Slik velger du riktige e-postadresser for bedrift og privat bruk

Vi blir ofte spurt av kunder om hvordan man velger en e-postadresse. Å velge en e-postadresse — en som er lett å huske og høres profesjonell ut — innebærer mer enn det først kan virke som. Og det er ikke bare bedrifter som spør heller. Kunder med personlige kontoer spør også om den beste måten å velge riktig e-postadresse på.

Så la oss gå rett på sak og dekke alt, med utgangspunkt i små bedrifter som vil være sikre på at de velger en enkel og profesjonell e-postadresse.

Ta med firmanavnet i e-postadressen din

Det er et enkelt råd, men den største game-changeren. Hvis du velger en e-postadresse for bedriften som inkluderer firmanavnet ditt, vil det lønne seg. Grunnene til dette fortjener en egen artikkel, men stol på oss, det er den enkleste måten å formidle profesjonalitet på. Tenk på de mest overbevisende spam-meldingene du mottar — de som kommer forbi det første interne filteret ditt og krever nærmere inspeksjon. Hvis du er som meg, er det første du gjør med slike meldinger å sjekke avsenderadressen. Alt fra @gmail eller @hotmail får umiddelbart alarmklokkene til å ringe når det skal være en melding fra et registrert selskap. Å legge firmanavnet ditt inn i e-postadressen din, spesielt hvis du allerede driver handel på nettet, er en utrolig enkel og rimelig måte å fremstå legitim på, og gjør det samtidig vanskeligere for andre å utgi seg for å være bedriften din. Dette kan se slik ut yourname@yourbusiness.com. Vi kommer tilbake til hvordan du setter opp alt senere — siden det er samme prosess for både personlige og profesjonelle kunder.

Så la oss forestille oss at du allerede har gjort dette. Hva annet kan det være lurt å vurdere?

Struktur for e-postadresse

Det er mange faktorer å ta hensyn til når det gjelder hvordan du vil utforme e-postadressen din. I det store og hele kan du gjøre det du foretrekker - det finnes tross alt ingen universelt avtalt struktur. Ulike selskaper bruker det som passer dem best, avhengig av behovene deres. Men det er noen ting du bør tenke på.

Bør du bruke for- og etternavn i e-postadressen din?

Å bruke begge navnene dine har en tendens til å se mest profesjonelt ut, og forhindrer selvfølgelig tvetydighet i større selskaper der flere personer kan ha samme fornavn.

Hvis du bruker begge navnene, bør du bruke punktum?

Å bruke et punktum er en effektiv måte å skille fornavn og etternavn på. Det gjør det enklere å identifisere fornavn og etternavn tydelig, men det er også helt greit å skrive dem uten punktum (som ett ord).

Hva med personvern?

Å bruke begge navnene i bedriftens e-postadresse betyr at alle du møter som har navnet ditt og firmanavnet ditt, kan finne ut e-postadressen din. Dette kan være både bra og dårlig. Det kan hende du vil bytte bort litt åpenhet mot bedre personvern. For eksempel ved å bruke initialer og etternavn (f.eks.: J. Brown@example.com) i stedet for fullt navn.

Hva med andre spesialtegn?

Selv om punktum er helt greit, bør du unngå å bruke andre spesialtegn. Disse er ikke standard, og kan føre til forvirring (er det en tankestrek, en em dash eller noe helt annet?). Bruk av ikke-standardtegn kan gjøre e-postadresser vanskelige å huske riktig, og vanskelige å si høyt — for ikke å nevne regionale variasjoner i spesialtegn, og det faktum at noen ikke er tillatt i e-postadresser.

For roller som krever høy sikkerhet, kan du også bruke rollebaserte eller avdelingsbaserte e-poster, for eksempel:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

For min egen virksomhet bruker jeg bare jamie@ — for meg føles det mindre formelt, mer vennlig, og som et enpersonsforetak føltes det unødvendig formelt overfor kundene mine å ha med begge navnene mine. Noen ganger setter jeg også pris på det ekstra laget av anonymitet det gir.

Hva er aliaser, og trenger bedriften min dem?

En e-postadresse og et alias har ulike formål, og å forstå forskjellene mellom dem kan hjelpe deg med å avgjøre om du trenger begge deler.

En e-postadresse er alltid knyttet til en bestemt postkasse — dette betyr at den har innlogging, lagring for meldinger og muligheten til å sende meldinger. Vanligvis brukes disse av én person. Et alias er litt annerledes — det er en ekstra e-postadresse som videresender e-poster til én eller flere eksisterende postkasser. Det har ikke sin egen innboks eller lagringsplass. Når en e-post sendes til et alias, blir den automatisk videresendt til den tilknyttede postkassen.

Funksjoner for aliaser

Håndtering av store mengder e-post

E-postaliaser er spesielt nyttige for bedrifter med store mengder innkommende e-post. For det første kan de gi bedre organisering av e-post, for eksempel kan du sortere e-poster etter hvilken adresse de kom fra (f.eks.: kunder, leverandører osv.).

Personvern

Mange velger typene adresser vi listet opp ovenfor som aliaser for å bidra til å holde ansatte anonyme. Særlig ved klager eller annen vanskelig kommunikasjon vil ansatte sannsynligvis sette pris på å ikke bli direkte knyttet (ved navn) til e-posten de sender. Dette leder fint over til hovedfordelen med alias-e-postadresser…

Deling av e-post

Kanskje den mest nyttige funksjonen til aliasadresser er å videresende meldingene de mottar til flere innbokser, slik at alle medlemmer i en avdeling eller et team blir holdt oppdatert. Du kjenner sikkert til aliaser som returns@ eller help@ — men velg dem som passer best for virksomheten din.

Kort oppsummert

Topp ti aliaser og postkasser som brukes

Trenger du noen eksempler på de beste e-postadressene å bruke for å gjøre hverdagen enklere for bedriften din? Her er de 10 mest populære e-postadressene kundene våre har valgt for sine postkasser og aliaser.

Som du kan se av denne listen, bruker selskaper hovedsakelig disse adressene for å betegne ulike avdelinger og effektivisere kommunikasjonen i organisasjonen sin.

Slik velger du en personlig e-postadresse

Nå som du har fått e-post for bedriften din, kan du også forbedre den personlige e-postadressen din? Hvordan kan du løfte en vanlig Gmail- eller Hotmail-lignende adresse til å se profesjonell ut?

La oss innse det, selv for tjue år siden måtte vi legge til fødselsåret vårt i e-posten for å snevre det inn. Med flere som har flere kontoer, ser fremtiden enda mørkere ut. jamielong90@ ser mye bedre ut enn jamielong2819532@ — for ikke å snakke om hvor vanskelige de vil være å huske. Så hva kan vi gjøre? Finnes det andre hacks og triks for å få den riktige e-postadressen?

For det første, husk reglene ovenfor

Det er fordi stort sett alle gjelder her også. Unngå alt som er komisk, uvanlige tegn som kan skape forvirring, og så videre. Hvis du velger tall, prøv å gi dem en betydning for deg, eller hvis du ikke klarer det, gjør dem minneverdige (jamielong666@) — i stedet for å inkludere hele fødselsdatoen din (jamielong111190@).

Unngå å gjøre det for komplisert, spesielt med stavemåten

Det kan være fristende å legge til noen bokstaver i navnet ditt fordi du lett kan huske det og det er tilgjengelig jamieielongng — men jeg kan garantere at det kommer til å skape forvirring i det ‘longng’ løp. Hvis navnet ditt naturlig er veldig vanskelig å stave eller ofte forveksles med et annet navn, kan det faktisk være lurt å forenkle eller forkorte det for å gjøre livet enklere i de uunngåelige øyeblikkene der du må stave det over telefonen.

Vurder å bruke kallenavn eller hobbyer i stedet

JohnGuitar@ kan ha bedre tilgjengelighet enn JohnSmith@, og er sannsynligvis også lettere å huske. Bare husk at ethvert ord du velger må ha varighet. Hvis det ikke er noe du virkelig brenner for, kan det bli en e-postadresse du angrer på.

Å endre e-postadressen din senere er et styr du bør prøve å unngå der det er mulig, særlig hvis du planlegger å bruke den som innlogging på flere nettsteder eller kontoer.

Unngå å inkludere for mye personlig informasjon

Ingen foreslår at du skal legge inn morens pikenavn eller navnet på ditt første kjæledyr, men unngå å bruke full fødselsdato, adresseinformasjon eller noe annet som kan skape sikkerhetsproblemer i feil hender. Husk at adressen din er offentlig synlig.

Velg et mindre kjent offentlig domene eller en e-postleverandør

Offentlige domener er de som hvem som helst kan bruke for å registrere en e-postadresse — det er dine gmails og hotmails.

Noen av de store navnene har andre (mindre kjente) alternativer for offentlige domener som kan ha bedre tilgjengelighet enn de mest populære. For eksempel har Microsoft, ved siden av sitt flaggskip @hotmail, også latt oss registrere @live @outlook og @msn gjennom årene, samt varianter som bruker landsdomener (som .co.uk). På samme måte har Apple brukt @mac.com, @icloud.com, blant andre, gjennom årene.

Å lete etter de mindre populære tilbudene fra gigantene kan gjøre det mulig å opprette en e-postadresse som ligger nærmere det du ønsker. Fordelen er at du fortsatt får en minneverdig domeneendelse og et navn som passer mye bedre.

Vær deg selv ved å bruke et personlig domene i e-postadressen din

Men hvorfor rote rundt i smulene som er igjen fra en tjue år gammel buffet, når du kan skape et helt nytt festmåltid selv?

Det er fordi du ikke trenger å ha en bedrift (eller engang drive et nettsted) for å registrere et domene og få alle fordelene vi beskrev for bedrifter. Å registrere ditt eget domene starter på rundt én dollar i året, men kommer aldri til å koste skjorta.

Å ha ditt eget e-postabonnement betyr at du i praksis kan velge nesten hva du vil som navn, fordi du eier domenet (og domenet er også personlig tilpasset). Du kan ha jamie@greatdesigns.art eller gode gamle jamie@jamielong.com hvis du føler deg lite fantasifull. Mulighetene virker plutselig uendelige — men det er vel neppe enkelt å sette opp. Du må sikkert være en bedrift eller noe sånt…

Sette opp din tilpassede e-postadresse uten nettsted/hosting

Faktisk ikke. Det er utrolig enkelt å sette opp. Det kan overraske deg å høre at du ikke trenger hosting eller et faktisk nettsted for å ha din egen tilpassede e-postadresse!

Den enkleste måten å sette opp en e-postkonto som dette på, er å registrere et domene, og deretter ganske enkelt legge til en plug-and-play-lignende e-posttjeneste som gjør den vanskelige delen for deg. Du kan opprette postkassen din, sette opp e-postoppføringene og få lagringsplass uten behov for en hostingplan. Du kan til og med motta meldinger i den e-postappen du foretrekker.

Bli mobil og ta det riktige valget for deg

La oss innse det, vi er alle vant til appen på telefonene våre, så en e-postadresse som enkelt kan legges til der, er et stort pluss. Dette er enkelt å sette opp og fungerer med alle leverandører som tillater IMAP/SMTP-integrasjoner. Det er alt du trenger å se etter når du skal velge. Så sørg for at du ser på ulike e-postabonnementer for bedrifter for å være sikker på at du får det som passer best.

Du kan til og med migrere din eksisterende e-post til en bedre tjeneste om nødvendig.

Husk, det handler om deg og det du trenger.