Η προθέρμανση ενός domain για αποστολή email είναι ένα σημαντικό βήμα όταν χρησιμοποιείτε ένα newly registered domain ή αν το domain δεν έχει χρησιμοποιηθεί ποτέ για αποστολή email. Αυτή η διαδικασία εδραιώνει τη φήμη αποστολής σας και βελτιώνει την παραδοσιμότητα των email. Η ίδια η προθέρμανση περιλαμβάνει τη σταδιακή αύξηση του όγκου αποστολής email, ώστε να χτιστεί εμπιστοσύνη με τους παρόχους υπηρεσιών email (ESPs) και να αποφευχθεί η επισήμανση ως spam. Διαφορετικά, υπάρχει σημαντικός κίνδυνος οι πάροχοι υπηρεσιών email (όπως Gmail, Yahoo, Outlook κ.λπ.) να θεωρήσουν το domain σας ύποπτο, καθώς δεν έχει ακόμη φήμη αποστολής, και να απορρίπτουν τα email σας ή να τα επισημαίνουν ως spam.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Από την πλευρά μας, ως πάροχος υπηρεσιών email, κάνουμε ό,τι είναι δυνατό για να διατηρούμε καλή παραδοσιμότητα των email σας, π.χ. διατηρώντας καθαρές τις IP διευθύνσεις μας με 24/7 παρακολούθηση των IP διευθύνσεων και επικοινωνώντας άμεσα με οργανισμούς blocklist για να αφαιρεθούν οι IP διευθύνσεις μας από τις λίστες, αν συμβεί αυτό, παρακολουθούμε συνεχώς οποιαδήποτε δραστηριότητα spam στους διακομιστές και λαμβάνουμε τα απαραίτητα μέτρα κ.λπ. Ταυτόχρονα, υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες που επηρεάζουν την παραδοσιμότητα των email σας και δεν μπορούμε να επηρεάσουμε λόγω της φύσης τους. Σε αυτούς περιλαμβάνονται η φήμη του domain σας (συμπεριλαμβανομένου του αν το domain έχει προθερμανθεί), το περιεχόμενο των email σας, οι ενέργειες με το email από την πλευρά του παραλήπτη κ.λπ.
Ακολουθούν συστάσεις για χειροκίνητη προθέρμανση ενός ονόματος domain για καλύτερη παραδοσιμότητα email:
Ξεκινήστε με ένα καθαρό domain
Αν το domain σας δεν είναι newly registered και έχει χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν, είναι απαραίτητο να ελέγξετε αν το domain βρίσκεται σε οποιεσδήποτε blocklists και να το καθαρίσετε πριν αρχίσετε να στέλνετε email τακτικά. Αυτό είναι σημαντικό, καθώς οι πάροχοι υπηρεσιών email μπορεί απλώς να απορρίπτουν email που αποστέλλονται από domain που βρίσκεται σε blocklist.
Ορισμένες blocklists μπορούν να αφαιρέσουν το domain σας αυτόματα μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, οπότε δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα (π.χ. το SpamCop συνήθως αφαιρεί domains από τη λίστα μετά από 24 ώρες). Από την άλλη πλευρά, ορισμένες άλλες blocklists μπορεί να χρειάζονται περισσότερο χρόνο και περισσότερες πληροφορίες για να σας καταχωρίσουν στη λίστα τους, καθώς συχνά χρησιμοποιούν πληροφορίες από διάφορα RBL και φίλτρα spam για να χαρακτηρίσουν έναν αποστολέα ως ύποπτο. Επομένως, αν καταλήξετε σε μία από αυτές τις μαύρες λίστες, η διαδικασία μπορεί να είναι λίγο πιο περίπλοκη και θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε μαζί τους για να αφαιρεθεί το domain σας χειροκίνητα. Πολλές blocklists συνήθως έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες στους ιστότοπούς τους σχετικά με το πώς να αφαιρέσετε το domain σας από τη λίστα, οπότε μπορείτε να ανατρέξετε στους ιστότοπούς τους ή να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξής τους αν συμβαίνει αυτό.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το MultiRBL και το MXToolbox για να επαληθεύσετε αν το domain σας βρίσκεται σε οποιεσδήποτε blocklists και για να ελέγξετε τη γενική βαθμολογία φήμης του domain σας.
Ελέγξτε πόσο παλιό είναι το domain σας
Τα newly registered domains συνήθως επισημαίνονται ως ύποπτα από τα φίλτρα spam, καθώς αξιολογούν την ηλικία ενός domain: αν είναι μικρότερη από 30 ημέρες, το domain επισημαίνεται αυτόματα ως ύποπτο και τα email που προέρχονται από αυτό πιθανότατα θα απορρίπτονται ή θα τοποθετούνται στον φάκελο Spam. Επομένως, αν το domain σας είναι μικρότερο από 30 ημερών, είναι ιδιαίτερα απαραίτητο σε αυτήν την περίπτωση να είστε έτοιμοι για τη διαδικασία προθέρμανσης, ώστε να χτίσετε εμπιστοσύνη με τους παρόχους υπηρεσιών email. Όταν το domain σας φτάσει τις 30 ημέρες, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες να αντιμετωπίσετε προβλήματα παραδοσιμότητας ή πιθανές απορρίψεις των email σας.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να ελέγξετε πότε καταχωρίστηκε το domain σας χρησιμοποιώντας εργαλεία Whois Lookup, όπως αυτό.
Επαληθεύστε τις ρυθμίσεις DNS του domain
Θα χρειαστεί να βεβαιωθείτε ότι το domain σας έχει ορισμένες τις σωστές εγγραφές MX, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε email. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι οι εγγραφές SPF, DKIM και DMARC του domain σας είναι σωστά ρυθμισμένες. Το SPF εξουσιοδοτεί τους διακομιστές που επιτρέπεται να στέλνουν email εκ μέρους του domain σας, το DKIM επαληθεύει την αυθεντικότητα των εξερχόμενων μηνυμάτων και το DMARC βοηθά στην προστασία του domain σας από απόπειρες spoofing και phishing. Συνολικά, αυτές οι εγγραφές είναι υπεύθυνες για την αυθεντικοποίηση email και έχουν σχεδιαστεί ώστε να βοηθούν στην αποτροπή spoofing email και επιθέσεων phishing. Μπορείτε να δείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις εγγραφές DNS σε αυτόν τον οδηγό.
Για το Spacemail, ακολουθήστε τα βήματα σε αυτά τα άρθρα για να ρυθμίσετε τις εγγραφές DKIM και DMARC για το domain. Η πλήρης λίστα των απαιτούμενων εγγραφών DNS του Spacemail παρέχεται σε αυτό το άρθρο της Γνωσιακής βάσης.
Χρησιμοποιήστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα "Από"
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τόσο το Όνομα/Επώνυμό σας ή το όνομα της Εταιρείας σας ώστε να εμφανίζεται στο πεδίο "Από", όσο και μια υπογραφή, ώστε τα email σας να φαίνονται έγκυρα και πιο εξατομικευμένα.
Χρησιμοποιήστε περιεχόμενο χωρίς spam για τα email
- Βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας δεν περιέχουν ύποπτους συνδέσμους ή συνημμένα·
- Αποφύγετε τη χρήση μορφοποιήσεων, όπως όλα τα γράμματα κεφαλαία (π.χ. OPEN), γράμματα με κενά μεταξύ τους (π.χ. O P E N) και υπερβολική στίξη (π.χ. O.P.E.N)·
- Αποφύγετε την αποστολή κενών email ή email μίας λέξης·
- Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε λέξεις όπως ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ τόσο στο σώμα του μηνύματος όσο και στις γραμμές θέματος·
- Αποφύγετε τη χρήση κοινών λέξεων που ενεργοποιούν φίλτρα spam τόσο στο σώμα του μηνύματος όσο και στις γραμμές θέματος (π.χ. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize κ.λπ.).
Τα μηνύματά σας θα πρέπει να περιέχουν τουλάχιστον 5-6 προτάσεις με πλήρεις λέξεις (χωρίς τυχαίες ακολουθίες γραμμάτων) και να είναι διαφορετικά κάθε φορά (διαφορετικά, οι πάροχοι email μπορεί να το θεωρήσουν μαζική αποστολή).
Μπορείτε να δείτε περισσότερες συστάσεις σε αυτόν τον οδηγό: Γιατί τα email πηγαίνουν στα spam και τι να κάνετε
Ξεκινήστε να στέλνετε email σταδιακά
Στην αρχή, μπορεί να χρειαστείτε τουλάχιστον 5 διευθύνσεις email με διαφορετικούς παρόχους email για να στέλνετε τα μηνύματα (π.χ. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook κ.λπ.). Μπορείτε να στέλνετε email σε γνωστές διευθύνσεις email (απλώς ζητήστε από τους παραλήπτες να αλληλεπιδρούν με τα email σας) ή στις δικές σας διευθύνσεις email με διαφορετικούς παρόχους email.
Ξεκινήστε στέλνοντας μικρό όγκο email κατά τις πρώτες ημέρες της διαδικασίας προθέρμανσης και αυξήστε σταδιακά τον αριθμό των email που στέλνετε κάθε εβδομάδα. Η αποστολή υπερβολικά μεγάλου αριθμού email πολύ γρήγορα μπορεί να οδηγήσει σε επισήμανση από τα φίλτρα anti-spam. Ακολουθεί ένα πιθανό πρόγραμμα που μπορείτε να ακολουθήσετε:
Εβδομάδα 1: 10 email
Εβδομάδα 2: 30 email
Εβδομάδα 3: 80 email
Εβδομάδα 4: 100 email
Εβδομάδα 5: 150 email
Εβδομάδα 6: 200 email
Λάβετε υπόψη ότι αυτό είναι απλώς ένα κατά προσέγγιση σχήμα και δεν είναι απαραίτητο να το ακολουθήσετε αυστηρά, αλλά απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν αυξάνετε ή μειώνετε απότομα τους όγκους.
Το Spacemail, όπως κάθε πάροχος email, επιβάλλει ωριαία/ημερήσια όρια αποστολής. Μπορείτε να τα δείτε εδώ:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Η προθέρμανση domain επιτρέπεται όταν γίνεται χειροκίνητα και υπεύθυνα, για παράδειγμα με σταδιακή αύξηση του όγκου αποστολής σας προς γνήσιους παραλήπτες που έχουν δώσει συγκατάθεση. Ωστόσο, αυτοματοποιημένα εργαλεία προθέρμανσης, δίκτυα προσομοιωμένης αλληλεπίδρασης ή μη επαληθευμένες λίστες αλληλογραφίας δεν επιτρέπονται, καθώς τέτοια δραστηριότητα μπορεί να βλάψει τη συνολική παραδοσιμότητα και να επηρεάσει άλλους χρήστες.
Παρακαλούμε επίσης να έχετε υπόψη ότι οι υπηρεσίες email μας δεν έχουν σχεδιαστεί για μαζική αποστολή. Οποιαδήποτε μη ζητηθείσα εμπορική, μαζική ή αυτοματοποιημένη δραστηριότητα email απαγορεύεται βάσει της πολιτικής μας μηδενικής ανοχής για spam. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - και στους Όρους Παροχής Υπηρεσιών του Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Spaceship, όπως κάθε πάροχος υπηρεσιών email, έχει συγκεκριμένα ωριαία και ημερήσια όρια στον αριθμό των μηνυμάτων που μπορούν να στείλουν οι χρήστες. Μπορείτε να τα δείτε εδώ.
Παρακαλούμε λάβετε υπόψη ότι οι υπηρεσίες μας δεν έχουν σχεδιαστεί για μαζική αποστολή και ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε κάποια άλλα ειδικά εργαλεία για αυτόν τον σκοπό. Επιπλέον, οποιοδήποτε μη ζητηθέν εμπορικό ή μαζικό email απαγορεύεται στους διακομιστές μας, καθώς έχουμε πολιτική μηδενικής ανοχής για spam. Μπορείτε να δείτε την Acceptable Use Policy μας, ενότητα Email and Anti-spam Policy .
Διατηρήστε την αλληλεπίδραση
Μόλις ολοκληρώσετε την αποστολή των email, είναι πολύ σημαντικό να απαντήσετε σε όλα, ώστε οι πάροχοι email να μάθουν ότι τα μηνύματα που στέλνετε είναι νόμιμα και όχι spam. Το ποσοστό απαντήσεων είναι ιδιαίτερα σημαντικό για το Gmail, καθώς το χρησιμοποιεί για να καθορίσει την αλληλεπίδραση με τα email. Όσο υψηλότερη είναι η αλληλεπίδραση - τόσο το καλύτερο.
Όταν απαντάτε σε email, προσπαθήστε να διατηρείτε μια φυσική προσέγγιση και να απαντάτε όπως θα κάνατε κανονικά σε οποιαδήποτε άλλη αλληλογραφία, ώστε να ακούγεται ουδέτερο. Αν κάποια email επισημάνθηκαν ως spam/junk από τον πάροχο email, είναι σημαντικό να τα επισημάνετε ως όχι spam και να τα μετακινήσετε στον φάκελο Εισερχόμενα. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από τους παραλήπτες να επισημάνουν το email σας ως σημαντικό.
Με αυτόν τον τρόπο, όταν τα email σας ανοίγονται, λαμβάνουν απαντήσεις και υπάρχει αλληλεπίδραση με αυτά, αυτά αποτελούν σήματα για τους παρόχους υπηρεσιών email ότι το domain σας είναι αξιόπιστο. Με την πάροδο του χρόνου, αν διατηρήσετε μια τέτοια προσέγγιση, θα παρατηρήσετε ότι όλο και λιγότερα email επισημαίνονται ως spam από τους παρόχους email. Αυτό συνήθως συμβαίνει μετά από μερικές εβδομάδες από την έναρξη της διαδικασίας προθέρμανσης. Τότε μπορείτε να προχωρήσετε στην αποστολή της κανονικής αλληλογραφίας σας χωρίς υψηλό κίνδυνο τα email σας να επισημαίνονται ως spam από τους παρόχους email του παραλήπτη.