Porque é que as pequenas empresas preferem fornecedores de email seguro

A maioria de nós já terá provavelmente passado por alguma forma de cibercrime por email. Na verdade, se a maioria de nós abrisse as caixas de entrada pessoais literalmente agora, seria provável encontrar algum tipo de esquema de phishing a convidar-nos a introduzir dados sob falsos pretextos. Parece que há uma nova bala com sabor a phishing para evitar quase todos os dias.

Mas os riscos só aumentam quando tens uma empresa. Há muito mais para acompanhar, e grande parte da tua informação está disponível publicamente (quer seja através do registo da empresa, quer simplesmente no teu próprio site). Esta informação pode facilitar a certos tipos de burlões convencer-te de que têm um propósito legítimo, ou simplesmente imitar a tua empresa. E os problemas também vão além do phishing.

Vale a pena lembrar, por exemplo, que muitas vezes vais enviar por email aos clientes informações sensíveis sobre as contas ou encomendas deles contigo. Qualquer ataque ou violação arrisca expor os dados deles, bem como os teus. Quando os dados caem nas mãos erradas, podem ser usados como arma, resultando potencialmente em emails fraudulentos para aqueles cujos dados foram comprometidos. Isto faz da segurança uma parte muito mais integrante dos fornecedores de email procurados pelas empresas.

Na verdade, aproveitar-se das empresas é algo que (sem surpresa) antecede a Internet. A maioria das empresas, ainda hoje, recebe cartas físicas de supostos consultores fiscais (e semelhantes) que fingem representar o governo, ou fazem referência a coimas governamentais que serão aplicadas se não usares o serviço deles. O email apenas torna infinitamente mais fácil bombardear-te com ataques semelhantes.

Cibercrime e pequenas empresas

Sem dúvida, mais de 77% das pequenas empresas receberam ciberataques relacionados com email, e faz sentido quando pensas no alvo apetecível que podes ser. Do ponto de vista dos atacantes, é provável que as tuas medidas de segurança sejam menos robustas do que as das empresas maiores — devido a limitações financeiras e de pessoal —, mas ainda assim podes ter recursos ou dados valiosos que valha a pena roubar.

Mas não fica por aqui. Os cibercriminosos até tentam fazer-se passar por pequenas empresas usando os seus nomes em endereços de email falsos. Estas mensagens podem até conter os nomes e cargos de funcionários, contactos ou fornecedores reais para acrescentar legitimidade. Serviços como o LinkedIn não ajudaram neste aspeto. Embora sejam recursos inestimáveis para empregadores e trabalhadores, são essencialmente bases de dados que contêm aquilo que, de outra forma, seria informação difícil de encontrar.

Como em tudo, quanto mais dados estiverem online, mais formas existem de os usar como arma. É bom manter no mínimo tudo o que publicas sobre ti ou sobre qualquer parte da tua empresa.

Mas os fornecedores de email seguro podem ajudar…

Os melhores fornecedores de email defendem a segurança para salvaguardar a informação sensível trocada em emails. Pelas razões já mencionadas, isto é uma verdadeira vantagem para clientes empresariais como tu e, de facto, um inquérito recente a clientes que criámos confirmou-o. Mais de 83% das pessoas disseram que a segurança foi a principal razão para a sua escolha de fornecedor de email.

Uma das medidas essenciais a ter sempre em conta é a encriptação. No mesmo inquérito, 88,7% dos inquiridos disseram que a encriptação era a funcionalidade mais importante de todas. Isto pode assumir muitas formas. Encriptar os dados onde estão armazenados é algo frequentemente ignorado, mas é importante. Se os dados estiverem armazenados de forma encriptada, qualquer pessoa que invada o servidor de correio só encontrará informação sem sentido. Como pequena empresa, deves também procurar fornecedores que incluam mensagens autodestrutivas ou protegidas por palavra-passe para ajudar na confidencialidade.

A combinação de funcionalidades de segurança típica do email empresarial ajuda normalmente a cumprir regulamentos de proteção de dados como o RGPD e a HIPAA.

Maior personalização das funcionalidades de segurança

Procura funcionalidades que permitam um maior nível de personalização ao escolheres o teu email empresarial. Por exemplo, ferramentas melhoradas para te ajudar a categorizar o correio por assunto ou tipo. Estas podem ser realmente úteis quando chega a altura de organizar grandes volumes de mensagens.

Da mesma forma, criar caixas de correio genéricas como info@ ou admin@ que redirecionam para equipas ou pessoas específicas é outra funcionalidade útil. Estas chamam-se aliases de email, e a maioria dos bons fornecedores de email empresarial permite-te ter vários destes. Permitem encaminhar mensagens de caixas de correio genéricas como as acima para várias caixas de correio, o que tem a vantagem adicional de permitir que várias pessoas as monitorizem, além de proteger as suas identidades.

Segurança e anti-spam

O spam representa um risco acrescido para as pequenas empresas em comparação com os particulares. Mas o que é exatamente a proteção anti-spam?

Em termos simples, permite-te bloquear mensagens de remetentes que identificas como não fiáveis. Mas as boas soluções oferecem ainda mais do que isso. Os melhores filtros anti-spam usam ferramentas como a aprendizagem automática para antecipar o que provavelmente será spam com base nas tuas classificações anteriores, colocando automaticamente esquemas de phishing nocivos fora do alcance de ti e dos teus colaboradores.

A filtragem adaptável também é essencial para manteres o controlo dos teus emails empresariais. Precisas de alterar uma regra ou encontraste algo no spam que não devia lá estar? Deves conseguir ajustar as definições facilmente. As substituições manuais são uma funcionalidade essencial a procurar nos filtros de spam.

Há funcionalidades de segurança, para além da proteção contra spam, a que deves estar atento quando decides qual é o melhor fornecedor de email empresarial. Uma delas é a autenticação de dois fatores (2FA). Provavelmente já a tens nas tuas aplicações bancárias. É quando precisas de um dispositivo secundário (como um smartphone) para verificar um início de sessão. Garantir que o fornecedor escolhido tem 2FA para email significa que não tens de te preocupar com alguém a aceder à tua conta sem o teu conhecimento.

Os registos de atividade e de dispositivos também são úteis para mostrar a atividade da conta. O registo de atividade lista todos os inícios de sessão, e o registo de dispositivos mostra todos os dispositivos atuais. Isto torna-os formas práticas de verificar se está tudo em ordem, especialmente se suspeitares de atividade invulgar na tua conta.

Obter proteção DMARC, SPF e DKIM

Mas e quanto àquelas pessoas irritantes que se fazem passar pela tua empresa? Há alguma forma de as impedir?

O problema é que é mais complexo do que simplesmente achares que estás em segurança porque a tua conta é segura. Estes imitadores muitas vezes nem precisam de entrar na tua conta para falsificar um endereço de email que pareça ser o teu. É aí que entram estas funcionalidades inteligentes de email seguro:

1. SPF:Sender Policy Framework é um protocolo que permite aos proprietários de domínios especificar quais os servidores de correio autorizados a enviar emails em nome do seu domínio. Funciona através da publicação de um registo específico no DNS (Domain Name System) que lista os servidores de correio autorizados. Quando um email é recebido, o servidor de correio do destinatário pode verificar o registo SPF do domínio do remetente para confirmar se o servidor de envio está autorizado a enviar emails em nome desse domínio. Se a verificação SPF falhar, indicando que o email foi enviado a partir de um servidor não autorizado, pode ser assinalado ou rejeitado.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail adiciona uma assinatura digital a uma mensagem de email. Esta assinatura é gerada com uma chave privada associada ao domínio do remetente e é adicionada (de forma invisível) ao cabeçalho do email. O servidor de correio do destinatário usa depois a chave pública, publicada no DNS pelo domínio do remetente (de forma semelhante ao SPF), para verificar a assinatura. Se a assinatura for válida, prova que o email é legítimo, mas também confirma que não foi alterado em trânsito. Se a verificação da assinatura falhar, isso indica uma potencial adulteração ou uma origem ilegítima.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (é um nome comprido, mas acompanha) baseia-se no SPF e no DKIM ao dar aos proprietários de domínios o poder de escolher como o servidor de correio do destinatário deve tratar um email que falha uma verificação de autenticação. Podem escolher se o email é colocado em quarentena ou rejeitado. Além disso, o DMARC permite aos proprietários de domínios receber relatórios dos recetores de email sobre emails que passam ou falham a autenticação, ajudando-te a monitorizar o que está a acontecer em termos de imitadores.

SPF, DKIM e DMARC funcionam em conjunto para verificar a legitimidade da identidade do remetente e impedir a falsificação de emails e a imitação de domínios:

• SPF valida o servidor de envio.

• DKIM garante a integridade do conteúdo do email e do domínio do remetente.

• DMARC fornece políticas e relatórios, permitindo-te, enquanto proprietário de uma empresa, especificar que ações devem ser tomadas para emails que falham a autenticação e receber relatórios sobre os resultados da autenticação quando alguém tenta enviar um email fazendo-se passar por ti.

Mas porque não optar por um nome grande?

Recentemente, tem havido uma mudança, com mais particulares e empresas a afastarem-se da sua dependência dos gigantes tecnológicos — como Google, Apple e Microsoft.

Há preocupações crescentes sobre a forma como estas empresas tratam os dados. A Google teve, de forma notória, uma violação de servidor em 2018, e a Microsoft em 2021, em que os dados foram acedidos ilegalmente. Mas, de forma mais ampla, foram as revelações feitas por Edward Snowden em 2013, mostrando que a NSA poderia potencialmente ter acesso direto aos servidores das grandes tecnológicas (sob o pretexto de programas como o PRISM), que realmente levaram as pessoas a questionar se os seus dados já estariam comprometidos com estas empresas antes mesmo de se considerarem violações.

Como resultado, tanto particulares como empresas tornaram-se mais cautelosos e começaram a explorar as alternativas oferecidas por fornecedores de serviços de email mais pequenos e mais focados na privacidade.

Mas é mais do que isso. Os fornecedores mais pequenos de email seguro oferecem coisas que os gigantes não oferecem, além das vantagens de segurança que já mencionámos. Muitas empresas gostam mesmo do nível de flexibilidade e personalização que oferecem, juntamente com preços mais baixos e mais competitivos e planos que crescem a par da tua empresa.

Algumas pequenas empresas podem simplesmente preferir não reforçar o domínio monopolista que os gigantes têm sobre as nossas vidas, dando o seu pequeno contributo para apoiar empresas mais pequenas.

O futuro do email empresarial

Quando se trata de escolher o email empresarial certo, deves conseguir obter níveis elevados de segurança, mas também um sistema que torne o email empresarial simples de usar. Assim, as comunicações empresariais fluem mais livremente, sem nunca comprometer a segurança.

Na verdade, deves conseguir obter um serviço de email empresarial seguro e simples que faça parte de uma plataforma web mais ampla. Uma plataforma onde possas incorporar o teu nome de domínio no teu endereço de email automaticamente e integrar outros produtos web na tua solução ideal — sabendo que cada parte da plataforma é segura. Deve atualizar-se e evoluir com os tempos, para que, seja qual for o aspeto do futuro do email, esteja pronta e equipada para lidar com ele.

Foi por isso que criámos o email empresarial Spacemail. É uma tecnologia concebida para ‘seres humanos reais’ e atualizada ativamente para vencer as ameaças de segurança mais recentes. Além disso, integra-se na plataforma Spaceship mais ampla, para te ajudar a fazer melhor negócio online em todo o lado com segurança e simplicidade por defeito — sempre.