Kami sering ditanya oleh pelanggan tentang cara memilih alamat email. Memilih alamat email — yang mudah diingat dan terdengar profesional — ternyata tidak sesederhana yang terlihat pada awalnya. Dan bukan hanya bisnis yang bertanya. Pelanggan dengan akun pribadi juga menanyakan cara terbaik untuk memilih alamat email yang tepat.
Jadi, mari kita langsung membahas semuanya, dimulai dari usaha kecil yang ingin memastikan mereka memilih alamat email yang sederhana dan profesional.
Cantumkan nama bisnis Anda dalam alamat email Anda
Ini saran yang sederhana, tetapi merupakan perubahan terbesar. Jika Anda memilih alamat email bisnis yang menyertakan nama bisnis Anda, hasilnya akan sangat menguntungkan. Alasan mengapa hal ini layak dibahas dalam artikel tersendiri, tetapi percayalah, ini adalah cara termudah untuk menunjukkan profesionalisme. Pikirkan pesan spam paling meyakinkan yang Anda terima — yang berhasil melewati filter internal awal Anda dan memerlukan pemeriksaan lebih dekat. Jika Anda seperti saya, hal pertama yang akan Anda lakukan dengan pesan seperti ini adalah memeriksa alamat pengirim. Apa pun dari @gmail atau @hotmail langsung menimbulkan tanda bahaya ketika seharusnya itu adalah pesan dari perusahaan terdaftar. Mencantumkan nama bisnis Anda dalam alamat email Anda, terutama jika Anda sudah berbisnis online, adalah cara yang sangat sederhana dan terjangkau untuk terlihat sah, dan pada akhirnya membuat orang lain lebih sulit menyamar sebagai bisnis Anda. Bentuknya akan seperti yourname@yourbusiness.com. Nanti kami akan membahas cara menyiapkan semuanya — karena prosesnya sama untuk pelanggan pribadi maupun profesional.
Jadi, mari bayangkan Anda sudah melakukannya. Hal lain apa yang mungkin ingin Anda pertimbangkan?
Struktur alamat email
Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan saat menentukan gaya alamat email Anda. Secara umum, Anda dapat melakukan apa yang Anda sukai - bagaimanapun juga, tidak ada struktur yang disepakati secara universal. Perusahaan yang berbeda menggunakan apa yang paling cocok bagi mereka tergantung pada kebutuhan mereka. Namun ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.
Haruskah Anda menggunakan nama depan dan nama belakang dalam alamat email Anda?
Menggunakan kedua nama Anda cenderung terlihat paling profesional, dan, tentu saja, mencegah ambiguitas di perusahaan yang lebih besar tempat beberapa orang mungkin memiliki nama depan yang sama.
Jika Anda memang menggunakan kedua nama, haruskah Anda menggunakan titik?
Menggunakan titik (full stop/period) adalah cara yang efektif untuk memisahkan nama depan dan nama belakang. Ini memudahkan untuk mengenali nama depan dan nama belakang dengan jelas, tetapi menampilkannya tanpa titik (sebagai satu kata) juga sepenuhnya tidak masalah.
Bagaimana dengan privasi?
Menggunakan kedua nama dalam alamat email bisnis Anda berarti siapa pun yang Anda temui dan mengetahui nama serta perusahaan Anda dapat menebak alamat email Anda. Ini bisa menjadi hal yang baik sekaligus buruk. Anda mungkin ingin menukar unsur keterbukaan dengan privasi yang lebih besar. Misalnya, menggunakan inisial dan nama belakang (mis: J. Brown@example.com) alih-alih nama lengkap.
Bagaimana dengan karakter khusus lainnya?
Meskipun titik tidak masalah, sebaiknya hindari penggunaan karakter khusus lainnya. Karakter-karakter ini tidak standar, dan dapat menimbulkan kebingungan (apakah itu en dash, em dash, atau sesuatu yang sama sekali lain?). Menggunakan karakter non-standar dapat membuat alamat email sulit diingat dengan benar, dan sulit diucapkan secara lisan — belum lagi adanya variasi regional dalam karakter khusus, serta fakta bahwa beberapa di antaranya tidak diizinkan dalam alamat email.
Untuk peran yang memerlukan keamanan tinggi, Anda juga dapat menggunakan email berbasis peran atau berbasis departemen, seperti:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Untuk bisnis saya sendiri, saya hanya menggunakan jamie@ — bagi saya, itu terasa kurang formal, lebih ramah, dan sebagai perusahaan satu orang, menggunakan kedua nama saya terasa terlalu formal bagi pelanggan saya. Terkadang, saya juga menikmati lapisan anonimitas tambahan yang diberikannya.
Apa itu alias, dan apakah bisnis saya membutuhkannya?
Alamat email dan alias memiliki tujuan yang berbeda, dan memahami perbedaannya dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda memerlukan keduanya.
Alamat email selalu terkait dengan kotak surat tertentu — ini berarti alamat tersebut memiliki login, penyimpanan untuk pesan, dan kemampuan untuk mengirim pesan. Biasanya, ini digunakan oleh satu orang. Alias sedikit berbeda — ini adalah alamat email tambahan yang meneruskan email ke satu atau lebih kotak surat yang sudah ada. Alias tidak memiliki kotak masuk atau ruang penyimpanan sendiri. Saat email dikirim ke alias, email tersebut secara otomatis dialihkan ke kotak surat terkait.
Fungsi alias
Menangani volume email yang besar
Alias email sangat berguna bagi bisnis dengan volume email masuk yang besar. Pertama, alias dapat memungkinkan pengaturan email yang lebih baik, misalnya, Anda dapat mengurutkan email berdasarkan alamat asalnya (mis: klien, pemasok, dll).
Privasi
Banyak orang memilih jenis alamat yang kami cantumkan di atas sebagai alias untuk membantu menjaga anonimitas anggota staf. Terutama untuk keluhan atau komunikasi rumit lainnya, staf kemungkinan akan menghargai jika mereka tidak secara langsung dikaitkan (berdasarkan nama) dengan email yang mereka kirim. Ini membawa kita pada manfaat utama alamat email alias…
Berbagi email
Mungkin fungsi paling berguna dari alamat alias adalah meneruskan pesan yang diterima ke beberapa kotak masuk, sehingga setiap anggota departemen atau tim tetap ikut mengetahui semuanya. Anda pasti familiar dengan alias seperti returns@ atau help@ — tetapi pilihlah yang paling sesuai dengan bisnis Anda.
Sekilas
Sepuluh alias dan kotak surat yang paling banyak digunakan
Butuh beberapa contoh alamat email terbaik untuk mempermudah bisnis Anda? Berikut adalah 10 alamat email teratas yang dipilih pelanggan kami untuk kotak surat dan alias mereka.
|
Seperti yang dapat Anda lihat dari daftar ini, perusahaan sebagian besar menggunakan alamat-alamat ini untuk menandai departemen yang berbeda dan menyederhanakan komunikasi dalam organisasi mereka.
Cara memilih alamat email pribadi
Sekarang Anda sudah memiliki email bisnis, bisakah Anda juga meningkatkan alamat email pribadi Anda? Bagaimana Anda bisa membuat alamat bergaya Gmail atau Hotmail biasa terlihat profesional?
Mari kita akui, bahkan dua puluh tahun lalu kita harus menambahkan tahun lahir ke email kita agar lebih spesifik. Dengan semakin banyak orang memiliki beberapa akun, masa depannya terlihat lebih suram. jamielong90@ terlihat jauh lebih baik daripada jamielong2819532@ — belum lagi betapa sulitnya mengingatnya. Jadi apa yang bisa kita lakukan? Apakah ada trik lain untuk mendapatkan alamat email yang tepat?
Pertama, ingat aturan di atas
Karena hampir semuanya juga berlaku di sini. Hindari apa pun yang terkesan lucu, karakter yang tidak biasa yang dapat menimbulkan kebingungan, dan sebagainya. Jika Anda memilih angka, cobalah memberinya makna bagi Anda, atau jika tidak bisa, buatlah mudah diingat (jamielong666@) — daripada menyertakan tanggal lahir lengkap Anda (jamielong111190@).
Hindari membuatnya terlalu rumit, terutama dalam ejaan
Mungkin terasa menggoda untuk menambahkan beberapa huruf ke nama Anda karena Anda bisa mengingatnya dengan mudah dan nama itu tersedia jamieielongng — tetapi saya jamin itu akan menimbulkan kebingungan dalam jangka panjang. Jika nama Anda secara alami sangat sulit dieja atau sering tertukar dengan nama lain, Anda mungkin justru ingin menyederhanakan atau memendekkannya agar hidup Anda lebih mudah dalam momen-momen tak terhindarkan saat harus mengejanya lewat telepon.
Pertimbangkan untuk menggunakan nama panggilan atau hobi sebagai gantinya
JohnGuitar@ mungkin memiliki ketersediaan yang lebih besar daripada JohnSmith@, dan kemungkinan juga lebih mudah diingat. Ingat saja bahwa kata apa pun yang Anda pilih harus punya daya tahan jangka panjang. Jika itu bukan sesuatu yang benar-benar Anda sukai, alamat email itu bisa menjadi sesuatu yang nantinya Anda sesali.
Mengganti alamat email Anda nanti adalah kerepotan yang sebaiknya dihindari jika memungkinkan, terutama jika Anda berencana menggunakannya sebagai login untuk banyak situs web atau akun.
Hindari menyertakan terlalu banyak informasi pribadi
Tidak ada yang menyarankan Anda memasukkan nama gadis ibu Anda atau hewan peliharaan pertama Anda, tetapi hindari menggunakan tanggal lahir lengkap, informasi alamat, atau hal lain yang dapat menimbulkan masalah keamanan jika jatuh ke tangan yang salah. Ingat, alamat Anda bersifat publik.
Pilih domain publik atau penyedia email yang kurang dikenal
Domain publik adalah domain yang dapat digunakan siapa saja untuk mendaftarkan alamat email — seperti gmail dan hotmail.
Beberapa nama besar memiliki opsi domain publik lain (yang kurang dikenal) yang mungkin memiliki ketersediaan lebih baik daripada yang paling populer. Misalnya, selain @hotmail andalan mereka, Microsoft juga telah memungkinkan kita mendaftarkan @live @outlook dan @msn selama bertahun-tahun, serta variasi yang menggunakan domain negara (seperti .co.uk). Demikian pula, Apple telah menggunakan @mac.com, @icloud.com, dan lainnya selama bertahun-tahun.
Mencari penawaran yang kurang populer dari para raksasa ini mungkin memungkinkan Anda membuat alamat email yang lebih mendekati keinginan Anda. Keuntungannya adalah Anda tetap կունենա ekstensi domain yang mudah diingat dan nama yang jauh lebih sesuai.
Jadilah diri sendiri dengan menggunakan domain pribadi dalam alamat email Anda
Tetapi mengapa repot-repot berebut sisa-sisa dari prasmanan berusia dua puluh tahun, jika Anda bisa menciptakan jamuan baru milik Anda sendiri?
Karena Anda tidak harus memiliki bisnis (atau bahkan menjalankan situs web) untuk mendaftarkan domain dan mendapatkan semua manfaat yang kami jelaskan untuk bisnis. Mendaftarkan domain Anda sendiri dimulai dari sekitar satu dolar per tahun, dan tidak akan menguras kantong.
Memiliki paket email sendiri berarti Anda pada dasarnya dapat memilih nama apa pun yang Anda inginkan karena Anda memiliki domain tersebut (dan domain itu juga dipersonalisasi). Anda bisa memiliki jamie@greatdesigns.art atau jamie@jamielong.com yang biasa saja jika Anda merasa kurang imajinatif. Kemungkinannya tiba-tiba terasa tak terbatas — tetapi tentu saja ini tidak mudah disiapkan. Anda mungkin harus menjadi sebuah bisnis atau semacamnya…
Menyiapkan alamat email kustom Anda tanpa situs web/hosting
Sebenarnya, tidak. Menyiapkannya sangat mudah. Mungkin Anda akan terkejut mengetahui bahwa Anda tidak memerlukan hosting atau situs web sungguhan untuk memiliki alamat email kustom Anda sendiri!
Cara termudah untuk menyiapkan akun email seperti ini adalah dengan mendaftarkan domain, lalu cukup menambahkan layanan email bergaya plug-and-play yang melakukan bagian sulitnya untuk Anda. Anda dapat membuat kotak surat, menyiapkan catatan email, dan mendapatkan ruang penyimpanan tanpa perlu paket hosting. Anda bahkan dapat menerima pesan di aplikasi email pilihan Anda.
Berpindah ke seluler dan membuat pilihan yang tepat untuk Anda
Mari kita akui, kita semua sudah terbiasa dengan aplikasi di ponsel kita, jadi alamat email yang dapat dengan mudah ditambahkan ke sana adalah nilai tambah yang besar. Ini mudah disiapkan dan berfungsi dengan penyedia mana pun yang mengizinkan integrasi IMAP/SMTP. Itulah yang perlu Anda perhatikan saat memilih. Jadi pastikan Anda melihat berbagai paket email untuk bisnis untuk memastikan Anda mendapatkan yang paling sesuai.
Anda bahkan dapat memigrasikan email Anda yang sudah ada ke layanan yang lebih baik jika diperlukan.
Ingat, semuanya tentang Anda dan apa yang Anda butuhkan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Alamat email yang tepat bergantung pada apa yang Anda inginkan darinya. Namun, dengan memiliki akun email bisnis, Anda seharusnya dapat memilih hampir apa pun yang Anda inginkan sebagai alamat email Anda tanpa masalah ketersediaan yang akan Anda temui pada layanan seperti Gmail atau Outlook.
Alamat email terdiri dari dua bagian. Nama, dan domain yang dipisahkan oleh simbol @. Biasanya, bentuknya akan seperti name@business.com.
Anda mungkin perlu mempertimbangkan transparansi dan privasi saat menentukan bentuk nama yang akan digunakan dalam alamat email. Apakah Anda ingin semua orang dapat mengenali Anda secara online, atau Anda lebih memilih untuk tetap menjaga tingkat anonimitas tertentu? Bergantung pada preferensi Anda, Anda dapat mempertimbangkan variasi berikut: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com, atau bahkan sesuatu yang tidak terkait seperti manager@business.com.
Tidak ada alamat email yang secara otomatis baik atau buruk (kecuali yang jelas-jelas tidak profesional). Semuanya bergantung pada preferensi, bagaimana Anda ingin pembaca memandang Anda, dan nuansa yang ingin Anda tampilkan.
Artikel yang disarankan
Bagikan pemikiran Anda