이메일에서 여러 사람을 호칭하는 방법: 모범 사례

이메일은 결국 관계를 쌓는 일입니다. 이메일을 성공적으로 보내는 사람이 많을수록 더 많은 관계를 만들 수 있습니다. 이를 올바르게 하는 방법은 다음과 같습니다.

이메일에서 여러 사람을 올바르게 호칭하는 것이 중요한 이유

그룹 이메일도 다른 이메일과 같습니다. 가장 중점을 두어야 할 것은 전문성과 이메일 예절입니다. 이메일은 기본적으로 업무용 매체이므로, 무엇을 보내는지가 중요합니다. 그것은 앞으로의 관계와 미래의 결과에 영향을 미칩니다.

또한 사람들에게 자신이 존중받고 있다고 느끼게 하는 일이기도 하지만, 그룹 이메일을 보낼 때는 그것이 더 어렵습니다.

이메일에서 여러 사람을 어떻게 호칭해야 할까요?

가장 중점을 두어야 할 것은 그룹의 규모와 누가 포함되어 있는지입니다. 두 사람에게 이메일을 보내는 경우처럼 더 작은 그룹이라면, 더 개인적으로 느껴지도록 이름으로 인사하는 것이 좋습니다.

더 큰 그룹의 경우 “Hi team”이나 “Dear colleagues” 같은 일반적인 인사가 보통 더 실용적입니다. Professor, Dr., Mr. 같은 공식 직함을 반드시 존중하고, 이름의 순서도 신중히 생각하세요. 직급순, 고객을 내부 팀원보다 먼저, 또는 단순하게 알파벳순으로 정렬해 간단하게 유지할 수 있습니다.

이메일에 포함되어 있다면 이름을 언급하세요

이름으로 사람들을 나열하는 것은 이메일을 시작하는 가장 개인적인 방법입니다. 이는 존중을 쌓고 모두가 포함되었다고 느끼게 합니다. 이름으로 나열하는 것은 2명에서 4명 정도의 그룹에만 권장합니다. 그보다 많아지면 조금 우스워 보이기 시작할 수 있습니다.

일부 문화권과 국가에서는 처음 몇 번의 이메일에서 이름을 사용하는 것이 항상 적절한 것은 아니라는 점을 기억하세요. 따라서 자신의 지역적 맥락을 존중하고 있는지 확인해야 합니다. 관계가 형성되기 전 처음 몇 번의 이메일에서는 이름 대신 성과 Mr. 또는 Mrs.를 함께 사용해야 할 수도 있습니다.

이름으로 인사하는 올바른 방법:

• 안녕하세요 John, Maria, Sam님,

• 좋은 아침입니다 Alex, Jamie, Taylor님,

• 안녕하세요 Chris와 Morgan님,

그룹 인사를 올바르게 하는 방법

한두 명에게 이메일을 보낼 때는 모두가 존중받는다고 느끼게 하기가 더 쉬운 경우가 많습니다. 하지만 이메일에서 그룹을 호칭할 때는 이것이 더 어려워집니다. 그룹이 클수록 더 많은 맥락을 고려해야 합니다.

여기서 말하는 맥락이란 이메일의 목적을 뜻합니다. 친밀한 팀에게 크리스마스 파티 준비 상황을 알릴 때의 어조는, 고위 리더들과 소통하거나 더 체계적인 기업 환경에서 소통할 때와는 매우 다를 것입니다.

부서 간, 관리자, 고객 또는 외부 파트너에게 이메일을 보낼 때는, 특히 처음으로 자신을 소개하는 경우라면 조금 더 격식을 차리는 편이 안전합니다. 친구나 가까운 동료 사이에서는 조금 더 편하게 써도 됩니다.

그룹에게 인사하는 올바른 방법:

비격식 인사:

• 안녕하세요, 팀 여러분!

• 안녕하세요, 여러분,

격식 있는 그룹 인사:

• 동료 여러분께,

• 좋은 아침입니다!

• 좋은 아침입니다, 여러분,

• 리더십 팀 여러분께,

공식 직함을 가장 잘 사용하는 방법

어떤 분야에서든 박사가 되는 일은 쉽지 않으며, 그 모든 노력 끝에 대부분은 자신의 공식 직함을 사용해 주기를 기대합니다. 여기서 말하는 박사는 의학 분야의 의사만을 뜻하는 것이 아닙니다 — 대학 교수일 수도 있고, 경영학 박사일 수도 있으며, 그 외에도 다양합니다. 하지만 어떤 직함이든 이메일 커뮤니케이션에서 이를 존중하는 것이 중요합니다.

Dr., Professor, Mr., Ms. 등에게 이메일을 보낼 때 수신자는 대체로 전문적인 어조를 기대합니다. 이는 지나치게 캐주얼한 인사를 피하고, 이메일에 포함된 모든 사람에게 일관성을 유지해야 한다는 뜻입니다. 즉, 같은 이메일에서 한 사람에게만 직함을 쓰고 다른 사람에게는 쓰지 않으면 안 됩니다.

위계도 중요합니다. 직함이 있는 수신자가 여러 명이라면 수신자를 순서대로 나열하도록 하세요. 즉, Professor를 Doctor보다 앞에, Doctor를 Mr.보다 앞에 두는 식입니다.

직함을 올바르게 사용하는 방법:

• Lee 박사님, Carter 여사님, Brown 씨께,

• Smith 박사님과 팀 여러분께,

• 이사 및 부서장 여러분께.

• 리더십 팀 여러분께,

모두를 존중하며 포함하는 방법

업무 환경에서는 항상 연차와 직급이 존중됩니다. CEO는 가장 중요한 연설을 하고, 건물에서 가장 좋은 사무실을 가지며, 보통 회의 테이블에서도 가장 좋은 자리에 앉습니다. 이메일도 다르지 않습니다.

이메일에서 여러 사람을 호칭할 때 이름의 순서와 문장부호 사용은 미묘하게 존중을 전달할 수 있습니다. 수신자를 나열하는 순서는 의도적으로 정해야 합니다. 즉, 가장 직급이 높은 사람을 먼저, 가장 낮은 사람을 마지막에 언급해야 합니다.

회사 외부에서 일하는 사람들과 내부 동료도 함께 고려해야 할 수 있습니다. 여기서는 특히 장기적인 파트너십을 원한다면 외부 인력을 먼저 나열하는 것이 존중을 전달할 수 있습니다. 직급과 내부 대 외부를 고려한 뒤에는, 나머지를 가나다순으로 정리하는 것도 합리적일 수 있습니다.

모두를 존중하며 포함하는 방법:

• 위계 또는 직급 – 격식 있는 환경이나 기업 환경에서는 가장 직급이 높은 사람을 먼저 나열하세요. 예: Dear Dr. Evans, Ms. Khan, and Mr. Patel,

• 외부를 내부보다 먼저 –고객과 내부 팀에 함께 이메일을 보낼 때는 고객을 먼저 나열하세요. 예: Dear Ms. Roberts and Team.

• 알파벳순 – 모두가 동등하다면 알파벳순이 가장 안전한 선택입니다. 예: Hi Angela, Brian, and Carlos,

여러 사람에게 이메일을 보낼 때 CC와 BCC를 사용하는 방법

다음으로 여러 수신자의 이메일 주소를 추가해야 합니다. 이 단계에서는 CC와 BCC의 차이를 이해하는 것이 도움이 됩니다.

CC는 carbon copy를 뜻합니다. BCC는 blind carbon copy를 뜻합니다. 이 두 옵션을 어떻게 사용할지 이해할 때 "blind"라는 단어가 가장 큰 힌트가 됩니다.

• CC 사용 – 수신자들이 서로를 볼 수 있어야 하고 답장할 수도 있어야 할 때 사용합니다.

• BCC 사용 – 수신자들이 서로를 보면 안 되고(blind), 개인정보 보호가 필요할 때 사용합니다. 일반적으로 대량 이메일에는 이것이 가장 좋은 옵션입니다.

CC를 사용해야 하는 적절한 때

CC의 개념은 오래된 타자기 시절에서 왔습니다. 먹지를 한 장 끼우면 한 번에 두 부를 만들 수 있었죠. 이메일은 이 같은 아이디어를 이어받아, CC를 사용해 다른 사람에게 메시지 사본을 보냅니다.

누군가를 CC 필드에 추가하는 것은 그 사람에게 직접 말하는 것이 아니라, 단지 사본을 보내는 것입니다. 예를 들어 외부 고객과 대화하고 있고 상사도 상황을 알고 있게 하고 싶다고 해봅시다. 그러면 외부 고객은 To 필드에 넣고, 상사의 이메일은 CC 필드에 넣습니다. 그러면 고객은 상사가 상황을 최신으로 파악하고 있다는 것을 알 수 있습니다.

CC를 사용해야 하는 적절한 때:

• 감독이 필요한 프로젝트 업데이트 – 작업에 대해 팀원에게 이메일을 보냅니다. 관리자는 상황을 볼 필요는 있지만 직접 행동할 필요는 없습니다. 관리자를 CC에 넣어 상황을 공유하세요.

• 팀 간 협업– 다른 부서와 조율하고 있고 두 팀이 모두 같은 방향을 보길 원합니다. 디자이너에게 이메일을 보낼 때 다른 팀을 CC에 넣어 최신 상황을 공유하세요.

• 상태 보고– 상사에게 주간 업데이트를 보내고 이해관계자들을 참조로 포함합니다. 상사를 CC에 넣어 진행 상황을 계속 확인할 수 있게 할 수 있습니다.

BCC를 사용해야 하는 적절한 때

다른 수신자들은 BCC 필드는 볼 수 없지만, CC와 To 필드의 수신자는 볼 수 있습니다. 이는 다른 수신자들이 모르게 누군가에게 이메일 사본을 보내고 싶을 때 유용합니다.

수신자들이 서로를 알지 못하고 서로의 정보를 보면 안 되는 대규모 메일링 리스트, 공지사항 또는 기타 상황에서는 BCC를 사용하세요. 또한 대화에 누군가를 조용히 포함시키기 위해 BCC를 사용할 수도 있습니다.

BCC를 사용해야 하는 적절한 때:

• 뉴스레터– 회사 업데이트를 300명의 구독자에게 보냅니다. 자신을 To 필드에 추가하고 모든 구독자를 BCC에 넣으세요.

• 게스트 목록 – 서로 모르는 외부 손님 100명을 초대합니다. 그들 중 한 명이 실수로 ‘전체 답장’을 하지 않도록 BCC 필드에 추가하세요.

• 신중한 참관– 한 임원이 대화에 참여하지 않고 지켜보길 원합니다. 참관할 수 있도록 BCC 필드에 추가하세요.

주의해야 할 그룹 이메일 실수

여러 사람에게 이메일을 보내는 일은 근육 기억과 같습니다. 할 때마다 더 쉬워집니다. 아래 팁을 기억하면 시작하는 데 도움이 될 것입니다.

• 인사말에 너무 많은 이름 넣기 – 이메일이 마치 수업 시작 전에 출석을 확인하는 선생님처럼 느껴져서는 안 됩니다. 수신자가 3~4명보다 많다면 “Hi team” 같은 집단 인사를 사용하세요.

• 일관성 없는 어조 – 비격식으로 할지 격식 있게 할지 결정하세요. “Dear Dr. Lee and John”은 불균형을 만듭니다. 수신자 전반에 걸쳐 격식 수준을 맞추고 회사 문화와도 일치하도록 하세요.

• 잘못된 필드 사용– CC를 과도하게 사용하면 실제로 누가 조치를 취해야 하는지 파악하기 어려워지고, 협업 대화에서 BCC를 사용하면 비밀스럽게 보일 수 있어 신뢰를 해칠 수 있습니다.

• 위계나 문화적 규범 무시 – 이름을 무작위 순서로 나열하거나, 직함을 생략하거나, 고위 리더십에게 지나치게 캐주얼한 인사를 사용하면 사람들이 무시당한다고 느낄 수 있습니다.

• 인사말에서 핵심 참여자 누락– 누구나 인정받고 싶어 합니다. 몇 사람에게 이메일을 보내는 경우라면 모두가 존중받는다고 느끼도록 모두를 언급하는 것을 기억하세요.