Cara menulis Email pengunduran diri yang profesional

Email pengunduran diri tidak rumit, tetapi memiliki bobot penting. Jika ditulis dengan benar, Anda bisa pergi dengan kesan yang baik. Jika salah, Anda mungkin merusak hubungan yang sebenarnya tidak Anda maksudkan. Berikut cara menulis email yang menjalankan fungsinya dengan baik.

Apa itu email pengunduran diri, dan kapan Anda harus mengirimkannya?

Mungkin Anda telah ditawari pekerjaan yang lebih baik, atau Anda membutuhkan istirahat. Namun apa pun alasannya, email pengunduran diri secara resmi mengonfirmasi bahwa Anda akan pergi sehingga perusahaan Anda dapat mulai bersiap atas ketidakhadiran Anda.

Beberapa dekade lalu, Anda mungkin akan menyerahkan surat pengunduran diri kepada staf HR sambil menanggung kecanggungan menghabiskan sepanjang hari kerja dengan mengetahui bahwa Anda akan pergi. Sejak COVID-19, zaman telah berubah, dan sekarang email pengunduran diri sudah cukup untuk menyelesaikan urusan. Tentu saja, jika Anda bekerja dari kantor, Anda masih bisa menyerahkan surat pengunduran diri secara langsung.

Berikut situasi terbaik untuk mengirimkannya:

• Pengunduran diri mendesak atau segera –Jika Anda perlu segera mengundurkan diri karena keadaan tak terduga atau keadaan darurat. Ini memastikan perusahaan Anda menerima pengunduran diri Anda dengan cepat.

• Kerja jarak jauh atau tidak hadir di kantor –Jika Anda bekerja dari rumah, email pengunduran diri akan menjadi pilihan terbaik, terutama jika kantor Anda berada di belahan dunia lain.

• Kebijakan perusahaan atau pencatatan –Terkadang, meskipun Anda sudah mengajukannya secara langsung, perusahaan Anda dapat meminta pengunduran diri melalui email agar mereka memiliki salinan elektroniknya.

Apa yang harus Anda sertakan dalam email pengunduran diri yang profesional?

Berhenti dari pekerjaan memang tidak pernah menyenangkan, tetapi itu bukan berarti prosesnya tidak bisa berjalan lancar. Idealnya, Anda ingin prosesnya secepat dan seteratur mungkin. Itu berarti surat pengunduran diri karyawan Anda perlu mengikuti beberapa aturan yang sudah terbukti efektif.

1. Menulis baris subjek yang tepat

   Baris subjek yang jelas membuat email Anda diperhatikan, sekaligus memudahkan untuk ditemukan lagi di kemudian hari. Baris subjek harus secara eksplisit menyebutkan pengunduran diri Anda. Cobalah menghindari hal yang samar dan jelaskan sejak awal bahwa email ini berisi pemberitahuan pengunduran diri Anda

2. Menentukan nada sejak awal

   Jika ini akan menjadi tindakan terakhir Anda sebagai karyawan, sebaiknya tetap profesional. Kalimat pembuka harus menentukan nada untuk keseluruhan email. Mulailah dengan salam profesional, lalu pada kalimat pertama jelaskan bahwa Anda akan meninggalkan perusahaan, sebutkan posisi Anda, dan sertakan tanggal hari kerja terakhir Anda.

3. Pergi dengan kesan yang baik

   Mengungkapkan apresiasi adalah tentang meninggalkan hubungan baik. Tambahkan satu atau dua kalimat untuk berterima kasih kepada atasan Anda atas kesempatan bekerja bersama mereka. Bahkan jika Anda sudah tidak sabar untuk pergi, berterima kasih atas kesempatan tersebut adalah etika email yang baik yang pasti akan mereka hargai.

4. Pergi tanpa urusan yang tertinggal

   Anda bisa mengatakan bahwa Anda bersedia membantu melatih karyawan baru atau menyelesaikan proyek penting sebelum Anda pergi. Pastikan tetap sesuai kemampuan Anda, jangan menjanjikan lebih dari yang bisa Anda lakukan, tetapi ini akan menunjukkan profesionalisme dan niat baik.

5. Sebelum Anda menekan kirim

   Mulailah dengan penutup yang tepat, dan jika belum Anda sertakan, tambahkan informasi kontak pribadi Anda di bawah nama Anda. Dengan begitu, atasan Anda dapat menghubungi Anda untuk pertanyaan lanjutan atau mengirim dokumen resmi nanti. Selain itu, sebelum Anda bersemangat dan menekan tombol kirim, penting untuk memeriksa ulang email Anda dari kesalahan apa pun.

   Pada akhirnya, Anda ingin keluar dengan cara yang semulus mungkin. Ikuti templat di atas, dan Anda akan melewatinya dengan sangat mudah. Berikut pengingat langkah-langkah tersebut.

Cara menulis email pengunduran diri langkah demi langkah

1. Waktu itu penting – Ada waktu yang tepat untuk mengirim email, dan ada waktu yang salah. Bicaralah dengan manajer Anda terlebih dahulu, baik secara langsung maupun melalui panggilan video, lalu tindak lanjuti dengan email. Hindari mengirim pada akhir pekan atau larut malam. Usahakan sore hari di pertengahan minggu, saat kemungkinan mengganggu alur kerja lebih kecil.

2. Tulis baris subjek dengan tepat – Buat singkat dan jelas. Misalnya, “Pengunduran diri – [nama Anda]”. Dengan begitu, manajer Anda langsung tahu apa yang mereka buka.

3. Menjelaskan tanggal dengan jelas– Awali dengan informasi utama dan sampaikan dengan jelas. Contoh: “Saya menulis untuk secara resmi mengundurkan diri dari peran saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal].” Periksa kembali masa pemberitahuan Anda dan pastikan tanggal terakhir Anda mencerminkannya.

4. Akhiri dengan nada positif – Bahkan jika pekerjaan itu tidak sempurna, tinggalkan kesan yang baik. Contoh:

   “Terima kasih atas kesempatan dan dukungan selama [X] tahun terakhir. Saya menghargai kesempatan untuk berkembang dan bekerja dengan tim yang hebat.”

5. Penawaran terakhir – Penawaran singkat yang tulus sangat berarti. Contoh: “Saya dengan senang hati akan membantu tugas serah terima atau apa pun yang mempermudah transisi selama minggu-minggu terakhir saya.” Hanya janjikan apa yang secara realistis bisa Anda lakukan.

Contoh email pengunduran diri yang efektif

Menulis email profesional sangat bergantung pada latihan. Setelah Anda mulai lancar, kata-kata akan mengalir dengan sendirinya. Namun saat baru memulai, akan membantu jika Anda memiliki beberapa contoh siap pakai yang bisa langsung digunakan saat diperlukan. Berikut beberapa contoh email pengunduran diri pro untuk membantu Anda memulai.

Templat email pengunduran diri standar

Subjek: Pengunduran diri – [Nama Anda]

Yth. [nama manajer],

Mohon terima email ini sebagai pemberitahuan resmi atas pengunduran diri saya dari posisi saya sebagai [jabatan Anda]. Hari terakhir saya bekerja adalah [mis., 30 Agustus 2025].

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan dukungan yang saya terima selama bekerja di perusahaan ini. Merupakan suatu kehormatan dapat bekerja dengan Anda dan tim, dan saya telah mempelajari [sebutkan sesuatu yang positif, mis. “keterampilan berharga dalam manajemen proyek”].

Saya berkomitmen untuk membuat transisi ini semulus mungkin. Semua tugas yang masih tertunda akan saya selesaikan sebelum saya pergi, dan saya dengan senang hati akan membantu melatih pengganti saya atau menyediakan dokumentasi apa pun untuk membantu proses serah terima.

Terima kasih sekali lagi atas pengertian Anda. Saya berharap kita tetap berhubungan. Hormat saya, [Nama Anda]

Templat email pengunduran diri singkat

Subjek: Pengunduran diri – [Nama Anda]

Yth. [Nama Manajer],

Saya menulis untuk secara resmi mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan], efektif mulai [Tanggal].

Saya menghargai kesempatan yang saya dapatkan selama bekerja di sini, dan saya ingin berterima kasih atas dukungan dan bimbingan Anda.Hormat saya,[Nama Anda]

Email pengunduran diri untuk pekerja jarak jauh

Subjek: Pemberitahuan pengunduran diri – [Nama Anda]

Yth. [Nama Manajer],

Saya secara resmi mengajukan pengunduran diri saya dari peran saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal].

Mengingat pengaturan kerja jarak jauh kita, saya ingin memastikan bahwa saya menyampaikan pengunduran diri saya dengan jelas secara tertulis. Saya dengan senang hati akan menjadwalkan panggilan video dengan Anda untuk membahas transisi dan langkah selanjutnya sesuai waktu yang nyaman bagi Anda.

Saya sungguh menghargai fleksibilitas dan kepercayaan yang datang bersama kerja jarak jauh di [Nama Perusahaan]. Selama sisa waktu saya, saya akan memastikan untuk mendokumentasikan proyek-proyek yang sedang berjalan dan siap membantu melatih pengganti atau mengalihkan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya.

Terima kasih banyak atas dukungan dan kerja samanya. Senang bisa bekerja dengan Anda dan tim.Salam hormat,[Nama Anda]

Kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis email pengunduran diri

• Hindari curahan keluhan – Bahkan jika Anda pergi dalam keadaan sulit, email pengunduran diri bukanlah tempat untuk meluapkan keluhan Anda. Tetap netral dan profesional.

• Tanggal yang wajib Anda sertakan – Pastikan Anda mencantumkan hari kerja terakhir Anda. Jika tidak, HR akan terus mengejar Anda.

• Kesalahan pada baris subjek– Hal terakhir yang Anda inginkan adalah email Anda terlewat atau diabaikan. Buat baris subjek yang jelas agar langsung terlihat isi email Anda.

• Kesalahan CC– Bahkan email pengunduran diri terbaik pun tidak berguna jika orang yang tepat tidak melihatnya. Kirim ke manajer atau HR, dan pastikan Anda tidak sengaja menambahkan CC kepada orang lain.

• Gunakan nada yang tepat –Format email pengunduran diri itu penting. Tetap profesional, sesederhana itu. Tanpa bahasa gaul, tanpa HURUF BESAR SEMUA, dan tentu saja tanpa emoji.

Cara mengundurkan diri secara profesional (langkah berikutnya setelah mengirim email)

Tips di atas akan membawa Anda hampir sepenuhnya ke tahap menulis email profesional. Yang tersisa adalah sepuluh persen terakhir. Di bawah ini ada beberapa cara untuk mencapainya.

• Mendapatkan konfirmasi –Mendapatkan konfirmasi dari atasan Anda memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang tanggal Anda pergi. Kirim pengingat jika Anda belum menerimanya.

• Wawancara keluar –Wawancara keluar terkadang termasuk dalam proses offboarding. Rencanakan terlebih dahulu umpan balik apa yang mungkin akan Anda berikan, dan sampaikan secara konstruktif serta penuh hormat.

• Penyelesaian akhir –Sebelum Anda pergi, pastikan untuk mengembalikan semua peralatan, seperti komputer atau kartu identitas. Menghubungi tim IT adalah langkah awal yang baik.

• Menjaga koneksi –Koneksi bisnis bisa sangat berharga. Saat Anda meninggalkan perusahaan, ada baiknya menghubungi rekan kerja untuk meminta detail kontak mereka.

• Mengakhiri dengan baik – mungkin terasa menggoda untuk bersantai setelah Anda mengundurkan diri, tetapi tetap profesional akan membantu meninggalkan kesan positif dan menjamin referensi yang baik.

Kesimpulan akhir

Seperti halnya apa pun, email pengunduran diri memerlukan latihan. Cetak biru dan contoh email perkenalan diri di atas akan membantu Anda memulai, dan setelah Anda lancar, Anda akan menulis email pengunduran diri yang sempurna dalam waktu singkat.