Het opwarmen van een domein voor het verzenden van e-mails is een belangrijke stap wanneer je een nieuw geregistreerd domein gebruikt of als het domein nooit eerder is gebruikt voor het verzenden van e-mails. Dit proces bouwt je verzendreputatie op en verbetert de afleverbaarheid van e-mails. Het opwarmen zelf houdt in dat je het volume van je e-mailverzending geleidelijk verhoogt om vertrouwen op te bouwen bij e-mailserviceproviders (ESP's) en te voorkomen dat je als spam wordt gemarkeerd. Anders is er een aanzienlijk risico dat e-mailserviceproviders (zoals Gmail, Yahoo, Outlook, enz.) je domein als verdacht behandelen, omdat het nog geen verzendreputatie heeft, en je e-mails weigeren of als spam markeren.
OPMERKING: Aan onze kant doen we als e-mailserviceprovider er alles aan om een goede afleverbaarheid van je e-mails te behouden, bijvoorbeeld door onze IP-adressen schoon te houden met 24/7-monitoring van IP-adressen en door snel te communiceren met blocklist-organisaties om onze IP-adressen van de lijst te laten verwijderen als dat gebeurt. We monitoren voortdurend spamactiviteit op de servers en nemen de nodige maatregelen, enz. Tegelijkertijd zijn er factoren die van invloed zijn op de afleverbaarheid van je e-mails waarop wij door hun aard geen invloed kunnen uitoefenen. Dit omvat je domeinreputatie (waaronder of je domein is opgewarmd), de inhoud van je e-mails, acties met de e-mail aan de kant van de ontvanger, enz.
Hier zijn aanbevelingen om een domeinnaam handmatig op te warmen voor een betere afleverbaarheid van e-mails:
Begin met een schoon domein
Als je domein niet nieuw geregistreerd is en eerder is gebruikt, moet je controleren of het domein op blocklists voorkomt en het opschonen voordat je regelmatig e-mails gaat verzenden. Dit is belangrijk, omdat e-mailserviceproviders e-mails die vanaf een domein op een blocklist worden verzonden eenvoudig kunnen weigeren.
Sommige blocklists kunnen je domein na enige tijd automatisch deblokkeren, dus je hoeft niets te doen (bijv. SpamCop verwijdert domeinen meestal na 24 uur van de lijst). Aan de andere kant kunnen sommige andere blocklists meer tijd en informatie nodig hebben om je op hun lijst te zetten, omdat ze vaak informatie uit verschillende RBL's en spamfilters gebruiken om een afzender als verdacht te bestempelen. Daarom kan het proces wat complexer zijn als je op een van die zwarte lijsten terechtkomt en moet je contact met hen opnemen om je domein handmatig te laten verwijderen. Veel blocklists hebben meestal de nodige informatie op hun websites over hoe je je domein van de lijst kunt laten verwijderen, dus je kunt hun websites raadplegen of contact opnemen met hun supportteam als dit het geval is.
Je kunt tools zoals MultiRBL en MXToolbox gebruiken om te controleren of je domein op blocklists voorkomt en om de algemene reputatiescore van je domein te controleren.
Controleer hoe oud je domein is
Nieuw geregistreerde domeinen worden meestal als verdacht gemarkeerd door spamfilters, omdat zij de leeftijd van een domein beoordelen: als het minder dan 30 dagen oud is, wordt het domein automatisch als verdacht gemarkeerd en zullen e-mails die ervan afkomstig zijn waarschijnlijk worden geweigerd of in de map Spam terechtkomen. Daarom is het, als je domein minder dan 30 dagen oud is, extra belangrijk om klaar te zijn voor het opwarmproces om vertrouwen op te bouwen bij e-mailserviceproviders. Zodra je domein 30 dagen oud is, is de kans kleiner dat je problemen met afleverbaarheid of mogelijke weigeringen van je e-mails ondervindt.
OPMERKING: Je kunt controleren wanneer je domein is geregistreerd met Whois Lookup-tools, zoals deze.
Controleer de DNS-instellingen van het domein
Je moet ervoor zorgen dat je domein de juiste MX-records heeft ingesteld, zodat je e-mails kunt ontvangen. Zorg er vervolgens voor dat de SPF-, DKIM- en DMARC-records van je domein correct zijn geconfigureerd. SPF autoriseert servers die e-mails namens je domein mogen verzenden, DKIM verifieert de authenticiteit van uitgaande berichten en DMARC helpt je domein te beschermen tegen spoofing- en phishingpogingen. Al met al zijn deze records verantwoordelijk voor e-mailauthenticatie en ontworpen om e-mailspoofing en phishingaanvallen te helpen voorkomen. Je kunt meer informatie over deze DNS-records vinden in deze handleiding.
Volg voor Spacemail de stappen in deze artikelen om DKIM- en DMARC-records voor het domein te configureren. De volledige lijst met vereiste Spacemail DNS-records vind je in dit Knowledge base artikel.
Gebruik een herkenbare "Van"-naam
Zorg ervoor dat zowel je voor-/achternaam of bedrijfsnaam in het veld "Van" wordt weergegeven als een handtekening, zodat je e-mails geldig en persoonlijker overkomen.
Gebruik niet-spamachtige inhoud voor e-mails
- Zorg ervoor dat je berichten geen verdachte links of bijlagen bevatten;
- Vermijd opmaak zoals alleen hoofdletters (bijv. OPEN), letters met spaties ertussen (bijv. O P E N) en overmatig gebruik van leestekens (bijv. O.P.E.N);
- Vermijd het verzenden van lege e-mails of e-mails met slechts één woord;
- Zorg ervoor dat je woorden als ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ niet gebruikt, zowel in de berichttekst als in de onderwerpregels;
- Vermijd veelvoorkomende spamtriggerwoorden, zowel in de berichttekst als in de onderwerpregels (bijv. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, enz.).
Je berichten moeten ten minste 5-6 zinnen bevatten met volledige woorden (zonder willekeurige letterreeksen) en elke keer anders zijn (anders kunnen e-mailproviders dit als bulkmailing beschouwen).
Je kunt meer aanbevelingen bekijken in deze handleiding: Waarom e-mails in spam terechtkomen en wat je eraan kunt doen
Begin geleidelijk met het verzenden van e-mails
In het begin heb je mogelijk ten minste 5 e-mailadressen bij verschillende e-mailproviders nodig om de berichten naartoe te sturen (bijv. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, enz.). Je kunt e-mails sturen naar bekende e-mailadressen (vraag de ontvangers dan wel om met je e-mails te interageren) of naar je eigen e-mailadressen bij verschillende e-mailproviders.
Begin met het verzenden van een klein aantal e-mails tijdens de eerste dagen van je opwarmproces en verhoog vervolgens wekelijks geleidelijk het aantal e-mails dat je verstuurt. Te snel te veel e-mails verzenden kan ertoe leiden dat je door antispamfilters wordt gemarkeerd. Hier is een mogelijk schema dat je kunt volgen:
Week 1: 10 e-mails
Week 2: 30 e-mails
Week 3: 80 e-mails
Week 4: 100 e-mails
Week 5: 150 e-mails
Week 6: 200 e-mails
Houd er rekening mee dat dit slechts een globaal schema is en dat je het niet strikt hoeft te volgen, maar zorg er wel voor dat je volumes niet abrupt verhoogt of verlaagt.
Spacemail hanteert, net als elke e-mailprovider, limieten voor verzending per uur/per dag. Je kunt ze hier bekijken:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Het opwarmen van een domein is toegestaan wanneer dit handmatig en verantwoord gebeurt, bijvoorbeeld door je verzendvolume geleidelijk te verhogen met echte ontvangers die toestemming hebben gegeven. Geautomatiseerde opwarmtools, gesimuleerde engagementnetwerken of niet-geverifieerde mailinglijsten zijn echter niet toegestaan, omdat dergelijke activiteiten de algehele afleverbaarheid kunnen schaden en andere gebruikers kunnen beïnvloeden.
Houd er ook rekening mee dat onze e-maildiensten niet zijn ontworpen voor bulkmailing. Elke ongevraagde commerciële, bulk- of geautomatiseerde e-mailactiviteit is verboden onder ons zero-tolerance-spambeleid. Bekijk voor meer informatie het Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - en de Spacemail Terms of Service - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
OPMERKING: Spaceship heeft, net als elke e-mailserviceprovider, specifieke limieten per uur en per dag voor het aantal berichten dat gebruikers kunnen verzenden. Je kunt ze hier bekijken.
Houd er rekening mee dat onze diensten niet zijn ontworpen voor bulkmailing en dat je hiervoor mogelijk andere speciale tools wilt gebruiken. Daarnaast is elke ongevraagde commerciële of bulkmail verboden op onze servers, omdat we een zero-tolerance-spambeleid hanteren. Je kunt ons Acceptable Use Policy raadplegen, sectie Email and Anti-spam Policy .
Behoud betrokkenheid
Zodra je klaar bent met het verzenden van e-mails, is het erg belangrijk om op allemaal te antwoorden, zodat e-mailproviders leren dat de berichten die je verzendt legitiem zijn en geen spam. Het antwoordpercentage is vooral belangrijk voor Gmail, omdat zij dit gebruiken om e-mailbetrokkenheid te bepalen. Hoe hoger de betrokkenheid, hoe beter.
Probeer bij het beantwoorden van e-mails een natuurlijke aanpak aan te houden en te antwoorden zoals je normaal ook in andere correspondentie zou doen, zodat het neutraal klinkt. Als sommige e-mails door de e-mailprovider als spam/ongewenst zijn gemarkeerd, is het essentieel om ze als geen spam te markeren en naar de map Inbox te verplaatsen. Je kunt ontvangers ook vragen om je e-mail als belangrijk te markeren.
Wanneer je e-mails op deze manier worden geopend, beantwoord en ermee wordt geïnterageerd, zijn dit signalen voor e-mailserviceproviders dat je domein een goede reputatie heeft. Na verloop van tijd, als je deze aanpak volhoudt, zul je merken dat steeds minder e-mails door e-mailproviders als spam worden gemarkeerd. Dit gebeurt meestal een paar weken na de start van het opwarmproces. Dan kun je doorgaan met het verzenden van je reguliere correspondentie zonder groot risico dat je e-mails door de e-mailproviders van de ontvanger als spam worden gemarkeerd.