitori di servizi email che il tuo dominio è affidabile. Con il tempo, se mantieni questo approccio, noterai che sempre meno email verranno contrassegnate come spam dai provider email. Questo di solito accade dopo alcune settimane dall'inizio del processo di riscaldamento. A quel punto potrai procedere con l'invio della tua corrispondenza regolare senza alti rischi che le tue email vengano contrassegnate come spam dai provider email del destinatario.