Cara menyapa beberapa orang dalam email: Praktik terbaik

Email adalah tentang membangun koneksi. Semakin banyak orang yang berhasil Anda kirimi email, semakin banyak koneksi yang Anda bangun. Berikut cara melakukannya dengan benar.

Mengapa menyapa beberapa orang dalam email dengan benar itu penting

Email grup sama seperti email lainnya. Fokus utama Anda harus pada profesionalisme dan etika email. Email pada dasarnya adalah media profesional, yang berarti apa yang Anda kirim itu penting. Itu berpengaruh pada hubungan di masa depan dan hasil di masa depan.

Ini juga tentang membuat orang merasa diperhatikan, tetapi itu lebih sulit saat Anda mengirim email grup.

Bagaimana cara menyapa beberapa orang dalam email?

Fokus utama Anda harus pada ukuran grup dan siapa saja yang termasuk di dalamnya. Untuk grup yang lebih kecil, misalnya jika Anda menyapa dua orang dalam email, Anda sebaiknya menyapa mereka dengan nama agar terasa lebih personal.

Untuk grup yang lebih besar, sapaan umum seperti “Hai tim” atau “Yth. rekan-rekan” biasanya lebih praktis. Pastikan Anda menghormati gelar formal apa pun seperti Profesor, Dr., atau Mr., dan pikirkan baik-baik urutan nama. Anda mungkin ingin mengurutkannya berdasarkan senioritas, klien sebelum anggota tim internal, atau sekadar urutan alfabetis agar tetap sederhana.

Jika mereka ada di email, sebut namanya

Mencantumkan orang berdasarkan nama adalah cara paling personal untuk memulai email Anda. Ini membangun rasa hormat dan membuat semua orang merasa dilibatkan. Kami menyarankan untuk mencantumkan nama hanya untuk grup berisi 2 hingga 4 orang. Jika Anda mencantumkan lebih dari itu, hasilnya bisa mulai terlihat agak konyol.

Perlu diingat bahwa di beberapa budaya dan negara, menggunakan nama depan tidak selalu pantas dalam beberapa email pertama, jadi pastikan Anda menghormati konteks lokal Anda sendiri. Mungkin Anda perlu beralih ke nama belakang ditambah Mr. atau Mrs. untuk beberapa email pertama sebelum Anda membangun koneksi.

Cara yang tepat untuk menyapa dengan nama:

• Hai John, Maria, dan Sam,

• Selamat pagi Alex, Jamie, dan Taylor,

• Hai Chris dan Morgan,

Sapaan grup yang benar

Sering kali lebih mudah memastikan semua orang merasa dihormati saat mengirim email kepada satu atau dua orang. Namun, saat menyapa sebuah grup dalam email, hal ini menjadi lebih sulit. Semakin besar grupnya, semakin banyak konteks yang ikut berperan.

Saat kita berbicara tentang konteks, yang dimaksud adalah tujuan email tersebut. Jika Anda memberi kabar terbaru kepada tim yang akrab tentang pengaturan pesta Natal, nadanya akan sangat berbeda dibandingkan saat berkomunikasi dengan pimpinan senior atau dalam lingkungan perusahaan yang lebih terstruktur.

Saat mengirim email lintas departemen, kepada manajer, klien, atau mitra eksternal, lebih aman untuk menggunakan nada yang sedikit lebih formal, terutama jika Anda memperkenalkan diri untuk pertama kalinya. Di antara teman atau rekan kerja dekat, Anda bisa sedikit lebih santai.

Cara yang tepat untuk menyapa grup:

Sapaan informal:

• Hai tim!

• Halo semuanya,

Sapaan grup formal:

• Yth. rekan-rekan,

• Selamat pagi!

• Selamat pagi semuanya,

• Yth. tim pimpinan,

Cara terbaik menggunakan gelar formal

Menjadi doktor di bidang apa pun tidaklah mudah, dan setelah semua kerja keras mereka, kebanyakan akan mengharapkan Anda menggunakan gelar formal mereka. Di sini, kita tidak hanya berbicara tentang dokter dalam arti medis — mereka juga bisa profesor universitas, memiliki gelar doktor di bidang bisnis, dan masih banyak lagi. Namun, apa pun gelarnya, penting bagi Anda untuk menghormatinya dalam komunikasi email Anda.

Saat mengirim email kepada Dr., Profesor, Mr., Ms, dan sebagainya, penerima Anda kemungkinan besar mengharapkan nada profesional. Itu berarti menghindari sapaan yang terlalu santai dan memastikan konsistensi di antara semua orang dalam email. Artinya, jangan gunakan gelar untuk satu orang tetapi tidak untuk orang lain dalam email yang sama.

Hierarki juga penting. Jika Anda memiliki beberapa penerima dengan gelar, cobalah mencantumkan penerima secara berurutan. Artinya Profesor sebelum Doktor dan Doktor sebelum Mr., dan seterusnya.

Cara yang tepat menggunakan gelar:

• Yth. Dr. Lee, Ms. Carter, dan Mr. Brown,

• Yth. Dr. Smith dan Tim,

• Yth. Para Direktur dan Kepala Departemen.

• Yth. Tim Pimpinan,

Cara menyertakan semua orang dengan hormat

Dalam lingkungan profesional, senioritas selalu dihormati. CEO menyampaikan pidato yang paling penting, memiliki kantor terbaik di gedung, dan biasanya mendapatkan kursi terbaik di meja. Email pun tidak berbeda.

Saat menyapa beberapa orang dalam email, urutan nama dan penggunaan tanda baca dapat secara halus menunjukkan rasa hormat. Urutan Anda mencantumkan penerima harus disengaja. Artinya, sebutkan mereka yang paling senior terlebih dahulu dan mereka yang paling junior terakhir.

Anda mungkin juga perlu mempertimbangkan mereka yang bekerja di luar perusahaan Anda dan rekan kerja internal. Di sini, mencantumkan karyawan eksternal terlebih dahulu dapat menunjukkan rasa hormat, terutama jika Anda mencari kemitraan jangka panjang. Setelah mempertimbangkan senioritas dan internal vs. eksternal, mungkin masuk akal untuk mengatur sisanya secara alfabetis.

Cara menyertakan semua orang dengan hormat:

• Hierarki atau senioritas – Dalam lingkungan formal atau perusahaan, cantumkan orang yang paling senior terlebih dahulu. Misalnya, Yth. Dr. Evans, Ms. Khan, dan Mr. Patel,

• Eksternal sebelum internal –Saat mengirim email kepada klien bersama tim internal Anda, cantumkan klien terlebih dahulu. Misalnya, Yth. Ms. Roberts dan Tim.

• Urutan alfabetis – Saat semua orang setara, urutan alfabetis adalah pilihan paling aman. Misalnya, Hai Angela, Brian, dan Carlos,

Cara menggunakan CC dan BCC saat mengirim email ke beberapa orang

Selanjutnya, Anda perlu menambahkan alamat email beberapa penerima. Pada tahap ini, akan membantu jika Anda memahami perbedaan antara CC dan BCC.

CC berarti carbon copy. BCC berarti blind carbon copy. Kata "blind" akan menjadi petunjuk terbesar Anda saat memahami cara menggunakan dua opsi ini.

• Gunakan CC ketika penerima harus saling melihat dan mungkin membalas.

• Gunakan BCC ketika penerima tidak boleh saling melihat (blind), dan privasi diperlukan. Biasanya ini adalah opsi terbaik untuk email massal.

Waktu yang tepat untuk menggunakan CC

Ide CC berasal dari masa mesin tik lama. Anda akan menyelipkan selembar kertas karbon dan mendapatkan dua salinan sekaligus. Email mengambil ide yang sama ini, menggunakan CC untuk mengirim salinan pesan kepada orang lain.

Saat Anda menambahkan seseorang ke kolom CC, Anda tidak menyapa mereka secara langsung, hanya mengirimkan salinan kepada mereka. Misalnya, Anda sedang berbicara dengan klien eksternal, dan Anda ingin atasan Anda tetap mengetahui perkembangannya. Anda akan menempatkan klien eksternal di kolom To, dan email atasan Anda akan masuk ke kolom CC. Dengan begitu, klien dapat melihat bahwa atasan Anda mengetahui situasinya.

Waktu yang tepat untuk menggunakan CC:

• Pembaruan proyek dengan pengawasan – Anda mengirim email kepada rekan tim tentang sebuah tugas. Manajer Anda perlu mengetahui, tetapi tidak perlu bertindak. CC manajer Anda agar mereka tetap mengetahui perkembangannya.

• Kolaborasi lintas tim– Anda berkoordinasi dengan departemen lain dan ingin kedua tim tetap selaras. CC tim lain saat mengirim email kepada desainer Anda agar mereka tetap mendapat pembaruan.

• Pelaporan status– Anda mengirim pembaruan mingguan kepada supervisor Anda dan menyalin para pemangku kepentingan. Anda dapat me-CC supervisor Anda agar mereka dapat memantau kemajuan Anda.

Waktu yang tepat untuk menggunakan BCC

Penerima lain tidak dapat melihat kolom BCC, tetapi mereka dapat melihat penerima di kolom CC dan To. Ini berguna jika Anda ingin mengirim salinan email kepada seseorang tanpa sepengetahuan penerima lain.

Gunakan BCC untuk daftar email besar atau pengumuman publik atau situasi lainnya ketika penerima tidak saling mengenal dan tidak boleh melihat detail satu sama lain. Anda juga dapat menggunakan BCC untuk diam-diam menyertakan seseorang dalam percakapan.

Waktu yang tepat untuk menggunakan BCC:

• Buletin– Anda mengirim pembaruan perusahaan kepada 300 pelanggan. Tambahkan diri Anda ke kolom To dan BCC semua pelanggan Anda.

• Daftar tamu – Anda mengundang 100 tamu eksternal yang tidak saling mengenal. Tambahkan mereka ke kolom BCC agar salah satu dari mereka tidak secara tidak sengaja ‘reply all.’

• Pengawasan diam-diam– Seorang direktur ingin mengamati percakapan tanpa berpartisipasi. Tambahkan mereka ke kolom BCC agar mereka dapat mengamati.

Kesalahan email grup yang perlu diwaspadai

Mengirim email kepada beberapa orang adalah soal kebiasaan; ini menjadi lebih mudah setiap kali Anda melakukannya. Mengingat tips di bawah ini akan membantu Anda memulai.

• Sapaan yang terlalu penuh – Email Anda tidak boleh terasa seperti guru yang memeriksa kehadiran di awal kelas. Jika Anda memiliki lebih dari 3-4 penerima, gunakan sapaan kolektif seperti “Hai tim.”

• Nada yang tidak konsisten – Putuskan apakah Anda ingin informal atau formal. “Yth. Dr. Lee dan John”, menciptakan ketidakseimbangan. Samakan tingkat formalitas Anda di antara para penerima dan pastikan itu selaras dengan budaya perusahaan.

• Menggunakan kolom yang salah– Terlalu sering menggunakan CC membuat lebih sulit melihat siapa yang benar-benar perlu mengambil tindakan, sementara menggunakan BCC dalam percakapan kolaboratif dapat terkesan tertutup dan merusak kepercayaan.

• Mengabaikan hierarki atau norma budaya – Mencantumkan nama dalam urutan acak, melewatkan gelar, atau menggunakan sapaan yang terlalu santai dengan pimpinan senior akan membuat orang merasa tidak dihormati.

• Tidak menyebut peserta penting dalam sapaan– Semua orang ingin merasa dihargai. Jika Anda mengirim email kepada beberapa orang, ingatlah untuk menyebut mereka semua agar semua orang merasa dihormati.