ईमेल भेजने के लिए किसी डोमेन को वार्म अप करना एक महत्वपूर्ण कदम है, खासकर जब आप नया पंजीकृत डोमेन उपयोग कर रहे हों या उस डोमेन का पहले कभी ईमेल भेजने के लिए उपयोग न हुआ हो। यह प्रक्रिया आपकी भेजने की प्रतिष्ठा स्थापित करती है और ईमेल डिलीवरबिलिटी में सुधार करती है। वार्म-अप प्रक्रिया में धीरे-धीरे आपके ईमेल भेजने की मात्रा बढ़ाना शामिल होता है, ताकि ईमेल सेवा प्रदाताओं (ESPs) के साथ भरोसा बनाया जा सके और स्पैम के रूप में चिह्नित होने से बचा जा सके। अन्यथा, यह एक बड़ा जोखिम है कि ईमेल सेवा प्रदाता (जैसे Gmail, Yahoo, Outlook आदि) आपके डोमेन को संदिग्ध मानेंगे, क्योंकि उसकी अभी तक कोई भेजने की प्रतिष्ठा नहीं है, और वे आपके ईमेल अस्वीकार कर सकते हैं या उन्हें स्पैम के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
नोट: हमारी ओर से, एक ईमेल सेवा प्रदाता के रूप में, हम आपके ईमेल की अच्छी डिलीवरबिलिटी बनाए रखने के लिए हर संभव प्रयास करते हैं, जैसे 24/7 IP addresses की निगरानी करके हमारे IP addresses को साफ रखना और यदि ऐसा होता है तो blocklist संगठनों से तुरंत संपर्क करके हमारे IP addresses को delist करवाना, हम सर्वरों पर किसी भी spam गतिविधि की लगातार निगरानी करते हैं और आवश्यक कदम उठाते हैं, आदि। साथ ही, कुछ ऐसे कारक हैं जो आपकी ईमेल डिलीवरबिलिटी को प्रभावित करते हैं, जिन पर हम उनकी प्रकृति के कारण प्रभाव नहीं डाल सकते। इसमें आपके डोमेन की प्रतिष्ठा शामिल है (जिसमें यह भी शामिल है कि आपका डोमेन warm है या नहीं), आपका ईमेल कंटेंट, प्राप्तकर्ता की ओर से ईमेल के साथ की गई कार्रवाइयाँ, आदि।
बेहतर ईमेल डिलीवरबिलिटी के लिए डोमेन नाम को मैन्युअली वार्म अप करने हेतु यहाँ कुछ सिफारिशें दी गई हैं:
एक साफ डोमेन से शुरुआत करें
यदि आपका डोमेन नया पंजीकृत नहीं है और पहले उपयोग किया जा चुका है, तो नियमित रूप से ईमेल भेजना शुरू करने से पहले यह जाँचना आवश्यक है कि डोमेन किसी blocklist में मौजूद तो नहीं है, और उसे साफ किया जाए। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईमेल सेवा प्रदाता blocklist में मौजूद डोमेन से भेजे गए ईमेल को सीधे अस्वीकार कर सकते हैं।
कुछ blocklists कुछ समय बाद आपके डोमेन को अपने आप unblock कर सकती हैं, इसलिए आपको कुछ करने की आवश्यकता नहीं होती (उदा. SpamCop आमतौर पर 24 घंटे बाद domains को delist कर देता है)। दूसरी ओर, कुछ अन्य blocklists आपको अपनी सूची में डालने के लिए अधिक समय और जानकारी ले सकती हैं, क्योंकि वे अक्सर विभिन्न RBLs और spam filters की जानकारी का उपयोग करके किसी sender को संदिग्ध के रूप में चिह्नित करती हैं। इसलिए, यदि आप ऐसी किसी blacklist में आ जाते हैं, तो प्रक्रिया थोड़ी अधिक जटिल हो सकती है और आपको अपना डोमेन मैन्युअली हटवाने के लिए उनसे संपर्क करना होगा। कई blocklists आमतौर पर अपनी वेबसाइटों पर आपके डोमेन को delist करने के तरीके के बारे में आवश्यक जानकारी देती हैं, इसलिए ऐसी स्थिति में आप उनकी वेबसाइट देख सकते हैं या उनकी support team से संपर्क कर सकते हैं।
आप MultiRBL और MXToolbox जैसे टूल्स का उपयोग यह सत्यापित करने के लिए कर सकते हैं कि आपका डोमेन किसी blocklist में मौजूद है या नहीं, और अपने डोमेन के सामान्य reputation score की जाँच कर सकते हैं।
जाँचें कि आपका डोमेन कितना पुराना है
नए पंजीकृत डोमेनों को आमतौर पर spam filters संदिग्ध के रूप में चिह्नित करते हैं क्योंकि वे डोमेन की आयु का आकलन करते हैं: यदि वह 30 दिनों से कम पुराना है, तो डोमेन अपने आप संदिग्ध के रूप में चिह्नित हो जाता है और उससे उत्पन्न ईमेल संभवतः अस्वीकार कर दिए जाएँगे या Spam फ़ोल्डर में रखे जाएँगे। इसलिए, यदि आपका डोमेन 30 दिनों से कम पुराना है, तो ईमेल सेवा प्रदाताओं के साथ भरोसा बनाने के लिए इस स्थिति में वार्म-अप प्रक्रिया के लिए तैयार रहना विशेष रूप से आवश्यक है। जैसे ही आपका डोमेन 30 दिनों का हो जाता है, आपके ईमेल के साथ डिलीवरबिलिटी समस्याओं या संभावित अस्वीकृति का सामना करने की संभावना कम हो जाती है।
नोट: आप Whois Lookup टूल्स का उपयोग करके यह जाँच सकते हैं कि आपका डोमेन कब पंजीकृत हुआ था, जैसे यह।
डोमेन DNS सेटिंग्स सत्यापित करें
आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके डोमेन पर सही MX records सेट हों ताकि आप ईमेल प्राप्त कर सकें। फिर, सुनिश्चित करें कि आपके डोमेन के SPF, DKIM और DMARC records सही तरीके से कॉन्फ़िगर किए गए हों। SPF उन सर्वरों को अधिकृत करता है जिन्हें आपके डोमेन की ओर से ईमेल भेजने की अनुमति है, DKIM आउटगोइंग संदेशों की प्रामाणिकता सत्यापित करता है, और DMARC आपके डोमेन को spoofing और phishing प्रयासों से सुरक्षित रखने में मदद करता है। कुल मिलाकर, ये records ईमेल authentication के लिए ज़िम्मेदार हैं और ईमेल spoofing तथा phishing हमलों को रोकने में मदद करने के लिए बनाए गए हैं। आप इन DNS records के बारे में अधिक जानकारी इस गाइड में देख सकते हैं।
Spacemail के लिए, डोमेन के लिए DKIM और DMARC records कॉन्फ़िगर करने हेतु इन लेखों में दिए गए चरणों का पालन करें। आवश्यक Spacemail DNS records की पूरी सूची इस Knowledge base लेख में दी गई है।
पहचाने जा सकने वाला "From" नाम उपयोग करें
सुनिश्चित करें कि "From" फ़ील्ड में दिखाने के लिए आपका First/Last name या Company name सेट हो, और साथ ही एक signature भी हो, ताकि आपके ईमेल वैध और अधिक व्यक्तिगत दिखाई दें।
ईमेल के लिए non-spam कंटेंट उपयोग करें
- सुनिश्चित करें कि आपके संदेशों में संदिग्ध लिंक या attachments न हों;
- ऐसे formatting के उपयोग से बचें, जैसे सभी अक्षर बड़े होना (उदा. OPEN), अक्षरों के बीच स्पेस होना (उदा. O P E N), और अत्यधिक punctuation (उदा., O.P.E.N);
- खाली या केवल एक शब्द वाले ईमेल भेजने से बचें;
- सुनिश्चित करें कि आप message body और subject lines दोनों में ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ जैसे शब्दों का उपयोग न करें;
- message body और subject lines दोनों में सामान्य spam trigger words के उपयोग से बचें (उदा. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, आदि)।
आपके संदेशों में कम से कम 5-6 वाक्य पूरे शब्दों के साथ होने चाहिए (अक्षरों के यादृच्छिक क्रम के बिना) और हर बार वे अलग होने चाहिए (अन्यथा, ईमेल प्रदाता इसे mass mailing मान सकते हैं)।
आप इस गाइड में और सिफारिशें देख सकते हैं: ईमेल स्पैम में क्यों जाते हैं और क्या करें
धीरे-धीरे ईमेल भेजना शुरू करें
शुरुआत में, संदेश भेजने के लिए आपको अलग-अलग ईमेल प्रदाताओं के कम से कम 5 ईमेल पते चाहिए हो सकते हैं (उदा. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, आदि)। आप परिचित ईमेल पतों पर ईमेल भेज सकते हैं (बस प्राप्तकर्ताओं से कहें कि वे आपके ईमेल के साथ इंटरैक्ट करें) या अलग-अलग ईमेल प्रदाताओं पर अपने स्वयं के ईमेल पतों पर भेज सकते हैं।
अपने वार्म-अप प्रक्रिया के शुरुआती दिनों में कम मात्रा में ईमेल भेजना शुरू करें और हर सप्ताह भेजे जाने वाले ईमेल की संख्या धीरे-धीरे बढ़ाएँ। बहुत जल्दी अत्यधिक मात्रा में ईमेल भेजने से anti-spam filters द्वारा चिह्नित किए जाने का जोखिम हो सकता है। यहाँ एक संभावित शेड्यूल है जिसका आप पालन कर सकते हैं:
सप्ताह 1: 10 ईमेल
सप्ताह 2: 30 ईमेल
सप्ताह 3: 80 ईमेल
सप्ताह 4: 100 ईमेल
सप्ताह 5: 150 ईमेल
सप्ताह 6: 200 ईमेल
कृपया ध्यान दें कि यह केवल एक अनुमानित योजना है और आपको इसका सख्ती से पालन करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन बस यह सुनिश्चित करें कि आप मात्रा को अचानक न बढ़ाएँ और न ही घटाएँ।
Spacemail, हर ईमेल प्रदाता की तरह, प्रति घंटा/दैनिक sending limits लागू करता है। आप उन्हें यहाँ देख सकते हैं:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
डोमेन वार्म-अप की अनुमति है, यदि इसे मैन्युअली और ज़िम्मेदारी से किया जाए, उदाहरण के लिए, वास्तविक और opt-in प्राप्तकर्ताओं के साथ अपनी sending volume को धीरे-धीरे बढ़ाकर। हालांकि, automated warm-up tools, simulated engagement networks, या unverified mailing lists की अनुमति नहीं है, क्योंकि ऐसी गतिविधि समग्र डिलीवरबिलिटी को नुकसान पहुँचा सकती है और अन्य उपयोगकर्ताओं को प्रभावित कर सकती है।
कृपया यह भी ध्यान रखें कि हमारी ईमेल सेवाएँ mass mailing के लिए डिज़ाइन नहीं की गई हैं। हमारी zero-tolerance spam policy के तहत किसी भी प्रकार की unsolicited commercial, bulk, या automated email activity प्रतिबंधित है। विवरण के लिए, Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - और Spacemail Terms of Service - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
नोट: Spaceship, हर ईमेल सेवा प्रदाता की तरह, उपयोगकर्ताओं द्वारा भेजे जा सकने वाले संदेशों की संख्या पर विशिष्ट प्रति घंटा और दैनिक सीमाएँ रखता है। आप उन्हें यहाँ देख सकते हैं।
कृपया ध्यान रखें कि हमारी सेवाएँ mass mailing के लिए डिज़ाइन नहीं की गई हैं और इस उद्देश्य के लिए आप कुछ अन्य विशेष टूल्स का उपयोग करना चाह सकते हैं। इसके अतिरिक्त, हमारे सर्वरों पर किसी भी प्रकार की unsolicited commercial या bulk mail प्रतिबंधित है क्योंकि हमारी zero-tolerance spam policy है। आप हमारी Acceptable Use Policy, Email and Anti-spam Policy सेक्शन देख सकते हैं।
एंगेजमेंट बनाए रखें
जब आप ईमेल भेजना पूरा कर लें, तो उन सभी का जवाब देना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि ईमेल प्रदाता सीख सकें कि आपके द्वारा भेजे गए संदेश वैध हैं और spam नहीं हैं। reply rate विशेष रूप से Gmail के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि वे इसका उपयोग email engagement निर्धारित करने के लिए करते हैं। एंगेजमेंट जितना अधिक होगा - उतना बेहतर।
ईमेल का जवाब देते समय, स्वाभाविक तरीका बनाए रखने की कोशिश करें और वैसे ही जवाब दें जैसे आप किसी अन्य पत्राचार में सामान्य रूप से देते हैं, ताकि वह तटस्थ लगे। यदि कुछ ईमेल ईमेल प्रदाता द्वारा spam/junk के रूप में चिह्नित किए गए हों, तो उन्हें not spam के रूप में चिह्नित करना और Inbox फ़ोल्डर में ले जाना आवश्यक है। आप प्राप्तकर्ताओं से अपने ईमेल को important के रूप में चिह्नित करने के लिए भी कह सकते हैं।
इस तरह, जब आपके ईमेल खोले जाते हैं, उनका जवाब दिया जाता है और उनके साथ इंटरैक्ट किया जाता है, तो ये ईमेल सेवा प्रदाताओं के लिए संकेत होते हैं कि आपका डोमेन प्रतिष्ठित है। समय के साथ, यदि आप ऐसा तरीका बनाए रखते हैं, तो आप देखेंगे कि ईमेल प्रदाताओं द्वारा कम से कम ईमेल spam के रूप में चिह्नित किए जा रहे हैं। यह आमतौर पर वार्म-अप प्रक्रिया शुरू होने के कुछ सप्ताह बाद होता है। तब आप अपने नियमित पत्राचार को भेजना शुरू कर सकते हैं, बिना इस उच्च जोखिम के कि प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता आपके ईमेल को spam के रूप में चिह्नित कर दें।