Hospedagem de e-mail vs provedores de e-mail gratuitos

Você já se perguntou quantos provedores de e-mail existem? Quando você realmente pensa nisso, rapidamente percebe que há centenas de plataformas no mundo todo, e esse número vem crescendo desde que o e-mail surgiu. 

As plataformas de e-mail geralmente oferecem e-mails gratuitos ou e-mails empresariais. Os e-mails gratuitos permitem que você crie um endereço de e-mail no domínio do provedor, como @google.com. Eles são rápidos e fáceis de configurar, além de gratuitos. Isso é uma boa notícia para o seu bolso, mas pode ser uma má notícia para a reputação e a credibilidade da sua empresa. 

Por outro lado, você tem a hospedagem de e-mail ou os e-mails empresariais. Eles também são rápidos e fáceis de configurar, mas exigem uma pequena taxa mensal ou anual. Mas podem fazer maravilhas pela sua credibilidade ao enviar e-mails da empresa, além de geralmente incluírem melhor entregabilidade e segurança.  No fim das contas, enviar de @mybusiness.com gera mais confiança nos clientes. 

Por que pagar por algo que você pode obter de graça?

Por que não usar e-mail gratuito? É fácil imaginar que obter seu plano de e-mail gratuitamente de uma das grandes empresas significa que você está saindo ganhando. Afinal, em uma recessão, o que importa mais do que o custo? Então por que você precisaria de serviços de e-mail pagos?

Bem, em primeiro lugar, é como diz o mantra: se o produto é gratuito, você é o produto. E, em um mundo de leis como o GDPR, as empresas especialmente não podem se dar ao luxo de arriscar os dados privados de seus clientes. Ser pego em uma violação de dados pode ter implicações financeiras e de reputação muito piores. Recentemente, meu querido Hotmail (agora com a marca Outlook, é claro) introduziu pela primeira vez uma cobrança na minha conta, decidindo retroativamente reduzir de forma bastante substancial meu espaço em disco, a menos que eu pagasse. RIP “freemail”.

Foi uma medida impopular (no meu escritório de uma pessoa, pelo menos). Tendo preenchido o espaço gratuito ao longo dos anos com inúmeros e-mails (sou incrivelmente popular entre spammers) e, claro, gigabytes de anexos que servem como uma forma ruim de backup (diga que você não está ignorando a mesma triste realidade na sua caixa de entrada…)

Pareceu desleal e, na época, eu não percebi que havia uma solução fácil. Mas há — mais sobre isso depois.

Da mesma forma, para obter os recursos mais avançados do Gmail, você também precisa fazer upgrade. Com a marca Google Workspace, esses planos tentam imitar o que muitos outros provedores de e-mail pagos fazem ao permitir que você use seu próprio domínio, mas, por virem acompanhados de um monte de recursos de que a empresa média provavelmente não precisa, seu preço considerável de cerca de $7.20 por usuário, por mês aumenta rapidamente se você tiver uma empresa de porte considerável.

Então, até mesmo as opções “gratuitas” já não são tão gratuitas assim, e nós nem começamos ainda. Se você está procurando alternativas ao Google Workspace mais acessíveis e focadas, há muitas opções projetadas especificamente para e-mail, sem a bagagem extra.

O que é um domínio de e-mail gratuito?

Os e-mails gratuitos geralmente terminam em algo como @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com etc. Isso acontece porque, quando você obtém um endereço nesse domínio, como seunome@gmail.com, você não possui nem controla o próprio domínio; quem faz isso é o Google, Yahoo ou Microsoft.

Você não é dono do domínio
Um domínio compartilhado significa que milhares ou milhões de usuários enviam e-mails a partir do mesmo domínio raiz. Como você não é dono do domínio, não pode configurar seus próprios registros MX, SPF, DKIM ou DMARC. Você depende inteiramente da configuração de autenticação do provedor, que é compartilhada entre milhões de usuários.

Falta de branding 
Não importa se o seu e-mail é professionalbusiness@gmail.com, ele ainda termina em @gmail.com e, infelizmente, os clientes vão perceber. Isso acontece porque endereços com aparência empresarial em um domínio gratuito para consumidores são um padrão comum de phishing, e as pessoas aprenderam a tratá-los com desconfiança. Além disso, cada e-mail que você envia de um domínio gratuito carrega a marca do provedor, não a sua. Isso significa que, se você estiver usando um endereço de e-mail @gmail.com, a identidade da marca Google estará sendo reforçada em vez da sua.

Feito para indivíduos, não para empresas
Os domínios de e-mail gratuitos são projetados e criados para o usuário individual, não para empresas. Os recursos tendem a priorizar a conveniência pessoal em vez de necessidades empresariais, como conformidade, logs de auditoria ou caixas de correio compartilhadas. Esse design voltado primeiro ao consumidor também explica por que o webmail gratuito historicamente tem sido um alvo de alto volume para spam e abuso na criação de contas; as barreiras de verificação são baixas e pensadas para facilitar o cadastro, não para a segurança organizacional.

E-mail profissional de verdade

E assim, finalmente chegamos ao ponto principal deste banquete digital. Provedores pagos. Não estamos falando das opções pagas de “freemail” que já mencionamos.

Eles oferecem algo bem diferente. Em termos simples, são projetados para empresas e têm ferramentas e recursos exclusivos que tornam muito mais fácil dominar as comunicações empresariais.

Talvez o mais importante seja que esses provedores permitem incluir o domínio da sua empresa nos endereços de e-mail, para que você tenha endereços com aparência profissional como seunome@seudominio.com. Há maneiras de obter mais do e-mail empresarial sendo inteligente na forma como você cria seus endereços de e-mail. Coisas como criar aliases de e-mail ou preservar seu anonimato usando apenas parte do seu nome.

Esses endereços transmitem legitimidade imediatamente a qualquer pessoa que os receba. Eles deixam claro que você é da empresa e não um golpista se passando por ela (que poderia registrar um endereço como yourbusiness@gmail.com.

Hospedagem de e-mail vs provedores de e-mail gratuitos

Tanto a hospedagem de e-mail quanto os provedores de e-mail gratuitos permitem enviar e receber e-mails, mas é aí que as semelhanças terminam. No fim das contas, existem diferenças reais entre os dois.

E-mail gratuito vs hospedagem de e-mail empresarial paga

Seu próprio nome de domínio – Com caixas de entrada gratuitas, seu endereço termina no domínio de outra pessoa, como @gmail.com. Com hospedagem, ele termina no seu domínio, o que faz você parecer uma empresa de verdade.

Sem anúncios – Os provedores de e-mail gratuito frequentemente exibem anúncios porque é assim que ganham dinheiro com um produto gratuito. O e-mail hospedado não tem anúncios, já que você está pagando diretamente pelo serviço.

Melhor segurança –  O e-mail gratuito vem com proteção básica. O e-mail hospedado normalmente inclui ferramentas de segurança mais fortes, como criptografia e filtragem de spam, criadas especificamente para proteger uma empresa. 

Mais confiável – Os provedores de hospedagem de e-mail são feitos para empresas que dependem do e-mail todos os dias, por isso tendem a oferecer melhor tempo de atividade, o que significa menos chance de seu e-mail ficar fora do ar. 

Suporte real – Com provedores de e-mail gratuito, se algo der errado, muitas vezes você fica por conta própria procurando em fóruns de ajuda. Com hospedagem, normalmente você recebe suporte ao cliente de verdade para ajudar a resolver o problema.

Pontos a considerar ao escolher e-mail para empresas

Mas, como em qualquer coisa, há considerações importantes a ter em mente ao escolher seu e-mail empresarial.

Os recursos variam de empresa para empresa, então é uma boa ideia saber o que procurar. Em geral, os benefícios se dividem nas seguintes áreas.

Segurança e privacidade

Criptografia: Certifique-se de que o serviço escolhido ofereça um nível de criptografia com o qual você esteja satisfeito, especialmente quando se trata de armazenar seus dados. Embora alguns serviços gratuitos possam minerar esses mesmos dados para vendê-los a anunciantes, como mencionamos, um dos principais diferenciais dos provedores de e-mail premium é justamente que eles não fazem isso. Alguns serviços criptografam ativamente seus dados quando eles são armazenados nos servidores, de modo que, mesmo que a segurança deles fosse comprometida, seus dados não seriam revelados.

Autenticação de dois fatores (2FA): O suporte a 2FA por e-mail adiciona uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de verificação além de apenas uma senha. Normalmente, isso será na forma de um telefone ou de um dispositivo dedicado.

Monitoramento ativo de novas ameaças: Talvez o mais importante de tudo seja escolher uma empresa que ainda esteja ativamente atualizando suas medidas de segurança para lidar com as ameaças mais recentes. Você provavelmente pode verificar essa informação rapidamente examinando a página inicial, consultando o blog da empresa ou vendo se ela oferece um bom suporte ao vivo.

Centros de dados: Ao armazenar dados usando um método de armazenamento distribuído, há um nível de redundância no armazenamento do seu e-mail. Isso significa que é muito improvável que os dados sejam perdidos da forma como poderiam ser se você armazenasse todas as suas mensagens no seu computador pessoal e algo desse errado.

Personalização e branding

Nome de domínio: Como mencionamos, a capacidade de usar seu nome de domínio em endereços de e-mail é um ótimo recurso que quase todas as plataformas profissionais de e-mail oferecem, colocando sua marca no centro do que fazem.

Filtros aprimorados: Permitir que você gerencie e-mails com mais eficiência é outro diferencial importante dos serviços profissionais de e-mail. Quando você recebe grandes volumes de e-mails, poder classificá-los e organizá-los de diferentes maneiras permite manter uma caixa de correio limpa e prática.

Caixas de correio para vários usuários: Para muitas empresas, é crucial poder adicionar vários usuários para membros da equipe. Além disso, aliases e catch-alls (como info@yoursite.com) podem ser um recurso útil quando se trata de proteger a identidade dos funcionários ou de permitir que mais de uma pessoa monitore a mesma caixa de correio.

Confiabilidade

Garantia de uptime: Você quer a tranquilidade de poder acessar seu e-mail a qualquer hora, de dia ou de noite. A confiabilidade é um fator-chave na hora de escolher seu provedor de e-mail profissional. Procure garantias em torno de 99,9% para ter certeza de que está obtendo o nível certo de uptime. Às vezes, as empresas oferecem reembolsos se não conseguirem cumprir suas garantias. Vale a pena verificar a política delas sobre isso para saber exatamente qual é a situação.

Escalabilidade: Talvez você não tenha vários usuários agora, mas espera-se que sua empresa cresça. Escolher um serviço que possa crescer junto com sua empresa, permitindo adicionar ou remover contas com facilidade, pode poupar muito tempo e energia no futuro.

Suporte ao cliente

Assim como mencionamos sobre garantir que a empresa esteja acompanhando as ameaças online mais recentes, um bom departamento de atendimento ao cliente é indispensável — especialmente se você é novo no e-mail profissional. Existem opções com chats ao vivo 24 horas, garantindo que você nunca espere muito por ajuda se precisar.

Gerenciamento de spam

Procure filtros de spam robustos que bloqueiem efetivamente mensagens indesejadas, minimizando falsos positivos (e-mails legítimos marcados como spam). O ideal é um filtro de spam que funcione bem desde o início, mas que também permita que você o substitua quando necessário. Acima de tudo, você quer poder revisar claramente o que foi colocado em quarentena, porque todos nós já passamos pela situação em que um e-mail não chega devido a um filtro de spam excessivamente rigoroso.

Opções de conexão e integração

Ter nossos e-mails ao alcance das mãos o tempo todo não é apenas esperado na era moderna, é uma necessidade. Um provedor que seja acessível o tempo todo, onde quer que estejamos, é indispensável. As melhores plataformas profissionais de e-mail oferecem integração fácil com clientes de e-mail existentes, como Outlook ou Gmail.

Apresentando o Spacemail

Spacemail, da Spaceship, é uma nova plataforma de e-mail de última geração criada do zero para empresas. Ela tem todas as ferramentas que mencionamos neste artigo, desde gerenciamento avançado antispam até atualizações frequentes sobre ameaças à segurança.

Você pode integrá-lo facilmente ao seu software existente para uso em qualquer dispositivo ou acessá-lo pelo portal seguro de webmail online usando seu navegador favorito. Com uma equipe especializada de suporte ao cliente 24/7, pronta para ajudar sempre que você precisar.

Você conhece nossa fácil ferramenta de migração? Ela permite que você mova qualquer conteúdo de e-mail existente que você tenha para o seu plano Spacemail. Ela facilita a troca, e você manterá acesso fácil aos e-mails importantes que tem na sua conta atual. Experimente o Spacemail hoje mesmo, a partir de apenas $0.98 por mês. Você pode até escolher um teste gratuito de 30 dias. Você não tem nada a perder ao experimentar nossa novíssima plataforma de e-mail de última geração.