Melakukan pemanasan domain untuk mengirim email adalah langkah penting saat Anda menggunakan domain yang baru didaftarkan atau jika domain tersebut belum pernah digunakan untuk mengirim email. Proses ini membangun reputasi pengiriman Anda dan meningkatkan keterkiriman email. Pemanasan itu sendiri melibatkan peningkatan volume pengiriman email secara bertahap untuk membangun kepercayaan dengan penyedia layanan email (ESP) dan menghindari agar tidak ditandai sebagai spam. Jika tidak, ada risiko besar bahwa penyedia layanan email (seperti Gmail, Yahoo, Outlook, dll.) akan menganggap domain Anda mencurigakan karena belum memiliki reputasi pengiriman dan akan menolak email dari Anda atau menandainya sebagai spam.
CATATAN: Di sisi kami, sebagai penyedia layanan email, kami melakukan segala yang mungkin untuk menjaga keterkiriman email Anda tetap baik, misalnya menjaga alamat IP kami tetap bersih dengan pemantauan alamat IP 24/7 dan segera berkomunikasi dengan organisasi blocklist untuk menghapus alamat IP kami dari daftar jika itu terjadi, kami terus memantau aktivitas spam apa pun di server dan mengambil tindakan yang diperlukan, dll. Pada saat yang sama, ada beberapa faktor yang memengaruhi keterkiriman email Anda yang tidak dapat kami pengaruhi karena sifatnya. Ini termasuk reputasi domain Anda (termasuk apakah domain Anda sudah dihangatkan), konten email Anda, tindakan terhadap email di sisi penerima, dll.
Berikut adalah rekomendasi untuk melakukan pemanasan nama domain secara manual demi keterkiriman email yang lebih baik:
Mulai dengan domain yang bersih
Jika domain Anda bukan domain yang baru didaftarkan dan pernah digunakan sebelumnya, Anda perlu memeriksa apakah domain tersebut ada dalam blocklist mana pun dan membersihkannya sebelum mulai mengirim email secara rutin. Ini penting karena penyedia layanan email mungkin saja langsung menolak email yang dikirim dari domain yang masuk blocklist.
Beberapa blocklist dapat menghapus domain Anda secara otomatis setelah beberapa waktu, jadi Anda tidak perlu melakukan apa pun (mis. SpamCop biasanya menghapus domain dari daftar setelah 24 jam). Di sisi lain, beberapa blocklist lain mungkin memerlukan lebih banyak waktu dan informasi untuk memasukkan Anda ke daftar mereka karena mereka sering menggunakan informasi dari berbagai RBL dan filter spam untuk menandai pengirim sebagai mencurigakan. Oleh karena itu, jika Anda masuk ke salah satu blacklist tersebut, prosesnya mungkin sedikit lebih kompleks dan Anda perlu menghubungi mereka agar domain Anda dihapus secara manual. Banyak blocklist biasanya memiliki informasi yang diperlukan di situs web mereka tentang cara menghapus domain Anda dari daftar, jadi Anda dapat merujuk ke situs web mereka atau menghubungi tim dukungan mereka jika ini terjadi.
Anda dapat menggunakan alat seperti MultiRBL dan MXToolbox untuk memverifikasi apakah domain Anda ada dalam blocklist mana pun dan untuk memeriksa skor reputasi umum domain Anda.
Periksa usia domain Anda
Domain yang baru didaftarkan biasanya ditandai sebagai mencurigakan oleh filter spam karena mereka menilai usia domain: jika usianya kurang dari 30 hari, domain akan otomatis ditandai sebagai mencurigakan dan email yang berasal darinya kemungkinan akan ditolak atau ditempatkan di folder Spam. Oleh karena itu, jika domain Anda berusia kurang dari 30 hari, kesiapan untuk proses pemanasan sangat diperlukan dalam kasus ini untuk membangun kepercayaan dengan penyedia layanan email. Saat domain Anda mencapai usia 30 hari, kemungkinan Anda menghadapi masalah keterkiriman atau kemungkinan penolakan email akan lebih kecil.
CATATAN: Anda dapat memeriksa kapan domain Anda didaftarkan menggunakan alat Whois Lookup, seperti yang ini.
Verifikasi pengaturan DNS domain
Anda perlu memastikan bahwa domain Anda memiliki record MX yang benar agar Anda dapat menerima email. Lalu, pastikan record SPF, DKIM, dan DMARC domain Anda dikonfigurasi dengan benar. SPF mengotorisasi server yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain Anda, DKIM memverifikasi keaslian pesan keluar, dan DMARC membantu melindungi domain Anda dari upaya spoofing dan phishing. Secara keseluruhan, record-record ini bertanggung jawab atas autentikasi email dan dirancang untuk membantu mencegah spoofing email dan serangan phishing. Anda dapat melihat informasi lebih lanjut tentang record DNS ini di panduan ini.
Untuk Spacemail, ikuti langkah-langkah dalam artikel-artikel ini untuk mengonfigurasi record DKIM dan DMARC untuk domain. Daftar lengkap record DNS Spacemail yang diperlukan disediakan dalam artikel Basis Pengetahuan ini.
Gunakan nama "From" yang mudah dikenali
Pastikan untuk menetapkan Nama Depan/Nama Belakang atau nama Perusahaan Anda agar ditampilkan di kolom "From" serta tanda tangan agar email Anda terlihat valid dan lebih personal.
Gunakan konten email yang bukan spam
- Pastikan pesan Anda tidak berisi tautan atau lampiran yang mencurigakan;
- Hindari penggunaan format seperti huruf kapital semua (mis. OPEN), huruf dengan spasi di antaranya (mis. O P E N), dan tanda baca berlebihan (mis., O.P.E.N);
- Hindari mengirim email kosong atau email satu kata;
- Pastikan Anda tidak menggunakan kata-kata seperti ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ baik di isi pesan maupun baris subjek;
- Hindari penggunaan kata-kata pemicu spam yang umum baik di isi pesan maupun baris subjek (mis. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, dll.).
Pesan Anda harus berisi setidaknya 5-6 kalimat dengan kata-kata lengkap (tanpa rangkaian huruf acak) dan harus berbeda setiap kali (jika tidak, penyedia email dapat menganggapnya sebagai pengiriman massal).
Anda dapat melihat rekomendasi lainnya dalam panduan ini: Mengapa email masuk ke spam dan apa yang harus dilakukan
Mulai kirim email secara bertahap
Pada awalnya, Anda mungkin memerlukan setidaknya 5 alamat email dengan penyedia email yang berbeda untuk mengirim pesan (mis. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, dll.). Anda dapat mengirim email ke alamat email yang Anda kenal (cukup minta penerima untuk berinteraksi dengan email Anda) atau ke alamat email Anda sendiri di penyedia email yang berbeda.
Mulailah dengan mengirim volume email yang rendah selama hari-hari pertama proses pemanasan Anda dan tingkatkan jumlah email yang Anda kirim setiap minggu secara bertahap. Mengirim email dalam jumlah berlebihan terlalu cepat dapat menyebabkan Anda ditandai oleh filter anti-spam. Berikut adalah jadwal yang mungkin dapat Anda ikuti:
Minggu 1: 10 email
Minggu 2: 30 email
Minggu 3: 80 email
Minggu 4: 100 email
Minggu 5: 150 email
Minggu 6: 200 email
Harap diperhatikan bahwa ini hanyalah skema perkiraan dan Anda tidak harus mengikutinya secara ketat, tetapi pastikan saja bahwa Anda tidak menaikkan atau menurunkan volume secara tiba-tiba.
Spacemail, seperti setiap penyedia email, memberlakukan batas pengiriman per jam/per hari. Anda dapat memeriksanya di sini:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Pemanasan domain diperbolehkan jika dilakukan secara manual dan bertanggung jawab, misalnya dengan meningkatkan volume pengiriman Anda secara bertahap kepada penerima asli yang telah memberikan persetujuan. Namun, alat pemanasan otomatis, jaringan keterlibatan simulasi, atau daftar email yang belum diverifikasi tidak diizinkan, karena aktivitas tersebut dapat merusak keterkiriman secara keseluruhan dan memengaruhi pengguna lain.
Harap juga diingat bahwa layanan email kami tidak dirancang untuk pengiriman massal. Segala aktivitas email komersial, massal, atau otomatis yang tidak diminta dilarang berdasarkan kebijakan spam tanpa toleransi kami. Untuk detailnya, tinjau Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - dan Ketentuan Layanan Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
CATATAN: Spaceship, seperti setiap penyedia layanan email, memiliki batas per jam dan harian tertentu pada jumlah pesan yang dapat dikirim pengguna. Anda dapat memeriksanya di sini.
Harap perhatikan bahwa layanan kami tidak dirancang untuk pengiriman massal dan Anda mungkin ingin menggunakan alat khusus lain untuk tujuan ini. Selain itu, segala email komersial atau massal yang tidak diminta dilarang di server kami karena kami memiliki kebijakan spam tanpa toleransi. Anda dapat melihat Acceptable Use Policy kami, bagian Email and Anti-spam Policy .
Pertahankan keterlibatan
Setelah Anda selesai mengirim email, sangat penting untuk membalas semuanya agar penyedia email mengetahui bahwa pesan yang Anda kirim sah dan bukan spam. Tingkat balasan sangat penting khususnya bagi Gmail karena mereka menggunakannya untuk menentukan keterlibatan email. Semakin tinggi keterlibatannya - semakin baik.
Saat membalas email, cobalah mempertahankan pendekatan yang alami dan balas sebagaimana biasanya Anda lakukan dalam korespondensi lain agar terdengar netral. Jika beberapa email ditandai sebagai spam/junk oleh penyedia email, penting untuk menandainya sebagai bukan spam dan memindahkannya ke folder Inbox. Anda juga dapat meminta penerima untuk menandai email Anda sebagai penting.
Dengan cara ini, saat email Anda dibuka, dibalas, dan direspons, hal-hal tersebut menjadi sinyal bagi penyedia layanan email bahwa domain Anda memiliki reputasi baik. Seiring waktu, jika Anda mempertahankan pendekatan seperti ini, Anda akan melihat semakin sedikit email yang ditandai sebagai spam oleh penyedia email. Ini biasanya terjadi setelah beberapa minggu sejak dimulainya proses pemanasan. Pada saat itulah Anda dapat melanjutkan pengiriman korespondensi rutin Anda tanpa risiko tinggi email Anda ditandai sebagai spam oleh penyedia email penerima.