Klanten vragen ons vaak hoe ze een e-mailadres moeten kiezen. Een e-mailadres kiezen — een adres dat makkelijk te onthouden is en professioneel klinkt — komt op meer neer dan het op het eerste gezicht lijkt. En het zijn niet alleen bedrijven die dat vragen. Ook klanten met persoonlijke accounts vragen wat de beste manier is om het juiste e-mailadres te kiezen.
Laten we er dus meteen induiken en alles behandelen, te beginnen met kleine bedrijven die zeker willen weten dat ze een eenvoudig en professioneel e-mailadres kiezen.
Zet je bedrijfsnaam in je e-mailadres
Het is eenvoudig advies, maar wel de grootste gamechanger. Als je een zakelijk e-mailadres kiest waarin je bedrijfsnaam voorkomt, gaat dat zich uitbetalen. De redenen daarvoor verdienen op zichzelf al een artikel, maar geloof ons: het is de makkelijkste manier om professionaliteit uit te stralen. Denk aan de meest overtuigende spamberichten die je ontvangt — de berichten die door je eerste interne filter komen en nader onderzoek vereisen. Als je op mij lijkt, is het eerste wat je bij zulke berichten doet het afzenderadres controleren. Alles van @gmail of @hotmail doet meteen alarmbellen rinkelen wanneer het eigenlijk een bericht van een geregistreerd bedrijf zou moeten zijn. Je bedrijfsnaam in je e-mailadres zetten, vooral als je al online actief bent, is een ongelooflijk eenvoudige en betaalbare manier om legitiem over te komen en maakt het daardoor moeilijker voor anderen om zich voor te doen als jouw bedrijf. Dat zou er zo uitzien: yourname@yourbusiness.com. We komen later nog terug op hoe je alles instelt — want dat is hetzelfde proces voor zowel particuliere als professionele klanten.
Laten we dus aannemen dat je dit al hebt gedaan. Wat zou je verder nog willen overwegen?
Structuur van een e-mailadres
Er zijn veel factoren om rekening mee te houden als het gaat om de vormgeving van je e-mailadres. Over het algemeen kun je doen wat je zelf prettig vindt - er is tenslotte geen universeel afgesproken structuur. Verschillende bedrijven gebruiken wat het beste bij hen past, afhankelijk van hun behoeften. Maar er zijn wel een paar dingen om rekening mee te houden.
Moet je je voor- en achternaam in je e-mailadres gebruiken?
Het gebruik van beide namen oogt meestal het meest professioneel en voorkomt natuurlijk onduidelijkheid in grotere bedrijven waar meerdere mensen dezelfde voornaam kunnen hebben.
Als je beide namen gebruikt, moet je dan een punt gebruiken?
Een punt gebruiken is een effectieve manier om voor- en achternamen van elkaar te scheiden. Het maakt het makkelijker om de voor- en achternaam duidelijk te herkennen, maar het is ook prima om ze zonder punt te schrijven (als één woord).
Hoe zit het met privacy?
Als je beide namen in je zakelijke e-mailadres gebruikt, kan iedereen die je ontmoet en je naam en bedrijf kent, je e-mailadres achterhalen. Dat kan zowel goed als slecht zijn. Misschien wil je een stukje transparantie inruilen voor meer privacy. Bijvoorbeeld door initialen en achternamen te gebruiken (bijv.: J. Brown@example.com) in plaats van volledige namen.
Hoe zit het met andere speciale tekens?
Hoewel punten prima zijn, kun je andere speciale tekens beter vermijden. Die zijn niet-standaard en kunnen tot verwarring leiden (is het een en dash, em dash of iets heel anders?). Het gebruik van niet-standaardtekens kan e-mailadressen moeilijk te onthouden maken en lastig om mondeling door te geven — nog afgezien van regionale verschillen in speciale tekens en het feit dat sommige niet zijn toegestaan in e-mailadressen.
Voor functies die hoge beveiliging vereisen, kun je ook rolgebaseerde of afdelingsgebaseerde e-mails gebruiken, zoals:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Voor mijn eigen bedrijf gebruik ik gewoon jamie@ — voor mij voelt dat minder formeel, vriendelijker, en als een eenmansbedrijf voelde het onnodig formeel richting mijn klanten om beide namen te gebruiken. Soms geniet ik ook van de extra laag anonimiteit die het biedt.
Wat zijn aliassen, en heeft mijn bedrijf die nodig?
Een e-mailadres en een alias dienen verschillende doelen, en als je de verschillen begrijpt, kun je beter bepalen of je beide nodig hebt.
Een e-mailadres is altijd gekoppeld aan een specifieke mailbox — dat betekent dat het een login heeft, opslag voor berichten en de mogelijkheid om berichten te verzenden. Meestal worden deze door één persoon gebruikt. Een alias is iets anders — het is een extra e-mailadres dat e-mails doorstuurt naar een of meer bestaande mailboxen. Het heeft geen eigen inbox of opslagruimte. Wanneer een e-mail naar een alias wordt gestuurd, wordt die automatisch doorgestuurd naar de gekoppelde mailbox.
Functies van aliassen
Omgaan met grote hoeveelheden mail
E-mailaliassen zijn vooral handig voor bedrijven met grote hoeveelheden inkomende mail. Ten eerste kunnen ze zorgen voor een betere organisatie van e-mail; je kunt e-mails bijvoorbeeld sorteren op het adres waarvan ze afkomstig zijn (bijv.: klanten, leveranciers, enz.).
Privacy
Veel mensen kiezen de soorten adressen die we hierboven hebben genoemd als aliassen om medewerkers anoniem te houden. Vooral bij klachten of andere lastige communicatie zullen medewerkers het waarschijnlijk waarderen om niet direct (bij naam) te worden geassocieerd met de mail die ze versturen. Dat brengt ons mooi bij het belangrijkste voordeel van alias-e-mailadressen…
Mail delen
Misschien wel de nuttigste functie van aliasadressen is dat ze de berichten die erop binnenkomen kunnen doorsturen naar meerdere inboxen, zodat elk lid van een afdeling of team volledig op de hoogte is. Je kent vast aliassen zoals returns@ of help@ — maar kies adressen die het beste bij je bedrijf passen.
In één oogopslag
Top tien meest gebruikte aliassen en mailboxen
Heb je voorbeelden nodig van de beste e-mailadressen om het leven voor je bedrijf makkelijker te maken? Hier zijn de top 10 e-mailadressen die onze klanten kiezen voor hun mailboxen en aliassen.
|
Zoals je in deze lijst kunt zien, gebruiken bedrijven deze adressen vooral om verschillende afdelingen aan te duiden en de communicatie binnen hun organisatie te stroomlijnen.
Hoe kies je persoonlijke e-mailadressen
Nu je je zakelijke e-mail hebt, kun je dan ook je persoonlijke e-mailadres verbeteren? Hoe kun je je gewone Gmail- of Hotmail-achtige adres professioneler laten ogen?
Laten we eerlijk zijn: zelfs twintig jaar geleden moesten we ons geboortejaar al aan ons e-mailadres toevoegen om het nog beschikbaar te krijgen. Nu meer mensen meerdere accounts hebben, ziet de toekomst er nog somberder uit. jamielong90@ ziet er een stuk beter uit dan jamielong2819532@ — om nog maar te zwijgen van hoe moeilijk die te onthouden zijn. Dus wat kunnen we doen? Zijn er andere hacks en trucs om het juiste e-mailadres te krijgen?
Onthoud allereerst de bovenstaande regels
Vrijwel allemaal zijn ze hier namelijk ook van toepassing. Vermijd alles wat komisch is, ongebruikelijke tekens die verwarring kunnen veroorzaken, enzovoort. Als je cijfers kiest, probeer ze dan betekenis voor je te geven, of maak ze, als dat niet lukt, makkelijk te onthouden (jamielong666@) — in plaats van je volledige geboortedatum te gebruiken (jamielong111190@).
Vermijd onnodige complexiteit, vooral in de spelling
Het kan verleidelijk zijn om een paar letters aan je naam toe te voegen omdat je het zelf makkelijk onthoudt en het beschikbaar is, zoals jamieielongng — maar ik garandeer je dat het op de lange termijn voor verwarring gaat zorgen. Als je naam van nature erg moeilijk te spellen is of vaak met een andere naam wordt verward, kun je hem juist beter vereenvoudigen of inkorten om je leven makkelijker te maken tijdens de onvermijdelijke momenten waarop je hem telefonisch moet spellen.
Overweeg in plaats daarvan bijnamen of hobby’s te gebruiken
JohnGuitar@ is misschien vaker beschikbaar dan JohnSmith@ en is waarschijnlijk ook makkelijker te onthouden. Onthoud alleen dat elk woord dat je kiest toekomstbestendig moet zijn. Als het niet iets is waar je echt gepassioneerd over bent, kan het zomaar een e-mailadres worden waar je later spijt van krijgt.
Je e-mailadres later veranderen is een gedoe dat je waar mogelijk beter kunt vermijden, vooral als je van plan bent het als login te gebruiken voor meerdere websites of accounts.
Vermijd het opnemen van te veel persoonlijke informatie
Niemand suggereert dat je de meisjesnaam van je moeder of je eerste huisdier zou gebruiken, maar vermijd je volledige geboortedatum, adresgegevens of iets anders dat in verkeerde handen beveiligingsproblemen kan veroorzaken. Vergeet niet: je adres is openbaar zichtbaar.
Kies een minder bekende publieke domeinnaam of e-mailprovider
Publieke domeinen zijn domeinen die iedereen kan gebruiken om een e-mailadres te registreren — zoals gmail en hotmail.
Sommige grote namen hebben andere (minder bekende) publieke domeinopties die mogelijk beter beschikbaar zijn dan hun populairste varianten. Naast hun vlaggenschip @hotmail heeft Microsoft ons door de jaren heen bijvoorbeeld ook @live, @outlook en @msn laten registreren, evenals varianten met landdomeinen (zoals .co.uk). Op vergelijkbare wijze heeft Apple door de jaren heen onder meer @mac.com en @icloud.com gebruikt.
Door op zoek te gaan naar de minder populaire opties van de grote spelers kun je misschien een e-mailadres maken dat dichter ligt bij wat je wilt. Het voordeel is dat je nog steeds een makkelijk te onthouden domeinextensie hebt en een naam die veel beter past.
Wees jezelf door een persoonlijk domein in je e-mailadres te gebruiken
Maar waarom zou je scharrelen tussen de kruimels van een twintig jaar oud buffet, als je ook een compleet nieuw feestmaal voor jezelf kunt creëren?
Want je hoeft geen bedrijf te hebben (of zelfs maar een website te runnen) om een domein te registreren en alle voordelen te krijgen die we voor bedrijven hebben beschreven. Je eigen domein registreren begint bij ongeveer een dollar per jaar, maar zal nooit een aanslag op je budget zijn.
Met je eigen e-mailabonnement kun je in principe kiezen wat je maar wilt als naam, omdat jij eigenaar bent van het domein (en het domein ook gepersonaliseerd is). Je zou jamie@greatdesigns.art kunnen hebben of gewoon ouderwets jamie@jamielong.com als je je niet erg creatief voelt. De mogelijkheden lijken ineens eindeloos — maar het zal vast niet makkelijk zijn om dit in te stellen. Je moet waarschijnlijk een bedrijf hebben of zoiets…
Je aangepaste e-mailadres instellen zonder website/hosting
Eigenlijk niet. Het is ongelooflijk eenvoudig om in te stellen. Het zal je misschien verbazen dat je geen hosting of echte website nodig hebt om je eigen aangepaste e-mailadres te hebben!
De makkelijkste manier om zo’n e-mailaccount in te stellen is een domein te registreren en vervolgens simpelweg een plug-and-play-achtige mailservice toe te voegen die het moeilijke deel voor je doet. Je kunt je mailbox aanmaken, de mailrecords instellen en opslagruimte krijgen zonder dat je een hostingabonnement nodig hebt. Je kunt zelfs berichten ontvangen in je favoriete e-mailapp.
Mobiel gaan en de juiste keuze voor jou maken
Laten we eerlijk zijn: we zijn allemaal gewend aan de app op onze telefoon, dus een e-mailadres dat daar makkelijk aan kan worden toegevoegd is een groot pluspunt. Dit is eenvoudig in te stellen en werkt met alle providers die IMAP/SMTP-integraties toestaan. Dat is alles waar je op hoeft te letten bij het kiezen. Kijk dus goed naar verschillende e-mailabonnementen voor bedrijven om er zeker van te zijn dat je de juiste keuze maakt.
Je kunt zelfs je bestaande e-mail migreren naar een betere service als dat nodig is.
Onthoud: het draait allemaal om jou en wat jij nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Het juiste e-mailadres hangt af van wat je ervan wilt. Met een zakelijk e-mailaccount zou je echter bijna alles moeten kunnen kiezen wat je als e-mailadres wilt, zonder de beschikbaarheidsproblemen die je zou tegenkomen bij iets als Gmail of Outlook.
Een e-mailadres bestaat uit twee delen: de naam en het domein, gescheiden door een @-teken. Meestal ziet het eruit als name@business.com.
Je kunt zowel transparantie als privacy overwegen bij het kiezen van de naamvorm die je in een e-mailadres wilt gebruiken. Wil je dat iedereen je online kan identificeren, of houd je liever een zekere mate van anonimiteit? Afhankelijk van je voorkeur kun je een variatie op het volgende overwegen: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com, of zelfs iets dat er niets mee te maken heeft, zoals manager@business.com.
Er zijn geen e-mailadressen die automatisch goed of slecht zijn, met uitzondering van adressen die duidelijk onprofessioneel zijn. Het komt neer op voorkeur, hoe je wilt dat je lezers je zien en welke toon je wilt aanslaan.
Voorgestelde artikelen
Deel uw gedachten