Как да се представите в имейл

Уводните имейли не са ракетна наука, но могат да бъдат ракетно гориво за кариерата и контактите ви. Да станете добри в тях може да е разликата между нов клиент, нова работа или дори нов живот. Така че защо да не започнете сега?

Какво прави един уводен имейл добър?

Да изтичате през бара, да се навирате в лицето на някого и да крещите, че искате да сте приятели, вероятно не е най-добрата стратегия. Уводният имейл работи по същия начин. Ако го направите правилно, използвате правилния имейл етикет и направите добро впечатление още от първата минута, тогава ще имате най-добрия шанс да получите това, което искате.

Ето пет неща, които ще гарантират, че уводният ви имейл ще постигне целта си:

1. Темите на имейлите имат значение – Нищо не казва „отвори ме“ така, както добрата тема. Бъдете ясни, конкретни и се опитайте да останете в рамките на 30-60 знака. Няма да постигне ефект, ако половината е отрязана.

2. Говорете професионално, изглеждайте професионално –Не бихте отишли на интервю по шорти. По същия начин уводният ви имейл трябва да е професионален, уважителен и съобразен с аудиторията ви.

3. Направете се запомнящи се –Може да мислите, че сте най-доброто нещо след нарязания хляб, но получателят (все още) не мисли така. Представете се отрано, посочете ролята си и защо се свързвате.

4. Персонализирайте – Общ, копи-пейст имейл никога няма да постигне целта си. Съобразете го с човека, споменете обща връзка и покажете, че сте си написали домашното.

5. Не им губете времето – Бъдете кратки, структурирани и преминете към същината. Най-добре е да приемете, че получателят ви е твърде зает, за да чете имейла ви. Помогнете му с ясна структура и ясно послание.

Кога ви е нужен имейл за самопредставяне?

Голяма част от това да сте сигурни, че имейлите ви за самопредставяне са успешни, е да знаете кога да ги използвате.

Кандидатстване за работа

Кандидатстването за нова работа може да е разочароващо, особено ако обичайните канали не работят. Понякога е най-добре да отидете направо при източника и да изпратите уводен имейл за кандидатстване. Ако го направите правилно, това може да е чудесен начин бързо да привлечете вниманието на работодател и да прескочите опашката. Ето какво трябва да включите:

• Съобразете имейла си с конкретната работа. Предварителното проучване може да има огромно значение.

• Подчертайте защо сте идеалният избор за ролята и се опитайте да включите конкретни примери.

• Използвайте професионален имейл адрес. Ще изглеждате по-надеждни.

• Бъдете учтиви, ентусиазирани и започвайте и завършвайте имейла с професионален поздрав и подпис

Среща с някого за първи път

Може би имате нова работа, нова роля или работите с нов клиент за първи път. Може да е полезно да изпратите уводен имейл и да започнете комуникацията по правилния начин. Целта е да се преодолее дистанцията, така че комуникацията да бъде възможно най-гладка в бъдеще. Ето какво трябва да включите:

• Кажете им кои сте и защо се свързвате.

• Обяснете как можете да работите заедно в бъдеще.

• Насрочете бъдещо видеообаждане, за да се опознаете по-добре, ако е необходимо.

• Започнете и завършете с приятелски поздрав и подпис.

• Не разказвайте цялата си житейска история. Бъдете кратки и по същество.

Нетуъркинг

Току-що сте се върнали от успешна конференция. Срещнали сте вдъхновяващи хора, обменили сте идеи и сега сте готови да продължите контакта. Най-добрият начин да го направите е с уводен имейл. Ето какво трябва да включите:

• Напомнете на човека кой сте и къде сте се срещнали.

• Дайте кратко описание защо се свързвате и какви следващи стъпки бихте искали да предприемете.

• Колкото повече отлагате, толкова по-зле изглежда и толкова по-малко вероятно е да ви запомнят.

• Нетуъркингът е двупосочна улица. Кажете им как можете да им помогнете.

• Поддържайте професионален тон, поне за първите няколко имейла.

• Използвайте професионален завършек и не забравяйте да оставите данни за контакт.

Въвеждане в нов екип

Присъединяването към нова компания може да е трудно. Нови лица, нови задачи и нова среда могат да станат доста натоварващи. Уводният имейл може да помогне да разчупите леда с новите си колеги и да даде начало на изграждането на екипа. Ето какво трябва да включите:

• Кажете им кои сте и каква е ролята ви.

• Бъдете учтиви и уважителни.

• Изразете вълнението си от присъединяването към екипа и предложете помощ, ако някога имат нужда.

• Не бъдете прекалено официални или сковани. Да изглеждате достъпни е най-добрият начин да изградите отношения.

• Уверете се, че съобщението ви съответства на фирмената култура, преди да го изпратите.

Свързване от страна на фрийлансър

Работата на свободна практика може да е трудна, особено когато сте оставени на произвола и се борите да намерите клиенти. Уводният имейл може да е чудесен начин да се свържете с потенциален клиент. Ето какво трябва да включите:

• Никой не обича масови съобщения. Персонализирайте и покажете на човека, че сте направили проучване.

• Кажете им кои сте и какво можете да предложите.

• Подчертайте релевантния опит и конкретни примери за резултати.

• Бъдете кратки, бъдете професионални.

• Подчертайте следващите стъпки, които бихте искали да предприемете.

• Използвайте професионален поздрав и подпис.

Как да напишете имейл, за да се представите (стъпка по стъпка)

Писането на професионален уводен имейл е лесно, ако знаете стъпките. Независимо дали пишете уводен имейл за кандидатстване за работа или се представяте на работното място, стъпките по-долу ще гарантират, че имейлът ви ще постигне целта си всеки път.

Поздрав

Често чуваме фразата, че първото впечатление е важно, но вероятно е по-точно да кажем, че първите няколко секунди от първото впечатление са важни. Това се дължи на нещо, наречено ефект на първенството. Ефектът на първенството е психологически принцип, според който информацията, представена в началото на една среща, често получава по-голяма тежест от информацията, представена по-късно.

Това означава, че като човешки същества често формираме филтър в ранните етапи на взаимодействието, който оформя начина, по който тълкуваме останалата информация. Ако сбъркате този първи етап, може да е наистина трудно да върнете взаимодействието в правилната посока.

Ето защо началото на един имейл може да е толкова важно. То рамкира останалата част от взаимодействието и често оцветява начина, по който се възприема съобщението ви. И така, как да го направите правилно в уводен имейл?

Уцелете правилния тон:Съобразете нивото на официалност с контекста. За официални или първоначални контакти най-добре работи официален поздрав като “Dear [Title][Last Name]” или неутрално “Hello [Name],”.

Фокусирайте се върху структурата: Поставете поздрава първо, последван от запетая (напр. ““Dear [Title][Last Name]”). Изписвайте с главна буква първата дума и името на получателя, но не поставяйте удивителен знак.

Проверете и проверете отново:Да изпишете нечие име грешно прави ужасно впечатление. Винаги използвайте името на получателя, ако го знаете, но проверявайте правописа и титлите два пъти.

Прекалена фамилиарност –Започването с “Hey” или “Hi guys” може да звучи твърде неофициално за професионални имейли. Запазете официалния тон и увеличете неформалността в следващите имейли.

Премахнете общите фрази – Прекалената общност може да убие потока на имейла ви. Фрази като “To Whom It May Concern” или “Dear Sir/Madam” звучат безлично и старомодно.

Внимавайте с времето – избягвайте да добавяте пожелания, обвързани с конкретно време, като “Good morning” или “Good evening”. Човекът може да го прочете в друго време, което прави ситуацията неловка.

Кои сте вие

Истината е, че може и да сте най-доброто нещо след нарязания хляб, но ако не изложите точно защо и как в имейла си, получателят ви няма да се съгласи. Това е частта от имейла, в която обяснявате точно кои сте и защо трябва да им пука. Ето няколко съвета:

Преминете направо към същината –Посочете името и ролята си веднага. Например: “Казвам се Jane Doe и съм маркетинг специалист с пет години опит в дигиталната реклама.”

Бъдете скромни –Стремете се към уверен, но скромен тон, когато се представяте. Искате да запазите професионализма, но не прекалявайте, така че да изглеждате твърде настоятелни или отчаяни.

Добавете контекст –Уточнете кои сте и, ако е уместно, вашата компания или връзка. Предварителното проучване ще помогне тук — опитайте се да персонализирате връзката си с компанията.

Без житейската история:Не започвайте с дълга автобиография. Избягвайте да претоварвате читателя с твърде много лични подробности или пълно CV в началните редове.

Неясното е безвкусно – Никога не карайте получателя да гадае кой сте или какво правите. Например, да напишете “Реших да се представя”, без всъщност да посочите пълното си име или роля, не е полезно.

Намалете жаргона –Дори да сте гуру в дигиталния маркетинг, това не е мястото да го казвате така. Запазете жаргона за когато се познавате по-добре. Използвайте ясен, професионален език.

Защо се свързвате

След като приключите с отговора на въпроса кой, е време да включите и защо. Защо изпращате имейл на този човек? Защо трябва да му пука? Защо сега? Ето как да го направите:

Преминете към същината –Включете причината за имейла си в едно или две кратки изречения? Включете ключови конкретики: Кандидатствате ли за позиция? Търсите съвет или информация?

Погалете егото им – Включете най-добрата причина, поради която трябва да обърнат внимание на имейла ви.  Например как това може да им е от полза или защо сте сметнали, че те са правилният човек за контакт.

Не скривайте молбата си –Не карайте читателя да търси в дълъг абзац, за да разбере защо сте му писали.

Не се извинявайте –Нетуъркингът е нещо нормално, не се срамувайте. Да рамкирате имейла си като извинение, напр. (“I hate to bother you / if it’s not too much trouble...”),  може да подкопае увереността ви.

Аз, аз, аз –Да се фокусирате само върху себе си,  напр. “Искам работа във вашата компания, защото това би помогнало на мен,” няма да ви отведе никъде. Уверете се, че поне загатвате за стойност за получателя или за взаимен интерес.

Призив за действие

CTA е мястото, където нещата стават интересни. Ако сте се справили отлично с предишните раздели и читателят е дал на имейла ви уважението и вниманието, които заслужава, той е готов да придвижи отношенията напред. Тук му казвате точно как искате да продължите. Ето как:

Не предполагайте –Ако има момент да бъдете уважителни, това е той. Да настоявате за среща няма да бъде прието добре. Бъдете учтиви, любезни и уважителни.

Направете го ясно –В едно изречение (или две кратки) посочете точно какво действие бихте искали да предприемат. Например: “Можем ли да организираме 15-минутен разговор следващата седмица, за да обсъдим тази възможност?

Накарайте го да изпъкне –Най-добре е да започнете нов абзац за своя CTA. Така той ще изпъква от останалата част на текста ви.

Липсващ CTA –Звучи очевидно, но най-големият провал тук е да забравите да включите CTA. Вълнението може да надделее в края на имейла, но е най-добре да седнете и да обмислите най-добрия си CTA.

Не прекалявайте –Избягвайте да претоварвате читателя с твърде много молби. Не искайте няколко големи услуги в един имейл.

Да си вкарате автогол –Ако включвате някакви връзки, например линкове за срещи, или прикачвате CV, уверете се, че връзките работят. В противен случай ще изглеждате много непрофесионално.

Подпис

Добре, почти сте на финала. Представихте себе си, предложихте среща, а сега е време да завършите имейла с грация и увереност. Ето как:

Какво да направите:

Завършете така, както започнахте –Отразете общия тон на имейла. Обичайни професионални завършеци като “Sincerely,” “Best regards,” “Thank you,” или “Kind regards” ще свършат най-добра работа.

Добавете благодарност -Започнете нов ред след основния текст на имейла си. Добавете кратък ред, за да благодарите на читателя. Например просто изречение като “Thank you for your time and consideration.”

Финално форматиране –Използвайте избраната от вас заключителна фраза и изписвайте с главна буква само първата дума, напр. “Best regards,” последвано от запетая.

Ако искате наистина да се отличите тук, добавянето на персонализиран имейл подпис ще придаде истински професионален завършек.

Примери за имейли за самопредставяне, които работят

Писането на официални уводни имейли е въпрос на практика. Щом започнете да придобивате увереност, думите ще потекат. Но в началото може да е полезно да имате няколко готови примера, които да използвате при нужда. Ето няколко професионални имейла, с които да започнете.

Самопредставяне при кандидатстване за работа

Структура на шаблона:

• Поздрав – Официален и персонализиран, ако е възможно.

• Кои сте вие – Вашето име, роля и текущ статус.

• Защо се свързвате – Работата, за която кандидатствате, и къде сте я видели.

• Призив за действие – Изразете интерес към следващите стъпки или към прикачване на автобиография.

• Подпис – Учтив, професионален завършек с благодарност.

Примерен имейл:

Уважаема г-жо Дейвис,

Казвам се Робърт Джоунс и съм стратег по съдържание с над пет години опит в дигиталното публикуване.

Свързвам се с вас, за да изразя интереса си към позицията Content Lead, която видях обявена на LinkedIn страницата на вашата компания.

Възможно ли е да насрочим кратък разговор, за да обсъдим ролята по-подробно? Прикачил съм автобиографията си за ваше разглеждане.

Благодаря ви за отделеното време.С най-добри пожелания,Робърт Джоунс

Самопредставяне пред нов екип

Структура на шаблона:

• Поздрав – Приятелски и приобщаващ.

• Кои сте вие– Име, нова роля, откъде идвате.

• Защо се свързвате –За да се представите и да изразите ентусиазъм.

• Призив за действие – Отворена покана за свързване.

• Подпис – Топъл и достъпен завършек.

Примерен имейл:

Здравейте на всички,

Аз съм Джеймс Френч и току-що се присъединих към маркетинговия екип като старши мениджър кампании. Преди това се фокусирах върху партньорства с брандове и дигитална стратегия.

Развълнуван съм да започна и да се запозная с всеки от вас през следващите седмици.

Не се колебайте да се свържете с мен, ако искате да се запознаем или да поговорим. Очаквам с нетърпение да работя с всички вас.С най-добри пожелания,Джеймс

Студено представяне за нетуъркинг или първи контакт

Структура на шаблона:

• Поздрав – Уважителен и персонализиран, ако е възможно.

• Кои сте вие – Име, роля, всяка обща връзка или контекст.

• Защо се свързвате – Кратка причина и какво ви е привлякло към тях.

• Призив за действие – Предложете следваща стъпка без напрежение, напр. кратък разговор.

• Подпис – Учтив завършек с благодарност.

Примерен имейл:

Здравейте, г-н Уилкинсън,

Казвам се Тара Смит и съм UX изследовател. Наскоро попаднах на вашата лекция за приобщаващ дизайн на Global UX Summit и я намерих за изключително проницателна.

Ще се радвам на възможността да науча повече за работата ви и за това как подхождате към дизайнерската стратегия в различни култури.

Бихте ли били отворени за 15-минутен разговор някъде през следващата седмица? Наистина бих оценил възможността.Благодаря още веднъж,Тара Смит

Представяне на фрийлансър / консултант пред клиент

Структура на шаблона:

• Поздрав – Неутрален и директен.

• Кои сте вие –Име, длъжност, област на експертиза.

• Защо се свързвате – Конкретна тяхна нужда и как можете да помогнете.

• Призив за действие – Предложете да обсъдите допълнително или да насрочите време.

• Подпис – Професионален завършек с вашите данни за контакт.

Примерен имейл:

Здравейте, г-жо Кембъл,

Аз съм Лео Дейвис, графичен дизайнер на свободна практика, специализиран в бранд идентичност и опаковки. Наскоро попаднах на продуктовата ви линия и забелязах, че се подготвяте да се разширите към нови пазари на дребно.

Помагал съм на подобни брандове да усъвършенстват опаковките си за готовност за търговия на дребно и с удоволствие бих проучил дали мога да подкрепя следващия ви етап.

Бихте ли били отворени за кратък разговор, за да обсъдим целите ви и как бих могъл да помогна?Благодаря още веднъж,Лео Дейвис

Финални щрихи, които правят цялата разлика

Съветите по-горе ще ви отведат почти до написването на професионален имейл. Остава последните десет процента. По-долу са няколко начина да стигнете дотам.

Редактирайте преди изпращане –Печатни грешки, сгрешени имена, липсващи букви — всичко това крещи небрежност. Не позволявайте целият ви труд да отиде в кошчето. Уверете се, че редактирате преди изпращане.

Съобразете тона си –Независимо дали говорите с шефа си или с най-добрия си приятел, говорите различно според човека. С имейла е същото. Уверете се, че тонът ви съответства на ситуацията.

Допълнителни връзки –Добавянето на вашия LinkedIn или уебсайт към уводния ви имейл може да помогне разговорът да продължи. Освен това добавя достоверност, като показва, че сте нещо повече от просто имейл адрес.

Заключителни мисли

Както всичко друго, уводните имейли изискват практика. Планът и примерите за имейли за самопредставяне по-горе ще ви помогнат да започнете, а щом придобиете увереност, ще пишете перфектни уводни имейли за нула време.