Ceea ce verifică de obicei un filtru de spam poate fi împărțit în trei categorii:
De unde a venit mesajul
Organizațiile anti-spam au creat liste speciale de rețea numite RBL-uri (Real-time blackhole lists). Filtrul de spam verifică astfel de liste pentru adresa IP și numele de domeniu de pe care a fost trimis mesajul. Dacă adresa IP corespunde uneia din listă, scorul de spam al mesajului crește și de aceea emailul poate ajunge în spam.
Cine a trimis mesajul
Folosind antetele emailului, filtrele de spam verifică dacă emailul a fost trimis de un motor de spam sau de un expeditor real. Fiecare email are un ID unic, dar când spammerii trimit emailuri în masă, toate au același ID.
Cum arată mesajul
Filtrul de spam analizează corpul și subiectul emailului. Șirurile care pot fi identificate ca spam sunt „buy now”, „lowest prices”, „click here” etc. De asemenea, caută HTML strident, cum ar fi fonturi mari, text care clipește, culori vii și așa mai departe. Multe filtre de spam compară întregul text cu numărul de cuvinte suspecte. Astfel, de exemplu, dacă emailul tău este lung, nu va fi identificat ca spam din cauza câtorva cuvinte suspecte.
Informații valide despre expeditor
Folosește o adresă de email a expeditorului recognoscibilă și legitimă. Evită numele de expeditor generice sau suspecte.
Asigură-te că câmpul „De la” reprezintă corect organizația sau brandul tău.
Linie de subiect clară
Scrie o linie de subiect care reflectă concis scopul emailului.
Evită liniile de subiect înșelătoare sau de tip clickbait.
Nu încheia subiectul cu semnul întrebării sau cu spațiu.
Nu folosi doar litere mari.
Nu folosi cuvinte precum Test/Testing în subiect.
Corp de email structurat
Organizează conținutul emailului în paragrafe sau secțiuni.
Folosește titluri, puncte cu marcatori și liste numerotate pentru a îmbunătăți lizibilitatea.
Nu folosi prea multe simboluri speciale, mai ales la începutul sau la sfârșitul propoziției.
Semnătură și informații de contact
Include o semnătură profesională de email cu numele tău, funcția și datele de contact.
O semnătură bine formatată adaugă credibilitate emailului tău.
Evită excesul de linkuri și atașamente
Limitează numărul de hyperlinkuri din emailul tău.
Evită supraîncărcarea emailului cu fișiere.
Fii atent cu imaginile. Se recomandă să nu trimiți emailuri care conțin doar imagini. Asigură-te că ai cel puțin două rânduri de text pentru fiecare imagine.
Nu folosi URL-uri scurtate. Spammerii le folosesc adesea pentru a-și ascunde URL-urile reale.
Evită anumite tipuri de atașamente precum .exe, .zip, .swf. Este în regulă să folosești .jpg, .gif, .png și .pdf.
NOTĂ: Atașamentele sunt un factor important în filtrarea spamului și în evaluarea generală a mesajului. Anumite tipuri de fișiere din atașamente pot crește scorul de spam al unui email. Ca urmare, mesajele care conțin astfel de atașamente au o probabilitate mai mare de a fi respinse sau filtrate. Aceste tipuri de fișiere nu sunt interzise direct, dar sunt asociate în mod obișnuit cu un risc mai mare, ceea ce poate afecta livrabilitatea.
Mai jos poți verifica o listă de extensii de atașamente care pot afecta negativ livrarea emailurilor:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Opțiune de dezabonare
Emailul ar trebui identificat ca reclamă dacă asta trimiți.
Include un link de dezabonare ușor de găsit. Respectarea reglementărilor anti-spam este esențială. Onorarea cererilor de dezabonare construiește încredere în rândul destinatarilor.
Versiune text simplu alături de HTML
Este posibil ca unele programe de email să nu redea corect HTML-ul. Includerea unei versiuni text simplu asigură accesibilitatea pentru toți destinatarii.
Dacă este posibil, evită culorile diferite ale fonturilor.
Configurarea domeniului
Verifică înregistrările SPF, DKIM și DMARC. Înregistrările Sender Policy Framework (SPF) permit proprietarilor de domenii să publice o listă de adrese IP autorizate să trimită emailuri în numele lor. Scopul este de a reduce cantitatea de spam și fraudă, făcând mult mai dificil pentru expeditorii rău intenționați să își mascheze identitatea. Domain Keys Identified Mail (DKIM) te ajută să îți protejezi compania împotriva spamului prin email și a tentativelor de phishing. Oferă o metodă de validare a identității unui nume de domeniu asociat cu un mesaj prin autentificare criptografică. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) ajută la protejarea domeniului tău împotriva falsificării emailurilor și phishingului prin definirea modului în care ar trebui tratate emailurile neautorizate. Domeniile fără înregistrări de autentificare configurate corect au o probabilitate semnificativ mai mare de a întâmpina:
- plasare în folderul spam;
- întârzieri de livrare;
- restricții legate de reputație;
- sau respingerea mesajului de către furnizorii destinatari.
Recomandăm cu tărie configurarea tuturor celor trei metode de autentificare pentru orice domeniu folosit la trimiterea emailurilor.
Verifică-ți IP-ul și domeniul în listele negre. Dacă IP-ul sau domeniul tău este pe lista neagră, ar trebui să îl pui pe lista albă sau să contactezi furnizorul tău de servicii de email înainte de a trimite emailuri.
Dacă folosești un nume de domeniu nou înregistrat sau nu a fost folosit înainte pentru trimiterea emailurilor, este necesar să îl încălzești pentru o livrabilitate mai bună. Poți consulta acest ghid: Cum să îți încălzești domeniul de trimitere a emailurilor
Alte recomandări
Nu recomandăm achiziționarea listelor de emailuri. Este o practică obișnuită să se cumpere liste de potențiali clienți. Totuși, multe adrese de email din astfel de liste nu sunt corecte, iar IP-ul/domeniul tău poate ajunge foarte repede pe lista neagră pentru trimitere în masă. Este mai bine să trimiți emailuri individuale unor persoane reale.
Verifică modul în care sunt livrate emailurile tale. Poți crea conturi de email diferite la furnizori populari de email precum Google, Yahoo și așa mai departe și să le trimiți emailuri de test.
Trimite emailurile clienților tăi în mod regulat și instruiește destinatarii cum să pună pe lista albă adresa ta de email.
Deși sistemele anti-spam sunt destul de avansate în prezent și ar trebui să blocheze aproximativ 90,9% dintre emailurile spam, este important de reținut că niciun sistem nu este suficient de perfect pentru a bloca 100% dintre emailurile spam pentru toți utilizatorii (cel puțin deocamdată).
Când un email care conține spam este identificat incorect ca fiind legitim și este livrat în Inbox, acest lucru se numește fals negativ. De exemplu, linkuri care par a fi ale unor site-uri cunoscute, dar care de fapt duc la site-uri de phishing. Așadar, ce factori contribuie la apariția falselor negative?
Un nou tipar de spam care nu este încă cunoscut de sistem. Deoarece majoritatea filtrelor anti-spam folosesc tehnologia de machine learning, ele învață constant din mers, ceea ce înseamnă că noi tipare de spam sunt adăugate în baza lor de date pentru a identifica astfel de emailuri și a le bloca. În același timp, și spammerii fac același lucru. Când încearcă constant să se adapteze la noile realități pentru a înșela filtrele anti-spam, ei creează noi tipare pe care sistemele s-ar putea să nu le identifice imediat.
Filtrare subiectivă a conținutului. În unele cazuri, filtrarea conținutului poate deveni dificilă. Deși unele lucruri sunt ușor de identificat, conținutul emailurilor nu este alb sau negru. Desigur, există indicatori cunoscuți ai spamului: domenii blocate, TLD-uri care sunt folosite cel mai mult pentru trimiterea spamului, atașamente cu fișiere executabile sau cuvinte-cheie cunoscute de spam conținute în email. Totuși, regulile de conținut pentru spam se schimbă mereu, la fel ca lumea noastră. Tocmai asta face uneori dificil pentru sistemele anti-spam să distingă dacă un anumit email este spam sau legitim.
Utilizatorii pot avea opinii diferite despre ceea ce este considerat spam. Definiția spamului poate fi foarte subiectivă pentru majoritatea destinatarilor. Unii îl consideră pur și simplu comunicare nedorită (inclusiv reclame legitime pe care nu mai doresc să le primească), chiar dacă astfel de emailuri nu prezintă factori de spam.
Aceste tipuri de emailuri nu sunt de obicei considerate spam de sistemele anti-spam și, prin urmare, pot ajunge în inboxul tău:
Emailuri de marketing direct și newslettere la care utilizatorii și-au dat acordul (de ex. s-au abonat);
Emailuri tranzacționale (de ex. chitanțe, confirmări, facturi etc.);
Notificări de reînnoire automată sau „urmează să expire” (pentru serviciile pe care le-ai achiziționat de bunăvoie);
Notificări de emailuri returnate;
Mesaje trimise destinatarului din greșeală.
În același timp, spamul poate fi recunoscut prin promisiunile sale exagerate, sentimentul de urgență și scopurile comerciale. Iată câteva lucruri la care să fii foarte atent când verifici un posibil email spam:
Expeditor
În primul rând, spammerii folosesc adrese lungi de email (folosind servicii gratuite de email precum Gmail, Yahoo etc.) care conțin o combinație aleatorie de litere și cifre. De exemplu, ell45704truiw@gmail.com.
În plus, ei pot imita organizații de încredere pentru a obține acces la datele tale. De exemplu, poți întâlni adrese de email false care seamănă cu cele reale (cum ar fi @paypai.com pentru PayPal sau @nelflix.com pentru Netflix, care nu sunt domeniile lor). Uneori este dificil să observi imediat diferența, de aceea este foarte important să te uiți cu atenție la expeditor, mai ales înainte de a da clic pe linkurile din email sau de a răspunde la el.
Limbaj
Greșelile de tipar, ortografia incorectă, greșelile gramaticale evidente sau asemănarea cu un text tradus prost din altă limbă sunt, de asemenea, indicii clare ale unui email spam. Emailurile promoționale valide de la surse de încredere nu conțin de obicei astfel de greșeli, deoarece au grijă de textele lor.
Linkuri
În general, dacă primești un email necunoscut, nu te grăbi să dai clic pe niciun link, deoarece acest lucru poate duce la scurgerea datelor tale sau poți descărca pur și simplu un virus. Spammerii pot folosi URL-uri scurtate (precum bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc etc.) pentru a masca linkurile către resurse frauduloase pe care le folosesc pentru a-ți obține informațiile personale, datele cardului de credit, parolele etc. În unele cazuri, aceste linkuri pot duce la descărcarea unui fișier pe PC-ul tău. Pentru a te proteja, se recomandă să nu deschizi deloc linkurile dacă nu ești sigur de expeditor sau să le verifici într-un verificator online de linkuri.
Afirmații nerealiste
Dacă primești un email care oferă posibilitatea de a cumpăra ceva la un preț ridicol de mic sau oferă o recompensă/premiu în bani, cel mai probabil ai în față un mesaj spam. Cea mai bună acțiune ar fi să ștergi emailul și să îl raportezi ca spam.