Configure o e-mail comercial com facilidade

Você provavelmente está aqui porque quer saber como configurar o e-mail para sua empresa, mas não quer que isso seja difícil. Talvez você já tenha pesquisado sobre isso, mas tenha se desanimado com o quão desafiador isso parece em alguns artigos.

Bem, não se preocupe. Você veio ao lugar certo. Vamos detalhar todos os elementos do e-mail comercial (também conhecido como e-mail corporativo ou e-mail de trabalho) para que você possa configurar, criar e usar um rapidinho. Melhor ainda, você entenderá cada aspecto do que está fazendo e o motivo.

O que é e-mail comercial?

E-mail comercial normalmente se refere a serviços específicos projetados especificamente para atender às necessidades que as empresas têm e que os indivíduos tendem a não ter.

• Melhores recursos de segurança — Os provedores de e-mail comercial tendem a oferecer recursos como 2FA como padrão, armazenar seus dados criptografados e também contar com recursos extras, como filtros antispam aprimorados. Eles também tendem a não exibir anúncios e, portanto, não se beneficiarão de desviar seus dados para direcionar anúncios personalizados a você — algo que alguns provedores gratuitos já fizeram. Em resumo, um provedor de e-mail comercial confiável deve trazer a tranquilidade de que você está fazendo tudo o que pode para proteger os dados privados dos seus clientes e os seus próprios.

• Ferramentas empresariais — Os serviços de e-mail comercial também tendem a ter ferramentas adicionais, como funcionalidade de alias e calendários compartilhados, mais adequados à vida empresarial. Eles também tendem a permitir uma filtragem mais avançada de e-mails, o que pode ser útil quando você está gerenciando um endereço de e-mail corporativo com alto volume de mensagens.

• Colocar o nome da sua empresa no seu endereço de e-mail — Sem dúvida, o recurso mais importante das soluções de e-mail comercial é permitir que você crie facilmente endereços de e-mail que incluam o nome do seu domínio (yourname@yourbusiness.com). O primeiro teste que a maioria das pessoas faz quando não tem certeza se uma mensagem é real ou não é verificar o endereço de e-mail do remetente.

Você pode dar uma olhada mais de perto em por que o e-mail comercial é importante, mas, de modo geral, estes são os recursos que o diferenciam dos provedores de e-mail gratuitos.

Do que consiste o e-mail comercial

Para a maioria das pessoas, um e-mail comercial incluirá alguma forma do seu nome seguida da URL da sua empresa — então ficaria como yourname@yoursite.com. Recentemente discutimos como você pode escolher seu domínio com mais detalhes.

Além disso, também há a funcionalidade para criar e gerenciar aliases (coisas como info@ ou support@).

Em termos de software, o e-mail comercial geralmente consiste em um portal da web no qual você faz login e acessa seus e-mails. Às vezes, você pode ter um aplicativo dedicado, mas, mais comumente, verá que pode adicionar facilmente seu e-mail comercial ao aplicativo existente que usa em dispositivos móveis para ter facilidade de acesso.

O que você precisa para criar um endereço de e-mail comercial?

Se você acompanhou até aqui, provavelmente já percebeu que, para ter seu próprio domínio no seu endereço de e-mail, você precisa possuir um domínio. Coisas como @outlook.com são conhecidas como domínios públicos, então, para substituir essa parte, você precisa ser dono dela. Como este é um requisito obrigatório, a maioria dos serviços de e-mail voltados para empresas permite que você registre um domínio como parte do processo.

Mas, como você está lendo isto, eu apostaria que você já tem um domínio. Se você já possui o domínio que deseja usar, o processo difere um pouco, e este é um dos outros fatores que podem gerar confusão em torno da configuração do e-mail comercial. Mas vamos separar esses dois fluxos/processos de compra para que você não erre.

Como obter e-mail comercial em 4 etapas fáceis

O processo pode variar dependendo da plataforma que você escolher. Vamos discutir o básico, usando o Spacemail, nossa plataforma especializada para empresas, como exemplo.

Compre um plano

A maioria dos provedores oferece uma variedade de planos de e-mail que refletem os diferentes tamanhos das empresas. Não há truque nisso - escolha aquele que melhor corresponde ao que você precisa. Tenha em mente que muitos serviços de e-mail profissional permitem que você faça upgrade de elementos do seu plano mais tarde - ou até mesmo adicione caixas de correio e usuários, então não há necessidade de se preparar para o futuro agora. Escolha o que você precisa.

Não se preocupe ainda com como seu domínio se encaixa em tudo isso. Normalmente, qualquer domínio é compatível com qualquer provedor, e tudo isso acontece na próxima etapa. No entanto, ter seu domínio com o mesmo provedor oferece alguns benefícios (sobre os quais falaremos em um momento).

Conclua sua compra. Em seguida, se você ainda não tiver um domínio, pare neste ponto para comprar um. Se você escolher o mesmo fornecedor que está usando para a plataforma de e-mail, a experiência tende a ser mais tranquila por causa da forma como os elementos da mesma plataforma geralmente são criados para “conversar” entre si, tornando o processo mais automatizado. Não tenha pressa na escolha do seu domínio. Escolher um é quase uma forma de arte por si só, e sugerimos ler este artigo para ajudar a tomar a decisão certa.

Configuração (ou Unboxing™)

Se o seu domínio e o provedor de e-mail forem o mesmo

Em seguida, como qualquer produto que precisa ser adaptado às suas necessidades, há um curto processo de configuração. Na Spaceship, isso é chamado de Unboxing™, e no momento em que sua compra for concluída você verá o processo de Unboxing sugerido como sua próxima etapa.

Depois de selecionado, a primeira etapa é — você adivinhou — vincular um domínio. Se você possui um domínio na Spaceship e escolhe o Spacemail, seu domínio aparecerá automaticamente no menu suspenso e você simplesmente o seleciona.

Então, com um clique, os dois são conectados. Você pode ir direto para ‘Criando uma caixa de correio’.

Conectando seu novo e-mail a um domínio com outro provedor

Não tem problema se o seu domínio estiver com outro provedor. Isso só significa alguns processos extras, e eles acontecem com seus produtos existentes em vez de na própria plataforma de domínio. Isso pode ser o que causa certa confusão para algumas pessoas.

Você vai adicionar alguns novos registros MX/DKIM/SPF aos seus registros DNS (Domain Name Server). Para esclarecer, esses registros são determinados pelo provedor de e-mail, mas adicionados no lado do domínio. (Se você estiver usando Spacemail, verá um pop-up com um guia que instrui como definir seus registros DNS). Depois de adicionados, esses registros basicamente apontam seu domínio para os servidores do seu provedor de e-mail para tudo relacionado a e-mail.

O acesso aos registros DNS do seu domínio será feito com seu provedor de domínio ou de hospedagem. Se você não tiver certeza, pode confirmar isso usando uma ferramenta de verificação de DNS, como o MXToolbox.

Depois que você souber onde procurar, encontrar os registros DNS não será muito difícil — afinal, eles são uma parte realmente importante da configuração do seu domínio. Na maioria dos casos, eles estarão com seu provedor de domínio. Onde as configurações estão localizadas varia dependendo do seu provedor, mas, normalmente, você precisará localizar a área de domínio dentro da sua conta, selecionar o domínio para o qual deseja criar o endereço de e-mail e, em seguida, clicar para acessar as configurações dele. Isso pode ser um botão como ‘Gerenciar’ ou ‘Configurações’ ou ‘Configurar’. Em seguida, navegue até ‘Registros DNS’. Isso também pode ser chamado de algo como ‘DNS avançado’.

Você deverá ver vários registros já presentes. Tenha cuidado com eles — não os edite nem remova. Fazer isso pode causar problemas de funcionalidade no seu site ou em qualquer outro serviço ao qual eles possam estar conectados. A menos que você já tenha usado uma plataforma de e-mail com seu domínio antes (veja abaixo), você só vai querer adicionar novos registros.

Registros típicos que você precisará adicionar

Eles também dependerão do serviço que você está usando, mas usaremos o Spacemail como exemplo aqui também. O sistema de entrada de registros tende a ser estruturado de uma forma que torna intuitiva a adição de novos registros.

Registros MX (Mail Exchange)

Os registros MX especificam para onde as mensagens de e-mail devem ser entregues. Eles apontam para os servidores de e-mail responsáveis por lidar com os e-mails recebidos. Eles garantirão que seus e-mails sejam entregues corretamente. Estes são os registros MX que você adicionaria para o Spacemail.

Registros SPF (Sender Policy Framework)

Os registros SPF evitam falsificação de e-mail (alguém se passando por você via e-mail) ao especificar quais servidores estão autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Isso permite que e-mails legítimos sejam facilmente identificados. O registro SPF que você normalmente adicionaria para o Spacemail é este:

Registros DKIM (DomainKeys Identified Mail)

O DKIM adiciona uma assinatura digital aos e-mails enviados, tornando-os mais fáceis de rastrear e evitando falsificação. Os registros DKIM são definidos automaticamente para cada domínio conectado ao Spacemail, e você pode localizá-los no DNS avançado.

Registros DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

O DMARC é uma estrutura de política que aprimora a autenticação de e-mail ao alinhar SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Ele ajuda ainda mais a evitar falsificação de e-mail, phishing e abuso de domínio, garantindo que os e-mails recebidos sejam legítimos e autorizados.

O Spacemail não configura registros DMARC automaticamente porque eles variam muito dependendo das suas preferências pessoais. Se desejado ou necessário, recomendamos usar este gerador de DMARC do MXToolbox.

Recomendamos fortemente configurar um registro DMARC para o seu domínio para melhorar a segurança do e-mail e proteger a reputação do seu domínio.

Vou precisar excluir registros?

Se você já usou um provedor de e-mail com seu domínio antes, talvez precise excluir alguns registros existentes. Deve ser fácil identificá-los porque eles também serão rotulados como MX/DKIM/SPF/DMARC em sua classificação.

Depois que esse trabalho de base estiver concluído, o processo será praticamente o mesmo de quando você registra seu domínio com o mesmo provedor. Por exemplo, com o Spacemail, você simplesmente adiciona seu domínio manualmente na etapa um do processo de Unboxing (em vez de selecioná-lo no menu suspenso, como faria se tivesse registrado com a Spaceship). Novamente, isso varia de provedor para provedor, mas no Spacemail essa é a primeira etapa do processo de Unboxing.

Criando uma caixa de correio

Depois de terminar de criar esses registros, ou simplesmente vincular seu domínio, o resto é moleza. Escolha o nome que deseja para sua caixa de correio (muito provavelmente o seu próprio, para começar). Não se esqueça de conferir nossas dicas de convenções de nomenclatura, mas lembre-se — como você está usando seu próprio domínio, ele pode tecnicamente ser qualquer coisa que você quiser! Nada está ocupado. Você pode querer se destacar usando apenas uma letra: j@yoursite.com — isso é bem legal, certo? Como alternativa, você pode criar um endereço de e-mail de trabalho que inclua seu nome completo, cargo ou função.

Adicionando catch-alls e aliases

Um catch-all é exatamente o que parece — se alguém digitar anything@yoursite.com ele será redirecionado para o catch-all. Você pode querer que esta seja uma caixa de entrada secundária para evitar um influxo de lixo eletrônico. Catch-alls são particularmente úteis para receber nomes digitados incorretamente ou outras variações, como info@yoursite.com que as pessoas podem tentar se não souberem para quem escrever.

Com o Spacemail, definir um catch-all é particularmente fácil. No seu painel de inicialização, você verá a opção em Spacemail Manager - o launchpad do Spacemail. Aqui, você pode definir sua caixa de correio catch-all. Esta pode ser sua caixa de correio principal - não há necessidade de fazer upgrade.

Enquanto isso, aliases permitem que você crie endereços de e-mail corporativos que redirecionam para vários destinatários (por exemplo: para departamentos) e também permitem anonimato. Você já os viu sendo usados em quase todas as empresas. Com o Spacemail, adicionar uma caixa de correio adicional a qualquer plano é um ótimo upgrade de baixo custo, e cinco estão incluídas como padrão no nosso plano Advanced. Saiba mais sobre como aliases podem ser usados.

Adicionando os toques finais à sua conta de e-mail

Isso varia de provedor para provedor, mas depois que a configuração da conta de e-mail estiver concluída e sua nova e reluzente caixa de entrada estiver funcionando, você vai querer personalizar algumas coisas finais.

Definindo seu nome de exibição & adicionando uma assinatura

Estamos falando do básico aqui. Vale a pena verificá-los para ter certeza. Você quer que seus e-mails sejam exibidos corretamente desde o primeiro. Portanto, garantir que seu nome esteja correto, adicionar uma assinatura a cada e-mail e, de modo geral, explorar as Configurações vai ajudar você sempre. Garantimos que você encontrará algo para ajustar. Além disso, você pode querer definir a plataforma para o seu idioma preferido para torná-la ainda mais acessível para você.

Adicionando seu novo endereço a um cliente de e-mail de terceiros

Muitos provedores de e-mail comercial permitem que você faça isso. Poder integrar seu novo endereço de e-mail a um aplicativo que você já usa é uma maneira realmente fácil de acompanhar tudo. E você sempre pode voltar ao aplicativo web a qualquer momento que quiser aproveitar todos os recursos e benefícios.

Para fazer isso, basta ativar o acesso IMAP/SMTP/POP3 nas Configurações do Spacemail e depois seguir as instruções de configuração no cliente de e-mail de sua escolha. Normalmente, elas ficam localizadas no menu de configurações do seu aplicativo existente e são rotuladas como algo como ‘Adicionar uma conta’.

Migrando e-mails

Alguns provedores de e-mail comercial facilitam a importação de e-mails. Isso pode ser útil se você estiver operando as comunicações da sua empresa em outro lugar e quiser manter um registro de tudo.

Mesmo que o provedor escolhido não ofereça uma ferramenta de migração personalizada, geralmente você pode realizar algum tipo de solução manual baixando seus e-mails e depois reenviando-os para o seu servidor de e-mail. No entanto, isso sempre terá desvantagens (como margem para erro humano), sem mencionar que consome tempo. Um provedor com uma ferramenta de migração fácil é definitivamente um diferencial se isso for algo que você deseja fazer. Por exemplo, com o Spacemail, nossa ferramenta de migração personalizada oferece uma experiência de migração mais segura e protegida. Você será perguntado se deseja migrar e-mails existentes como parte do processo de Unboxing, mas pode fazer isso a qualquer momento acessando ‘Configurações’ e encontrando a caixa ‘Migração de e-mail’.

Defina regras de filtragem de spam

Por fim, você pode querer definir regras de filtro que protejam seu endereço de e-mail desde o início. Você pode querer bloquear imediatamente remetentes de spam conhecidos que tenham histórico com sua empresa, mas uma das vantagens do e-mail comercial profissional é um sistema de filtragem de spam mais robusto.

Com o Spacemail, você pode ajustar suas configurações de filtro acessando o Spacemail Manager, clicando em ‘Gerenciar’, depois em ‘Gerenciamento de spam’, que aparece no menu à direita da sua tela.

Aproveite os benefícios

Agora você está com tudo configurado e pronto para disparar aqueles primeiros e-mails de teste para seus amigos (bem, você precisa verificar se tudo parece certo!). Fique por dentro de todos os novos lançamentos do Spacemail ou comente abaixo com suas opiniões e ideias. Confira você mesmo os planos do Spacemail — garantimos que um deles será o ideal para o seu negócio.