Email hosting vs provider email gratuiti

Ti sei mai chiesto quanti provider di posta elettronica esistano? Quando ci pensi davvero, ti rendi subito conto che ci sono centinaia di piattaforme in tutto il mondo, e il numero è cresciuto costantemente fin da quando l'email ha fatto la sua comparsa. 

Le piattaforme email di solito offrono email gratuite oppure email aziendali. Le email gratuite ti permettono di creare un indirizzo email nel dominio del provider come @google.com. Sono rapide e facili da configurare e gratuite. Questa è una buona notizia per il tuo conto in banca, ma può essere una cattiva notizia per la reputazione e la credibilità della tua attività. 

Dall'altra parte, hai l'hosting email o le email aziendali. Anche queste sono rapide e facili da configurare, ma richiedono un piccolo costo mensile o annuale. Ma possono fare miracoli per la tua credibilità quando invii email aziendali, inoltre di solito includono una migliore deliverability e sicurezza.  In definitiva, inviare da @mybusiness.com crea maggiore fiducia nei clienti. 

Perché pagare per qualcosa che puoi avere gratis?

Perché non usare l'email gratuita? È facile immaginare che ottenere gratuitamente il tuo piano email da una delle grandi aziende significhi fare un affare. Dopotutto, in una recessione cosa conta più del costo? Quindi perché dovresti aver bisogno di servizi email a pagamento?

Beh, innanzitutto, è come dice il mantra: se il prodotto è gratuito, il prodotto sei tu. E, in un mondo di leggi come il GDPR, soprattutto le aziende non possono permettersi di rischiare i dati privati dei propri clienti. Essere coinvolti in una violazione dei dati potrebbe avere implicazioni finanziarie e reputazionali ben peggiori. Di recente, il mio amato Hotmail (ora naturalmente con il brand Outlook) ha introdotto per la prima volta un costo sul mio account, decidendo retroattivamente di ridurre in modo piuttosto consistente il mio spazio su disco a meno che non pagassi. RIP "freemail".

È stata una mossa impopolare (almeno nel mio ufficio composto da una sola persona). Avendo riempito negli anni lo spazio gratuito con una quantità enorme di email (sono incredibilmente popolare tra gli spammer) e, naturalmente, con gigabyte di allegati che fungono da scarsa forma di backup (dimmi che non stai ignorando la stessa triste realtà nella tua casella di posta…)

È sembrata una mossa poco corretta e, all'epoca, non mi ero reso conto che esistesse una soluzione semplice. Ma c'è — ne parleremo più avanti.

Allo stesso modo, per ottenere le funzionalità più avanzate di Gmail devi anche effettuare un upgrade. Con il brand Google Workspace, questi piani cercano di imitare ciò che fanno molti altri provider di email a pagamento permettendoti di usare il tuo dominio, ma essendo abbinati a un'intera serie di funzionalità di cui probabilmente l'azienda media non ha bisogno, il loro notevole prezzo di circa $7.20 per utente, al mese aumenta rapidamente se hai un'azienda di dimensioni considerevoli.

Quindi anche le opzioni "gratuite" non sono più così gratuite, e non abbiamo ancora nemmeno iniziato. Se stai cercando alternative a Google Workspace più convenienti e mirate, ci sono molte opzioni progettate specificamente per l'email, senza il bagaglio extra.

Che cos'è un dominio email gratuito?

Le email gratuite di solito terminano con qualcosa come @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, ecc. Questo perché quando ottieni un indirizzo su quel dominio come yourname@gmail.com, non possiedi né controlli il dominio stesso: lo fanno Google, Yahoo o Microsoft.

Non possiedi il dominio
Un dominio condiviso significa che migliaia o milioni di utenti inviano posta dallo stesso dominio radice. Poiché non possiedi il dominio, non puoi configurare i tuoi record MX, SPF, DKIM o DMARC. Ti affidi interamente alla configurazione di autenticazione del provider, che è condivisa tra milioni di utenti.

Mancanza di branding 
Non importa se la tua email è professionalbusiness@gmail.com, finisce comunque con @gmail.com e, purtroppo, i clienti se ne accorgeranno. Questo perché gli indirizzi dall'aspetto aziendale su un dominio consumer gratuito sono un modello comune di phishing e le persone hanno imparato a trattarli con sospetto. Inoltre, ogni email che invii da un dominio gratuito porta il brand del provider, non il tuo. Questo significa che se stai usando un indirizzo email @gmail.com, l'identità del brand di Google viene rafforzata al posto della tua.

Pensato per i privati, non per le aziende
I domini email gratuiti sono progettati e realizzati per il singolo utente, non per le aziende. Le funzionalità tendono a dare priorità alla comodità personale rispetto alle esigenze aziendali come conformità, log di audit o caselle di posta condivise. Questo design orientato al consumatore è anche il motivo per cui la webmail gratuita è stata storicamente un obiettivo ad alto volume per spam e abusi nella creazione di account; le barriere di verifica sono basse e pensate per facilitare l'iscrizione, non per la sicurezza organizzativa.

Vera email professionale

E così arriviamo finalmente al cuore di questo banchetto digitale. I provider a pagamento. Non stiamo parlando delle opzioni di "freemail" a pagamento che abbiamo già menzionato.

Questi offrono qualcosa di piuttosto diverso. In parole semplici, sono progettati per il business e hanno strumenti e funzionalità unici che rendono molto più facile gestire al meglio le comunicazioni aziendali.

Forse ancora più importante, questi provider ti permettono di includere il dominio della tua attività negli indirizzi email, così ottieni indirizzi dall'aspetto professionale come yourname@yourdomain.com. Ci sono modi per ottenere di più dall'email aziendale usando intelligenza nel modo in cui crei i tuoi indirizzi email. Ad esempio creando alias email, oppure preservando il tuo anonimato usando solo una parte del tuo nome.

Questi indirizzi trasmettono immediatamente legittimità a chiunque li riceva. Rendono chiaro che provieni dall'azienda e non da un truffatore che si spaccia per essa (che potrebbe registrare un indirizzo come yourbusiness@gmail.com.

Hosting email vs provider di email gratuite

Sia l'hosting email sia i provider di email gratuite ti permettono di inviare e ricevere email, ma è qui che finiscono le somiglianze. In sostanza, ci sono differenze reali tra i due.

Email gratuita vs hosting email aziendale a pagamento

Il tuo nome di dominio – Con le caselle gratuite, il tuo indirizzo termina con il dominio di qualcun altro come @gmail.com. Con l'hosting, termina con il tuo dominio, il che ti fa sembrare una vera azienda.

Niente pubblicità – I provider di email gratuite mostrano spesso annunci perché è così che guadagnano da un prodotto gratuito. L'email ospitata è senza pubblicità perché paghi direttamente il servizio.

Sicurezza migliore –  L'email gratuita offre una protezione di base. L'email ospitata in genere include strumenti di sicurezza più forti, come crittografia e filtro antispam, creati specificamente per proteggere un'azienda. 

Più affidabile – I provider di hosting email sono pensati per aziende che dipendono dall'email ogni giorno, quindi tendono a offrire un uptime migliore, il che significa meno probabilità che la tua email vada offline. 

Vero supporto – Con i provider di email gratuite, se qualcosa va storto, spesso devi cavartela da solo cercando nei forum di assistenza. Con l'hosting, di solito ottieni un vero supporto clienti che ti aiuta a risolvere il problema.

Cose da considerare quando scegli l'email per il business

Ma, come per qualsiasi cosa, ci sono considerazioni importanti da tenere a mente quando scegli la tua email aziendale.

Le funzionalità variano da azienda ad azienda, quindi è una buona idea sapere cosa cercare. I loro vantaggi si suddividono generalmente nelle seguenti aree.

Sicurezza e privacy

Crittografia: Assicurati che il servizio che scegli offra un livello di crittografia con cui ti senti a tuo agio, soprattutto quando si tratta di archiviare i tuoi dati. Anche se alcuni servizi gratuiti potrebbero sfruttare proprio questi dati per venderli agli inserzionisti, come abbiamo detto, uno dei principali punti di forza dei provider email premium è che non lo fanno. Alcuni servizi crittografano attivamente i tuoi dati quando sono archiviati sui server, così che anche se la loro sicurezza venisse compromessa, i tuoi dati non verrebbero rivelati.

Autenticazione a due fattori (2FA): Il supporto per email 2FA aggiunge un ulteriore livello di sicurezza richiedendo una seconda forma di verifica oltre alla sola password. Di solito, sarà sotto forma di telefono o di un dispositivo dedicato.

Monitoraggio attivo delle nuove minacce: Forse la cosa più importante di tutte è scegliere un'azienda che stia ancora attivamente aggiornando le proprie misure di sicurezza per affrontare le minacce più recenti. Probabilmente puoi ricavare rapidamente queste informazioni dando un'occhiata alla homepage per aggiornamenti recenti, controllando il blog aziendale o verificando se dispone di un buon supporto live.

Data center: Archiviando i dati con un metodo di archiviazione distribuita, esiste un certo livello di ridondanza per l'archiviazione delle tue email. Questo significa che è molto improbabile che i dati vadano persi nel modo in cui potrebbe accadere se archiviassi tutti i tuoi messaggi sul tuo computer personale e qualcosa andasse storto.

Personalizzazione e branding

Nome di dominio: Come abbiamo detto, la possibilità di usare il tuo nome di dominio per gli indirizzi email è un'ottima funzionalità che quasi tutte le piattaforme email professionali offrono, mettendo il tuo brand al centro di ciò che fanno.

Filtri avanzati: Permetterti di gestire le email in modo più efficace è un altro punto di forza fondamentale dei servizi email professionali. Quando ricevi un gran numero di email, poterle ordinare e classificare in modi diversi ti consente di mantenere una casella di posta pulita e pragmatica.

Caselle di posta per più utenti: Per molte aziende è fondamentale la possibilità di aggiungere più utenti per i membri del personale. Inoltre, alias e catch-all (come info@yoursite.com) possono essere una funzionalità utile quando si tratta di proteggere l'identità dei lavoratori o di consentire a più di una persona di monitorare la stessa casella di posta.

Affidabilità

Garanzia di uptime: Vuoi la tranquillità di poter accedere alla tua email in qualsiasi momento, giorno e notte. L'affidabilità è un fattore chiave quando si tratta di scegliere il tuo provider di email professionale. Cerca garanzie intorno al 99,9% per essere sicuro di ottenere il giusto livello di uptime. A volte le aziende offrono rimborsi se non riescono a rispettare le loro garanzie. Vale la pena controllare la loro politica in merito, così saprai come stanno le cose.

Scalabilità: Potresti non avere più utenti adesso, ma si spera che la tua attività cresca. Scegliere un servizio che possa crescere insieme alla tua attività, permettendoti di aggiungere o rimuovere facilmente account, potrebbe farti risparmiare molto tempo ed energia in seguito.

Assistenza clienti

Un po' come abbiamo detto riguardo al fatto di assicurarsi che l'azienda sia aggiornata sulle minacce online, un buon reparto di assistenza clienti è indispensabile — soprattutto se sei nuovo nel mondo dell'email professionale. Esistono opzioni con chat live 24 ore su 24, che ti garantiscono di non dover mai aspettare a lungo per ricevere aiuto se mai ne avessi bisogno.

Gestione dello spam

Cerca filtri antispam robusti che blocchino efficacemente la posta indesiderata riducendo al minimo i falsi positivi (email legittime contrassegnate come spam). Idealmente, vuoi un filtro antispam che funzioni bene fin da subito ma che ti permetta anche di ignorarlo quando necessario. Soprattutto, vuoi poter controllare chiaramente ciò che è stato messo in quarantena, perché ci siamo passati tutti quando un'email non arriva a causa di un filtro antispam troppo aggressivo.

Opzioni di connessione e integrazione

Avere le nostre email sempre a portata di mano non è solo qualcosa di atteso nell'epoca moderna, è una necessità. Un provider accessibile in ogni momento, ovunque ci troviamo, è indispensabile. Le migliori piattaforme email professionali offrono una facile integrazione con i client email esistenti, come Outlook o Gmail.

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