Tetap aman menggunakan email di era digital

Sulit dipercaya bahwa email ditemukan hampir 50 tahun yang lalu. Tentu saja, butuh waktu sebelum teknologi ini dapat digunakan oleh orang seperti Anda dan saya. Namun, jika kita melihat kondisi saat ini, lebih dari setengah dunia menggunakan email.

Tahun lalu, lebih dari 360 miliar email dikirim setiap hari, yang dengan jelas menunjukkan bahwa meskipun ada lebih banyak cara percakapan untuk saling mengirim pesan, email tetap menjadi pilar komunikasi yang kokoh. Mulai dari mengirim pesan formal, lampiran yang lebih besar, hingga sekadar mencatat pembelian. Semuanya sangat penting.

Namun seperti inovasi terbaik, penciptaannya datang dengan beberapa catatan penting — dan daftar masalah keamanan yang terus bertambah.

Tidak ada yang kebal

Saat kita memikirkan keamanan email, secara alami kita memikirkan pengalaman pribadi kita. Saat kita hampir tertipu oleh email penipuan, atau ketika kotak masuk teman diretas dan kita harus memberi tahu mereka. Namun bisa dibilang, ancaman terbesar yang ditimbulkan email adalah bagi bisnis. Sebanyak 94% organisasi dilaporkan menjadi korban penipuan hanya pada tahun 2024.

Mengapa bisnis menjadi target yang begitu menggiurkan? Pertama, setiap manusia adalah titik kelemahan yang potensial. Baik itu kata sandi yang buruk, atau kecenderungan manusia untuk memercayai orang lain, ada banyak cara rekan kerja dapat menjadi korban serangan, dan tidak semuanya terlihat jelas.

Bisnis kecil bisa sangat rentan terhadap email penipuan yang mengaku berasal dari pelanggan, penyedia layanan, dan pemasok — terutama jika Anda menangani banyak tanggung jawab sebagai pemilik bisnis kecil seorang diri. Namun bisnis yang lebih besar, dengan tim keamanan khusus, juga tidak kebal.

Kita hanya perlu melihat berita terbaru untuk melihat contoh ketika email menjadi masalah bagi bisnis besar. Sebuah perusahaan Singapura ditipu untuk mentransfer $42.3 juta ke akun penipuan melalui email pemasok palsu. INTERPOL membantu mereka mendapatkan kembali sekitar 41 juta, tetapi itu tetap merupakan kesalahan yang sangat mahal.

Ancaman email yang paling umum

Ada banyak jenis ancaman email. Bentuk serangan email yang paling umum terhadap bisnis meliputi:

• Phishing

• Malware

• Email bisnis yang disusupi

• Faktur palsu

Puncak daftar bahaya adalah phishing, dengan 91% kasus melibatkan kehilangan data. Benar-benar mimpi buruk di dunia dengan undang-undang perlindungan data yang terus meningkat, seperti GDPR dan CCPA. Namun, mengurangi risikonya tidak sesulit yang Anda bayangkan.

Keamanan dimulai dari rumah

Mengamankan email tidak harus rumit. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk menciptakan garis pertahanan pertama yang efektif — tanpa mengeluarkan biaya apa pun selain sedikit investasi waktu.

Kesadaran phishing

Di sini, sedikit pelatihan dapat sangat membantu dalam hal keamanan email. Jika Anda seorang wirausahawan solo atau bisnis kecil, Anda sudah melakukan hal yang benar dengan membaca artikel ini! Jika Anda memiliki tim yang lebih besar, pertimbangkan untuk mengumpulkan semua orang dan membahas secara tepat apa itu phishing, serta berbagai bentuk yang dapat diambilnya. Meskipun beberapa orang mungkin memutar mata pada hal-hal dasar, saat Anda membahas lebih detail tentang berbagai cara phishing dapat muncul, dan bahkan berkembang menjadi ‘whaling’, bahkan mereka yang sudah paham ancaman siber pun akan mendapatkan penyegaran.

Sayangnya, manusia adalah titik lemah dalam hal phishing. Ini bergantung pada psikologi kita dan kepercayaan bawaan yang kita miliki terhadap orang lain. Karena alasan ini, tidak melihat pesan phishing sejak awal merupakan keuntungan besar — itulah sebabnya Anda harus mencari penyedia email yang memprioritaskan filter anti-spam yang kuat di antara fiturnya. Akan ada penjelasan lebih lanjut tentang itu sebentar lagi.

Kata sandi yang kuat

Terlepas dari pelatihan, garis pertahanan pertama juga yang paling mudah diterapkan — kata sandi. Menyadari bagaimana psikologi dapat bekerja melawan kita juga sangat penting di sini. Demi kenyamanan, kita semua ingin membuat sesuatu yang mudah diingat, tetapi itu bisa menjadi kebalikan dari keamanan. Tanggal lahir, alamat email, nama kerabat, atau hal-hal penting dalam hidup kita, semuanya dapat memberi peretas manusia keunggulan awal. Namun tentu saja, ini bukan hanya soal itu.

Ketika mesin atau skrip digunakan untuk meretas, kata-kata itu sendiri mengecewakan kita — karena pada akhirnya jumlahnya terbatas dan kita lebih cenderung memilih beberapa dibanding yang lain. Oleh karena itu, kombinasi acak angka, simbol, dan huruf besar/kecil membuat kata sandi lebih sulit ditebak. Pengelola kata sandi berguna untuk menghasilkan kata sandi unik yang dirancang agar sulit diretas.

Namun bagi mereka yang lebih suka kata sandi yang mudah diingat, alternatif yang baik adalah menggunakan seluruh frasa yang mudah diingat sebagai kata sandi. Panjangnya membuatnya jauh lebih aman secara definisi. Menambahkan satu huruf kecil ekstra ke kata sandi membuatnya 26 kali lebih sulit dibobol. Menambahkan tiga huruf kecil membuatnya 263 — yaitu 17.576 kemungkinan lebih banyak. Jadi manfaat kata sandi yang lebih panjang bersifat eksponensial.

Autentikasi dua faktor

Autentikasi dua faktor (2FA) adalah salah satu metode terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengamankan akun Anda, dan merupakan keharusan saat ini. Dengan mewajibkan perangkat sekunder untuk login, seperti ponsel atau kunci, siapa pun tanpa perangkat keras ini tidak akan dapat melakukannya, bahkan jika mereka berhasil membobol kata sandi. Selain itu, jika autentikasi dilakukan secara langsung di ponsel, Anda akan mengetahui bahwa seseorang sedang mencoba mengakses akun Anda dan dapat mengambil langkah pencegahan (seperti mengganti kata sandi, atau logout universal) untuk mengatasi masalah tersebut.

Namun untuk memaksimalkan 2FA, sangat penting untuk menangani kerentanan kritis: protokol IMAP, SMTP, dan POP3. Sederhananya, protokol ini memungkinkan Anda terhubung ke server email Anda, terutama dengan menggunakan sistem pihak ketiga — seperti Outlook. Namun, ada konsekuensinya.

Dengan mengizinkan lebih banyak perangkat terhubung, Anda menciptakan lebih banyak titik kelemahan, baik itu akses tanpa izin, maupun pengunduhan email ke perangkat yang tidak aman. POP3 sangat buruk karena tidak mengenkripsi data yang sedang ditransmisikan. Ini berarti email, termasuk konten dan kredensialnya, dapat dengan mudah disadap oleh pihak jahat. Protokol ini juga cenderung menghapus email dari server saat dipindahkan, yang dapat menyebabkan kehilangan data.

Menonaktifkan semua protokol ini pada tingkat tertinggi adalah cara yang baik untuk mengamankan akun email perusahaan Anda. Jika Anda memang perlu menggunakan salah satunya, pertimbangkan IMAP melalui SSL/TLS (juga dikenal sebagai IMAPS).

Dengan melarang protokol yang tidak aman, mengaktifkan 2FA, dan memilih kata sandi yang aman, Anda telah melakukan semua yang diperlukan untuk menjaga keamanan akun Anda pada tingkat dasar.

Fitur yang lebih canggih

Tentu saja, ada hal-hal yang sedikit lebih teknis. Anda mungkin perlu memilih penyedia email bisnis premium untuk memastikan Anda mendapatkan semua fitur ini.

Serahkan kekhawatiran pada penyaringan anti-spam yang kuat

Kita adalah musuh terburuk bagi diri kita sendiri dalam hal spam, terutama phishing. Tanpa kita, itu hanyalah email palsu lain yang dikirim ke angkasa maya. Dibutuhkan manusia agar konsekuensi muncul.

Ada banyak cara dantaktik yang dapat Anda gunakan untuk menghentikan spam email agar tidak membanjiri kotak masuk Anda, tetapi cara sederhana adalah memastikan Anda memiliki penyaringan spam yang tepat. Ini dapat mengidentifikasi spam dengan berbagai cara, dan bahkan belajar berdasarkan jenis spam yang Anda terima. Mulai dari membandingkan hal-hal seperti apakah nama tampilan cocok dengan domain/alamat pengirim, hingga menemukan ketidakteraturan lain yang mungkin tidak kita sadari dalam email (seperti sertifikat pengiriman), semuanya bekerja pada berbagai tingkat untuk melindungi kita.

Jenis filter spam terbaik juga menawarkan tingkat penyaringan berdasarkan level ancaman yang dirasakan, sehingga memberi Anda perlindungan lebih besar dari pelaku terburuk. Selain itu, filter ini memberi kesempatan untuk mengembalikan pesan yang salah diklasifikasikan ke kotak masuk Anda, tanpa pernah lagi ditandai sebagai spam secara keliru. Ini adalah salah satu faktor terpenting untuk dipertimbangkan saat memilih penyedia email Anda sebagai bisnis kecil.

Gunakan email yang dilindungi kata sandi

Penyedia email yang lebih canggih sebenarnya menawarkan email terenkripsi yang mengharuskan penerima menggunakan kata sandi untuk membukanya. Ini memastikan bahwa bahkan jika email disadap atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang, mereka tidak dapat melihat pesan tanpa kata sandi yang benar. Ini adalah fitur yang sangat baik untuk mengirim konten yang sensitif atau rahasia.

Biasanya, email yang dilindungi kata sandi hanya ada di server email Anda. Alih-alih mengirim konten email kepada penerima, sebuah tautan dikirim yang membawa mereka ke tempat pesan disimpan di server Anda, tempat mereka dapat memasukkan kata sandi untuk membuka email.

Mengapa tidak mempelajari cara mengenkripsi email Anda di Spacemail? Ini akan membantu Anda melindungi komunikasi Anda saat privasi tambahan dibutuhkan.

Pantau aktivitas akun email Anda

Beberapa fitur ideal untuk bisnis yang lebih besar tetapi juga dapat berguna bagi wirausahawan solo, misalnya mereka yang memiliki tingkat perhatian tinggi terhadap bisnisnya. Salah satu fitur tersebut adalah kemampuan untuk memantau aktivitas akun Anda.

Dengan melacak secara tepat di mana akun email Anda login, dan kapan terakhir kali diakses, Anda dapat memperoleh gambaran yang jelas apakah Anda mengalami pelanggaran keamanan hanya dalam beberapa klik.

Memeriksa secara rutin waktu, lokasi, atau alamat IP yang tidak dikenal adalah praktik yang baik, dan memungkinkan Anda memantau perilaku mencurigakan dengan cara yang rutin dan santai. Tidak setiap penyedia email menawarkan log aktivitas, jadi prioritaskan yang menawarkannya — terutama jika mereka memungkinkan Anda logout jarak jauh untuk login yang tidak dikenali.

Anda mungkin berpendapat bahwa ini tidak akan terjadi jika semua saran sebelumnya diikuti, tetapi sangat baik mengetahui fitur ini tersedia untuk skenario terburuk apa pun.

Tenanglah karena Anda tahu bahwa Anda terlindungi

Semua ini layak dipertimbangkan bukan sebagai serangkaian hambatan, melainkan sebagai serangkaian langkah cepat dan mudah untuk memberi Anda ketenangan pikiran dalam mengamankan email Anda. Tidak satu pun dari langkah-langkah di atas sulit untuk dilakukan.

Dengan menerapkan praktik sederhana seperti kesadaran phishing, menggunakan kata sandi yang kuat, mengaktifkan Autentikasi Dua Faktor, dan memanfaatkan fitur lanjutan (seperti email terenkripsi), Anda dapat melindungi email Anda dan mencegah pelanggaran keamanan yang mahal.

Ingat, mengamankan email Anda bukan hanya tentang melindungi informasi sensitif — tetapi juga tentang melindungi bisnis Anda, reputasi Anda, dan ketenangan pikiran Anda. Anda memerlukan penyedia yang tepat untuk memastikan email Anda tetap menjadi alat komunikasi yang tepercaya dan aman di dunia yang semakin digital ini.