Care protocol de email este potrivit pentru tine?

Trimiterea și primirea emailurilor... simplu, nu? Ai făcut asta de o mie de ori.

Dar dacă ți-am spune că există un proces care rulează în culise și care, dacă îl înțelegi, poate face lucrurile și mai simple. S-ar putea chiar să îți economisească spațiu de stocare sau să te ajute să eviți unul sau doi viruși.

Vorbim despre protocoale de email.

Odată ce înțelegi cum funcționează, vei ști care protocol de email este cel mai bun pentru nevoile tale și cum să îți ajustezi configurația pentru a profita la maximum de el.

Ce este un protocol de email?

Protocoalele de email sunt regulile pe care serverele și clienții de email le folosesc pentru a trimite, primi și stoca emailuri. Fără protocoale implementate corect, mesajele nu vor fi trimise sau primite corect.

Compară-le cu limbile din lumea reală. Ele servesc drept ghiduri pentru înțelegerea reciprocă. Ele definesc cine vorbește cu cine, cum vorbesc, ritmul în care vorbesc, cât timp vorbesc și dacă ceea ce spun este criptat.

Spre deosebire de WhatsApp, unde fiecare utilizator comunică dintr-un singur cont WhatsApp, emailul necesită un sistem care să faciliteze comunicarea între furnizorii de servicii de email (ESP).

Asta pentru că există foarte mulți ESP diferiți. Tu poți folosi Gmail, în timp ce prietenul tău este fan Outlook.

De aceea protocoalele de email sunt atât de esențiale. Ele oferă un limbaj comun care permite clienților de email să comunice între ei. Vom explica mai jos mai detaliat exemple și tipuri de protocoale de email, dar, în esență, există trei protocoale principale folosite în email: SMTP, IMAP și POP3.

Mai întâi, există protocoalele implicate în procesul de trimitere. Când trimiți un email și scrii adresele „De la” și „Către” pe plicul metaforic, apoi îl dai poștașului. SMTP este acel poștaș.

SMTP folosește partea dinaintea simbolului „@” pentru a identifica cui îi este destinat emailul și îl plasează în căsuța poștală a acelui utilizator sau îl respinge dacă utilizatorul nu există. Destinatarul are apoi nevoie de o modalitate de a descărca emailul de pe server. Aici intervin IMAP și POP3.

După ce un email ajunge pe serverul tău prin SMTP, îl poți descărca în clientul tău de email folosind POP3 sau IMAP. Acestea funcționează diferit în transferul emailului de pe server în inboxul tău, așa că este esențial să alegi combinația potrivită pentru nevoile tale.

Fă cunoștință cu principalele protocoale de email

De la crearea emailului în anii 1970, putem spune cu siguranță că emailul a trecut printr-o evoluție semnificativă.

Protocoalele de mai jos sunt o dovadă a acestui lucru și sunt esențiale pentru a obține cea mai bună experiență posibilă de email.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, sau Post Office Protocol 3, funcționează foarte asemănător cu un serviciu poștal tradițional. Odată ce scrisoarea ta ajunge la oficiul poștal, este ridicată și livrată la tine acasă, indiferent dacă ești acasă să o primești sau dacă câinele tău o rupe imediat ce atinge podeaua.

Acest lucru se întâmplă deoarece POP stochează emailul pe dispozitivul tău și nu pe un server. Când primești un email, acesta este șters de pe server (dacă nu este configurat altfel) și transferat pe dispozitivul tău. Pot exista unele avantaje ale acestei abordări, dar nici nu este ideală.

Mai întâi, avantajele.

Faptul că emailul este descărcat direct pe dispozitivul tău înseamnă că, atunci când internetul îți face probleme, nu trebuie să te conectezi la un server de email ca să îl citești. POP3 se va conecta când poate și va descărca orice conținut disponibil. Asta înseamnă că poți accesa emailul offline, deoarece este deja stocat pe computerul tău.

Dar dacă încerci să ții pasul cu lumea modernă, aici POP3 întâmpină dificultăți.

Clientul tău de email nu poate informa căsuța poștală dacă ai citit un email, l-ai marcat ca necitit, l-ai semnalat sau ai efectuat orice altă acțiune. Acest lucru nu este ideal dacă partajezi o singură căsuță poștală cu mai mulți utilizatori și vrei ca modificările și starea emailurilor să fie actualizate.

POP3 îți șterge, de asemenea, emailul de pe server înainte de a-l plasa în căsuța ta poștală. Așa poate funcționa poștașul, dar într-un context de email, asta înseamnă că orice copie de rezervă pe care o aveai pentru acest email a dispărut acum. Asta înseamnă că, dacă îți alunecă degetul pe butonul de ștergere sau laptopul tău se strică, se pierde ori este furat, atunci se pierd și toate emailurile importante pe care le aveai stocate pe dispozitiv.

Asta înseamnă, de asemenea, că responsabilitatea pentru stocare îți revine ție. Cu un server partajat, emailurile tale pot fi stocate extern, economisindu-ți spațiu prețios pe computerul de acasă. Cu POP, acest lucru nu este posibil, ceea ce înseamnă că ai putea rămâne fără spațiu destul de repede.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Dacă POP3 este poștașul, IMAP este căsuța ta poștală privată, păstrată direct la oficiul poștal. Treci pe acolo ori de câte ori ai chef și aruncă o privire la orice corespondență necitită.

Desigur, cu tehnologia modernă, această „vizită la oficiul poștal” durează mai puțin de o secundă, deoarece se face virtual – dar ideea rămâne aceeași. Emailul este stocat pe server, nu pe computerul tău, iar odată ce clientul tău de email se conectează la IMAP, rămâne conectat, așteptând emailuri noi.

IMAP este de obicei preferat în locul POP3, deoarece este mult mai practic pentru era modernă, în care oamenii au adesea mai multe dispozitive pentru citirea emailurilor. Asta înseamnă că, dacă conectezi un al doilea client IMAP la aceeași căsuță poștală, vei vedea toate aceleași mesaje cu toate aceleași foldere.

Un avantaj uriaș aici este că, atunci când transferi emailuri și foldere între furnizori, IMAP poate ajuta folosind o metodă numită migrare IMAP. Majoritatea serviciilor de email pentru afaceri acceptă de obicei acest lucru prin instrumentele lor de migrare.

Odată ce clientul de email al destinatarului s-a conectat la server, tot ce trebuie să facă utilizatorul este să dea clic pe antetul unui email, iar acesta va fi descărcat pe dispozitiv. Clienții IMAP vor copia de obicei unele date pe dispozitivul tău local din motive de viteză, dar acest lucru este opțional. Clientul poate marca emailul ca citit odată ce este deschis sau îl poate muta într-un alt folder, dar emailul rămâne pe server până când este șters.

Compromisul cu IMAP este că se bazează pe o conexiune stabilă la internet, iar stocarea tuturor lucrurilor pe server îți poate consuma limitele de stocare dacă nu este gestionată atent. Dar, în schimb, obții sincronizare în timp real, copii de rezervă mai ușoare și flexibilitate pe mai multe dispozitive.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP înseamnă Simple Mail Transfer Protocol. Așa ajunge corespondența din punctul A în punctul B.

Este protocolul pentru trimiterea emailurilor folosit atât de clienții de email, cât și de servere.

Așadar, cum funcționează?

Când trimiți un email, computerul tău se conectează la server pe un port specific unde software-ul SMTP ascultă. Acestea comunică prin comenzi SMTP și își răspund reciproc.

Serverul va valida clientul, verificând numele de utilizator și parola. Apoi va analiza adresa expeditorului și antetele CC și BCC pentru a determina domeniile destinației. Efectuează o căutare a domeniului pentru a găsi înregistrarea MX pentru acel domeniu și apoi se conectează la acest server folosind SMTP.

Apoi va face pași suplimentari pentru a verifica dacă serverul este autorizat să trimită emailuri în numele tău înainte de a accepta emailul. O parte a acestui proces este scanarea emailului pentru a verifica dacă este spam sau conține un virus. Odată ce emailul este primit, este plasat în inboxul utilizatorului destinatar, deși unele filtre pot fi aplicate mai întâi dacă utilizatorul le-a configurat.

Deși SMTP este esențial pentru a-ți duce emailurile acolo unde trebuie să ajungă, nu se ocupă de primirea sau stocarea mesajelor. Asta înseamnă că trebuie asociat cu un protocol precum IMAP sau POP3. De asemenea, se bazează foarte mult pe configurarea corectă și pe protocoalele de autentificare pentru a evita problemele de livrare sau filtrele de spam.

Poți combina protocoalele?

Acum, toate aceste informații sunt bune în practică, dar cum obții cel mai bun raport calitate-preț atunci când îți configurezi protocoalele de email?

Deoarece protocoalele de email sunt împărțite în două sfere – trimitere și primire – este esențial să te asiguri că ai o configurație care acoperă toate aspectele. În plus, dacă folosești un domeniu de email personalizat, probabil că ești responsabil să configurezi sau să gestionezi manual protocoalele de email.

Partea de trimitere va fi cel mai probabil acoperită de SMTP. De obicei, acest lucru nu este negociabil, deoarece este standardul modern pentru email.

Partea de primire oferă mai multă flexibilitate. Și aici trebuie să iei o decizie în funcție de cazul tău de utilizare.

IMAP asociat cu SMTP este de obicei configurația preferată pentru email. Le oferă utilizatorilor flexibilitatea de a-și vedea emailurile de pe mai multe dispozitive și de a partaja actualizări de stare în rețeaua lor. Gândește-te la spații de email partajate cu colegii de muncă sau prietenii tăi.

De asemenea, oferă un anumit nivel de protecție în cazul în care computerul tău de acasă este furat, pierdut sau decide să ia foc spontan.

Pe de altă parte, ai POP3. Este puțin o întoarcere la vremuri mai simple, când emailurile veneau o dată pe săptămână, după ce fusese descoperit cel mai nou meme cu pisici.

Poate fi potrivit pentru oricine preferă să păstreze emailurile pe dispozitivul personal din motive de confidențialitate. Dar întrebarea este: poate ține pasul cu viețile noastre moderne?

Adevărul este că, deși oferă unele avantaje pentru viteze mai mici ale internetului, poate lăsa de dorit când vine vorba de securitatea emailului.

Alegerea protocolului potrivit pentru nevoile tale

Dacă încă nu te-ai hotărât, am pregătit un tabel util care să te ajute să iei cea mai bună decizie pentru nevoile tale.

Vei găsi criteriile specifice în partea stângă și diferitele protocoale în partea de sus.

Concluzia

Protocoalele de email pot face o mare diferență în experiența ta de utilizare a emailului. Dacă sunt tratate cu seriozitate, oferă multă flexibilitate pentru nevoile tale.

În plus, odată ce ai decis configurația potrivită, există întotdeauna posibilitatea de a aprofunda cu straturi suplimentare de securitate, mai ales dacă ești o mică afacere care dorește să își securizeze emailul.

În cele din urmă, toate acestea necesită un client de email care să îți satisfacă nevoile în ceea ce privește personalizarea.

Dacă emailul joacă un rol important în viața sau afacerea ta, merită să îl iei în serios. Verifică ce oferă furnizorul tău și, dacă nu îți satisface nevoile, găsește unul care o face.