Le réchauffement d’un domaine pour l’envoi d’e-mails est une étape importante lorsque vous utilisez un domaine nouvellement enregistré ou si le domaine n’a jamais été utilisé pour envoyer des e-mails. Ce processus établit votre réputation d’envoi et améliore la délivrabilité des e-mails. Le réchauffement lui-même consiste à augmenter progressivement votre volume d’envoi d’e-mails afin d’instaurer la confiance auprès des fournisseurs de services de messagerie (ESP) et d’éviter d’être signalé comme spam. Dans le cas contraire, il existe un risque important que les fournisseurs de services de messagerie (comme Gmail, Yahoo, Outlook, etc.) considèrent votre domaine comme suspect puisqu’il n’a pas encore de réputation d’envoi et rejettent vos e-mails ou les marquent comme spam.
REMARQUE : De notre côté, en tant que fournisseur de services de messagerie, nous faisons tout notre possible pour maintenir une bonne délivrabilité de vos e-mails, par exemple en gardant nos adresses IP propres grâce à une surveillance 24h/24 et 7j/7 des adresses IP et en communiquant rapidement avec les organisations de listes de blocage pour retirer nos adresses IP de ces listes si cela se produit, nous surveillons en permanence toute activité de spam sur les serveurs et prenons les mesures nécessaires, etc. En même temps, certains facteurs affectent la délivrabilité de vos e-mails sans que nous puissions les influencer de par leur nature. Cela inclut la réputation de votre domaine (notamment le fait que votre domaine soit réchauffé), le contenu de vos e-mails, les actions effectuées sur l’e-mail du côté du destinataire, etc.
Voici des recommandations pour réchauffer manuellement un nom de domaine afin d’améliorer la délivrabilité des e-mails :
Commencez avec un domaine propre
Si votre domaine n’est pas nouvellement enregistré et a déjà été utilisé, il est nécessaire de vérifier s’il figure sur des listes de blocage et de le nettoyer avant de commencer à envoyer régulièrement des e-mails. C’est important, car les fournisseurs de services de messagerie peuvent tout simplement rejeter les e-mails envoyés depuis un domaine figurant sur une liste de blocage.
Certaines listes de blocage peuvent débloquer automatiquement votre domaine après un certain temps, vous n’avez donc rien à faire (par ex. SpamCop retire généralement les domaines de ses listes après 24 heures). En revanche, d’autres listes de blocage peuvent nécessiter plus de temps et d’informations pour vous y inscrire, car elles utilisent souvent des informations provenant de diverses RBL et de filtres anti-spam pour qualifier un expéditeur de suspect. Par conséquent, si vous vous retrouvez sur l’une de ces listes noires, le processus peut être un peu plus complexe et vous devrez les contacter pour faire retirer manuellement votre domaine. De nombreuses listes de blocage fournissent généralement sur leurs sites web les informations nécessaires sur la manière de retirer votre domaine de leurs listes, vous pouvez donc consulter leurs sites web ou contacter leur équipe d’assistance si tel est le cas.
Vous pouvez utiliser des outils comme MultiRBL et MXToolbox pour vérifier si votre domaine figure sur des listes de blocage et pour consulter le score de réputation général de votre domaine.
Vérifiez l’ancienneté de votre domaine
Les domaines nouvellement enregistrés sont généralement marqués comme suspects par les filtres anti-spam, car ceux-ci évaluent l’âge d’un domaine : s’il a moins de 30 jours, le domaine est automatiquement signalé comme suspect et les e-mails qui en proviennent seront probablement rejetés ou placés dans le dossier Spam. Par conséquent, si votre domaine a moins de 30 jours, il est particulièrement nécessaire d’être prêt pour le processus de réchauffement afin d’établir la confiance avec les fournisseurs de services de messagerie. Lorsque votre domaine atteint 30 jours, il y a moins de chances que vous rencontriez des problèmes de délivrabilité ou d’éventuels rejets de vos e-mails.
REMARQUE : Vous pouvez vérifier quand votre domaine a été enregistré à l’aide d’outils de recherche Whois, comme celui-ci.
Vérifiez les paramètres DNS du domaine
Vous devrez vous assurer que votre domaine dispose des enregistrements MX corrects afin de pouvoir recevoir des e-mails. Ensuite, assurez-vous que les enregistrements SPF, DKIM et DMARC de votre domaine sont correctement configurés. SPF autorise les serveurs à envoyer des e-mails au nom de votre domaine, DKIM vérifie l’authenticité des messages sortants et DMARC aide à protéger votre domaine contre l’usurpation et les tentatives de phishing. Dans l’ensemble, ces enregistrements sont responsables de l’authentification des e-mails et sont conçus pour aider à prévenir l’usurpation d’e-mails et les attaques de phishing. Vous pouvez consulter plus d’informations sur ces enregistrements DNS dans ce guide.
Pour Spacemail, suivez les étapes de ces articles pour configurer les enregistrements DKIM et DMARC du domaine. La liste complète des enregistrements DNS Spacemail requis est fournie dans cet article de la base de connaissances.
Utilisez un nom d’expéditeur reconnaissable
Assurez-vous de définir à la fois votre prénom/nom ou le nom de votre entreprise pour qu’ils s’affichent dans le champ « De », ainsi qu’une signature, afin que vos e-mails paraissent valides et plus personnalisés.
Utilisez un contenu non assimilable à du spam pour les e-mails
- Assurez-vous que vos messages ne contiennent pas de liens ou de pièces jointes suspects ;
- Évitez d’utiliser des mises en forme telles que les lettres entièrement en majuscules (par ex. OPEN), les lettres espacées (par ex. O P E N) et la ponctuation excessive (par ex. O.P.E.N) ;
- Évitez d’envoyer des e-mails vides ou composés d’un seul mot ;
- Assurez-vous de ne pas utiliser des mots tels que « test », « testing », « test test test », « hello », « hi » à la fois dans le corps du message et dans les lignes d’objet ;
- Évitez d’utiliser des mots déclencheurs de spam courants à la fois dans le corps du message et dans les lignes d’objet (par ex. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, etc.).
Vos messages doivent contenir au moins 5 à 6 phrases avec des mots complets (sans suites aléatoires de lettres) et ils doivent être différents à chaque fois (sinon, les fournisseurs de messagerie peuvent les considérer comme des envois de masse).
Vous pouvez consulter d’autres recommandations dans ce guide : Pourquoi les e-mails arrivent dans les spams et que faire
Commencez à envoyer des e-mails progressivement
Au début, vous aurez peut-être besoin d’au moins 5 adresses e-mail chez différents fournisseurs de messagerie pour leur envoyer des messages (par ex. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, etc.). Vous pouvez envoyer des e-mails à des adresses familières (demandez simplement aux destinataires d’interagir avec vos e-mails) ou à vos propres adresses e-mail chez différents fournisseurs de messagerie.
Commencez par envoyer un faible volume d’e-mails pendant les premiers jours de votre processus de réchauffement, puis augmentez progressivement le nombre d’e-mails envoyés chaque semaine. L’envoi de quantités excessives d’e-mails trop rapidement peut entraîner un signalement par les filtres anti-spam. Voici un calendrier possible que vous pouvez suivre :
Semaine 1 : 10 e-mails
Semaine 2 : 30 e-mails
Semaine 3 : 80 e-mails
Semaine 4 : 100 e-mails
Semaine 5 : 150 e-mails
Semaine 6 : 200 e-mails
Veuillez noter qu’il ne s’agit que d’un schéma approximatif et que vous n’êtes pas obligé de le suivre strictement, mais assurez-vous simplement de ne pas augmenter ou diminuer brusquement les volumes.
Spacemail, comme tout fournisseur de messagerie, applique des limites d’envoi horaires/quotidiennes. Vous pouvez les consulter ici :https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Le réchauffement de domaine est autorisé lorsqu’il est effectué manuellement et de manière responsable, par exemple en augmentant progressivement votre volume d’envoi auprès de destinataires réels ayant donné leur consentement. Cependant, les outils de réchauffement automatisés, les réseaux d’engagement simulé ou les listes de diffusion non vérifiées ne sont pas autorisés, car une telle activité peut nuire à la délivrabilité globale et affecter les autres utilisateurs.
Veuillez également garder à l’esprit que nos services de messagerie ne sont pas conçus pour les envois de masse. Toute activité d’e-mail commerciale non sollicitée, en masse ou automatisée est interdite en vertu de notre politique de tolérance zéro contre le spam. Pour plus de détails, consultez l’Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - et les Conditions d’utilisation de Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
REMARQUE : Spaceship, comme tout fournisseur de services de messagerie, impose des limites horaires et quotidiennes spécifiques au nombre de messages que les utilisateurs peuvent envoyer. Vous pouvez les consulter ici.
Veuillez prendre en compte que nos services ne sont pas conçus pour les envois de masse et que vous pourriez vouloir utiliser d’autres outils spécialisés à cette fin. En outre, tout e-mail commercial non sollicité ou en masse est interdit sur nos serveurs, car nous appliquons une politique de tolérance zéro contre le spam. Vous pouvez consulter notre Politique d’utilisation acceptable, section Politique relative aux e-mails et anti-spam .
Maintenez l’engagement
Une fois que vous avez terminé l’envoi des e-mails, il est très important d’y répondre à tous afin que les fournisseurs de messagerie apprennent que les messages que vous envoyez sont légitimes et non assimilables à du spam. Le taux de réponse est particulièrement important pour Gmail, car il l’utilise pour déterminer l’engagement envers les e-mails. Plus l’engagement est élevé, mieux c’est.
Lorsque vous répondez aux e-mails, essayez de conserver une approche naturelle et répondez comme vous le feriez normalement dans toute autre correspondance afin que cela paraisse neutre. Si certains e-mails ont été marqués comme spam/indésirables par le fournisseur de messagerie, il est essentiel de les marquer comme non spam et de les déplacer vers le dossier Boîte de réception. Vous pouvez également demander aux destinataires de marquer votre e-mail comme important.
Ainsi, lorsque vos e-mails sont ouverts, reçoivent une réponse et suscitent de l’engagement, ce sont des signaux pour les fournisseurs de services de messagerie indiquant que votre domaine est réputé. Au fil du temps, si vous maintenez une telle approche, vous remarquerez que de moins en moins d’e-mails sont marqués comme spam par les fournisseurs de messagerie. Cela se produit généralement quelques semaines après le début du processus de réchauffement. C’est à ce moment-là que vous pouvez commencer à envoyer votre correspondance habituelle sans risque élevé que vos e-mails soient marqués comme spam par les fournisseurs de messagerie des destinataires.