Apa yang biasanya diperiksa oleh filter spam dapat dibagi menjadi tiga kategori:
Dari mana pesan berasal
Organisasi anti-spam telah membuat daftar jaringan khusus yang disebut RBL (Real-time blackhole lists). Filter spam memeriksa daftar tersebut untuk alamat IP dan nama domain asal pesan dikirim. Jika alamat IP cocok dengan salah satu yang ada di daftar, skor spam pesan akan meningkat, dan itulah sebabnya email dapat masuk ke spam.
Siapa yang mengirim pesan
Dengan menggunakan header email, filter spam memeriksa apakah email dikirim oleh mesin spam atau oleh pengirim sungguhan. Setiap email memiliki ID unik, tetapi ketika pengirim spam mengirim email massal, semuanya memiliki ID yang sama.
Seperti apa tampilan pesan
Filter spam menganalisis isi dan subjek email. Frasa yang dapat diidentifikasi sebagai spam adalah 'buy now', 'lowest prices', 'click here', dan sebagainya. Selain itu, filter juga mencari HTML yang mencolok seperti font besar, teks berkedip, warna cerah, dan sebagainya. Banyak filter spam membandingkan seluruh teks dengan jumlah kata yang mencurigakan. Jadi, misalnya, jika email Anda panjang, email tersebut tidak akan diidentifikasi sebagai spam hanya karena beberapa kata yang mencurigakan.
Informasi Pengirim yang Valid
Gunakan alamat email pengirim yang mudah dikenali dan sah. Hindari nama pengirim yang umum atau mencurigakan.
Pastikan kolom “From” secara akurat mewakili organisasi atau merek Anda.
Baris Subjek yang Jelas
Tulis baris subjek yang mencerminkan tujuan email secara ringkas.
Hindari baris subjek yang menyesatkan atau bergaya clickbait.
Jangan akhiri subjek dengan tanda tanya atau spasi.
Jangan gunakan hanya huruf kapital.
Jangan gunakan kata-kata seperti Test/Testing di subjek.
Isi Email yang Terstruktur
Atur konten email Anda ke dalam paragraf atau bagian.
Gunakan judul, poin-poin, dan daftar bernomor untuk meningkatkan keterbacaan.
Jangan gunakan terlalu banyak simbol khusus, terutama di awal atau di akhir kalimat.
Tanda Tangan dan Informasi Kontak
Sertakan tanda tangan email profesional dengan nama, jabatan, dan detail kontak Anda.
Tanda tangan yang diformat dengan baik menambah kredibilitas pada email Anda.
Hindari Tautan dan Lampiran Berlebihan
Batasi jumlah hyperlink dalam email Anda.
Hindari membebani email dengan file.
Berhati-hatilah dengan gambar. Disarankan untuk tidak mengirim email yang hanya berisi gambar. Pastikan Anda memiliki setidaknya dua baris teks per gambar.
Jangan gunakan URL yang dipendekkan. Pengirim spam sering menggunakannya untuk menyembunyikan URL asli mereka.
Hindari beberapa jenis lampiran seperti .exe, .zip, .swf. Tidak masalah menggunakan .jpg, .gif, .png, dan .pdf.
CATATAN: Lampiran merupakan faktor penting dalam penyaringan spam dan evaluasi pesan secara keseluruhan. Jenis file tertentu dalam lampiran dapat meningkatkan skor spam sebuah email. Akibatnya, pesan yang berisi lampiran semacam itu memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk ditolak atau difilter. Jenis file ini tidak secara langsung dilarang, tetapi umumnya dikaitkan dengan risiko yang lebih tinggi, yang dapat memengaruhi keterkiriman.
Di bawah ini Anda dapat memeriksa daftar ekstensi lampiran yang dapat berdampak negatif pada pengiriman email:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Opsi Berhenti Berlangganan
Email harus diidentifikasi sebagai iklan jika memang itu yang Anda kirim.
Sertakan tautan berhenti berlangganan yang mudah ditemukan. Kepatuhan terhadap peraturan anti-spam sangat penting. Menghormati permintaan berhenti berlangganan membangun kepercayaan dengan penerima.
Versi Teks Biasa Bersama HTML
Beberapa klien email mungkin tidak merender HTML dengan benar. Menyertakan versi teks biasa memastikan aksesibilitas bagi semua penerima.
Jika memungkinkan, hindari penggunaan warna font yang berbeda-beda.
Konfigurasi Domain
Periksa catatan SPF, DKIM, dan DMARC. Catatan Sender Policy Framework (SPF) memungkinkan pemilik domain memublikasikan daftar alamat IP yang diizinkan untuk mengirim email atas nama mereka. Tujuannya adalah mengurangi jumlah spam dan penipuan dengan membuat pengirim jahat jauh lebih sulit menyamarkan identitas mereka. Domain Keys Identified Mail (DKIM) membantu Anda melindungi perusahaan Anda dari spam email dan upaya phishing. Ini menyediakan metode untuk memvalidasi identitas nama domain yang terkait dengan sebuah pesan melalui autentikasi kriptografis. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) membantu melindungi domain Anda dari spoofing email dan phishing dengan menentukan bagaimana email yang tidak sah harus ditangani. Domain tanpa catatan autentikasi yang dikonfigurasi dengan benar secara signifikan lebih mungkin mengalami:
- penempatan di folder spam;
- keterlambatan pengiriman;
- pembatasan terkait reputasi;
- atau penolakan pesan oleh penyedia penerima.
Kami sangat menyarankan untuk mengonfigurasi ketiga metode autentikasi untuk domain apa pun yang digunakan untuk mengirim email.
Periksa IP dan domain Anda di daftar hitam. Jika IP atau domain Anda masuk daftar hitam, Anda harus memasukkannya ke daftar putih atau menghubungi penyedia layanan email Anda sebelum mengirim email.
Jika Anda menggunakan nama domain yang baru didaftarkan atau sebelumnya belum digunakan untuk mengirim email, domain tersebut perlu dihangatkan agar keterkirimannya lebih baik. Silakan lihat panduan ini: Cara menghangatkan domain pengiriman email Anda
Rekomendasi lainnya
Kami tidak merekomendasikan membeli daftar email. Sudah menjadi praktik umum untuk membeli daftar calon klien. Namun, banyak alamat email dalam daftar semacam itu tidak benar dan IP/domain Anda dapat dengan sangat cepat masuk daftar hitam karena pengiriman massal. Lebih baik mengirim email individual kepada orang sungguhan.
Periksa bagaimana email Anda dikirimkan. Anda dapat membuat akun email yang berbeda dengan penyedia email populer seperti Google, Yahoo, dan sebagainya lalu mengirim email uji ke akun-akun tersebut.
Kirim email kepada klien Anda secara teratur dan beri tahu penerima Anda cara memasukkan alamat email Anda ke daftar putih.
Meskipun sistem anti-spam saat ini sudah cukup canggih dan seharusnya memblokir sekitar 90,9% email spam, penting untuk dicatat bahwa tidak ada sistem yang cukup sempurna untuk memblokir 100% email spam bagi semua pengguna (setidaknya untuk saat ini).
Ketika email yang berisi spam salah diidentifikasi sebagai email yang sah dan dikirim ke Inbox, itu disebut false negative. Misalnya, tautan yang tampak seperti milik situs web yang dikenal, tetapi sebenarnya mengarah ke situs phishing. Jadi, faktor apa yang berkontribusi terhadap false negative?
Pola spam baru yang belum diketahui sistem. Karena sebagian besar filter anti-spam menggunakan teknologi machine learning, mereka terus belajar seiring waktu, yang berarti pola spam baru ditambahkan ke basis data mereka untuk mengidentifikasi email semacam itu dan memblokirnya. Pada saat yang sama, pengirim spam juga melakukan hal yang sama. Ketika mereka terus mencoba menyesuaikan diri dengan realitas baru untuk menipu filter anti-spam, mereka menciptakan pola baru yang mungkin tidak langsung dikenali oleh sistem.
Pemfilteran konten yang subjektif. Dalam beberapa kasus, pemfilteran konten bisa menjadi rumit. Meskipun beberapa hal mudah diidentifikasi, konten email tidak selalu hitam dan putih. Tentu saja, ada indikator spam yang sudah dikenal: domain yang diblokir, TLD yang paling sering digunakan untuk mengirim spam, lampiran file yang dapat dieksekusi, atau kata kunci spam yang dikenal yang terdapat dalam email. Namun, pedoman konten untuk spam selalu berubah, sama seperti dunia kita. Itulah yang terkadang menyulitkan sistem anti-spam untuk membedakan apakah suatu email adalah spam atau ham.
Pengguna mungkin memiliki pendapat berbeda tentang apa yang dianggap spam. Definisi spam bisa sangat subjektif bagi sebagian besar penerima. Sebagian orang menganggapnya sekadar komunikasi yang tidak diinginkan (termasuk iklan sah yang tidak lagi ingin mereka terima) meskipun email semacam itu tidak memiliki faktor spam.
Jenis email berikut biasanya tidak dianggap spam oleh sistem anti-spam dan karena itu dapat masuk ke kotak masuk Anda:
Email pemasaran langsung dan newsletter yang disetujui pengguna (misalnya, yang mereka langgani);
Email transaksi (misalnya, tanda terima, konfirmasi, faktur, dll.);
Pemberitahuan perpanjangan otomatis atau "akan diperpanjang" (untuk layanan yang Anda beli secara sukarela);
Notifikasi email bounce;
Pesan yang dikirim ke penerima secara tidak sengaja.
Pada saat yang sama, spam dapat dikenali dari janji-janjinya yang berlebihan, rasa urgensi, dan tujuan komersialnya. Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dengan saksama saat memeriksa email yang berpotensi spam:
Pengirim
Pertama-tama, pengirim spam menggunakan alamat email yang panjang (menggunakan layanan email gratis seperti Gmail, Yahoo, dll.) yang berisi kumpulan huruf dan angka acak. Misalnya, ell45704truiw@gmail.com.
Selain itu, mereka dapat menyamar sebagai organisasi bereputasi untuk mendapatkan akses ke data Anda. Misalnya, Anda mungkin menemukan alamat email palsu yang menyerupai alamat asli (seperti, @paypai.com untuk PayPal atau @nelflix.com untuk Netflix yang bukan domain mereka). Terkadang sulit untuk langsung melihat perbedaannya, itulah sebabnya sangat penting untuk memeriksa pengirim dengan saksama, terutama sebelum mengeklik tautan dalam email atau membalasnya.
Bahasa
Salah ketik, ejaan yang salah, kesalahan tata bahasa yang jelas, atau kemiripan dengan teks yang diterjemahkan dengan buruk dari bahasa lain juga merupakan tanda yang jelas dari email spam. Email promosi yang valid dari sumber bereputasi biasanya tidak mengandung kesalahan seperti itu karena mereka memperhatikan kualitas copy mereka.
Tautan
Secara umum, jika Anda menerima email yang tidak dikenal, jangan terburu-buru mengeklik tautan apa pun karena hal itu dapat menyebabkan kebocoran data Anda atau Anda mungkin mengunduh virus. Pengirim spam dapat menggunakan URL yang dipendekkan (seperti bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc, dll.) untuk menyamarkan tautan ke sumber daya penipuan yang mereka gunakan untuk mengambil informasi pribadi, detail kartu kredit, kata sandi, dll. Dalam beberapa kasus, tautan ini dapat mengarah pada pengunduhan file ke PC Anda. Untuk melindungi diri, disarankan untuk tidak membuka tautan sama sekali jika Anda tidak yakin tentang pengirimnya atau memeriksanya di pemeriksa tautan online.
Klaim yang tidak realistis
Jika Anda menerima email yang menawarkan untuk membeli sesuatu dengan harga yang sangat rendah atau menawarkan hadiah uang/hadiah, kemungkinan besar Anda sedang melihat pesan spam. Tindakan terbaik adalah menghapus email tersebut dan melaporkannya sebagai spam.