Configura facilmente o email empresarial

Provavelmente estás aqui porque queres saber como configurar o email da tua empresa, mas não queres que seja difícil. Talvez já tenhas pesquisado sobre isso, mas tenhas ficado desencorajado com o quão complicado parece em alguns artigos.

Bem, não te preocupes. Vieste ao sítio certo. Vamos explicar todos os elementos do email empresarial (também conhecido como email da empresa ou email de trabalho) para que o possas configurar, criar e usar num instante. Melhor ainda, vais compreender cada aspeto do que estás a fazer e porquê.

O que é o Email Empresarial?

Email Empresarial refere-se normalmente a serviços específicos concebidos especificamente para responder às necessidades que as empresas têm e que os particulares tendem a não ter.

• Melhores funcionalidades de segurança — Os fornecedores de email empresarial tendem a oferecer funcionalidades como 2FA por predefinição, armazenar os teus dados encriptados e também disponibilizar funcionalidades extra, como filtros antispam melhorados. Também tendem a não mostrar anúncios e, por isso, não beneficiarão de desviar os teus dados para te direcionarem anúncios personalizados — algo que alguns fornecedores gratuitos são conhecidos por fazer. Em suma, um fornecedor de email empresarial reputado deve dar-te a tranquilidade de saber que estás a fazer tudo o que podes para proteger os dados privados dos teus clientes e os teus.

• Ferramentas empresariais — Os serviços de email empresarial também tendem a ter ferramentas adicionais, como a funcionalidade de alias e calendários partilhados, mais ajustados à vida empresarial. Também tendem a permitir uma filtragem de emails mais avançada, o que pode ser útil quando estás a gerir um endereço de email empresarial com grandes volumes de correio.

• Colocar o nome da tua empresa no teu endereço de email — Indiscutivelmente, a funcionalidade mais importante das soluções de email empresarial é permitir-te criar facilmente endereços de email que incluam o nome do teu domínio (yourname@yourbusiness.com). O primeiro teste que a maioria das pessoas faz quando não tem a certeza se uma mensagem é real ou não é verificar o endereço de email do remetente.

Podes analisar mais de perto por que motivo o email empresarial é importante, mas, de um modo geral, estas são as funcionalidades que o distinguem dos fornecedores de email gratuitos.

Em que consiste o email empresarial

Para a maioria das pessoas, um email empresarial incluirá alguma forma do teu nome seguida do URL da tua empresa — por isso, terá este aspeto: yourname@yoursite.com. Recentemente, falámos com mais detalhe sobre como podes escolher o teu domínio.

Depois, há também a funcionalidade para criar e gerir aliases (coisas como info@ ou support@).

Em termos de software, o email empresarial inclui frequentemente um portal web onde inicias sessão e acedes aos teus emails. Por vezes, podes ter uma aplicação dedicada, mas, mais frequentemente, vais descobrir que podes adicionar facilmente o teu email empresarial à aplicação que já usas em dispositivos móveis, para teres um acesso mais fácil.

O que precisas para criar um endereço de email empresarial?

Se tens acompanhado até agora, provavelmente já percebeste que, para teres o teu próprio domínio incluído no teu endereço de email, precisas de possuir um domínio. Coisas como @outlook.com são conhecidas como domínios públicos, por isso, para substituir esta parte, precisas de a possuir. Como este é um requisito obrigatório, a maioria dos serviços de email direcionados para empresas permite-te registar um domínio como parte do processo.

Mas, já que estás a ler isto, apostaria que já tens um domínio. Se já possuis o domínio que queres usar, o processo difere ligeiramente, e este é um dos outros fatores que podem criar confusão em torno da configuração do email empresarial. Mas vamos separar estes dois fluxos/processos de compra para que não possas falhar.

Como obter email empresarial em 4 passos simples

O processo pode variar consoante a plataforma que escolheres. Vamos falar do essencial, usando o Spacemail, a nossa plataforma especializada para empresas, como exemplo.

Compra um plano

A maioria dos fornecedores oferece uma gama de planos de email que refletem os diferentes tamanhos das empresas. Não há truque nenhum aqui - escolhe o que melhor corresponde ao que precisas. Tem em conta que muitos serviços de email profissionais permitem-te melhorar elementos do teu plano mais tarde - ou até adicionar caixas de correio e utilizadores, por isso não precisas de pensar já no futuro. Escolhe o que precisas.

Não te preocupes ainda com a forma como o teu domínio se encaixa nisto tudo. Normalmente, qualquer domínio é compatível com qualquer fornecedor, e tudo isto acontece no passo seguinte. No entanto, teres o teu domínio com o mesmo fornecedor oferece algumas vantagens (às quais já vamos chegar).

Conclui a tua compra. Depois, se ainda não tens um domínio, faz uma pausa neste ponto para comprares um. Se escolheres o mesmo fornecedor que estás a usar para a plataforma de email, a experiência tende a ser mais fluida devido à forma como os elementos da mesma plataforma costumam ser criados para “comunicar” entre si, tornando o processo mais automatizado. Não te apresses na escolha do teu domínio. Escolher um é quase uma arte por si só, e sugerimos que leias este artigo para te ajudar a tomar a decisão certa.

Configuração (ou Unboxing™)

Se o teu domínio e o teu fornecedor de email forem o mesmo

Depois, como qualquer produto que precisa de ser adaptado às tuas necessidades, há um pequeno processo de configuração. Na Spaceship, isto chama-se Unboxing™, e no momento em que a tua compra estiver concluída vais ver o processo de Unboxing sugerido como o teu próximo passo.

Depois de o selecionares, o primeiro passo é — adivinhaste — associar um domínio. Se tiveres um domínio na Spaceship e escolheres o Spacemail, o teu domínio aparecerá automaticamente no menu pendente e só tens de o selecionar.

Depois, com um clique, os dois ficam ligados. Podes passar diretamente para ‘Criar uma caixa de correio’.

Ligar o teu novo email a um domínio com outro fornecedor

Não há problema nenhum se o teu domínio estiver com outro fornecedor. Significa apenas alguns processos extra, e estes acontecem com os teus produtos existentes em vez de acontecerem na própria plataforma do domínio. Isto pode ser o que causa alguma confusão a algumas pessoas.

Vais adicionar alguns novos registos MX/DKIM/SPF aos teus registos DNS (Domain Name Server). Para esclarecer, estes registos são definidos pelo fornecedor de email, mas adicionados do lado do domínio. (Se estiveres a usar o Spacemail, vais ver uma janela pop-up com um guia que te explica como definir os teus registos DNS). Depois de adicionados, estes registos apontam basicamente o teu domínio para os servidores do teu fornecedor de email em tudo o que diz respeito ao email.

O acesso aos registos DNS do teu domínio estará no teu fornecedor de domínio ou de alojamento. Se não tiveres a certeza, podes confirmar isso usando uma ferramenta de verificação de DNS, como o MXToolbox.

Quando souberes onde procurar, encontrar os registos DNS não será muito difícil — afinal, são uma parte realmente importante da configuração do teu domínio. Na maioria dos casos, estarão com o teu fornecedor de domínio. A localização das definições varia consoante o fornecedor, mas, normalmente, terás de localizar aárea do domíniona tua conta,selecionar o domíniopara o qual queres criar o endereço de email e, em seguida, clicar para aceder às respetivas definições. Isto pode ser um botão como ‘Gerir’ ou ‘Definições’ ou ‘Configurar’. Depois, navega até ‘Registos DNS’. Isto também pode chamar-se algo como ‘DNS Avançado’.

Deverás ver vários registos já presentes. Tem cuidado com eles — não os edites nem os removas. Fazê-lo pode causar problemas de funcionamento no teu website ou em qualquer outro serviço ao qual possam estar ligados. A menos que já tenhas usado antes uma plataforma de email com o teu domínio (ver abaixo), só vais querer adicionar novos registos.

Registos típicos que terás de adicionar

Isto também dependerá do serviço que estiveres a usar, mas vamos usar o Spacemail como exemplo aqui também. O sistema de introdução de registos tende a estar estruturado de uma forma que torna intuitiva a adição de novos registos.

Registos MX (Mail Exchange)

Os registos MX especificam onde as mensagens de email devem ser entregues. Apontam para os servidores de correio responsáveis por tratar os emails recebidos. Estes vão garantir que os teus emails são entregues corretamente. Estes são os registos MX que adicionarias para o Spacemail.

Registos SPF (Sender Policy Framework)

Os registos SPF evitam a falsificação de email (alguém fazer-se passar por ti via email) ao especificarem quais os servidores autorizados a enviar emails em nome do teu domínio. Isto permite que os emails legítimos sejam facilmente identificados. O registo SPF que normalmente adicionarias para o Spacemail é este:

Registos DKIM (DomainKeys Identified Mail)

O DKIM adiciona uma assinatura digital aos emails enviados, tornando-os mais fáceis de rastrear e ajudando a evitar falsificações. Os registos DKIM são definidos automaticamente para cada domínio ligado ao Spacemail, e podes encontrá-los no DNS Avançado.

Registos DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

O DMARC é uma estrutura de políticas que reforça a autenticação de email ao alinhar SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Também ajuda a evitar a falsificação de email, phishing e abuso de domínio, garantindo que os emails recebidos são legítimos e autorizados.

O Spacemail não configura automaticamente os registos DMARC porque estes variam bastante consoante as tuas preferências pessoais. Se quiseres ou precisares, recomendamos a utilização deste gerador de DMARC do MXToolbox.

Recomendamos vivamente configurar um registo DMARC para o teu domínio para melhorar a segurança do email e proteger a reputação do teu domínio.

Vou precisar de eliminar registos?

Se já usaste antes um fornecedor de email com o teu domínio, poderás ter de eliminar alguns registos existentes. Deve ser fácil identificá-los porque também estarão identificados como MX/DKIM/SPF/DMARC na respetiva classificação.

Depois de este trabalho de base estar concluído, o processo será praticamente o mesmo que seria se tivesses registado o teu domínio com o mesmo fornecedor. Por exemplo, com o Spacemail, basta adicionares manualmente o teu domínio no primeiro passo do processo de unboxing (em vez de o selecionares no menu pendente, como farias se tivesses registado com a Spaceship). Mais uma vez, isto varia de fornecedor para fornecedor, mas no Spacemail é o primeiro passo do processo de unboxing.

Criar uma caixa de correio

Assim que terminares de criar esses registos, ou simplesmente de associar o teu domínio, o resto será muito simples. Escolhe o nome que queres para a tua caixa de correio (muito provavelmente o teu próprio nome, para começar). Não te esqueças de consultar as nossas sugestões de convenções de nomenclatura, mas lembra-te — como estás a usar o teu próprio domínio, podetecnicamente ser o que tu quiseres! Nada está ocupado. Podes querer impressionar usando apenas uma letra: j@yoursite.com — isso é bastante fixe, certo? Em alternativa, podes criar um endereço de email profissional que inclua o teu nome completo, cargo ou função.

Adicionar catch-alls e aliases

Um catch-all é exatamente aquilo que parece — se alguém escrever anything@yoursite.com será redirecionado para o catch-all. Podes querer que esta seja uma caixa de entrada secundária para evitar um afluxo de correio não solicitado. Os catch-alls são particularmente úteis para apanhar erros ortográficos em nomes ou outras variações, como info@yoursite.com, que as pessoas podem tentar usar se não souberem a quem escrever.

Com o Spacemail, definir um catch-all é particularmente fácil. No teu painel de lançamento, vais ver a opção em Spacemail Manager - o launchpad do Spacemail. Aqui, podes definir a tua caixa de correio catch-all. Esta pode ser a tua caixa de correio principal - não precisas de fazer upgrade.

Entretanto, os aliases permitem-te criar endereços de email da empresa que redirecionam para vários destinatários (por exemplo: para departamentos), e também permitem anonimato. Já os viste ser usados em quase todas as empresas. Com o Spacemail, adicionar uma caixa de correio adicional a qualquer plano é um excelente upgrade de baixo custo, e cinco estão incluídas por predefinição no nosso plano advanced. Sabe mais sobre como os aliases podem ser usados.

Adicionar os retoques finais à tua conta de email

Isto varia de fornecedor para fornecedor, mas, depois de a configuração da conta de email estar concluída e a tua nova e reluzente caixa de entrada estar a funcionar, vais querer personalizar alguns detalhes finais.

Definir o teu nome de apresentação & adicionar uma assinatura

Estamos a falar do mais básico possível. Vale a pena verificares estas coisas para teres a certeza. Queres que os teus emails sejam apresentados corretamente desde o primeiro. Por isso, garantir que o teu nome está correto, adicionar uma assinatura a cada email e, de um modo geral, explorar as Definições vai ajudar-te sempre. Garantimos que vais encontrar algo para ajustar. Além disso, podes querer definir a plataforma para o teu idioma preferido para a tornar ainda mais acessível para ti.

Adicionar o teu novo endereço a um cliente de email de terceiros

Muitos fornecedores de email empresarial permitem-te fazer isto. Poder integrar o teu novo endereço de email numa aplicação que já usas é uma forma realmente fácil de manter tudo sob controlo. E podes sempre voltar à aplicação web sempre que quiseres aproveitar todas as funcionalidades e vantagens.

Para fazer isto, basta ativares o acesso IMAP/SMTP/POP3 nas Definições do Spacemail e depois seguires as instruções de configuração no cliente de email da tua escolha. Normalmente, estas encontram-se no menu de definições da tua aplicação atual e têm uma designação como ‘Adicionar uma conta’.

Migrar emails

Alguns fornecedores de email empresarial facilitam a importação de emails. Isto pode ser útil se tens gerido as comunicações da tua empresa noutro local e queres manter um registo de tudo.

Mesmo que o fornecedor que escolheste não ofereça uma ferramenta de migração personalizada, normalmente podes realizar algum tipo de solução manual descarregando os teus emails e voltando a carregá-los no teu servidor de correio. No entanto, isto terá sempre desvantagens (como margem para erro humano), para não falar de que consome tempo. Um fornecedor com uma ferramenta de migração fácil é definitivamente uma vantagem se isto for algo que queres fazer. Por exemplo, com o Spacemail, a nossa ferramenta de migração personalizada oferece uma experiência de migração mais segura e protegida. Ser-te-á perguntado se queres migrar emails existentes como parte do processo de unboxing, mas podes fazê-lo a qualquer momento indo a ‘Definições’ e encontrando a caixa ‘Migração de email’.

Definir regras de filtragem de spam

Por fim, podes querer definir regras de filtragem que protejam o teu endereço de email desde o início. Podes querer bloquear imediatamente spammers conhecidos que já tenham um histórico com a tua empresa, mas uma das vantagens do email empresarial profissional é um sistema de filtragem de spam mais robusto.

Com o Spacemail, podes ajustar as tuas definições de filtragem indo a Spacemail Manager, clicando em ‘Gerir’, depois em ‘Gestão de spam’, que aparece no menu à direita do teu ecrã.

Aproveita as vantagens

Agora já está tudo configurado e estás pronto para enviar esses primeiros emails de teste aos teus amigos (bem, tens de verificar se está tudo com bom aspeto!). Mantém-te a par de todos os novos lançamentos do Spacemail, ou deixa abaixo os teus comentários com opiniões e ideias. Vê os planos do Spacemail por ti mesmo — garantimos que um deles será o ideal para a tua empresa.