12 formas de impedir que os emails que envias vão parar ao spam

Alguém te disse que não recebeu um email que sabes que enviaste? Estás sem receber respostas a mensagens importantes? Pode ser que os teus emails estejam a ser apanhados pelos filtros de spam.

À medida que o spam evolui, também evoluem os métodos para o identificar. Neste artigo, vamos primeiro ver como os filtros decidem o que é e o que não é spam, e depois explorar 12 das principais coisas que podes fazer para impedir que os emails vão parar às pastas de lixo eletrónico.

Então, como funcionam os filtros de spam?

Para evitar verdadeiramente os filtros de spam, temos primeiro de perceber um pouco sobre eles. Não existe apenas um tipo de filtro. Na verdade, qualquer bom filtro de spam digno desse nome em 2025 usará uma combinação destas estratégias para identificar emails.

Filtragem baseada em regras e conteúdo

A filtragem baseada em regras envolve a criação de um conjunto de regras predefinidas pelo fornecedor de email e/ou pelo utilizador para bloquear emails que violem essas regras. As regras podem incidir sobre qualquer coisa, desde o endereço de email do remetente até à linha de assunto, ou expressões-chave no email.

A filtragem baseada em conteúdo concentra-se especificamente em analisar o conteúdo do email em busca de expressões-chave ou padrões no corpo do texto que indiquem spam.

Embora ambos os métodos sejam relativamente básicos em comparação com as técnicas modernas, lançaram as bases para métodos de filtragem mais avançados que evoluíram nos anos mais recentes.

Lista negra

A inclusão numa lista negra é exatamente aquilo que parece. Isso pode acontecer a um endereço de email (se já enviaste spam antes — isto é improvável em contas pessoais), ou, mais provavelmente, ao nível do domínio ou do endereço IP. Nestes casos, isso coloca-te em contexto com quem te rodeia — por exemplo, pessoas que historicamente enviaram a partir do teu domínio, ou outras pessoas que usam o mesmo endereço IP.

Se acreditas que o teu endereço de email foi colocado numa lista negra, por qualquer motivo, mesmo que seja apenas por um destinatário, podes pedir-lhe que te adicione à sua lista branca. Isto irá essencialmente criar uma exceção à regra para ti.

Filtragem bayesiana, heurística e baseada em aprendizagem automática

Chegámos aos métodos mais avançados. Estes métodos são menos lineares e, (sem surpresa) no caso dos filtros baseados em aprendizagem automática, adaptam-se constantemente ao panorama em constante mudança das mensagens de spam.

• A filtragem bayesiana calcula a probabilidade de um email ser spam com base na presença de determinadas palavras e expressões. O ponto-chave aqui é que aprende com o feedback do utilizador, ajustando ao longo do tempo a sua compreensão do que constitui spam.

• A filtragem heurística usa um conjunto de regras predefinidas (ou algoritmos) para identificar spam com base em características comuns, como padrões suspeitos, palavras-chave e estruturas de email. O resultado é semelhante ao da filtragem bayesiana, mas usa uma abordagem diferente para o alcançar.

• A filtragem baseada em aprendizagem automática emprega algoritmos mais avançados para analisar grandes quantidades de dados. Ao fazê-lo, consegue identificar padrões complexos associados ao spam. Os parâmetros que estes filtros analisam estão alinhados com o que mencionámos acima, mas também incluem parâmetros mais sofisticados, como a linguagem e o tom, bem como protocolos do remetente — falaremos mais sobre estes já a seguir.

Alguns veem a aprendizagem automática na filtragem de spam como uma bênção ambígua, porque a tecnologia pode ser usada tanto por spammers como por quem filtra (os bons e os maus). Para nós, escritores inocentes de emails (pelo menos enquanto remetentes), os protocolos são ótimos porque significam que é menos provável sermos interpretados como spam.

Filtragem baseada em autenticação

Ao contrário dos outros métodos de filtragem que mencionámos até agora, a filtragem baseada em autenticação não se preocupa com o conteúdo de um email. Em vez disso, concentra-se inteiramente em verificar a autenticidade do remetente. Quando corretamente configurados, estes protocolos demonstram a tua autenticidade e, ao fazê-lo, validam a legitimidade dos teus emails. Quando leres as explicações seguintes, é importante ter em mente que, independentemente do que as estruturas façam, não as ter configuradas servirá como um ponto negativo contra o teu endereço de email, tornando todos os teus emails mais propensos a acabar na pasta de spam do destinatário.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Isto verifica se o endereço IP de um remetente está autorizado a enviar emails em nome do domínio. Essencialmente, se alguém tentar enviar um email a partir do teu endereço usando um servidor que não é teu, o email deverá falhar a verificação SPF e, por isso, terá muito mais probabilidade de acabar numa pasta de spam.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• O DKIM adiciona uma assinatura digital ao cabeçalho do teu email usando uma chave privada. O servidor de email do destinatário pode verificar a assinatura comparando-a com uma chave publicamente disponível publicada nos registos DNS do remetente. O DKIM também garante que os emails não foram adulterados durante o trânsito.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• O DMARC é uma política que estipula como o teu domínio lida com emails que falham nas verificações SPF e DKIM. Especifica as ações a tomar (por exemplo, rejeitar, colocar em quarentena ou permitir) quando os emails falham estas verificações e ajuda-te a monitorizar a tua conta de email. O DMARC ajuda a estabelecer confiança e reforça a segurança do email ao impedir tentativas de spoofing e phishing.

12 formas de impedir que os teus emails vão parar ao spam

Agora que percebemos como funcionam os filtros de email, vamos ver as principais formas de evitares ser apanhado por eles.

1. Não faças spam

Este é o número um porque deveria ser óbvio. Ao escreveres emails naturais e sinceros — mesmo que sejam sobre algo profissional ou focado em negócios — deverás conseguir evitar estes filtros. Como já mencionámos, os filtros de conteúdo procuram sobretudo usos pouco naturais da linguagem ou expressões associadas a spammers. Na maioria dos casos, não cairás nestas armadilhas simplesmente porque não estás a tentar fazer spam.

Por exemplo, em que momento é que a expressão ‘Não vais acreditar como é fácil ganhar 10 000 $’ surgiria numa conversa normal?

Outro aspeto a ter em conta é que a reputação de spam do teu domínio é gerada com base no comportamento passado (bem como nalguns outros fatores que contribuem, como a reputação do teu servidor e do teu IP).

Se o teu domínio pertenceu anteriormente a outra pessoa que enviou muito spam, isso pode afetá-lo mesmo que tu próprio não o faças. Por esse motivo, é sempre bom verificar a reputação de um domínio antes de o comprares.

2. Evita palavras-chave típicas de spam

Então, vamos agora presumir que não vais fazer spam. Podes ajudar a evitar os filtros evitando certas palavras-chave e expressões. Coisas como: ‘Vencedor’, ‘Garantia’, ‘Urgente’, ou outras palavras ou expressões associadas a burlas. Na verdade, as expressões a evitar praticamente merecem um artigo só para elas.

3. Evita pontuação excessiva

Embora quase pudesse ser incluído no ponto anterior, merece uma menção à parte. Demasiados pontos de exclamação e o uso excessivo de MAIÚSCULAS são clichés comuns dos spammers. Mantém um nível moderado de entusiasmo para evitar isto. Provavelmente também devemos incluir os emojis, por uma questão de rigor — ninguém está sempre a sorrir ao ponto de usar seis carinhas. Uma chega perfeitamente.

4. Evita demasiadas ligações

Os emails de spam muitas vezes direcionam os clientes para vários sites fraudulentos. Por vezes, são compostos quase inteiramente por ligações ou endereços de email.

Para evitar esta armadilha, regula o número de ligações e endereços de email contidos nos teus emails. É ainda mais provável que sejas filtrado se estiveres a criar ligações para sites com má reputação, mas é bastante fácil verificar a reputação dos sites para os quais queres criar ligações.

5. Divide anexos grandes

Incluir anexos grandes pode acionar um filtro de spam, mesmo que o que estás a enviar seja inofensivo, porque muitos fornecedores de email definem limites para o tamanho dos anexos. Para evitar isto, também podes considerar dividir o anexo ou usar serviços de armazenamento na cloud, como Google Drive ou Dropbox.

6. Evita endereços de email estranhos

Todos já os vimos, por isso vamos diretos ao assunto. Alguns endereços de email simplesmente parecem suspeitos. Talvez tenham um formato improvável que parece gerado automaticamente (j67fhjsahte@gmail.com), ou estejam claramente a tentar parecer-se com uma empresa ou site estabelecido (jamie@mypaypals.com).

Evita-os simplesmente. No fim de contas, não há qualquer benefício em teres um domínio/email semelhante a outro por qualquer motivo legítimo.

7. Não uses plataformas de email gratuitas/pequenas

Não vamos apontar nomes, mas se é gratuito e o estás a usar para email baseado em domínio (name@yoursite.com), é provável que não te esteja a fazer favor nenhum.

Em primeiro lugar, os fornecedores mais pequenos podem não ter endereços IP suficientes no seu “pool”. Isto pode significar que o teu endereço IP é o mesmo de alguém que enviou muito spam e acabou numa lista negra. As empresas maiores têm mais endereços IP de substituição que podem usar.

As plataformas gratuitas tendem a não ter os protocolos de segurança (SPF, etc.) que mencionámos acima, os quais legitimam os emails ao validar-te como remetente. Sem estes protocolos, o conteúdo do teu email pode nem sequer importar — é assim tão importante.

8. Usa o nome do teu domínio no teu email

Tendo em conta o que foi dito acima, podes pensar que é mais fácil simplesmente não te preocupares com isso e ficares por um endereço genérico do Hotmail ou Gmail. Mas não é de todo o caso. Em primeiro lugar, se escolheres um fornecedor de email profissional (em vez de um gratuito), é provável que alguns destes protocolos sejam configurados automaticamente pelo fornecedor.

Mas é aqui que temos de abrir outra frente e falar de outro tipo de filtro: o nosso próprio instinto. Todos já vimos spam suficiente para conseguirmos identificar alguns dos sinais por nós próprios.

Tem isto especialmente em conta em cenários empresariais. Há uma boa probabilidade de nunca teres contactado o cliente antes e de a mensagem dizer respeito a uma encomenda ou pagamento. É tranquilizador para os destinatários verem o teu domínio no endereço de email, pois isso ajuda-os a saber que a mensagem veio realmente do site onde fizeram a encomenda.

9. Envia quantidades regulares de emails

Não envies quantidades massivas de mensagens. Se quiseres fazer um envio em massa, considera usar software concebido para lidar com isso, de modo a mitigar o risco de classificação como spam. Também deves evitar contactar o mesmo endereço de email várias vezes em rápida sucessão, ou enviar emails de uma só palavra que digam coisas como ‘teste’.

10. Compreende e evita armadilhas de spam

As armadilhas de spam parecem endereços de email normais no papel, mas são endereços de email criados pelos ISPs para monitorizar quem está a enviar spam. Normalmente, é pouco provável que envies mensagem para um deles, mas se compraste (ou tens) uma grande lista de endereços de email, é bem possível que contenha um endereço de email armadilha de spam.

Se enviares um email, especialmente um que possa ser considerado spam, para uma armadilha de spam, é provável que a pontuação de spam do teu domínio piore. Pensa nestes endereços como agentes secretos, silenciosamente à espreita em listas de email aparentemente normais, numa tentativa de monitorizar e controlar o spam.

Uma forma de mitigar o teu risco, se estiveres a enviar emails para grandes listas de contactos, é incluir as opções corretas de anulação de subscrição em todos os emails que envias e que não sejam comunicações pessoais.

11. Aquece quaisquer novos domínios de envio de email

Se nunca enviaste emails a partir de um determinado endereço ou domínio, vale a pena aprender como aquecer um domínio de email para melhorar a entregabilidade do email. “Aquecer”, neste contexto, significa construir gradualmente a tua reputação junto dos fornecedores de serviços de email (ESPs). Faz isto começando devagar - envia um número reduzido de emails no início. Foca-te em emails que provavelmente irão receber respostas. As respostas ajudam a legitimar um endereço de email e contribuem para a sua reputação positiva.

Aquecer também é uma boa ideia se a tua empresa mudar para outro domínio ou se expandir para vários domínios. Talvez a maior coisa que possas fazer para aquecer um email seja seguir o passo 12.

12. Envia emails a partir de um domínio corretamente configurado

É uma das coisas mais minuciosas de fazer ao início, mas depois de estar configurado, podes esquecer-te disso. Ao escolheres um fornecedor de email profissional, poderás descobrir que alguns destes registos são configurados por ti.

Como configurar os protocolos de autenticação para o teu domínio

O processo dependerá do teu fornecedor. Em geral, o processo envolve gerar/encontrar chaves na tua conta de email e depois ir à gestão do domínio que estás a usar para os teus endereços de email. A partir daí, podes criar novos registos DNS relacionados com os três protocolos.

Existem muitos guias detalhados sobre como configurar SPF e DKIM no popular sistema de gestão de conteúdos, cPanel. Também há muitos vídeos úteis no YouTubeque te mostram o processo passo a passo.

Mantém-te informado testando a entregabilidade do email

Segue estes passos simples e deverás chegar à caixa de entrada dos teus destinatários sempre.

Mas é bom manteres-te atento às coisas, verificando quantos dos teus emails chegam aos destinatários. Também podes acompanhar as taxas de abertura e de entrega a longo prazo, o que te permitirá detetar potenciais problemas atempadamente.

Podes encontrar ferramentas que te permitem monitorizar métricas-chave, sem enviares mais emails para testares as coisas por ti próprio.

Boas mensagens

Segue estes passos simples para evitar que os teus emails vão parar à pasta de spam do destinatário. Podem parecer muitos, mas a maioria são coisas que não deves fazer e não exigem ação imediata — apenas boas práticas de email.

Como regra geral, se não enviaste spam e o teu domínio tem boa reputação, não tens realmente nada a temer. Deixa quaisquer ideias ou dicas na secção de comentários abaixo.