Restare al sicuro con l'email nell'era digitale

È difficile credere che l'email sia stata inventata quasi 50 anni fa. Certo, ci è voluto un po' prima che diventasse accessibile anche a persone come te e me. Ma arrivando a oggi, più della metà del mondo usa l'email.

L'anno scorso, oltre 360 miliardi di email sono state inviate ogni giorno, dimostrando chiaramente che, anche se esistono modi più conversazionali per scambiarci messaggi, l'email rimane ancora un pilastro saldo della comunicazione. Dall'invio di messaggi formali, ad allegati più grandi, o semplicemente alla registrazione degli acquisti. Tutto incredibilmente importante.

Ma come le migliori innovazioni, la sua creazione è arrivata con alcune avvertenze — e un elenco crescente di problemi di sicurezza.

Nessuno è immune

Quando pensiamo alla sicurezza email, pensiamo naturalmente alle nostre esperienze individuali. Quella volta in cui stavamo quasi per cadere in una truffa via email, o quando la casella di posta di un amico è stata violata e abbiamo dovuto avvisarlo. Ma probabilmente la minaccia più grande che l'email rappresenta riguarda le aziende. Ben il 94% delle organizzazioni sarebbe stato vittima di truffe nel solo 2024.

Perché le aziende sono un bersaglio così appetibile? Innanzitutto, ogni essere umano è un potenziale punto debole. Che si tratti di password scadenti o della tendenza umana a fidarsi degli altri, ci sono numerosi modi in cui i colleghi possono cadere vittima di un attacco, e non sono tutti ovvi.

Le piccole imprese possono essere particolarmente vulnerabili alle email truffa che affermano di provenire da clienti, fornitori di servizi e fornitori — soprattutto se stai gestendo da solo le molte responsabilità di un piccolo imprenditore. Ma le aziende più grandi, con team di sicurezza specializzati, non sono immuni.

Basta guardare le notizie recenti per vedere esempi di quando l'email crea problemi alle grandi aziende. Una società di Singapore è stata indotta con l'inganno a trasferire 42,3 milioni di dollari su un conto fraudolento tramite un'email contraffatta di un fornitore. INTERPOL li ha aiutati a recuperarne circa 41 milioni, ma è stato comunque un errore incredibilmente costoso.

Le minacce email più comuni

Esistono molti tipi di minacce email. Le forme più comuni di attacco email contro le aziende includono:

• Phishing

• Malware

• Email aziendale compromessa

• Fatture false

In cima alla lista dei pericoli c'è il phishing, con il 91% dei casi che comporta perdita di dati. Un vero incubo in un mondo con leggi sulla protezione dei dati sempre più severe, come GDPR e CCPA. Ma mitigare il rischio non è così difficile come potresti pensare.

La sicurezza inizia a casa

Proteggere l'email non deve essere complicato. Ci sono molte cose che puoi fare per creare un'efficace prima linea di difesa — senza costarti nulla, se non un piccolo investimento di tempo.

Consapevolezza del phishing

Qui, un po' di formazione potrebbe farti risparmiare molto in termini di sicurezza email. Se sei un libero professionista o una piccola impresa, stai già facendo la cosa giusta leggendo questo articolo! Se hai un team più grande, valuta di riunire tutti e spiegare esattamente cos'è il phishing e le molte forme che può assumere. Anche se qualcuno potrebbe alzare gli occhi al cielo davanti alle basi, quando entrerai più nel dettaglio sulle molte modalità in cui il phishing può manifestarsi, e persino evolversi nel ‘whaling’, anche chi è già esperto di minacce informatiche farà un ripasso.

Gli esseri umani, purtroppo, sono il punto debole quando si parla di phishing. Si basa sulla nostra psicologia e sulla fiducia innata che riponiamo negli altri. Per questo motivo, non vedere affatto il messaggio di phishing è un enorme vantaggio — ed è per questo che dovresti cercare un provider email che dia priorità a un forte filtro antispam tra le sue funzionalità. Ne parleremo tra poco.

Password complesse

A parte la formazione, la prima linea di difesa è anche la più semplice da implementare — una password. Anche qui è fondamentale essere consapevoli di come la psicologia possa giocare contro di noi. Per comodità, tutti vogliamo creare qualcosa di facile da ricordare, ma questo può essere l'opposto della sicurezza. Compleanni, indirizzi email, nomi di parenti o cose importanti della nostra vita possono tutti dare agli hacker umani un vantaggio iniziale. Ma naturalmente non si tratta solo di questo.

Quando per violare un sistema vengono usate macchine o script, sono proprio le parole a tradirci — perché in fin dei conti sono finite e siamo più propensi a sceglierne alcune piuttosto che altre. Pertanto, combinazioni casuali di numeri, simboli e lettere maiuscole/minuscole rendono le password più difficili da indovinare. I gestori di password sono utili per generare password uniche progettate per essere difficili da violare.

Ma per chi preferisce una password facile da ricordare, una buona alternativa è usare un'intera frase memorabile come password. La lunghezza la rende per definizione molto più sicura. Aggiungere una lettera minuscola in più a una password la rende 26 volte più difficile da violare. Aggiungerne tre la rende 263 — cioè 17.576 possibilità in più. Quindi il vantaggio delle password più lunghe è esponenziale.

Autenticazione a due fattori

L'autenticazione a due fattori (2FA) è uno dei migliori metodi che puoi usare per proteggere il tuo account, ed è indispensabile oggi. Richiedendo un dispositivo secondario per accedere, come un telefono o una chiave, chiunque non disponga di questo hardware non potrà farlo, anche se riesce a violare la password. Inoltre, se si tratta di un'autenticazione in tempo reale sul telefono, verrai informato che qualcuno sta cercando di accedere al tuo account e potrai adottare misure preventive (come cambiare password o disconnettere tutte le sessioni) per affrontare il problema.

Ma per sfruttare al massimo la 2FA, è fondamentale affrontare una vulnerabilità critica: i protocolli IMAP, SMTP e POP3. In parole semplici, questi protocolli ti consentono di connetterti ai tuoi server email, soprattutto usando sistemi di terze parti — come Outlook. Tuttavia, hanno un costo.

Consentendo a più dispositivi di connettersi, stai creando più punti deboli, che si tratti di accessi non autorizzati o del download di email su dispositivi non sicuri. POP3 è particolarmente problematico perché non crittografa i dati trasmessi. Questo significa che le email, inclusi i loro contenuti e le credenziali, possono essere facilmente intercettate da soggetti malintenzionati. Inoltre, tende a eliminare le email dal server mentre vengono trasferite, il che può portare alla perdita di dati.

Disattivare tutti questi protocolli al livello più alto è un buon modo per proteggere gli account email aziendali. Se hai davvero bisogno di usarne uno, considera IMAP su SSL/TLS (noto anche come IMAPS).

Impedendo l'uso di protocolli non sicuri, abilitando la 2FA e scegliendo una password sicura, stai facendo tutto il necessario per mantenere il tuo account protetto a un livello di base.

Funzionalità più avanzate

Naturalmente, ci sono aspetti un po' più tecnici. Potresti dover scegliere un provider di email aziendale premium per assicurarti di ottenere tutte queste funzionalità.

Elimina le preoccupazioni con un forte filtro antispam

Siamo i nostri peggiori nemici quando si tratta di spam, soprattutto di phishing. Senza di noi, è solo un'altra email fasulla inviata nell'etere. Serve un essere umano perché ci siano conseguenze.

Esistono molti modi e tattiche che puoi usare per impedire allo spam email di sovraccaricare la tua casella di posta, ma una soluzione semplice è assicurarti di avere il giusto filtro antispam. Questo può identificare lo spam usando una miriade di metodi diversi e persino imparare in base al tipo di spam che ricevi. Dal confrontare elementi come la corrispondenza tra il nome visualizzato e il dominio/indirizzo del mittente, fino all'individuare altre irregolarità che potremmo non notare nelle email (come i certificati di invio), questi sistemi operano su più livelli per proteggerci.

Il miglior tipo di filtro antispam offre anche diversi livelli di filtraggio a seconda del livello di minaccia percepito, consentendoti una maggiore protezione dai peggiori trasgressori. Allo stesso modo, offre la possibilità di riportare nella tua casella di posta i messaggi classificati erroneamente, senza che vengano mai più segnalati in modo errato come spam. Sono uno dei fattori più importanti da considerare quando scegli il tuo provider email come piccola impresa.

Usa email protette da password

I provider email più avanzati offrono effettivamente email crittografate che richiedono al destinatario di usare una password per aprirle. Questo garantisce che, anche se l'email viene intercettata o consultata da parti non autorizzate, non possano visualizzare il messaggio senza la password corretta. È un'ottima funzionalità per inviare contenuti sensibili o riservati.

Di solito, le email protette da password esistono solo sul tuo server di posta. Invece di inviare il contenuto dell'email al destinatario, viene inviato un link che lo porta al luogo in cui il messaggio è archiviato sul tuo server, dove può inserire la password per aprire l'email.

Perché non scoprire come crittografare le tue email in Spacemail? Ti aiuterà a proteggere le tue comunicazioni quando è necessaria una privacy extra.

Monitora l'attività del tuo account email

Alcune funzionalità sono ideali per le aziende più grandi, ma possono essere utili anche per i liberi professionisti, ad esempio quelli che hanno un alto livello di coinvolgimento nella propria attività. Una di queste funzionalità è la possibilità di monitorare l'attività del proprio account.

Tracciando esattamente dove i tuoi account email hanno effettuato l'accesso e quando sono stati consultati l'ultima volta, puoi capire chiaramente in un paio di clic se hai subito una violazione della sicurezza.

Controllare regolarmente orari, luoghi o indirizzi IP sconosciuti è una buona pratica e ti consente di tenere traccia di qualsiasi comportamento sospetto in modo abituale e informale. Non tutti i provider email offrono registri delle attività, quindi dai priorità a quelli che lo fanno — soprattutto se ti consentono di disconnettere da remoto gli accessi non identificati.

Potresti sostenere che questo non potrebbe accadere se venissero seguiti tutti i consigli precedenti, ma è ottimo sapere che questa possibilità esiste per qualsiasi scenario peggiore.

Rilassati sapendo di essere protetto

Vale la pena considerare tutto questo non come una serie di ostacoli, ma come una serie di passaggi rapidi e semplici per garantirti tranquillità quando si tratta di proteggere la tua email. Nessuno dei passaggi sopra indicati è difficile da realizzare.

Adottando pratiche semplici come la consapevolezza del phishing, l'uso di password complesse, l'abilitazione dell'autenticazione a due fattori e lo sfruttamento di funzionalità avanzate (come le email crittografate), puoi proteggere la tua email e prevenire costose violazioni della sicurezza.

Ricorda, proteggere la tua email non significa solo salvaguardare informazioni sensibili — significa proteggere la tua attività, la tua reputazione e la tua tranquillità. Hai bisogno del provider giusto per garantire che la tua email rimanga uno strumento di comunicazione affidabile e sicuro in questo mondo sempre più digitale.