Você já se perguntou quantos provedores de e-mail existem? Quando você realmente pensa sobre isso, percebe rapidamente que existem centenas de plataformas em todo o mundo, e elas se dividem em vários tipos diferentes.
Muitos de nós provavelmente tivemos nossas primeiras contas de e-mail pessoais com quem fornecia nossa Internet (pense em AOL, Freeserve, Tiscali e similares), antes de passar para provedores como Hotmail e (cerca de 8 anos depois), Gmail.
Foram esses provedores posteriores que realmente levaram o e-mail para o próximo nível. Tornando-o mais acessível, permitindo-nos vários endereços, armazenamento gratuito e acesso online de qualquer lugar (em vez de um aplicativo Outlook antiquado em nosso PC doméstico), o e-mail de repente ficou mais fácil. Sua 'marca' escolhida dizia tanto sobre você quanto o e-mail que você escolheu. Digo isso como um usuário autêntico do Hotmail por mais de duas décadas.
Email para hoje
Mas estamos em 2024, e os tempos mudaram. Especialmente quando se trata de e-mail comercial, que é principalmente o que vamos focar aqui.
Recentemente, houve várias histórias importantes sobre roubo de dados, ou coleta de dados das maiores empresas, incluindo Google e Microsoft. Mais do que isso, porém, muitos provedores de e-mail gratuitos analisam (escaneiam) os dados de e-mail e os vendem para anunciantes. Até 2017, o próprio Google admitiu fazer isso.
Provedores de e-mail gratuitos alternativos também não estão imunes a problemas semelhantes... Porque o valor dos dados pode causar problemas além da segurança — pode agregar valor financeiro. Este ano, vimos Skiff, um provedor de e-mail independente que oferece um plano de e-mail gratuito, ser comprado pela Notion. Como resultado disso, toda a sua suíte de produtos, incluindo sua plataforma de e-mail, está sendo descontinuada. Isso provavelmente ocorre porque eles acabaram em uma posição em que seus dados (os milhões de membros) eram mais valiosos do que a receita gerada pela suíte de produtos, e então os novos proprietários viram pouco sentido em continuar o serviço.
Mas existe outro tipo de provedor de e-mail. Aqueles que priorizam a segurança e a privacidade, e são mais voltados para os negócios. Esses provedores são frequentemente referidos como provedores de 'e-mail profissional' e geralmente têm uma pequena taxa mensal. Mas como se comparam as opções de hospedagem de e-mail gratuitas e pagas?
Por que pagar por algo que você pode obter gratuitamente?
Por que não usar e-mail gratuito? É fácil imaginar que obter seu plano de e-mail gratuitamente de uma das grandes empresas significa que você está ganhando. Afinal, em uma recessão, o que importa mais do que o custo? Então, por que você precisaria de serviços de e-mail pagos?
Bem, em primeiro lugar, é como o mantra diz, se o produto é gratuito, você é o produto. E, em um mundo de leis como o GDPR, as empresas especialmente não podem se dar ao luxo de arriscar os dados privados de seus clientes. Ser pego em uma violação de dados poderia ter implicações financeiras e de reputação muito piores.
Recentemente, meu próprio amado Hotmail (agora com a marca Outlook, é claro) introduziu uma taxa em minha conta pela primeira vez, decidindo retroativamente reduzir bastante meu espaço em disco a menos que eu pagasse. RIP 'freemail'.
Foi uma medida impopular (no meu escritório de uma pessoa, pelo menos). Tendo preenchido o espaço livre ao longo dos anos com copiosos e-mails (sou incrivelmente popular com spammers), e claro, gigabytes de anexos que servem como uma forma pobre de backup (diga-me que você não está ignorando a mesma triste realidade em sua caixa de entrada...)
Pareceu desonesto, e na época, eu não percebi que havia uma solução fácil. Mas há — mais sobre isso mais tarde.
Da mesma forma, para obter os recursos mais avançados do Gmail, você também precisa fazer upgrade. Com a marca Google Workspace, esses planos tentam imitar o que muitos outros provedores de e-mail pagos fazem, permitindo que você use seu próprio domínio, mas por estarem acoplados a um monte de recursos que a média das empresas provavelmente não precisa, seu preço considerável de cerca de $7,20 por usuário, por mês logo se acumula se você tem um negócio de tamanho considerável.
Então, até mesmo as opções "gratuitas" não são tão gratuitas assim, e ainda nem começamos.
Automação do webmail da sua empresa
Sim, ok, eu ouço você lá atrás. É possível hospedar seu próprio webmail. Na verdade, tudo que você precisa é de um domínio e do plano de hospedagem certo para fazer isso. Aplicativos como o Roundcube são gratuitos e estão incluídos na maioria dos CMSes estilo cPanel. Isso significa que você pode praticamente clicar e criar contas de e-mail.
A desvantagem (porque sempre há uma quando algo parece bom demais para ser verdade), é um design relativamente pobre e desatualizado, e falta de recursos. Alguns deles parecem que nasceram em 1998, e não envelheceram muito bem. E com isso quero dizer, parecem exatamente iguais ao que eram então.
Além disso, voltando à velha segurança, esses aplicativos de e-mail DIY gratuitos provavelmente não têm a mesma segurança que as plataformas gratuitas oferecem, muito menos algo mais robusto.
E-mail profissional de verdade
E assim, finalmente chegamos ao prato principal desta festa digital. Provedores pagos. Não estamos falando sobre as opções pagas de 'freemail' que já mencionamos.
Estes oferecem algo bastante diferente. Simplesmente, eles são projetados para negócios e possuem ferramentas e recursos únicos que facilitam o domínio das comunicações empresariais.
Talvez o mais importante, esses provedores permitem que você inclua seu domínio de negócios nos endereços de e-mail, para que você obtenha endereços yourname@yourdomain.com com aparência profissional.
Esses endereços transmitem imediatamente legitimidade para quem os recebe. Eles deixam claro que você é da empresa e não um golpista se passando por ela (que pode registrar um endereço como yourbusiness@gmail.com.
Coisas a considerar ao escolher o e-mail para negócios
Mas, como em qualquer coisa, existem considerações importantes a ter em mente quando você escolhe seu e-mail comercial.
Os recursos variam de empresa para empresa, então é uma boa ideia saber o que procurar. Seus benefícios geralmente se dividem nas seguintes áreas.
Segurança e Privacidade
Criptografia: Certifique-se de que o serviço que você escolhe oferece um nível de criptografia com o qual você esteja satisfeito, especialmente quando se trata de armazenar seus dados. Enquanto alguns serviços gratuitos podem minerar esses dados para vender para anunciantes, como mencionamos, um dos principais pontos de venda dos provedores de e-mail premium é que eles não só não fazem isso. Alguns serviços criptografam ativamente seus dados quando estão armazenados em servidores, de modo que mesmo que sua segurança fosse comprometida, seus dados não seriam revelados.
Autenticação de Dois Fatores (2FA): O suporte para 2FA adiciona uma camada extra de segurança, exigindo uma segunda forma de verificação além de apenas uma senha. Geralmente, isso será na forma de um telefone ou dispositivo dedicado.
Monitoramento ativo de novas ameaças: Talvez a coisa mais importante de todas seja escolher uma empresa que ainda esteja ativamente atualizando suas medidas de segurança para lidar com as últimas ameaças. Você provavelmente pode obter essas informações rapidamente, verificando a página inicial deles para atualizações recentes, verificando o blog da empresa ou vendo se eles têm um bom suporte ao vivo.
Centros de Dados: Ao armazenar dados usando um método de armazenamento distribuído, há um nível de redundância para o armazenamento de seu e-mail. Isso significa que é muito improvável que os dados sejam perdidos da maneira que poderiam se você armazenar todas as suas mensagens em seu computador pessoal e isso der errado.
Personalização e Marca
Nome de Domínio: Como mencionamos, a capacidade de usar seu nome de domínio para endereços de e-mail é um ótimo recurso que quase todas as plataformas de e-mail profissional oferecem, colocando sua marca no centro do que fazem.
Filtros avançados: Permitir que você gerencie e-mails de maneira mais eficaz é outro ponto de venda importante para os serviços de e-mail profissional. Quando você está recebendo um grande número de e-mails, ser capaz de classificá-los e classificá-los de diferentes maneiras permite que você mantenha uma caixa de entrada limpa e pragmática.
Caixas de correio de vários usuários: Crucial para muitas empresas é a capacidade de adicionar vários usuários para membros da equipe. Além disso, aliases e catch-alls (como info@yoursite.com) podem ser um recurso útil quando se trata de proteger as identidades dos trabalhadores, ou para permitir que mais de uma pessoa monitore a mesma caixa de correio.
Confiabilidade
Garantia de Uptime: Você quer ter a tranquilidade de poder acessar seu e-mail a qualquer momento, dia ou noite. A confiabilidade é um fator chave quando se trata de escolher seu provedor de e-mail profissional. Procure garantias de cerca de 99,9% para ter certeza de que você está obtendo o nível certo de uptime. Às vezes, as empresas oferecem reembolsos se não cumprirem suas garantias. Vale a pena verificar a política deles sobre isso para que você saiba onde está.
Escalabilidade: Você pode não ter vários usuários agora, mas esperamos que seu negócio cresça. Escolher um serviço que possa crescer junto com seu negócio, permitindo que você adicione ou remova contas facilmente, pode economizar muito tempo e energia mais tarde.
Suporte ao Cliente
Assim como mencionamos sobre garantir que a empresa esteja atualizada com as ameaças online, um bom departamento de atendimento ao cliente é essencial - especialmente se você é novo no e-mail profissional. Existem opções por aí com chats ao vivo 24 horas, garantindo que você nunca ficará esperando muito por ajuda se precisar.
Gerenciamento de Spam
Procure por filtros de spam robustos que bloqueiem efetivamente o lixo eletrônico, minimizando falsos positivos (e-mails legítimos marcados como spam). Idealmente, você quer um filtro de spam que funcione bem imediatamente, mas também permite que você o substitua quando necessário. Acima de tudo, você quer poder revisar claramente o que foi colocado em quarentena, porque todos nós já estivemos lá quando um e-mail não chega devido a um filtro de spam superativo.
Opções de Conexão e Integração
Ter nossos e-mails à nossa disposição o tempo todo não é apenas esperado na era moderna, é uma necessidade. Um provedor que está acessível o tempo todo, onde quer que estejamos, é uma obrigação. As melhores plataformas de e-mail profissional oferecem fácil integração com os clientes de e-mail existentes, como Outlook ou Gmail.
Apresentando Spacemail
Spacemail, por Spaceship, é uma nova plataforma de e-mail de última geração construída do zero para empresas. Ele tem todas as ferramentas que mencionamos neste artigo, desde o gerenciamento avançado de spam até atualizações frequentes de ameaças de segurança.
Você pode facilmente integrá-lo ao seu software existente para uso em qualquer dispositivo, ou acessá-lo através do portal seguro de webmail online usando seu navegador favorito. Com uma equipe de suporte ao cliente de especialistas 24/7, pronta para ajudar sempre que você precisar.
Ainda este ano, estamos lançando uma ferramenta de migração fácil para Spacemail, que permitirá que você mova qualquer conteúdo de e-mail existente que possa ter para o seu plano Spacemail. Isso facilitará a mudança, com a segurança de que você não perderá o acesso fácil aos e-mails importantes que tem em sua conta existente. Experimente Spacemail hoje, a partir de apenas $0.37 por mês. Você pode até escolher um teste gratuito de 30 dias. Você não tem nada a perder ao experimentar nossa nova plataforma de e-mail de última geração.
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