E-posthosting vs. gratis e-postleverandører

Har du noen gang lurt på hvor mange e-postleverandører som finnes? Når du virkelig tenker over det, innser du raskt at det finnes hundrevis av plattformer over hele verden, og antallet har vokst helt siden e-post først begynte. 

E-postplattformer tilbyr vanligvis enten gratis e-post eller bedrifts-e-post. Gratis e-post lar deg opprette en e-postadresse under leverandørens domene, som @google.com. De er raske og enkle å sette opp og gratis. Dette er gode nyheter for bankkontoen din, men kan være dårlige nyheter for bedriftens omdømme og troverdighet. 

På den andre siden har du e-posthosting eller bedrifts-e-post. De er også raske og enkle å sette opp, men krever en liten månedlig eller årlig avgift. Men de kan gjøre underverker for troverdigheten din når du sender bedrifts-e-post, og i tillegg inkluderer de vanligvis bedre leveringsgrad og sikkerhet.  Til syvende og sist skaper det mer tillit hos kundene å sende fra @mybusiness.com. 

Hvorfor betale for noe du kan få gratis?

Hvorfor ikke bruke gratis e-post? Det er lett å forestille seg at du vinner når du får e-postabonnementet ditt gratis fra et av de store selskapene. Tross alt, i en resesjon, hva betyr mer enn kostnad? Så hvorfor skulle du trenge betalte e-posttjenester?

Vel, for det første er det som mantraet sier: Hvis produktet er gratis, er du produktet. Og i en verden med lover som GDPR har særlig bedrifter ikke råd til å risikere kundenes private data. Å bli rammet av et datainnbrudd kan få langt verre økonomiske og omdømmemessige konsekvenser. Nylig innførte mitt kjære Hotmail (nå selvfølgelig merket som Outlook) en avgift på kontoen min for første gang, og bestemte i ettertid å redusere diskplassen min ganske betydelig med mindre jeg betalte. RIP «freemail».

Det var et upopulært trekk (i mitt enmannskontor, i det minste). Etter å ha fylt opp den ledige plassen gjennom årene med utallige e-poster (jeg er utrolig populær blant spammere), og selvfølgelig gigabyte med vedlegg som fungerer som en dårlig form for sikkerhetskopi (si at du ikke ignorerer den samme triste virkeligheten i innboksen din…)

Det føltes uærlig, og på den tiden innså jeg ikke at det fantes en enkel løsning. Men det gjør det — mer om det senere.

På samme måte må du også oppgradere for å få Gmails mest avanserte funksjoner. Disse abonnementene, som er merket Google Workspace, prøver å etterligne det mange andre betalte e-postleverandører gjør ved å la deg bruke ditt eget domene, men siden de er koblet sammen med en hel rekke funksjoner den gjennomsnittlige bedriften sannsynligvis ikke trenger, blir den betydelige prislappen på rundt $7.20 per bruker, per måned fort høy hvis du har en større bedrift.

Så selv de «gratis» alternativene er ikke så gratis lenger, og vi har ikke engang begynt ennå. Hvis du ser etter rimeligere og mer fokuserte Google Workspace-alternativer, finnes det mange alternativer som er designet spesielt for e-post, uten all den ekstra bagasjen.

Hva er et gratis e-postdomene?

Gratis e-post slutter vanligvis på noe som @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com osv. Det er fordi når du får en adresse på det domenet, som yourname@gmail.com, eier eller kontrollerer du ikke selve domenet, det gjør Google, Yahoo eller Microsoft.

Du eier ikke domenet
Et delt domene betyr at tusenvis eller millioner av brukere sender e-post fra samme rotdomene. Siden du ikke eier domenet, kan du ikke konfigurere dine egne MX-, SPF-, DKIM- eller DMARC-poster. Du er helt avhengig av leverandørens autentiseringsoppsett, som deles på tvers av millioner av brukere.

Mangel på merkevarebygging 
Det spiller ingen rolle om e-posten din er professionalbusiness@gmail.com, den slutter fortsatt på @gmail.com, og dessverre vil kundene legge merke til det. Det er fordi forretningslignende adresser på et gratis forbrukerdomene er et vanlig phishing-mønster, og folk har lært å behandle dem med mistenksomhet. I tillegg bærer hver e-post du sender fra et gratis domene leverandørens merkevare, ikke din. Dette betyr at hvis du bruker en @gmail.com e-postadresse, blir Googles merkevareidentitet forsterket i stedet for din egen.

Bygget for enkeltpersoner, ikke bedrifter
Gratis e-postdomener er utformet og bygget for den enkelte brukeren, ikke for bedrifter. Funksjonene prioriterer gjerne personlig bekvemmelighet fremfor forretningsbehov som samsvar, revisjonslogger eller delte postbokser. Dette forbrukerfokuserte designet er også grunnen til at gratis webmail historisk har vært et mål med høyt volum for spam og misbruk av kontoopprettelse; verifiseringsbarrierene er lave og bygget for enkel registrering, ikke organisatorisk sikkerhet.

Ekte profesjonell e-post

Og dermed kommer vi endelig til kjernen i dette digitale festmåltidet. Betalte leverandører. Vi snakker ikke om de betalte «freemail»-alternativene som vi allerede har nevnt.

Disse tilbyr noe ganske annerledes. Helt enkelt er de utformet for bedrifter og har unike verktøy og funksjoner som gjør det mye enklere å mestre forretningskommunikasjon.

Kanskje viktigst av alt er at disse leverandørene lar deg inkludere bedriftsdomenet ditt i e-postadresser, slik at du får profesjonelt utseende adresser som yourname@yourdomain.com. Det finnes måter du kan få mer ut av bedrifts-e-post på ved å være smart med hvordan du oppretter e-postadressene dine. Ting som å opprette e-postaliaser, eller bevare anonymiteten din ved bare å bruke en del av navnet ditt.

Disse adressene formidler umiddelbart legitimitet til alle som mottar dem. De gjør det tydelig at du er fra bedriften og ikke en svindler som utgir seg for å være det (som kan registrere en adresse som yourbusiness@gmail.com.

E-posthosting vs. gratis e-postleverandører

Både e-posthosting og gratis e-postleverandører lar deg sende og motta e-post, men der slutter likhetene. Når du koker det hele ned, er det reelle forskjeller mellom de to.

Gratis e-post vs. betalt hosting for bedrifts-e-post

Ditt eget domenenavn – Med gratis innbokser slutter adressen din på andres domene, som @gmail.com. Med hosting slutter den på ditt domene, noe som får deg til å fremstå som en ekte bedrift.

Ingen annonser – Gratis e-postleverandører viser ofte annonser fordi det er slik de tjener penger på et gratis produkt. Hosted e-post er reklamefri siden du betaler direkte for tjenesten.

Bedre sikkerhet –  Gratis e-post kommer med grunnleggende beskyttelse. Hosted e-post inkluderer vanligvis sterkere sikkerhetsverktøy, som kryptering og spamfiltrering, bygget spesielt for å beskytte en bedrift. 

Mer pålitelig – E-posthostingleverandører er bygget for bedrifter som er avhengige av e-post hver dag, så de har en tendens til å tilby bedre oppetid, noe som betyr mindre sjanse for at e-posten din går ned. 

Ekte support – Med gratis e-postleverandører er du ofte overlatt til deg selv og må lete i hjelpefora hvis noe går galt. Med hosting får du vanligvis faktisk kundestøtte som hjelper deg med å løse problemet.

Ting å vurdere når du velger e-post for bedrifter

Men som med alt annet er det viktige hensyn å ha i bakhodet når du velger bedrifts-e-post.

Funksjoner varierer fra selskap til selskap, så det er lurt å vite hva du skal se etter. Fordelene deres kan generelt deles inn i følgende områder.

Sikkerhet og personvern

Kryptering: Sørg for at tjenesten du velger tilbyr et krypteringsnivå du er fornøyd med, spesielt når det gjelder lagring av dataene dine. Selv om noen gratistjenester kan utvinne nettopp disse dataene for å selge dem til annonsører, som vi nevnte, er et av de viktigste salgsargumentene for premium e-postleverandører at de ikke gjør dette. Noen tjenester krypterer aktivt dataene dine når de lagres på servere, slik at selv om sikkerheten deres skulle bli kompromittert, ville ikke dataene dine bli avslørt.

Tofaktorautentisering (2FA): Støtte for e-post 2FA legger til et ekstra sikkerhetslag ved å kreve en annen form for verifisering enn bare et passord. Vanligvis vil dette være i form av en telefon eller en dedikert enhet.

Aktiv overvåking av nye trusler: Kanskje det viktigste av alt er å velge et selskap som fortsatt aktivt oppdaterer sikkerhetstiltakene sine for å håndtere de nyeste truslene. Du kan sannsynligvis finne ut dette raskt ved å skanne hjemmesiden deres etter nylige oppdateringer, sjekke bedriftsbloggen deres eller se om de har god live support.

Datasentre: Ved å lagre data ved hjelp av en distribuert lagringsmetode, finnes det et nivå av redundans i e-postlagringen din. Dette betyr at det er svært usannsynlig at data går tapt på den måten det kan skje hvis du lagrer alle meldingene dine på din personlige datamaskin, og noe går galt.

Tilpasning og merkevarebygging

Domenenavn: Som vi nevnte, er muligheten til å bruke domenenavnet ditt for e-postadresser en flott funksjon som nesten alle profesjonelle e-postplattformer tilbyr, og som setter merkevaren din i sentrum for det de gjør.

Forbedrede filtre: Å la deg administrere e-poster mer effektivt er et annet viktig salgsargument for profesjonelle e-posttjenester. Når du mottar store mengder e-post, gjør muligheten til å sortere og klassifisere dem på ulike måter at du kan opprettholde en ryddig og pragmatisk postkasse.

Postbokser for flere brukere: For mange bedrifter er muligheten til å legge til flere brukere for ansatte avgjørende. I tillegg kan aliaser og catch-alls (som info@yoursite.com) være en nyttig funksjon når det gjelder å beskytte identiteten til ansatte, eller for å la mer enn én person overvåke samme postboks.

Pålitelighet

Oppetidsgaranti: Du vil ha tryggheten i å vite at du kan få tilgang til e-posten din når som helst, dag eller natt. Pålitelighet er en nøkkelfaktor når det gjelder å velge profesjonell e-postleverandør. Se etter garantier på rundt 99,9 % for å være sikker på at du får riktig nivå av oppetid. Noen ganger tilbyr selskaper refusjon hvis de ikke klarer å oppfylle garantiene sine. Det er verdt å sjekke retningslinjene deres for dette, så du vet hvor du står.

Skalerbarhet: Du har kanskje ikke flere brukere nå, men bedriften din vil forhåpentligvis vokse. Å velge en tjeneste som kan vokse sammen med bedriften din, og som lar deg enkelt legge til eller fjerne kontoer, kan spare deg for mye tid og energi senere.

Kundestøtte

Akkurat som vi nevnte om å sikre at selskapet holder seg oppdatert på trusler på nettet, er en god kundeserviceavdeling et must — spesielt hvis du er ny innen profesjonell e-post. Det finnes alternativer med døgnåpen livechat, som sikrer at du aldri trenger å vente lenge på hjelp hvis du skulle trenge det.

Spamhåndtering

Se etter robuste spamfiltre som effektivt blokkerer søppelpost samtidig som de minimerer falske positiver (legitime e-poster merket som spam). Ideelt sett vil du ha et spamfilter som fungerer godt rett ut av boksen, men som også lar deg overstyre det ved behov. Mest av alt vil du tydelig kunne se gjennom det som har blitt satt i karantene, fordi vi har alle vært der når en e-post ikke kommer frem på grunn av et overaktivt spamfilter.

Tilkoblings- og integrasjonsalternativer

Å ha e-postene våre lett tilgjengelige til enhver tid er ikke bare forventet i moderne tid, det er en nødvendighet. En leverandør som er tilgjengelig til enhver tid, uansett hvor vi er, er et must. De beste profesjonelle e-postplattformene tilbyr enkel integrasjon i eksisterende e-postklienter, som Outlook eller Gmail.

Vi introduserer Spacemail

Spacemail, fra Spaceship, er en ny toppmoderne e-postplattform bygget fra grunnen av for bedrifter. Den har alle verktøyene vi har nevnt i denne artikkelen, fra avansert antispamhåndtering til hyppige oppdateringer om sikkerhetstrusler.

Du kan enkelt integrere den i den eksisterende programvaren din for bruk på hvilken som helst enhet, eller få tilgang til den via den sikre nettpostportalen med favorittnettleseren din. Med et kundestøtteteam av eksperter tilgjengelig 24/7, klare til å hjelpe når du trenger dem.

Kjenner du til vårt enkle Migration Tool? Det lar deg flytte alt eksisterende e-postinnhold du måtte ha til Spacemail-abonnementet ditt. Det gjør byttet enkelt, og du beholder enkel tilgang til de viktige e-postene du har i den eksisterende kontoen din. Prøv Spacemail i dag, fra bare $0.41 i måneden. Du kan til og med velge en gratis 30-dagers prøveperiode. Du har ingenting å tape på å prøve vår splitter nye, toppmoderne e-postplattform.