Hvilken e-postprotokoll passer for deg?

Å sende og motta e-post ... enkelt, ikke sant? Du har gjort det tusen ganger.

Men hva om vi fortalte deg at det foregår en prosess i kulissene som, hvis du forstår den, kan gjøre ting enda smidigere. Den kan til og med spare deg for lagringsplass eller hjelpe deg med å unngå et virus eller to.

Vi snakker om e-postprotokoller.

Når du først forstår hvordan de fungerer, vet du hvilken e-postprotokoll som er best for behovene dine, og hvordan du kan justere oppsettet ditt for å få mest mulig ut av det.

Hva er en e-postprotokoll?

E-postprotokoller er reglene som servere og e-postklienter bruker for å sende, motta og lagre e-poster. Uten korrekt implementerte protokoller vil meldinger ikke bli sendt eller mottatt riktig.

Sammenlign dem med språk i den virkelige verden. De fungerer som retningslinjer for gjensidig forståelse. De definerer hvem som snakker med hvem, hvordan de snakker, tempoet de snakker i, hvor lenge de snakker, og om det de sier er kryptert.

I motsetning til WhatsApp, der hver bruker kommuniserer fra én enkelt WhatsApp-konto, krever e-post et system på plass for å legge til rette for kommunikasjon på tvers av Email Service Providers (ESPs).

Dette er fordi det finnes mange forskjellige ESP-er. Du bruker kanskje Gmail, mens vennen din er fan av Outlook.

Dette er grunnen til at e-postprotokoller er så viktige. De gir et felles språk som gjør det mulig for e-postklienter å kommunisere med hverandre. Vi forklarer eksempler på e-postprotokoller og typer mer detaljert nedenfor, men i hovedsak har du tre hovedprotokoller som brukes i e-post: SMTP, IMAP og POP3.

Først har du protokoller som er involvert i sendeprosessen. Når du sender en e-post og skriver «Fra»- og «Til»-adressene på den metaforiske konvolutten, gir du den deretter til postbudet. SMTP er det postbudet.

SMTP bruker delen før «@»-symbolet til å identifisere hvem e-posten er til, og plasserer den i den brukerens postkasse, eller avviser den hvis brukeren ikke finnes. Mottakeren trenger deretter en måte å laste ned e-posten fra serveren på. Det er her IMAP og POP3 kommer inn.

Når en e-post havner på serveren din via SMTP, kan du deretter laste den ned til e-postklienten din ved hjelp av POP3 eller IMAP. Disse fungerer forskjellig når de overfører e-posten din fra serveren til innboksen din, så det er viktig å velge riktig kombinasjon for behovene dine.

Møt de viktigste e-postprotokollene

Siden e-post ble opprettet på 1970-tallet, er det trygt å si at e-post har gjennomgått en betydelig utvikling.

Protokollene nedenfor er et bevis på det og er nøkkelen til å oppnå den best mulige e-postopplevelsen.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, eller Post Office Protocol 3, fungerer omtrent som en tradisjonell posttjeneste. Når brevet ditt kommer til postkontoret, blir det hentet og levert hjem til deg, uavhengig av om du er hjemme for å ta imot det eller om hunden din river det i stykker idet det treffer gulvet.

Dette er fordi POP lagrer e-post på enheten din og ikke på en server. Når du mottar en e-post, slettes den fra serveren (med mindre den er konfigurert annerledes) og overføres til enheten din. Det kan være noen fordeler med denne tilnærmingen, men den er heller ikke ideell.

Først fordelene.

Det at posten lastes ned direkte til enheten din, betyr at når internettforbindelsen din er ustabil, trenger du ikke å koble til en e-postserver for å lese den. POP3 kobler til når det kan og laster ned alt tilgjengelig innhold. Dette betyr at du kan få tilgang til e-posten offline siden den allerede er lagret på datamaskinen din.

Men hvis du prøver å holde tritt med den moderne verdenen, er dette der POP3 sliter.

E-postklienten din kan ikke informere postkassen om du har lest en e-post, markert den som ulest, flagget den eller utført noen annen handling. Dette er ikke ideelt hvis du deler én postkasse med flere brukere og ønsker at endringene dine og e-poststatusen skal oppdateres.

POP3 sletter også e-posten din fra serveren før den legger den i postkassen din. Slik fungerer kanskje postbudet, men i en e-postsammenheng betyr det at eventuell sikkerhetskopi du hadde av denne e-posten, nå er borte. Det betyr at hvis fingeren din glipper på sletteknappen, eller den bærbare datamaskinen din blir ødelagt, mistet eller stjålet, så forsvinner også alle viktige e-poster du hadde lagret på enheten din.

Det betyr også at ansvaret for lagring ligger hos deg. Med en delt server kan e-postene dine lagres eksternt, noe som sparer deg for verdifull plass på hjemmedatamaskinen din. Med POP er dette ikke mulig, noe som betyr at du kan gå tom for plass ganske raskt.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Hvis POP3 er postbudet, er IMAP din private postkasse som er lagret direkte på postkontoret. Bare stikk innom når du vil og ta en titt på eventuell ulest post.

Selvfølgelig tar denne «turen til postkontoret» med moderne teknologi mindre enn ett sekund, siden den skjer virtuelt – men ideen er den samme. E-post lagres på serveren, ikke på datamaskinen din, og når e-postklienten din kobler til IMAP, forblir den tilkoblet og venter på ny e-post.

IMAP foretrekkes vanligvis fremfor POP3, siden det er mye mer praktisk for den moderne tiden, der folk ofte har flere enheter for å lese e-post. Dette betyr at hvis du kobler en annen IMAP-klient til den samme postkassen, vil du se alle de samme meldingene med alle de samme mappene.

En stor fordel her er at når du overfører e-poster og mapper mellom leverandører, kan IMAP hjelpe til ved hjelp av en metode som kalles IMAP-migrering. De fleste bedriftsbaserte e-posttjenester støtter vanligvis dette gjennom sine migreringsverktøy.

Når en mottakers e-postklient har koblet til serveren, trenger brukeren bare å klikke på overskriften til en e-post, så lastes den ned til enheten. IMAP-klienter kopierer vanligvis noen data til den lokale enheten din av hastighetshensyn, men dette er valgfritt. Klienten kan sette e-posten som lest når den åpnes eller flytte den til en annen mappe, men e-posten forblir på serveren til den slettes.

Ulempen med IMAP er at det er avhengig av en stabil internettforbindelse, og at lagring av alt på serveren kan spise av lagringsgrensene dine hvis det ikke holdes under kontroll. Til gjengjeld får du synkronisering i sanntid, enklere sikkerhetskopiering og fleksibilitet på tvers av enheter.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP står for Simple Mail Transfer Protocol. Det er slik posten kommer fra punkt A til punkt B.

Det er protokollen for sending av e-post som brukes av både e-postklienter og servere.

Så hvordan fungerer det?

Når du sender en e-post, kobler datamaskinen din til serveren på en bestemt port der SMTP-programvaren lytter. De utveksler SMTP-kommandoer og svarer hverandre.

Serveren vil validere klienten ved å kontrollere brukernavn og passord. Deretter ser den på avsenderadressen og CC- og BCC-headerne for å fastslå domenene til destinasjonen. Den utfører et domeneoppslag for å finne MX-posten for det domenet og kobler deretter til denne serveren ved hjelp av SMTP.

Deretter vil den ta ytterligere steg for å bekrefte at serveren er autorisert til å sende e-poster på dine vegne før den godtar e-posten. En del av denne prosessen er å skanne e-posten for å sjekke om den er spam eller inneholder et virus. Når e-posten er mottatt, plasseres den i den mottakende brukerens innboks, selv om noen filtre kan bli brukt først hvis brukeren har konfigurert dem.

Selv om SMTP er avgjørende for å få e-postene dine dit de skal, håndterer det ikke mottak eller lagring av meldinger. Det betyr at det må pares med en protokoll som IMAP eller POP3. Det er også svært avhengig av riktig konfigurasjon og autentiseringsprotokoller for å unngå leveringsproblemer eller spamfiltre.

Kan du kombinere og matche protokoller?

All denne informasjonen er nyttig i praksis, men hvordan får du mest mulig ut av pengene når du setter opp e-postprotokollene dine?

Siden e-postprotokoller er delt inn i to områder – sending og mottak – er det viktig å sørge for at du har et oppsett som dekker alle vinkler. I tillegg, hvis du bruker et tilpasset e-postdomene, er det sannsynlig at du selv er ansvarlig for å sette opp eller administrere e-postprotokollene manuelt.

Sendedelen vil mest sannsynlig bli dekket av SMTP. Dette er vanligvis ikke til forhandling, siden det er den moderne standarden for e-post.

Mottaksdelen gir mer fleksibilitet. Og det er her du må ta en beslutning basert på bruksområdet ditt.

IMAP sammen med SMTP er vanligvis standardoppsettet for e-post. Det gir brukere fleksibiliteten til å se e-posten sin fra flere enheter og dele statusoppdateringer på tvers av nettverket sitt. Tenk på delte e-postområder med kollegaene eller vennene dine.

Det gir også et nivå av beskyttelse dersom hjemmedatamaskinen din blir stjålet, mistet eller bestemmer seg for å selvantenne spontant.

På den andre siden av saken har du POP3. Det er litt som et tilbakeblikk til en enklere tid da e-poster kom én gang i uken, etter at det nyeste kattememet hadde blitt oppdaget.

Det kan passe for alle som foretrekker å beholde e-poster på sin personlige enhet av personvernhensyn. Men spørsmålet er om det kan holde tritt med våre moderne liv?

Sannheten er at selv om det gir noen fordeler ved lavere internetthastigheter, kan det komme til kort når det gjelder e-postsikkerhet.

Velg riktig protokoll for behovene dine

Hvis du fortsatt er usikker, har vi satt sammen en praktisk tabell for å hjelpe deg med å ta den beste beslutningen for behovene dine.

Du finner de spesifikke kriteriene nedover venstre side og de ulike protokollene øverst.

Kort oppsummert

E-postprotokoller kan utgjøre en stor forskjell for e-postopplevelsen din. Når de tas på alvor, gir de mye fleksibilitet for behovene dine.

I tillegg, når du først har bestemt deg for riktig oppsett, finnes det alltid muligheten til å gå dypere med ekstra sikkerhetslag, spesielt hvis du er en liten bedrift som ønsker å sikre e-posten sin.

Til syvende og sist krever alt dette en e-postklient som dekker behovene dine når det gjelder tilpasning.

Hvis e-post spiller en stor rolle i livet eller virksomheten din, er det verdt å ta det på alvor. Sjekk hva leverandøren din tilbyr, og hvis det ikke dekker behovene dine, finn en som gjør det.